Création de rapports avec le générateur de rapport

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Utiliser le générateur de rapports glisser-déposer
  • Expliquer l'intérêt d'utiliser des filtres, des filtres croisés et une logique de filtrage
  • Créer un rapport tabulaire

Utilisation du générateur de rapport

Lorsque vous créez un rapport dans Salesforce, le critère saisi est, en quelque sorte, une question posée et les résultats obtenus en sont la réponse. Mais pour poser une question, encore faut-il parler le langage de la base de données. Bonne nouvelle ! Salesforce dispose d'un traducteur intégré vous permettant de poser toutes vos questions à la base de données via une interface pointer-cliquer. Bienvenue dans le générateur de rapport glisser-déposer, votre outil pour obtenir les réponses aux questions que vous vous posez sur vos données.

La première chose que vous avez à faire est de vous assurer d'avoir activé le générateur de rapport. Les nouvelles organisations reçoivent automatiquement la dernière version du générateur de rapports. Pour les organisations existantes, vous devrez peut-être effectuer quelques réglages pour activer le générateur de rapport glisser-déposer.

Pour activer le générateur de rapport pour tous les utilisateurs, dans Configuration, saisissez Paramètres des rapports et des tableaux de bord dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Paramètres des rapports et des tableaux de bord. Consultez la section Mise à niveau du générateur de rapports de la page, puis cliquez sur Activer. Si le bouton ne s'affiche pas, le générateur de rapport a été activé pour votre organisation. Confirmez votre choix en cliquant sur Oui, Activer le générateur de rapports pour tous les utilisateurs.

Bien joué ! Vous devez maintenant ouvrir le générateur de rapport Avant toute chose, il faut sélectionner un type de rapport.

Sélection d'un type de rapport

Le choix du type de rapport approprié est l'une des étapes les plus importantes dans la création d'un rapport. Lorsque vous sélectionnez un type de rapport, vous choisissez quels enregistrements et champs vous voulez voir apparaître dans votre rapport.

Maintenant, appuyez sur le bouton pause et assurez-vous de bien comprendre l’architecture des types de rapports.

Chaque type de rapport dispose d'un objet primaire et d'un ou de plusieurs objets associés. Pour les types de rapports standard, cela sera présent dans le nom du type de rapport. Par exemple, dans le type de rapport « Comptes et Contacts », « Contacts » correspond à l'objet primaire et « Comptes » à l'objet associé. En ce qui concerne les types de rapports personnalisés, dans Configuration, saisissez Types de rapport dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Types de rapport pour voir l’objet primaire et les objets associés. Nous vous recommandons de suivre la convention de nommage des types de rapports standard lors de la création de types de rapport personnalisés.

Les résultats peuvent ressembler à ce qui suit en fonction de la configuration du type de rapport.
  • Objet principal avec objet associé : les enregistrements renvoyés sont uniquement ceux pour lesquels l'objet principal possède au moins un enregistrement d'objet associé. Dans notre exemple de type de rapport « Comptes et Contacts », les seuls enregistrements affichés correspondraient aux « Contacts » possédant au moins un enregistrement « Compte » associé.
  • Objet principal avec ou sans objet associé : les enregistrements renvoyés sont ceux pour lesquels l'objet principal peut ou non posséder un enregistrement d'objet associé. Si nous devions créer un type de rapport personnalisé « Contacts avec ou sans comptes », « Contacts » serait affiché qu'il possède ou non un enregistrement « Compte » associé. Vous pouvez avoir jusqu'à quatre objets associés et chacun d'entre eux pouvant porter la distinction « avec » ou « avec ou sans ».
Page de présentation d'un ensemble d'autorisations

Lorsque vous sélectionnez un type de rapport, soyez très attentif aux critères d'objet primaire et d'objet associé. Vous ne parvenez pas à voir les champs dont vous avez besoin ? Vous allez sûrement devoir créer un nouveau type de rapport personnalisé ou en adapter un existant pour ajouter ou masquer certains champs.

Remarque

Vous ne pouvez pas modifier un type de rapport standard.

Découverte du générateur de rapport glisser-déposer

Avec le générateur de rapport glisser-déposer, vous pouvez créer des rapports avec les critères, champs, filtres, regroupements et graphiques dont vous avez besoin.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement du générateur de rapport, visionnez la courte vidéo ci-dessous.

Vous n'aimez pas les vidéos ? Regardez plutôt ce bref résumé.

Page de présentation d'un ensemble d'autorisations

Comme son nom l'indique, le générateur de rapport glisser-déposer vous permet de créer des rapports en faisant glisser et en déposant des champs depuis le volet Champs [1] vers le volet d'aperçu [3]. Dans le volet Filtres [2], vous pouvez saisir des critères supplémentaires afin de limiter vos résultats. Dans l'exemple ci-dessus, nous filtrons par Propriétaire de compte, Type et Région/Province de facturation spécifiques.

Remarque

Le volet d'aperçu n'est que cela : un aperçu. Lorsque vous générez un rapport, les données que vous voyez ici ne sont qu'un ensemble limité. Pour voir l'ensemble complet des résultats, vous devez cliquer sur Exécuter le rapport.

Conseil

Conseil

Vous ne visualisez aucune colonne dans le volet Aperçu ? Cliquez sur la flèche vers le bas à côté de Afficher, puis sélectionnez Détails.

Dans la section suivante, nous étudierons en détail comment utiliser les filtres pour obtenir des résultats spécifiques.

Utilisation de filtres

Lors de votre utilisation du générateur de rapport pour poser des questions concernant vos données, les filtres et la logique de filtrage vous permettent de mener des recherches plus orientées et les limites de lignes vous offrent des réponses concises. Tout d'abord, concentrons-nous sur ces fonctionnalités. Nous verrons ensuite comment générer un filtre.

Vous pouvez filtrer les données dans un rapport en utilisant les options de filtrage suivantes.

Type de filtre Description
Filtre standard Les filtres standard sont appliqués par défaut à la plupart des objets. Différents objets possèdent différents filtres standard mais la plupart des objets contiennent les filtres standard Montrez-moi et Champ de date. Montrez-moi filtre l’objet autour des regroupements courants (tels que « Mes comptes » ou « Tous les comptes »). Champ de date filtre par champ (tel que Date de création ou Dernière activité) et par plage de date (telle que « Toutes » ou « Mois dernier »).
Filtre de champ Des filtres de champ sont disponibles pour des rapports, des vues de liste, des règles de workflow et d'autres zones de l'application. Pour chaque filtre, définissez le champ, l'opérateur et la valeur. Avec des rapports tabulaires, récapitulatifs et matriciels, vous pouvez faire glisser un champ depuis le volet Champs vers le volet Filtres afin d'ajouter un filtre de rapport.
Logique de filtrage Ajoutez des conditions booléennes pour contrôler le mode d'évaluation des filtres de champ. Vous devez ajouter au moins 1 filtre de champ avant d'appliquer la logique de filtrage.
Filtre croisé Filtrez un rapport par l'objet enfant en utilisant des conditions WITH ou WITHOUT. Ajoutez des sous-filtres pour affiner le filtrage par champ dans l'objet enfant. Par exemple, si vous disposez d’un filtre croisé Compte avec opportunités, cliquez sur Ajouter un filtre d’opportunité, puis créez le sous-filtre Nom de l’opportunité égal à ACME pour inclure uniquement ces opportunités.
Limite de lignes Pour des rapports tabulaires, sélectionnez le nombre maximal de lignes à afficher, puis choisissez un champ de tri et l'ordre de tri. Vous pouvez utiliser un rapport tabulaire comme rapport source pour un composant de tableau de bord ou de graphique, si vous limitez le nombre de lignes qu'il renvoie.

Nous pouvons maintenant générer un filtre. Dans cet exemple, nous générerons un rapport tabulaire, le format de rapport par défaut. Nous aborderons les différents formats plus en détail dans l'unité suivante.

  1. Cliquez sur l'onglet Rapports et cliquez sur Nouveau Rapport .
  2. Sélectionnez le type de rapport « Comptes » et cliquez sur Créer.
  3. Dans le volet Filtres, cliquez sur Ajouter et sélectionnez Filtre de champ.
  4. Choisissez un champ dans la première liste déroulante. Pour cet exemple, nous allons choisir Type.
  5. Définissez l'opérateur de filtre sur Égal à.
  6. Cliquez sur l'icône de référence en regard du troisième champ et sélectionnez la valeur Client - Direct, puis cliquez sur OK.
  7. Dans le champ Date, sélectionnez Date de création et définissez la plage de dates sur Toutes.

Bon travail ! Vous venez de créer un filtre de rapport qui affiche tous vos comptes dont le type est Client - Direct. Cliquez sur Exécuter le rapport pour afficher les résultats. Remarque : selon l'organisation que vous utilisez pour les opérations d'exécution dans ce tutoriel, vous pouvez voir ou ne pas voir les données dans votre rapport au moment de l'exécution.

Voici un raccourci pratique. Lorsque vous créez un filtre, essayez de faire glisser un champ du volet Champs vers le volet Filtres. Voilà ! Vous êtes prêt à générer votre prochain filtre. Vous pouvez également vous servir de la fonction de saisie intelligente pour localiser un champ. De nombreuses options sont à votre disposition !

Dans l'exemple précédent, l'opérateur « Égal à » a été utilisé pour la création du filtre, cependant d'autres opérateurs peuvent vous aider à générer votre rapport. Mais attention : soyez attentif lorsque vous utilisez l'opérateur « Différent de ». La liste complète des opérateurs est disponible via ce lien : https://help.salesforce.com/HTViewHelpDoc?id=filter_operators.htm.

Utilisation des filtres inter-objets

Maintenant que vous savez générer un filtre, passons aux choses sérieuses avec les filtres inter-objets ou « filtres croisés ». Ils vous permettent d’étendre vos types de rapports aux objets associés aux objets d’origine définis dans le type de rapport. Ils vous aident à peaufiner vos résultats sans codes ni formules. Le cas d'utilisation le plus courant est le rapport sur les exceptions. Voici quelques exemples :

  • « Opportunités obsolètes » : opportunités sans activité au cours des 30 derniers jours
  • « Contacts orphelins » : contacts sans compte
  • « Comptes négligés » : comptes sans opportunité

Regardez cette petite vidéo à propos des filtres croisés :

Ajoutons maintenant un filtre croisé à un rapport.

  1. Cliquez sur l'onglet Rapports et cliquez sur Nouveau Rapport .
  2. Sélectionnez le type de rapport « Comptes et Contacts », puis cliquez sur Créer.
  3. Dans le volet Filtres du générateur de rapports, cliquez sur Ajouter | Filtre croisé.
  4. Sélectionnez un objet parent dans la liste déroulante. Votre choix détermine les objets associés qui s'affichent dans la liste d'objets enfant. Pour cet exemple, sélectionnez « Contacts ».
  5. Choisissez l'opérateur « avec ».
  6. Sélectionnez un objet enfant dans la liste déroulante ou recherchez-le par son nom. La liste déroulante contient tous les objets enfant éligibles de l'objet parent sélectionné. Pour cet exemple, sélectionnez « Opportunités ».
  7. Vous pouvez également ajouter des sous-filtres :
    1. Cliquez sur Ajouter un filtre d’opportunités.
    2. Sélectionnez un champ. Les champs sont déterminés par l'objet enfant dans le filtre croisé. Par exemple, si votre filtre croisé est « Contacts avec opportunités », vous pouvez utiliser des champs Opportunités pour votre sous-filtre. Pour cet exemple, sélectionnez « Obsolète » pour le sous-filtre.
    3. Sélectionnez l'opérateur « Égal à ».
    4. Cliquez sur l'icône de référence, puis sélectionnez « Clôturée Gagnée ».
    5. Cliquez sur OK.

Bien joué ! Vous venez de créer un rapport affichant les comptes et contacts dont les contacts sont associés aux opportunités Clôturées Gagnées. Vous pouvez utiliser ce genre de rapport pour identifier les contacts que vous voudriez inviter à un événement local pour les clients. Si vous ajoutez un sous-filtre supplémentaire à Montant de l'opportunité ou Date de clôture, vous pouvez en savoir plus concernant le degré d'importance de l'affaire et quand elle se clôture.

Utilisation d'une logique de filtrage

Maintenant que vous savez appliquer des filtres à votre rapport, vous pourriez avoir besoin d'une logique de filtrage pour les appliquer de manière conditionnelle. Saisissez la logique de filtrage qui vous permet de préciser les conditions relatives à vos filtres.

Quand faut-il utiliser la logique de filtrage ? Prenons un exemple.
  1. Propriétaire du compte égal à Allison Wheeler
  2. Secteur d'activité égal à Production
  3. Chiffre d'affaires annuel supérieur à 500 000

Si vous appliquez la logique de filtrage (1 AND 2) OR 3, tous les comptes de production appartenant à Allison ou tous les comptes avec un chiffre d'affaires supérieur à 500 000 vont apparaître.

Ou, si vous appliquez la logique de filtrage 1 AND (2 OR 3), les comptes dans le secteur de production ou avec un chiffre d'affaires supérieur à 500 000 appartenant à Allison vont apparaître.

Les opérateurs ci-dessous sont disponibles.

Opérateur Définition
AND Recherche les enregistrements qui correspondent aux deux valeurs.
OR Recherche les enregistrements qui correspondent à l'une des valeurs.
NOT Recherche les enregistrements qui excluent les valeurs.

Pour ajouter une logique de filtrage, dans le volet Filtres, cliquez sur Ajouter | Logique de filtrage.

Remarque

À chaque fois que vous ajoutez un nouveau filtre, vérifiez votre logique de filtrage pour vous assurer que tout est correct.

Ressources

Remarque

N’oubliez pas que ce module est conçu pour Salesforce Classic. Lorsque vous lancez votre organisation d’exercice, basculez vers Salesforce Classic pour relever ce défi.

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