Visualisation de vos données avec des tableaux de bord et des graphiques

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Utiliser le générateur de tableaux de bord glisser-déposer.
  • Expliquer la différence entre les graphiques de rapport et les tableaux de bord
  • Configurer un tableau de bord dynamique.
  • Ajouter un graphique à un rapport.
  • Ajouter un graphique incorporé à une présentation de page d'enregistrement.
  • Créer un tableau de bord et un rapport sous-jacent

Création de tableaux de bord

De bons rapports vous aident à prendre des décisions et à mettre en place des actions. Mais, parfois, vous devez pouvoir analyser les informations en un coup d'œil, en particulier selon votre audience et l'appareil utilisé. Le tableau de bord est votre utilitaire de synthèse et d’affichage des données Salesforce sous une présentation graphique.

Grâce aux tableaux de bord Salesforce, vous pouvez présenter plusieurs rapports côte à côte en utilisant les composants de tableau de bord sur une seule présentation de page de tableau de bord. Les composants de tableau de bord se déclinent en une variété de types de graphiques et vous pouvez personnaliser le regroupement, le récapitulatif et l'affichage des données pour chacun d'entre eux. Le générateur de tableau de bord glisser-déposer est une interface intuitive pour générer des tableaux de bord à partir des rapports sources ou des pages Visualforce créés dans Salesforce.

D'autres options sont à votre disposition, telles que l'ajout de graphiques aux rapports et les présentations de page d'enregistrement. Pour en savoir plus sur les options de visualisation de vos données avec les graphiques de rapport et les composants de tableau bord, poursuivez la lecture.

Générateur de tableau de bord glisser-déposer

Bienvenue dans le générateur de tableau de bord glisser-déposer, votre outil pour visualiser vos données en un coup d'œil. Pour accéder au générateur de tableau de bord, cliquez sur l'onglet Rapport et cliquez sur Nouveau tableau de bord.

Visionnez cette courte vidéo de présentation du générateur de tableau de bord glisser-déposer.

Vous n'aimez pas les vidéos ? Regardez plutôt cette brève vue d'ensemble :
Générateur de tableau de bord glisser-déposer

Commencez à générer un tableau de bord en faisant glisser un composant [1] dans le volet d'aperçu [3]. Chaque composant affiche vos données de rapport dans un affichage de graphique différent. Une fois que vous avez fait glisser un composant, cliquez sur l'onglet Sources de données [2] et sélectionnez votre rapport. Faites glisser ce rapport sur le composant dans le volet d'aperçu. Le composant de tableau de bord prendra quelques instants pour générer le graphique. Et voilà ! Votre composant de tableau de bord affiche vos données. Les données affichées varient en fonction de l'utilisateur actuel [4]. Le nom de l'utilisateur saisi ici détermine les données que vous voyez sur le tableau de bord général.

Lors de votre sélection du type de composant, tenez compte de ce qui suit :

Type de composant Quand l'utiliser
Icône de graphique
Pour afficher les données sous forme graphique, utilisez un graphique. Vous avez le choix entre plusieurs types de graphiques.
Icône d'indicateur
Ce type de graphique permet d'afficher une valeur unique dans une série de valeurs personnalisées
Icône métrique

Ce type de graphique permet d'afficher une valeur principale.

  • Saisissez les étiquettes de métriques directement sur les composants en cliquant sur le champ de texte vide, en regard du total général.
  • Les composants de mesure placés directement les uns au-dessus des autres dans une colonne du tableau de bord, s'affichent ensemble en tant que composant unique.
Icône de tableau
Pour afficher un jeu de données de rapport dans des colonnes, utilisez un tableau.
Page Visualforce Utilisez une page Visualforce lorsque vous voulez créer un composant personnalisé ou afficher des informations qui ne sont pas disponibles dans un autre type de composant.

Enfin, lorsque vous sélectionnez un rapport pour l'utiliser dans un composant de tableau de bord, tous les formats de rapports peuvent être utilisés. Cependant, les rapports tabulaires doivent être limités par ligne pour être utilisés dans un tableau de bord.

Création d'un tableau de bord

Voyons comment créer un tableau de bord. Tout d'abord, il faut créer le rapport source à utiliser dans le tableau de bord. Dans cet exemple, nous allons faire un simple rapport Pistes.

  1. §LNB Cliquez sur l'onglet Rapports.
  2. Cliquez sur Nouveau rapport et sélectionnez Pistes comme type de rapport.
  3. Ajoutez les filtres suivants :
    1. Dans Afficher, sélectionnez Toutes les pistes.
    2. Dans Champ de date, sélectionnez Date de création.
    3. Dans Plage de dates, sélectionnez Toutes.
  4. Cliquez sur Format tabulaire et sélectionnez Récapitulatif.
  5. Faites glisser Origine de la piste du volet Champs vers le volet Aperçu dans la section Déposer un champ ici pour créer un regroupement.
  6. Les colonnes suivantes doivent déjà figurer dans votre rapport : Propriétaire de la piste, Prénom, Nom, Fonction, Société/Compte, Note, Adresse postale, E-mail.
  7. Cliquez sur Exécuter le rapport. Le rapport doit se présenter comme suit : Rapport de liste de pistes Remarque Selon l’organisation que vous utilisez pour suivre les étapes de ce tutoriel, vous pouvez voir ou ne pas voir les données dans votre rapport au moment de l’exécution.
  8. Cliquez sur Enregistrer sous, nommez votre rapport Pistes par origine et acceptez le nom unique généré automatiquement.
  9. Choisissez le dossier Mes rapports personnels.
  10. Cliquez sur Enregistrer et revenir au rapport.

Maintenant que votre rapport est créé, visualisons-le via un composant de tableau de bord.

  1. Cliquez sur l'onglet Rapports.
  2. Cliquez sur Nouveau tableau de bord.
  3. Dans l'onglet Composants, faites glisser et déposez le composant graphique à secteurs sur le volet d'aperçu.
    Choix de composants du tableau de bord
  4. Cliquez sur l'onglet Sources de données.
  5. Recherchez votre rapport Pistes par origine et faites-le glisser sur le composant graphique à secteurs.
    Choix des sources du tableau de bord
  6. Laissez le temps au graphique d'être généré. Une fois qu'il est généré, cliquez sur la section Modifier l'en-tête et le type dans Pistes par origine.
  7. Vous pouvez également saisir un titre et un pied de page.
  8. Cliquez sur l'icône de clé à molette dans le coin supérieur droit du composant de tableau de bord.
  9. Sur l'onglet Mise en forme :
    1. Sélectionnez Trier les lignes par et choisissez Étiquettes, décroissant. Cela classera les valeurs du composant par ordre alphabétique.
    2. Sélectionnez Position de la légende et choisissez Sur le graphique.
  10. Cliquez sur OK.
  11. Cliquez sur Enregistrer, nommez le tableau de bord Tableau de bord Pistes et acceptez le nom unique généré automatiquement.
  12. Saisissez une description et choisissez le dossier Mes tableaux de bord personnels personnalisés.
  13. Cliquez sur Enregistrer et exécuter le tableau de bord. Une page semblable à la suivante s'affiche :
    Exemple de tableau de bord Pistes

Bon travail ! Vous venez de générer un rapport et un tableau de bord simples pour visualiser des pistes par origine.

Lorsque vous débutez dans la génération de tableaux de bord, il peut être utile de télécharger un des exemples de tableau de bord CRM sur l'AppExchange pour l'utiliser comme exemple. Visitez cette rubrique d'aide pour plus d'informations.

Filtres de tableau de bord

Les filtres de tableaux de bord facilitent le renvoi de différentes combinaisons de données à partir d'un tableau de bord unique. Il n'est pas nécessaire d'utiliser des tableaux de bord séparés pour différents ensembles d'utilisateurs. Il suffit de donner un filtre approprié à chaque groupe.

Par exemple, dans un tableau de bord des ventes, vous pouvez regrouper plusieurs étapes d'opportunités dans un groupe appelé « Naissant ». Les utilisateurs peuvent ainsi filtrer rapidement le tableau de bord pour afficher uniquement les données correspondant aux affaires naissantes.

Parcourons la création d'un filtre de tableau de bord, en utilisant le Tableau de bord Pistes que nous venons de créer. Créons maintenant un filtre où nous regroupons en compartiments des valeurs du champ Statut.

  1. Cliquez sur Modifier dans votre Tableau de bord Pistes, puis sur Ajouter un filtre.
  2. Sélectionnez le champ Statut de piste par lequel filtrer dans la liste déroulante Champ. Si votre tableau de bord contient plus d'un composant, la liste déroulante affichera les champs pouvant être utilisés pour filtrer tous les composants. Pour notre exemple, notre tableau de bord ne contient qu'un composant.
  3. Attribuez à votre filtre une étiquette d'affichage pour l'identifier. Si votre filtre contient de nombreux champs équivalents, nous recommandons d'utiliser une étiquette adaptée à tous les composants. Dans cet exemple, nous utilisons le nom Statut de piste.
  4. Sous Options de filtre, sélectionnez un opérateur, puis saisissez une ou plusieurs valeurs de filtrage.
  5. Utilisez le champ Nom de groupe pour nommer votre filtre. Pour notre exemple, nous allons créer deux groupes : Ouvert et Clôturé.
    Boîte de dialogue filtre de tableau de bord
  6. Cliquez sur OK, puis Fermer et enregistrer et Fermer pour revenir à votre tableau de bord. Vous pouvez maintenant filtrer vos composants par Statut de piste.
    Exemple de tableau de bord Pistes filtré

Bien ! Vous avez maintenant un filtre pour votre Tableau de bord Pistes par Statut de piste. Si vous souhaitez modifier ou supprimer un filtre existant, cliquez sur Modifier le filtre ou Supprimer le filtre dans la liste déroulante des filtres.

Pièges du filtre de tableau de bord :
  • Des filtres ne peuvent pas être ajoutés à des tableaux de bord qui contiennent des composants Visualforce.
  • Il n'est pas possible de filtrer dans les champs de compartiment. Il est toutefois possible d'utiliser un rapport filtré dans un champ de compartiment de la page du tableau de bord.
  • Les filtres ne s'appliquent pas lorsque vous planifiez ou envoyez par e-mail un tableau de bord.
  • Vous ne pouvez pas filtrer les données dans un rapport joint d'une vue de tableau de bord, ni ajouter un filtre à un tableau de bord qui contient uniquement des rapports joints.

Tableaux de bord dynamiques

Avec les tableaux de bord dynamiques, chaque utilisateur voit les données auxquelles il a accès sans qu'il y ait besoin de créer des tableaux de bord distincts pour chaque utilisateur.

Cela signifie que, dans votre société, un seul tableau de bord puissant peut être utilisé pour plusieurs utilisateurs, car l'utilisateur connecté qui affiche le tableau de bord voit les données qu'il doit voir, en fonction de ses paramètres de sécurité et de partage.

Prenons un exemple réel. Prenons une équipe d'opportunité composée d'un Vice-président, de quatre directeurs commerciaux et de 40 représentants, soit 10 représentants par directeur. Vous devez créer des tableaux de bord qui affichent les mesures ci-dessous, limitées par rôle et par hiérarchie :

Rôle Réservations totales Pourcentage de clôture par concurrent Nombre d'activités par type de réunion
Représentant icône Vrai
icône Vrai
Directeur commercial icône Vrai icône Vrai
Vice-président des ventes icône Vrai icône Vrai

Les représentants ont accès uniquement à leurs données, les directeurs ont accès aux représentants qu'ils dirigent et le Vice-président a accès à toutes les données de l'équipe. Dans ce scénario, vous créez 45 tableaux de bord différents, un par personne. Vous créez également des dossiers multiples pour la gestion des droits d'accès.

Avec les tableaux de bord dynamiques, il vous suffit de créer deux tableaux de bord et de les stocker dans un seul dossier.

  • Créez un tableau de bord dynamique par représentant avec les composants suivants :
    • Un indicateur des réservations totales
    • Un tableau des activités par type de réunion
  • Créez un tableau de bord dynamique pour les directeurs et le Vice-président avec les composants suivants :
    • Un indicateur des réservations totales
    • Un graphique à colonnes pour les pourcentages de clôture par concurrent.
  • Vous pouvez également créer des filtres qui permettent d'affiner les vues des tableaux de bord. Par exemple, créez un filtre dans des comptes principaux permettant aux utilisateurs de porter leur attention sur les réservations, les activités et les menaces compétitives de chaque compte.

Tous les utilisateurs peuvent afficher uniquement les données auxquelles ils ont accès. Les représentants affichent leurs propres réservations et activités. Les directeurs affichent toutes les réservations et tous les pourcentages de clôture des représentants qu'ils dirigent. Le Vice-président affiche les réservations et les pourcentages de clôture de toute l'équipe. Les mesures étant les mêmes pour les directeurs et les Vice-présidents, vous pouvez utiliser le même tableau de bord dynamique pour les deux rôles. La fonctionnalité de tableaux de bord dynamiques permet de réduire le nombre de tableaux de bord requis de 45 à 2 !

Vous pouvez créer jusqu'à trois filtres pour chaque tableau de bord dynamique. Le filtrage des tableaux de bord dynamiques offre aux administrateurs une flexibilité supplémentaire lors de la création de tableaux de bord. Par exemple, vous pouvez créer une fiche d'évaluation des représentants de l'ensemble de l'organisation, qui contient des filtres pour les représentants et pour les produits. Les directeurs commerciaux peuvent ainsi visualiser les performances collectives et individuelles de leurs représentants. Il permet également de consulter les ventes par produit afin de mieux comprendre les produits spécifiques que les représentants vendent ou ne vendent pas.

Et comme indiqué dans notre exemple réel, les responsables qui disposent de l'autorisation « Afficher les tableaux de bord de mon équipe » ou « Afficher toutes les données » peuvent définir une option de prévisualisation du tableau de bord, du point de vue des utilisateurs de niveau inférieur dans la hiérarchie des rôles.

Configurer un tableau de bord dynamique

  1. Sous l'onglet Tableaux de bord, créez un tableau de bord ou modifiez un tableau de bord existant.
  2. Cliquez sur le Bouton déroulant Afficher le tableau de bord en tant que en regard du champ Afficher le tableau de bord en tant que.
  3. Sélectionnez Exécuter en tant qu'utilisateur connecté.
  4. Vous pouvez également sélectionner Permettre aux utilisateurs autorisés de modifier l'utilisateur actuel pour permettre aux utilisateurs autorisés de modifier l'utilisateur actuel dans la page de vue du tableau de bord.
    • Les utilisateurs qui disposent de l'autorisation « Afficher le tableau de bord de mon équipe », ainsi que tout utilisateur au niveau inférieur dans la hiérarchie, peuvent afficher le tableau de bord.
    • Les utilisateurs qui disposent de l'autorisation « Afficher toutes les données » peuvent modifier le tableau de bord et l'afficher au nom de n'importe quel utilisateur de leur organisation.
    • Les utilisateurs qui disposent de l'autorisation « Activer le tableau de bord d'un autre utilisateur » peuvent modifier un tableau de bord auquel ils ont accès, même s'ils ne sont pas l'utilisateur actif et n'ont pas l'autorisation « Afficher toutes les données ».
  5. Cliquez sur OK.
  6. Dans le champ Afficher le tableau de bord en tant que, saisissez un utilisateur actuel.
  7. Enregistrez le tableau de bord.
  8. Définissez l'option Afficher appropriée dans la page d'exécution du rapport.
  9. Par exemple, si vous sélectionnez « Opportunités de mon équipe », chaque visualiseur de tableau de bord dynamique peut afficher toutes les opportunités de l'équipe.

Création de graphiques

Graphiques de rapport

Les graphiques de rapport sont d'excellents outils si vous désirez ajouter un graphique à votre rapport sans avoir à créer un tableau de bord. Vous pourrez ajouter un graphique unique juste en haut de votre rapport, de façon à ce que, lorsque vous regarderez le rapport, vous puissiez voir à la fois le graphique et les résultats du rapport.

Voici les étapes à suivre pour ajouter un graphique de rapport :

  1. Ouvrez un rapport dans le générateur de rapport.
  2. Cliquez sur Ajouter un graphique dans le générateur de rapport. Pour les graphiques existants, cliquez sur Modifier un graphique.
  3. Sélectionnez un type de graphique.
  4. Saisissez les paramètres appropriés sous l'onglet Données du graphique pour le type de graphique sélectionné.
  5. Saisissez les paramètres appropriés sous l'onglet Mise en forme.
  6. Cliquez sur OK.
Parfait ! Vous venez d'ajouter un graphique à votre rapport.
Remarque

Votre rapport doit comporter au moins un regroupement pour pouvoir ajouter un graphique.

Graphiques incorporés

Comme nous mettons des graphiques dans Salesforce, pourquoi ne pas les incorporer à vos enregistrements d'objets ? Les graphiques incorporés vous permettent d'ajouter jusqu'à 2 graphiques sur une seule présentation de page. Voici un exemple. Des limites supplémentaires s'appliquent, reportez-vous à cette rubrique d'aide pour plus d'informations.

Avant d'ajouter un graphique, vérifiez les points suivants :

  • Son rapport source se situe dans un dossier partagé avec des utilisateurs qui nécessitent l'accès. Les rapports dans les dossiers de rapport personnel sont disponibles pour l'insertion dans une page.
  • Le format du rapport source est récapitulatif ou matriciel.
  • Le rapport source contient un graphique.

Ca y est ? C’est parti !

  1. Accédez à l'éditeur de présentation de page de l'objet auquel vous ajoutez le graphique. Dans cet exemple, nous utilisons des Requêtes. En général, il est préférable de choisir l’objet avec lequel vous travaillez.
    • Pour un objet standard, dans Configuration, cliquez sur Personnaliser | Requêtes | Présentations de page. 
    • Pour un objet personnalisé, dans Configuration, saisissez Objets dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Objets, et sélectionnez l’objet.
    • Pour un objet externe, dans Configuration, saisissez Objets externes dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Objets externes. Sélectionnez un objet externe dans la liste.
  2. Cliquez sur Modifier en regard de la présentation de page.
  3. Cliquez sur Graphiques de rapport.
  4. Dans la case Recherche rapide, saisissez le nom du rapport et cliquez sur l'icône de Recherche rapide pour retrouver et sélectionner le graphique du rapport. Vous pouvez parcourir jusqu'à 200 rapports récemment visualisés par type de graphique dans la palette Graphiques de rapport.
    Incorporation de graphiques dans une présentation de page
  5. Faites glisser le graphique vers une section nouvelle ou existante de la présentation.
  6. Cliquez sur l'icône de clé à molette dans le graphique pour le personnaliser.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Bravo ! Vous venez d'ajouter un graphique à votre présentation de page.

Ressources

Remarque

N’oubliez pas que ce module est conçu pour Salesforce Classic. Lorsque vous lancez votre organisation d’exercice, basculez vers Salesforce Classic pour relever ce défi.

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