Partage, planification et inscription à des rapports et des tableaux de bord

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Configurer des paramètres de partage pour les dossiers de rapports et de tableaux de bord.
  • Vous abonner à des notifications de rapport.
  • Publier un instantané de tableau de bord dans Chatter.
  • Suivre un rapport ou un tableau de bord.
  • Configurer un rapport planifié.

Partage et notifications

Partage de dossiers

Le partage de dossiers dans Salesforce vous permet de restreindre l’accès aux rapports et aux tableaux de bord en fonction des utilisateurs, des rôles, des rôles et de leurs subordonnés, des territoires, des territoires et de leurs subordonnés et des groupes publics et privés.

Avec le partage de dossiers amélioré, vous pouvez contrôler qui voit quoi. Chaque utilisateur, groupe, territoire ou rôle peut avoir son propre niveau d’accès à un dossier de rapports et de tableaux de bord unique. Les visualiseurs peuvent afficher les données, les éditeurs peuvent définir les données affichées et les responsables peuvent contrôler l'accès aux données.
Partage d'un tableau de bord ou d'un rapport
  • [1] L'accès Visualiseur vous permet d'afficher les données d'un rapport ou d'un tableau de bord, mais vous ne pouvez apporter aucune modification, sauf si vous clonez les données vers un nouveau rapport ou tableau de bord. Tous les utilisateurs disposent au moins de l'accès Visualiseur aux dossiers de rapports et de tableaux de bord partagés avec eux (certains utilisateurs peuvent disposer d'autorisations administratives qui leur offrent un accès supérieur).
  • [2] Lorsque vous êtes Éditeur sur un dossier, vous pouvez afficher et modifier les rapports et les tableaux de bord qu'il contient, et les déplacer depuis ou vers d'autres dossiers auxquels vous avez un accès en Éditeur ou Responsable.
  • [3] L'accès Responsable vous donne les clés du royaume. Vous pouvez faire tout ce que les Visualiseurs et les Éditeurs peuvent faire, plus contrôler l'accès des utilisateurs au dossier, modifier les propriétés du dossier ou supprimer le dossier.
Remarque

Le partage de dossiers est activé par défaut dans les nouvelles organisations Developer Edition (DE), y compris dans toutes les organisations Trailhead Playground DE que vous créez ici dans Trailhead. Si votre organisation DE a été créée avant la version Summer ‘13, vous devez activer cette fonction en suivant ces instructions.

Si vous revenez à l'ancien modèle de partage de dossier, l'état antérieur des dossiers de rapports et de tableaux de bord existants est restauré.

  • Si un dossier existait avant l'activation du partage de dossier d'analyse, l'état antérieur de ses propriétés et paramètres de partage est restauré.
  • Si un dossier est créé alors que le partage de dossier d'analyse étendu est actif, il est masqué dans la liste des dossiers et tous ses paramètres de partage sont supprimés. Les autorisations utilisateur administratif restent en vigueur.

Subscribe to Get Report Notifications

Tout vient à point à qui sait attendre, et un rapport que l'on actualise trop souvent ne semble jamais produire de nouvelles données. Pourquoi cliquer encore et encore sur le bouton Exécuter le rapport alors que vous pouvez vous abonner pour recevoir une notification personnelle ? Choisissez votre moment pour exécuter le rapport afin de le confronter à des conditions que vous spécifiez. Si ces conditions sont remplies au moment de l'exécution, vous obtenez une alerte par la méthode de votre choix. C'est comme d'avoir un assistant personnel à la demande.

Entraînons-nous à configurer une notification.

  1. Cliquez sur l'onglet Rapports et ouvrez l'un des rapports que vous avez précédemment créés dans ce module. Si vous n'avez pas encore créé de rapport, faites-le en suivant les instructions de la rubrique Utilisation du générateur de rapport.
  2. Dans la page Exécuter le rapport, cliquez sur S'inscrire.
  3. Dans la page Abonnement à un rapport, vous indiquez si vous souhaitez être notifié(e) la première fois ou chaque fois que les conditions sont remplies.
  4. Spécifiez chaque condition en trois parties : agrégation, opérateur, valeur. Par exemple, vous pouvez paramétrer des notifications se déclenchant dès que la somme des montants est inférieure à 1 million $.
    • Agrégat correspond à la métrique de base de votre condition. Elle peut correspondre à Nombre d'enregistrements, Montant moyen, Montant le plus faible, Montant le plus élevé ou Somme des montants.
    • Opérateur détermine la comparaison, par exemple Égal à, Différent de, Supérieur à, etc.
    • Valeur correspond au nombre auquel vous souhaitez comparer l'agrégat.
  5. Vos conditions sont évaluées lors de l'exécution du rapport et les notifications envoyées si toutes les conditions sont remplies (jusqu'à cinq conditions par rapport).
  6. Planifiez la fréquence (tous les jours de la semaine, tous les jours ou toutes les semaines) et l'heure d'évaluation de vos conditions.
  7. Par exemple, exécutez le rapport tous les jours de la semaine à 7 heures.
  8. Sélectionnez un ou plusieurs types de notification.
    • Envoyer une notification dans l'application Salesforce
    • Publier dans Chatter
    • Envoyez une notification par e-mail
    • Exécuter une action Apex personnalisée, par exemple créer des tâches ou escalader des requêtes
  9. Lorsque vous êtes prêt(e) à recevoir les notifications, assurez-vous que l'abonnement est actif.
  10. Cliquez sur Enregistrer pour planifier les notifications.

Chatter

Un des avantages clés des rapports et tableaux de bord dans Salesforce est l'intégration avec Chatter, qui vous permet d'avoir une collaboration en contexte avec vos données. Vous pouvez suivre n'importe quel rapport ou tableau de bord en cliquant sur l'icône Suivre dans le fil.
Ajout d'un rapport ou d'un tableau de bord à un fil Chatter

Si vous ne voyez pas l'option de suivi d'un rapport ou tableau de bord, il peut être nécessaire d'activer le Suivi de fil. Dans Configuration, saisissez Suivi de fil dans la zone Recherche rapide et cliquez sur Suivi de fil, puis sélectionnez Rapports. Sélectionnez Activer suivi de fil, et sélectionnez des champs à suivre si vous souhaitez afficher les mises à jour dans votre fil lorsque ces champs changent.

Répétez les mêmes étapes pour activer le Suivi de fil pour les tableaux de bord. Dans Configuration, saisissez Suivi de fil dans la zone Recherche rapide et cliquez sur Suivi de fil, puis sélectionnez Tableau de bord. Sélectionnez Activer le suivi de fil, puis sélectionnez les champs que vous souhaitez suivre.

De plus, vous pouvez publier sur le fil Chatter un instantané d'un composant de tableau de bord à un instant précis, et toutes les personnes qui suivent le tableau de bord obtiendront une mise à jour dans leur fil. Par exemple, vous publiez l'instantané d'un graphique des ventes régionales pour informer votre équipe de la baisse des ventes dans le Sud-Ouest.

Vous pouvez également publier un instantané d'un composant de tableau de bord pour un utilisateur ou un groupe spécifique. Par exemple, publiez l'instantané d'un composant du classement mensuel dans le groupe Chatter de votre équipe pour présenter vos meilleurs employés.

Pour publier un instantané, vous devez activer le paramètre approprié dans Configuration. Dans Configuration, saisissez Paramètres des rapports et des tableaux de bord dans la zone Recherche rapide et cliquez sur Paramètres des rapports et des tableaux de bord. Cochez la case Activer les instantanés de composants de tableau de bord, puis cliquez sur Enregistrer.

Ceci fait, voyons comment publier un instantané d'un tableau de bord sur Chatter :

  1. Survolez un composant pour afficher l’icône de menu contextuel relative au menu des composants de tableau de bord. Menu Composants de tableau de bord
  2. Sélectionnez l'emplacement dans lequel vous souhaitez afficher votre instantané.
    • Pour l'afficher dans un tableau de bord, cliquez sur Publier un instantané dans le fil du tableau de bord.
    • Pour l'afficher pour un utilisateur ou un groupe, cliquez sur Publier un instantané dans le fil de l'utilisateur ou du groupe.
  3. Rédigez un commentaire dans la zone de texte, puis cliquez sur OK. Si vous publiez un composant filtré, vous pouvez l'indiquer dans votre commentaire.

L'instantané et le commentaire s'affichent immédiatement dans le fil du tableau de bord.

Rapports planifiés

Un bon rapport est comme un conseiller de confiance : Vous ne prenez pas de décisions importantes sans lui demander conseil, et vous aimez le solliciter régulièrement. Par exemple, notre Responsable de compte peut consulter un rapport de ses opportunités clôturées tous les mois, toutes les semaines, voire tous les jours afin de pouvoir gérer ses quotas mensuels et trimestriels. Elle a besoin de ce rapport pour déterminer si elle est sur la bonne voie, et elle peut agir ou changer sa manière de faire en fonction des données qu'elle observe. Lorsqu'elle accède à ce rapport important, elle peut le visualiser directement dans Salesforce, ou elle peut se le faire envoyer selon un certain calendrier.

La planification de rapports offre les avantages suivants :

  • Obtenir les dernières données de rapports sans avoir à exécuter les rapports.
  • Obtenir automatiquement les données aux intervalles réguliers que vous spécifiez, de manière quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
  • Vous faire envoyer le rapport au format HTML, avec un lien pour accéder facilement au rapport source dans votre organisation.

Regardez cette petite vidéo pour avoir des conseils sur la planification de rapports.

Ressources

Remarque

N’oubliez pas que ce module est conçu pour Salesforce Classic. Lorsque vous lancez votre organisation d’exercice, basculez vers Salesforce Classic pour relever ce défi.

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