Vérification de votre configuration des prévisions collaboratives

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Expliquer comment les équipes commerciales peuvent collaborer pour établir des prévisions
  
• Identifier les types de prévisions que vous pouvez utiliser avec Intelligence sur le revenu
  

Dans cette unité, vous découvrirez comment configurer les prévisions collaboratives à utiliser avec Intelligence sur le revenu. Pour en savoir plus sur les prévisions collaboratives, suivez le module Prévisions commerciales.

Dans les prévisions collaboratives, une prévision exprime les ventes prévues selon le cumul brut d’un ensemble d’opportunités. Un ajustement permet aux équipes commerciales de modifier le montant du cumul sans modifier les opportunités sous-jacentes.

Par exemple, si Laura a 3 millions de dollars d’opportunités (ses prévisions), mais qu’elle pense pouvoir atteindre un montant plus élevé, elle peut ajuster cette valeur à 3,5 millions de dollars pour le trimestre (son ajustement).

Grâce à la fonctionnalité Prévisions collaboratives, les commerciaux et les responsables peuvent visualiser les cumuls des prévisions et les ajuster pour arriver à la prévision la plus réaliste de leurs performances.

Chaque colonne de la grille de prévisions représente une catégorie de prévisions : Pipeline, Best Case (Maximal), Commit (Engagé), et Closed (Fermé). Ces catégories dépendent de l’étape à laquelle se trouve une opportunité.

Lorsque vous implémentez des prévisions, vous devez suivre ces étapes.

• Activer les prévisions.
  
• Créer des types de prévisions.
  
• Configurer des quotas.
  
• Activer les ajustements.
  
• Gérer les cumuls des prévisions.
  
• Configurer une hiérarchie des rôles de prévisions.
  
• Ajouter une plage de dates.
  

Compréhension du type de prévision

Que représente une prévision pour vous ? Il s’avère que chaque entreprise a des prévisions légèrement différentes. Pour personnaliser vos prévisions, vous devez créer un type de prévisions.

Chaque type de prévision est défini sur la base de quatre décisions principales.

Les tableaux de bord d’Intelligence sur le revenu sont disponibles pour plusieurs des types de prévisions les plus courants. Consultez l’article Tableaux de bord d’Intelligence sur le revenu pour obtenir une liste complète.

Dans ce cas, Laura souhaite fonder ses prévisions sur l’objet Opportunity (Opportunité) et les mesurer en fonction du champ Amount (Montant).

1. À partir de Setup (Configuration) | Sales (Ventes) | Forecasts (Prévisions) | Forecast Settings (Paramètres des prévisions), sélectionnez Enable Forecasts (Activer les prévisions).
   
2. Sélectionnez Create a Forecast Type (Créer un type de prévision). Si votre équipe commerciale n’utilise pas de type de prévision existant, il est préférable d’en créer un.
   
3. Dans le flux guidé, sélectionnez l’objet Opportunity (Opportunité).
   
   
4. Pour la mesure, choisissez Amount (Montant).
   
   
5. Dans le champ de type de date, sélectionnez la valeur Close Date (Date de fermeture) standard.
   
   
6. Sélectionnez maintenant la hiérarchie User role (Rôle de l’utilisateur).
   
   
7. La fenêtre suivante vous invite à ajouter des filtres. Cliquez sur Next (Suivant).
   
   1. Les filtres sont utiles si vous souhaitez effectuer des prévisions sur un sous-segment de l’entreprise, par exemple, vos renouvellements. Pour le cas d’utilisation de Laura, n’ajoutez pas de filtres, car vous souhaitez inclure toutes les opportunités dans les prévisions.
      
      
8. Nommez le type de prévision Get Cloudy Sales Forecast (Prévisions commerciales de Get Cloudy).
   
   
9. Examinez vos choix.
   
   
10. Enfin, choisissez les champs à afficher dans le tableau détaillé de l’onglet des prévisions.
    
    
11. Sélectionnez la flèche de liste déroulante sur le nouveau type de prévision et cliquez sur Activate (Activer). Vous pouvez avoir jusqu’à quatre types de prévisions actifs.
    
    

Activer les ajustements

Un ajustement désigne une modification directe d’un cumul des prévisions. Par exemple, si la somme de vos opportunités engagées pour le quatrième trimestre est de 2,23 millions de dollars, vous pouvez choisir de remplacer ce nombre par 2,5 millions de dollars si vous pensez que vous atteindrez ce montant. Cet ajustement est conservé jusqu’à ce que vous le mettiez à jour. Les responsables des prévisions et les commerciaux peuvent procéder à des ajustements. Les responsables des prévisions peuvent également ajuster leurs prévisions et celles de leurs subordonnés.

Laura apprécie cette fonctionnalité, car elle sait que certains commerciaux ont tendance à être trop optimistes ou trop prudents lorsqu’ils attribuent des valeurs aux opportunités. Elle peut désormais tenir compte de ce comportement dans ses ajustements. Cette fonctionnalité permet également à ses commerciaux d’estimer l’impact d’éléments tels que les affaires créées au cours de la période.

Pour permettre aux responsables de collaborer avec les équipes commerciales, activez les ajustements.

1. Depuis la page Forecast Settings (Paramètres des prévisions), recherchez Enable Adjustments and Judgments (Activer les ajustements et les jugements) et cliquez sur Edit (Modifier).
   
2. Cochez les trois cases pour permettre aux utilisateurs d’ajuster leurs prévisions et celles de leurs subordonnés. Choisissez également d’afficher les ajustements lorsque vous survolez une cellule de prévision ou dans des colonnes pour chaque catégorie de prévisions ajustable.
   
3. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   
   

Gérer les cumuls des prévisions

Vous pouvez cumuler les prévisions dans une catégorie ou de manière groupée dans les prévisions collaboratives. Mais attendez, cela ne vous rappelle-t-il pas des souvenirs ? Ce paramètre est semblable à celui que vous avez configuré précédemment dans l’inspection du pipeline. En fonction des besoins de votre équipe commerciale, vous pouvez choisir de les configurer de la même manière ou non.

Dans votre cas, Laura veut ajouter des cumuls aux deux endroits. Ces cumuls apparaîtront dans son onglet Forecasts (Prévisions) sous les colonnes nommées d’après ses catégories de prévisions.

Voici comment mettre en place une prévision cumulative.

1. Faites défiler la page Forecast Settings (Paramètres des prévisions) vers le bas jusqu’à Manage Forecast Rollups (Gérer les cumuls des prévisions) et cliquez sur Edit (Modifier).
   
2. Sélectionnez ensuite Cumulative category rollups (Cumuls de catégories multiples).
   
3. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   
   

Si vous avez déjà effectué des ajustements, cette modification les supprime. Étant donné que Get Cloudy n’a pas encore utilisé son type de prévision, vous n’avez pas à vous en soucier et pouvez accepter le message d’avertissement.

Choisir une plage de dates par défaut

La plage de dates spécifie la période que vous souhaitez suivre dans les prévisions. Alignez cette période sur la manière dont vous suivez vos prévisions, par exemple en créant une prévision pour chaque mois ou trimestre.

Chez Get Cloudy, les prévisions sont suivies sur une base trimestrielle. Les prévisions peuvent être mises à jour aussi souvent que vous le souhaitez, quel que soit votre choix. Laura va demander à son équipe de mettre à jour ses prévisions trimestrielles chaque semaine avant l’appel sur les prévisions.

Voici comment procéder.

1. Accédez à la page Forecast Settings (Paramètres des prévisions).
   
2. Sous Choose a default date range (Choisir une plage de dates par défaut), cliquez sur Edit (Modifier).
   
3. Sélectionnez Quarterly (Trimestriel) pour Forecast Period (Période de prévision).
   
4. Dans le champ Starting On (Commence), sélectionnez Current quarter (Trimestre en cours).
   

Dans le champ Extending For (Extension pour), sélectionnez 4 quarters (4 trimestres). Cette configuration signifie que la grille de prévisions affiche les quatre prochains trimestres en commençant par celui en cours.

Vous pouvez voir une notification indiquant que vos données seront supprimées. Étant donné que Get Cloudy ne dispose d’aucune donnée dans ce type de prévision, vous pouvez accepter le message et continuer.

Laura souhaite que son équipe suive les progrès réalisés par rapport à ses quotas dans l’onglet des prévisions. Cet onglet affiche une nouvelle colonne Quota dans la grille et ajoute des barres de progression à chaque catégorie de prévisions.

Pour activer cette fonctionnalité :

1. Depuis la page Forecast Settings (Paramètres des prévisions), accédez à la section Show Quotas (Afficher les quotas).
   
2. Cliquez sur Edit (Modifier).
   
3. Cochez la case Show quotas (Afficher les quotas).
   
4. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   
   

Configuration d’une hiérarchie des prévisions

Une hiérarchie des prévisions est une liste imbriquée et extensible d’utilisateurs de prévisions qui détermine la manière dont les prévisions sont cumulées au sein d’une entreprise, et les personnes qui peuvent les visualiser et les ajuster. La hiérarchie des prévisions fondée sur les rôles repose sur la hiérarchie des rôles des utilisateurs et vous permet de spécifier quels utilisateurs sont responsables des prévisions.

Lorsque vous parlez à Laura de la hiérarchie des rôles de prévision, elle est dubitative. « N’avons-nous pas déjà une hiérarchie des rôles ? Pourquoi en créer une autre ? », demande-t-elle. Vous lui expliquez que la hiérarchie des prévisions est fondée sur la hiérarchie des rôles, mais qu’elle vous permet de spécifier qui gère les prévisions à chaque niveau. Les responsables des prévisions bénéficient de la capacité spéciale d’ajuster les prévisions pour les personnes situées à un niveau inférieur dans la hiérarchie et de partager leurs prévisions avec d’autres personnes qui doivent les voir. La hiérarchie des prévisions fondée sur les rôles est utilisée dans Intelligence sur le revenu pour aider les utilisateurs à comprendre les performances et les tendances pertinentes pour les équipes qu’ils gèrent.

Activer les utilisateurs et attribuer des responsables de prévisions

Laura vous demande de vous assurer que la hiérarchie des prévisions est correctement configurée.

1. Accédez à Setup (Configuration) | Forecasts (Prévisions) | Forecasts Hierarchy (Hiérarchie des prévisions).
   

Ici, vous pouvez voir le rôle de Laura en tant que vice-présidente des ventes mondiales, sous la responsabilité du PDG. Elle a également des vice-présidents régionaux qui lui rendent compte et gèrent les commerciaux.

2. Parcourez et activez les utilisateurs à chaque niveau, en commençant par Laura.
   
3. Cliquez sur le lien Enable Users (Activer les utilisateurs) à côté de VP Sales WW (Vice-président des ventes mondiales) et déplacez cet élément dans le volet Enabled Users (Utilisateurs activés) sur la page de ce rôle.
   
   2. Remarque : même si elle a été activée dans la hiérarchie des rôles, vous devez également l’activer ici.
      
4. Après avoir enregistré vos modifications, attribuez le reste de l’équipe commerciale au niveau approprié dans la hiérarchie des prévisions.
   
   

Activez uniquement les utilisateurs qui participent aux prévisions. Nul besoin de contacter votre DSI, elle a déjà bien assez de choses à gérer et n’estimera pas les performances de vente.

Une fois que vous avez activé un responsable, son nom apparaît en bleu à côté de son rôle. Ici, vous pouvez voir Laura et ses vice-présidents régionaux Julie et Xavier. Au niveau le plus bas de la hiérarchie, ses commerciaux ne sont pas affichés, car ils ne gèrent pas de prévisions autres que les leurs.

Configuration de quotas

Lorsque vous configurez des quotas, les prévisions collaboratives peuvent afficher une colonne de quota pour chaque utilisateur de votre hiérarchie ou vous aider à suivre leur réalisation par rapport au quota. Elles peuvent également être utilisées dans les colonnes calculées pour déterminer l’écart par rapport au quota ou à la couverture du pipeline.

Une fois que vous avez configuré Connaissances du revenu, les données de quota constituent la base des indicateurs de performance clés affichés dans l’onglet Overview (Présentation).

Pour activer les quotas :

1. Depuis la configuration, accédez à Sales (Ventes) | Forecasts (Prévisions) | Forecast Quotas (Quotas de prévisions).
   
2. Sélectionnez la période de prévision et le type de prévision que vous avez créés.
   
   
3. Cliquez sur Show Quotas (Afficher les quotas) pour afficher un tableau avec chaque utilisateur et son rôle.
   
4. Dans les cellules de quota, cliquez sur l’icône de modification () pour chaque utilisateur et saisissez les quotas que Laura a fournis pour les dirigeants et les commerciaux.
   
5. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   
   
6. Accédez à Apps (Applications) | Sales (Ventes) et sélectionnez l’onglet Forecasts (Prévisions) pour voir si vos prévisions sont correctement configurées. Vous pouvez modifier les prévisions en cliquant sur le crayon de modification d’une des cellules de la grille.
   
   

Pour découvrir à quoi ressemble cette page pour Laura Garza, cliquez sur votre nom d’utilisateur et saisissez Laura Garza. Vous pouvez consulter ses prévisions, car elle occupe un rôle enfant dans la hiérarchie des prévisions par rapport à vous.

Si vous développez le quatrième trimestre dans la vue de Laura, vous pouvez voir les données de quota des rapports de Laura pour le trimestre.

Vous avez fait de beaux progrès ! Laura est heureuse de ne plus utiliser de feuilles de calcul.

Ressources

• Trailhead : Prévisions commerciales
  
• Aide Salesforce : Tableaux de bord d’Intelligence sur le revenu
  
• Aide Salesforce : Prévisions collaboratives
  
• Aide Salesforce : Configuration des prévisions collaboratives