Extension de votre stratégie de rapport avec AppExchange

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Trouver des packages de rapports et de tableaux de bord gratuits sur AppExchange
  • Installer un package de rapports et de tableaux de bord depuis AppExchange
  • Modifier les rapports et tableaux de bord dans le package installé

Installation d'une application depuis AppExchange

Lorsque vous générez un rapport ou un tableau de bord, il est courant de cloner un rapport existant, puis de le modifier afin qu'il corresponde à vos attentes. Mais où obtenir ces exemples de rapports et de tableaux de bord à modifier ? Maria, administratrice chez Ursa Major Solar, ne cherche pas plus loin que AppExchange !

Sur AppExchange, vous trouverez des exemples de packages de tableaux de bord et de rapports disponibles depuis Salesforce Labs. Ils peuvent être téléchargés et installés dans votre environnement sandbox ou de production. Les packages sont gratuits et les rapports et les tableaux de bord peuvent être clonés puis modifiés afin de répondre à vos besoins spécifiques.

Les rubriques plus populaires sont :

  • Salesforce Adoption Dashboards
  • Salesforce CRM Dashboards
  • Sales Activity Dashboards
  • Clean Your Room! Tableau de bord
  • Service & Support Dashboards
  • Knowledge Base Dashboards and Reports
  • Chatter Dashboards 1.0
  • Chatter Challenge Dashboard Pack

Que vous recherchiez des tableaux de bord relatifs aux ventes, aux services, à l'activité, au CRM ou à l'adoption, des exemples de rapports et de tableaux de bord vous attendent.

Souvenez-vous que certaines applications contiennent des onglets, des champs, des objets, etc. Salesforce comporte des limitations et des gouverneurs auxquels votre organisation est soumise. Les applications peuvent être gérées ou non gérées, et vos limitations globales varient selon le type de l'application sélectionnée. Lorsque vous installez une application, tenez compte de ces limitations. Pour plus d’informations sur ce thème, consultez le guide AppExchange Installation Guide.

Pour installer une application, connectez-vous à AppExchange, trouvez l’application que vous voulez, puis cliquez sur Obtenir maintenant. Pendant le processus d’installation, vous avez quelques choix à faire. Parmi les choix les plus importants, on trouve :

  • Dans quel type d’organisation dois-je installer l’application, production ou sandbox ?
    • Généralement, il est préférable d'installer d'abord les applications AppExchange dans un environnement sandbox. Voici quelques considérations relatives aux rapports et aux tableaux de bord :
      • Certains packages sont fournis avec une série de champs personnalisés.
      • Les rapports, dossiers, tableaux de bord et champs personnalisés ont tous un nom susceptible de créer un conflit avec les noms existants dans votre organisation.
      • Les packages sont tous dotés de dossiers de rapport et/ou de tableau de bord.
    • Vous savez maintenant ce que vous installez, vous pouvez choisir un environnement. Remarque Vous pouvez prévisualiser tous les composants du package durant le processus d’installation.
  • Accorder des autorisations uniquement aux administrateurs, à tous les utilisateurs ou à des profils spécifiques.
    • Qui doit pouvoir accéder à ces rapports, dossiers, tableaux de bord et dans certains cas aux champs personnalisés ? Pour répondre à cette question, une planification préalable à l'installation est nécessaire afin d'éviter la mise à jour des profils et des paramètres de partage de dossiers après l'installation.

Une fois votre installation effectuée, vous recevez un e-mail de confirmation. Vous pouvez maintenant l’utiliser !

Accès aux packages installés

Pour accéder à l'application que vous venez d'installer, procédez comme suit :

  • Dans Configuration, saisissez Packages installés dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Packages installés.
  • Cliquez sur le nom du package installé. Le nom sera le même que sur la page où vous avez téléchargé le package depuis AppExchange [1]. Affichage des packages installés
  • Cliquez sur Afficher les composants [2]. Affichage des détails du package
  • La page Détails du package s'ouvre. Elle indique tous les composants, dont les rapports, les tableaux de bord, les dossiers, les champs personnalisés, etc. Le moyen le plus simple de parcourir tous les rapports et les tableaux de bord est de les afficher depuis l'onglet Rapports dans Salesforce.

Vous pouvez maintenant visualiser tous les rapports et tableaux de bord que vous avez installés.

Modification des rapports

La chose la plus importante à faire lors de la modification d'un rapport existant est d'utiliser la fonction « Enregistrer sous ». Vous ne voulez surtout pas écraser le rapport de quelqu'un d'autre !

Pour cloner votre rapport, ouvrez un rapport et cliquez sur le bouton Personnaliser, puis cliquez sur le bouton Enregistrer sous [1].
Rapport sur les opportunités de l'année en cours
Nommez votre rapport, faites-en une description et enregistrez-le dans le dossier Mes rapports personnels personnalisés. Par la suite, il vous est possible de le transmettre à un autre dossier de rapports. Néanmoins, ce dossier est un endroit sûr pour faire des tests sur des rapports avant de laisser les autres les utiliser.
Boîte de dialogue Enregistrer un rapport

Vous pouvez dès à présent personnaliser le rapport en toute sécurité.

Lorsque vous commencez à utiliser le package AppExchange, prenez le temps d'évaluer les rapports et tableaux de bord présents dans ce dernier. Parcourons l'évaluation d'un rapport unique. Dans cet exemple, vous allez ouvrir le rapport sur les opportunités de l'année en cours du package AppExchange sur l'opportunité des tendances.

  • Ouvrez le rapport sur les opportunités de l'année en cours et cliquez sur le bouton Personnaliser.
  • En haut du rapport, vous verrez un filtre Afficher [1] avec des options pour comme Mes opportunités, Opportunités de mon équipe et Toutes les opportunités.
  • Vous verrez également des filtres pour Statut de l'opportunité [2], Probabilité [3], Champ de date [4], et Plage de dates [5].
  • Pour déterminer le type de rapport utilisé, cliquez sur le bouton Propriétés du rapport [6]. Personnalisation du rapport sur les opportunités de l'année en cours
Une fois que la fenêtre de Propriétés du rapport est ouverte, vous pouvez consulter le type de rapport.
Boîte de dialogue de propriétés du rapport

Intéressons-nous maintenant aux colonnes et au format du rapport.

  • L'affichage et le regroupement des données dépendent du format du rapport. Les différents formats disponibles sont : tabulaire, récapitulatif, matriciel ou joint. Dans cet exemple, le rapport est au format récapitulatif [8].
  • Les colonnes sont à l'horizontale dans le panneau Aperçu [9].
  • Dans le format récapitulatif, vous trouverez une zone où les lignes peuvent être regroupées par un champ spécial [10]. Ici, nous effectuons un regroupement par propriétaire d’opportunité. Rapport récapitulatif sur les opportunités de l'année en cours

Lorsque vous procédez à la modification d'un rapport existant, essayez de réaliser des manipulations simples comme ajouter et retirer des colonnes, modifier l'ordre des colonnes et modifier le champ de la plage de dates et d'autres critères. Après avoir pris vos marques, vous pouvez également ajouter de nouveaux filtres et modifier le format du rapport. Étant donné que le panneau Aperçu affiche un ensemble d'enregistrements limité, enregistrez vos modifications le plus souvent possible et cliquez sur Exécuter le rapport pour voir le résultat final.

Modification des tableaux de bord

Comme pour les rapports, assurez-vous d'utiliser « Enregistrer sous », afin de ne pas écraser le tableau de bord de quelqu'un d'autre !

Pour cloner le tableau de bord, ouvrez-le et cliquez sur le bouton Cloner [1].
Clonage d'un tableau de bord

Le tableau de bord s'ouvrira en mode de modification dans le générateur de tableau de bord glisser-déposer. Vous pouvez désormais voir comment le tableau de bord a été créé. Examinons-le de plus près.

  • L'utilisateur actuel du tableau de bord détermine les données affichées. Plus le rôle de l'utilisateur actuel est élevé dans la hiérarchie, plus le nombre de données qui pourront être affichées [1] sera élevé.
  • Si le tableau de bord contient des filtres, recherchez-les juste au-dessus du volet d'aperçu [2]. Dans cet exemple, nous en avons ajouté un, juste pour que vous puissiez voir où les filtres se trouvent habituellement.
  • Cliquez sur l'icône clé à molette pour chaque composant de tableau de bord [3]. C’est ici que vous pouvez visualiser la manière dont le composant de tableau de bord est formaté et configuré, ainsi que la nature du formatage conditionnel qui a éventuellement été appliqué. Modifier les composants de tableau de bord

Lorsque vous commencez à modifier des tableaux de bord, l'une des meilleures choses à faire est simplement de changer le type de composant du tableau de bord. Pour ce faire, essayez de prendre un seul rapport et de générer un tableau de bord avec ce même rapport affiché dans chaque type de composant du tableau de bord. Cela vous donnera un aperçu du fonctionnement de chaque type de composant de tableau de bord.

Personnalisations courantes

Maintenant que vous savez installer un rapport, un package de tableau de bord et que vous avez évalué ce qui s'y trouve, il est temps de procéder aux modifications ! Pensez toujours à utiliser les fonctions « Enregistrer sous » et « Cloner » avant de commencer.

Voici quelques exemples courants de personnalisation de rapports ou de tableaux de bord existants. Essayez-les !

  • Ajout d'une plage de dates
  • Utilisation d'une valeur de date relative telle que AUJOURD'HUI, HIER, LA SEMAINE DERNIÈRE et LE MOIS DERNIER
  • Filtrer ou regrouper par propriétaire
  • Filtrer par seuil de montant
  • Modification du type de composant de tableau de bord
  • Modification de l'ordre des colonnes
  • Ajout ou retrait des colonnes
  • Modification du format du rapport : tabulaire, récapitulatif ou matriciel
  • Ajout de composants de tableau de bord supplémentaires
  • Passer à un tableau de bord dynamique
  • Planifier le rapport pour mise à disposition automatique
  • Ajout de notifications de rapport

Ressources

Remarque

N’oubliez pas que ce module est conçu pour Salesforce Classic. Lorsque vous lancez votre organisation d’exercice, basculez vers Salesforce Classic pour relever ce défi.

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