Introduction aux rapports et aux tableaux de bord

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Exprimer les besoins métiers avec des questions de rapport
• Expliquer la différence entre un rapport, un tableau de bord et un type de rapport

Votre activité se pose des questions. Vos données Salesforce offrent des réponses. Lorsque vous devez générer un rapport, la requête est effectuée sous forme de questions. Elle pourrait ressembler à ce qui suit :

• Quels produits représentent mes meilleures ventes ?
• Qui sont mes prospects les plus importants ?
• Quelles campagnes marketing ont connu le plus de succès ?
• Quel est le niveau de satisfaction de mes clients ?

Type d'information	Exemples
Question d'origine	Quels produits représentent mes meilleures ventes ?
Questions complémentaires	Qu'est-ce qui place un produit au rang de meilleures ventes, la quantité ou le chiffre d'affaires généré ? Souhaitez-vous regrouper les résultats par famille de produits ? Quelle est votre plage de dates ? Si l'on arrête la vente d'un produit, doit-il continuer à figurer dans le rapport ?
Exigences	Ici, on parle de « meilleures ventes » en termes de quantité et non de chiffre d'affaires. Regrouper les produits par famille de produits. Afficher toutes les opportunités clôturées gagnées. Ne pas afficher les produits inactifs.
Critères	Type de rapport = Opportunités avec des produits Format du rapport = Récapitulatif Regroupement = Famille de produits Afficher = Toutes les opportunités Champ de date = Date de clôture Plage = EX actuel Filtre = Produit « égal à » actif Filtre = Étape de l'opportunité « égal à » Clôturée Gagnée Logique de filtrage = 1 AND 2

Le fait est que la plupart des personnes travaillant au sein de votre société vous poseront ce genre de questions. Voici quelques exemples types.

• Un responsable de compte qui planifie les appels du jour se demande quel prospect il doit appeler en premier.
• Un responsable du support qui analyse le taux de déviation mois après mois depuis le lancement de cette communauté en libre-service l'été dernier.
• Le PDG, en pleine élaboration du plan annuel de la société qui tente de prendre des décisions quant à la nouvelle stratégie à mettre en place.

Qu'est-ce qu'un rapport ?

C'est une liste d'enregistrements correspondant aux critères de votre choix. Dans Salesforce, un rapport est affiché sous forme de lignes et de colonnes. Il peut être filtré, regroupé ou affiché dans un tableau graphique.

Chaque rapport est stocké dans un dossier. Les dossiers peuvent être publics, masqués ou partagés et peuvent être définis avec un accès en lecture seule ou lecture/écriture. Vous contrôlez l'accès au contenu du dossier en fonction des rôles, des autorisations, des groupes publics et des types de licence. Vous pouvez rendre un dossier accessible à l'ensemble de votre organisation ou le rendre privé afin de réserver l'accès à son propriétaire.

Qu'est-ce qu'un tableau de bord ?

C'est une présentation des principales métriques et tendances pour les enregistrements au sein de votre organisation. La relation entre un composant de tableau de bord et un rapport équivaut à 1:1. En d'autres termes, chaque composant de tableau de bord correspond à un seul rapport sous-jacent. Il est possible, cependant, d'utiliser le même rapport pour plusieurs composants de tableau de bord dans un seul tableau de bord (p. ex. utilisation d'un même rapport pour un graphique en barres et un graphique à secteurs). Vous pouvez afficher plusieurs composants de tableau de bord sur une seule présentation de page de tableau de bord pour créer un affichage visuel frappant permettant d'utiliser plusieurs rapports avec des thèmes similaires (performances commerciales, service clients, etc.).

À l'instar des rapports, les tableaux de bord sont stockés dans des dossiers à l'accès contrôlé. Si vous avez accès à un dossier, vous pouvez consulter ses tableaux de bord. Néanmoins, il faut que vous ayez accès au rapport sous-jacent pour voir les composants de tableau de bord. Vous pouvez également suivre un tableau de bord dans Chatter pour que les mises à jour le concernant soient publiées dans votre fil.

Chaque tableau de bord est associé à un utilisateur actif, dont les paramètres de sécurité déterminent les données qui s'affichent dans un tableau de bord. Si l'utilisateur actuel est un utilisateur spécifique, les autres personnes visualisent le tableau de bord en fonction des paramètres de sécurité de cet utilisateur, quels que soient leurs propres paramètres de sécurité. C'est pour cela qu'il vous faut bien choisir l'utilisateur actuel afin de ne pas trop dévoiler d'informations. Par exemple, choisissez le directeur commercial en tant qu'utilisateur actuel pour un classement de son équipe. Cela permet aux membres de son équipe d'accéder au classement les concernant, sans que les autres équipes y aient accès.

Les tableaux de bord dynamiques sont des tableaux de bord pour lesquels l'utilisateur actuel correspond toujours à l'utilisateur connecté. De cette façon, chaque utilisateur affiche le tableau de bord selon son propre niveau d'accès. Si votre principale préoccupation concerne la visibilité, les tableaux de bord dynamiques sont une bonne alternative.

Qu'est-ce qu'un type de rapport ?

C'est un genre de modèle facilitant la création d'un rapport. Lors de la création d'un rapport, il détermine quels champs et enregistrements sont prêts à être utilisés. Il se fonde sur la relation objet principal-objets associés. Par exemple, dans le type de rapport « Comptes et Contacts », « Contacts » correspond à l'objet primaire et « Comptes » à l'objet associé.

Les rapports affichent uniquement les enregistrements qui remplissent les critères définis dans le type de rapport. Salesforce fournit un ensemble de types de rapport standard prédéfinis et prêts à l'emploi. Vous ne parvenez pas à voir tous les champs dont vous avez besoin ? Vous allez peut-être devoir créer un type de rapport personnalisé.

Par exemple, un administrateur peut créer un type de rapport qui affiche uniquement les candidatures à un poste contenant un CV associé et qui n'affiche pas les candidatures sans CV dans les rapports de ce type. Un administrateur peut également afficher les enregistrements susceptibles de comporter des enregistrements associés, par exemple des candidatures avec ou sans CV. Dans ce cas, toutes les candidatures, avec ou sans CV, sont disponibles pour les rapports qui utilisent ce type. Un administrateur peut également ajouter des champs depuis un objet associé en créant une relation de référence à cet objet. Par conséquent, les possibilités de création de rapport sont plus étendues.