Mise en forme des rapports

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Décrire les quatre formats de rapports : tabulaire, récapitulatif, matriciel et joint.
  • Créer un rapport matriciel

Utilisation des formats de rapport

Quatre formats de rapports sont disponibles : tabulaire, récapitulatif, matriciel et joint. Le format tabulaire est le format par défaut.

Format de rapport Cas d'utilisation principal Pris en charge dans les tableaux de bord Graphiques de rapport pris en charge Champs de compartiment** Formules** Formules inter-objets**
Tabulaire Faire une liste icône Vrai*
icône Vrai

Récapitulatif Regrouper et résumer icône Vrai icône Vrai icône Vrai icône Vrai
Matrice Regrouper et résumer par ligne et par colonne icône Vrai icône Vrai icône Vrai icône Vrai
Joint Afficher des rapports côte à côte, dans des blocs
icône Vrai
icône Vrai icône Vrai

* Limite de lignes nécessaire. Plus d'informations ici.

** Ce module n'aborde pas les champs de compartiment ni les formules.

Essayons maintenant de générer un exemple de rapport pour chaque format.

Rapports tabulaires

Les rapports tabulaires représentent la méthode la plus rapide et la plus simple pour consulter les données. Semblables à une feuille de calcul, ils sont composés d'une série organisée de colonnes qui présentent chaque enregistrement correspondant sur une ligne. Faciles à configurer, ils ne peuvent, néanmoins, pas servir à la création de regroupements de données et leur utilisation dans les tableaux de bord est limitée. Par conséquent, il est préférable de les réserver à des tâches telles que la génération d'une liste de publipostage.

Lançons-nous dans la création d'un rapport tabulaire ! Dans cet exemple, nous souhaitons générer une liste de toutes les opportunités ouvertes au-dessus du seuil d'un certain montant pour notre responsable de compte pour qu'elle puisse mener à bien ses activités de communication cet après-midi.

Cas d'utilisation de ventes : Vérification de toutes les opportunités ouvertes au-dessus du seuil d'un certain montant.

  1. Dans Rapports, cliquez sur Nouveau rapport, choisissez le type de rapport des Opportunités, puis cliquez sur Créer.
  2. Appliquez les filtres suivants :
    1. Dans Afficher, sélectionnez Toutes les opportunités.
    2. Dans Statut de l'opportunité, sélectionnez Ouvert.
    3. Dans Champ de date, sélectionnez Date de création.
    4. Dans Plage de dates, sélectionnez EX actuel. Remarque Pour obtenir des résultats plus rapidement, saisissez la plus petite plage de dates possible. Si votre rapport doit passer en revue trop de dates, il mettra davantage de temps à trouver l'information que vous cherchez.
  3. Les colonnes suivantes doivent déjà figurer dans votre rapport : Nom de l'opportunité, Type, Origine de la piste, Montant, Chiffre d'affaires attendu, Date de clôture, Étape suivante, Étape, Probabilité (%), Période fiscale, Ancienneté, Date de création, Propriétaire de l'opportunité, Rôle du propriétaire, Nom du compte.
  4. Cliquez sur Enregistrer, nommez votre rapport Opportunités ouvertes pour l'année en cours et acceptez le nom unique généré automatiquement.
  5. Saisissez une description et choisissez le dossier Mes rapports personnels personnalisés.
  6. Cliquez sur Exécuter le rapport. Le rapport doit se présenter comme suit :
Exemple d'un rapport tabulaire
Remarque

Selon l'organisation que vous utilisez pour les opérations d'exécution dans ce tutoriel, vous pouvez voir ou ne pas voir les données dans votre rapport au moment de l'exécution.

Rapports récapitulatifs

Les rapports récapitulatifs sont similaires aux rapports tabulaires, mais ils permettent également aux utilisateurs de regrouper des lignes de données, d'afficher des sous-totaux et de créer des graphiques. Davantage de temps est nécessaire pour configurer ces rapports, cependant, ils offrent plus d'options quant à l'organisation des données et sont faciles à utiliser dans les tableaux de bord. Oui !

Les rapports récapitulatifs sont la cheville ouvrière de la génération de rapports : vous constaterez que la plupart de vos rapports utilisent ce format.

Rentrons dans le vif du sujet et générons un rapport récapitulatif. Dans cet exemple, notre responsable du support veut faire un bilan des requêtes clôturées de la dernière année fiscale, regroupées par priorité.

  1. Dans Rapports, cliquez sur Nouveau rapport, choisissez le type de rapport de requêtes, puis cliquez sur Créer.
  2. Appliquez les filtres suivants :
    1. Dans Afficher, sélectionnez Toutes les requêtes.
    2. Dans Champ de Date, sélectionnez Date d'ouverture.
    3. Dans Plage de dates, sélectionnez EX actuel.
  3. Cliquez sur Ajouter pour ajouter un filtre supplémentaire correspondant aux requêtes dont le statut est clôturé :
    1. Sélectionnez Clôturé.
    2. Laissez l'opérateur défini sur Égal à.
    3. Cliquez sur l'icône de référence et sélectionnez Vrai.
  4. Les colonnes suivantes doivent déjà figurer dans votre rapport : Propriétaire de la requête, Objet, Date/Heure d'ouverture, Ancienneté, En cours, Fermé et Nom du compte.
  5. Sélectionnez Tabulaire, puis Récapitulatif.
    Sélecteur de format pour les rapports
  6. Faites glisser le champ Priorité du volet Champs vers le volet Aperçu et déposez-le dans la zone nommée « Déposer un champ ici pour créer un regroupement ». 
  7. Cliquez sur Enregistrer, nommez votre rapport Requêtes clôturées cette année et acceptez le nom unique généré automatiquement.
  8. Saisissez une description et choisissez le dossier Mes rapports personnels personnalisés.
  9. Cliquez sur Exécuter le rapport. Le rapport doit se présenter comme suit :
    Exemple d'un rapport récapitulatif
Remarque
  • Selon l'organisation que vous utilisez pour les opérations d'exécution dans ce tutoriel, vous pouvez voir ou ne pas voir les données dans votre rapport au moment de l'exécution.
  • Utilisez le bouton Masquer les détails pour réduire facilement les enregistrements et trouver en un coup d'œil les champs récapitulatifs. Cliquez sur le bouton Afficher les détails pour faire réapparaître les enregistrements.

Rapports matriciels

Les rapports matriciels vous permettent de regrouper les enregistrements par ligne et par colonne. Ces rapports sont les plus longs à configurer, mais ils offrent la vue la plus détaillée de nos données. Semblables aux rapports récapitulatifs, les rapports matriciels peuvent contenir des graphiques et être utilisés dans des tableaux de bord.

Regardez cette petite vidéo à propos des rapports matriciels.

Pourquoi utiliser un rapport matriciel ? Si vous souhaitez avoir une vue d'ensemble des données en un coup d'œil, surtout pour des informations telles que le montant total du chiffre d'affaires ou la quantité de produits vendus, le format matriciel est fait pour vous.

Élaborons donc ensemble un rapport matriciel. Dans cet exemple, notre PDG veut connaître les tendances du chiffre d'affaires mois après mois. Créons d’abord un rapport de base. Dans cette étape, nous allons créer un rapport matriciel montrant les ventes par type pour chaque mois.

  1. Dans l'onglet Rapports, cliquez sur Nouveau rapport, choisissez le type de rapport Opportunités, puis cliquez sur Créer.
  2. Appliquez les filtres suivants :
    1. Dans Afficher, sélectionnez Toutes les opportunités.
    2. Dans Statut de l'opportunité, sélectionnez Clôturée Gagnée.
    3. Dans Champ de Date, sélectionnez Date de clôture.
    4. Dans Plage de dates, sélectionnez EX actuel. Choisissez la plage de dates correspondant le mieux aux données que vous voulez analyser.
      Pour obtenir des résultats plus rapidement, saisissez la plus petite plage de dates possible. Si votre rapport doit passer en revue trop de dates, il mettra davantage de temps à trouver l'information que vous cherchez.
  3. Cliquez sur Format tabulaire et changez le format du rapport en format matriciel. Sélecteur de format pour les rapports
  4. Regroupez le rapport par Type en faisant glisser ce champ vers la zone de dépôt du regroupement de colonne.
  5. Regroupez le rapport par Mois de clôture en faisant glisser ce champ vers la zone de dépôt du regroupement de lignes.
  6. Cliquez sur le menu pour la colonne Montant et sélectionnez Résumer ce champ.
  7. Sélectionnez Somme et cliquez sur Appliquer.
  8. Cliquez sur Afficher et désactivez Nombre d'enregistrements, Détails et Zones de dépôt pour désencombrer la vue.
  9. Cliquez sur Enregistrer. Votre aperçu de rapport doit ressembler à ce qui suit : Exemple d'un rapport matriciel
Remarque

Lors de la consultation d'un rapport matriciel, vous souhaitez peut-être masquer les détails du rapport. Les rapports matriciels sont généralement plus faciles à utiliser lorsque les détails sont masqués. Pour masquer les détails du rapport, cliquez sur le lien Afficher et désélectionnez Détails.

  1. Nommez votre rapport Tendance de chiffre d'affaires par type et acceptez le nom unique généré automatiquement.
  2. Saisissez une description et choisissez le dossier Mes rapports personnels personnalisés.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Rapports joints

Les rapports joints permettent de créer des vues différentes des données à partir de plusieurs types de rapports. Dans un rapport joint, les données sont organisées dans des blocs. Chaque bloc agit comme un « sous-rapport », avec ses champs, ses colonnes, son tri et son filtrage. Vous pouvez ajouter un tableau à un rapport joint.

Regardez cette petite vidéo à propos des rapports joints.

Pourquoi générer un rapport joint ? Si vous avez deux rapports et que vous voulez pouvoir facilement les visualiser côte à côte, découvrez les rapports joints. En fait, pourquoi s'arrêter à deux ? Avec les rapports joints, vous pouvez ajouter jusqu'à cinq blocs de rapport.

Pour essayer, construisons un outil simple pour suivre comment les commerciaux exploitent leurs opportunités. Nous allons créer un rapport Opportunités basique, ajouter trois blocs, filtrer chaque bloc en fonction du statut approprié, puis regrouper les résultats par commercial.

  1. Créez un nouveau rapport en sélectionnant Opportunités comme type de rapport.
  2. Cliquez sur Format tabulaire et sélectionnez Joint. Notez que les données de votre rapport se trouvent maintenant dans une case à bordure colorée. C'est votre premier bloc.
  3. Créez un nouveau bloc en faisant glisser le champ Nom d'opportunité sur le volet d'aperçu à droite du premier bloc, et faites glisser les champs Montant et Nom du compte sur le nouveau bloc. Remarque Avez-vous remarqué qu’un second panneau de filtrage est apparu dans le volet des filtres au-dessus des blocs ? Chaque bloc de votre rapport joint possède son propre ensemble de filtres indépendant.
  4. Créez un troisième bloc de la même manière. Nous avons maintenant trois rapports Opportunités différents les uns à côté des autres dans le même conteneur. Ils sont tous identiques pour le moment, mais nous allons utiliser chacun d'eux pour nous donner des informations uniques.
  5. Nous voulons que tous les blocs nous donnent des informations comparables, donc préparez chaque bloc de la même manière :
    1. Supprimez tous les champs sauf Nom d'opportunité, Montant et Nom du compte, en les faisant glisser vers le volet Champs. Cela nous aidera à nous concentrer sur le plus important.
    2. Dans le panneau de filtrage, définissez Afficher sur Toutes les opportunités.
    3. Cliquez sur la liste déroulante en haut à droite de chaque bloc et assurez-vous que Nombre d'enregistrements est coché.
    4. Cliquez sur la liste déroulante à côté de Montant, cliquez sur Résumer ce champ, et sélectionnez Somme.
  6. Configurons maintenant chaque bloc pour que chacun raconte sa partie de l'histoire.
    1. Nous allons utiliser le premier bloc pour afficher les opportunités perdues. Cliquez sur le titre (maintenant, il indique juste « Bloc opportunités 1 ») et renommez-le Clôturée perdue. Dans le panneau de filtrage Clôturée perdue au-dessus, définissez ces filtres :
      1. Statut de l'opportunité égal à Clôturée
      2. Champ de date égal à Date de clôture
      3. Plage égale à Exercices fiscaux en cours et précédent Filtres pour un rapport joint
    2. Nous allons utiliser le deuxième bloc pour afficher les opportunités que nous avons décrochées. Renommez le bloc Clôturée gagnée et définissez ces filtres :
      1. Statut de l'opportunité égal à Clôturée gagnée
      2. Champ de date égal à Date de clôture
      3. Plage égale à EX actuel et précédent
    3. Le troisième bloc nous montrera les opportunités qui s'approchent de leur clôture prévue. Renommez le bloc Clôturée le mois prochain et définissez ces filtres :
      1. Champ de date égal à Date de clôture
      2. Plage égale à Mois prochain
      3. Statut de l’opportunité égal à Ouvert Remarque Pour obtenir des résultats plus rapidement, appliquez le filtrage le plus précis possible. Les filtres qui utilisent des égalités renvoient souvent les informations plus rapidement que les filtres qui utilisent contient, ne contient pas ou différent de. Dans les rapports complexes, cela peut faire la différence.
  7. Regroupons à présent les trois blocs par commercial. Faites glisser le champ Propriétaire de l'opportunité vers la barre horizontale qui indique « Déposez un champ ici pour regrouper des blocs de rapport ». (On appelle cette zone la zone de dépôt de regroupement.)
  8. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Exécuter le rapport.

Nous venons de créer une ressource pratique que les commerciaux peuvent utiliser pour suivre leurs antécédents et pour se tenir informés des meilleures affaires.

Formez-vous gratuitement !
Créez un compte pour continuer.
Qu’est-ce que vous y gagnez ?
  • Obtenez des recommandations personnalisées pour vos objectifs de carrière
  • Mettez en pratique vos compétences grâce à des défis pratiques et à des questionnaires
  • Suivez et partagez vos progrès avec des employeurs
  • Découvrez des opportunités de mentorat et de carrière