Découvrir les rapports et les tableaux de bord
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Expliquer ce que sont les rapports et les tableaux de bord
- Identifier qui peut accéder aux rapports et aux tableaux de bord
Tenez-vous au courant des performances de votre activité
Vous utilisez Salesforce pour gérer vos données client, vos interactions et vos informations sur les affaires. Ainsi, vous pouvez voir comment s’en sortent vos équipes de vente et votre entreprise sans avoir à parcourir des feuilles de calcul individuelles ou à calculer manuellement leurs performances. Toutes vos données commerciales se trouvant au même endroit, vous pouvez utiliser les rapports et tableaux de bord Salesforce pour mieux visualiser vos résultats, savoir où investir des ressources, etc.
Prise de décisions pilotées par les données
L’intuition fonctionne parfois dans la prise de décisions commerciales. Cependant, si vous prenez vos décisions à l’aide des données, vous faites systématiquement le choix le plus judicieux pour votre entreprise.
Voici quelques questions auxquelles vous pouvez répondre en utilisant vos données.
- Quel chiffre d’affaires avons-nous réalisé au dernier trimestre ?
- Avons-nous des affaires intéressantes qui sont à l’arrêt dans le cycle de vente ?
- Quel est le volume moyen des ventes ?
- Quelles sont les performances de chaque équipe de vente ?
- Quelle est la tendance de nos résultats financiers ?
- Où pouvons-nous investir pour améliorer les ventes ?
Ce ne sont que des exemples parmi toutes les autres questions que vous pouvez vous poser sur votre entreprise. Vos données peuvent vous fournir des informations et des réponses.
Voyons comment les rapports et tableaux de bord Salesforce vous aident à comprendre et à analyser les performances de votre entreprise.
Contenu d’un rapport
Dans sa forme la plus simple, un rapport est un groupe de données qui répond à un ensemble de critères, par exemple, un groupe de comptes ou d’opportunités. Pour obtenir les données précises dont vous avez besoin, vous pouvez effectuer des calculs sur les données contenues dans le rapport, les filtrer et les grouper. Si vous préférez les représentations visuelles, vous pouvez afficher les données dans un graphique ou un diagramme.
À partir d’un graphique ou d’un diagramme, vous pouvez explorer les données. Par exemple, depuis un graphique indiquant le taux de réussite dans le temps, vous pouvez observer la ventilation des opportunités gagnées et perdues chaque mois. Le rapport peut comporter des informations plus précises, telles que le nombre moyen de jours pour conclure une affaire et le montant total en dollars conclu chaque mois. À partir du rapport, vous pouvez accéder à une opportunité donnée pour consulter l’historique des activités, les notes et d’autres documents.
Contenu d’un tableau de bord
Les tableaux de bord offrent un affichage visuel très utile de vos données autour d’un thème commun. Par exemple, vous pouvez créer un tableau de bord des ventes qui affiche des diagrammes et des graphiques sur les performances de vente de votre entreprise, avec des mesures à l’appui concernant vos principaux comptes, les meilleures opportunités, les taux de réussite et les types de comptes les plus efficaces.
Lorsque vous disposez de toutes les informations au même endroit, il est plus facile d’avoir une vue d’ensemble de votre activité, et les données détaillées sont à portée de clic. Salesforce vous offre la flexibilité nécessaire pour examiner tous les pans de votre entreprise dans des combinaisons presque infinies.
Qui peut accéder aux rapports et aux tableaux de bord ?
Lorsque vous créez un rapport ou un tableau de bord, vous déterminez qui peut l’afficher, le gérer ou le modifier, ainsi que les données que chaque utilisateur peut voir. Comment cela fonctionne-t-il ?
Les rapports et les tableaux de bord sont stockés dans des dossiers. Vous pouvez rendre les dossiers publics, privés, ou bien les partager avec des utilisateurs spécifiques ou l’ensemble de votre organisation. Si vous accordez à un utilisateur l’accès à un dossier, il a accès aux rapports ou aux tableaux de bord de ce dossier. Cela ne signifie pas pour autant qu’il peut voir toutes les données. Différentes solutions s’offrent à vous pour placer des contrôles de sécurité sur les données.
Pour les rapports : vous pouvez contrôler l’accès au contenu du dossier en fonction des rôles, des autorisations, et plus encore.
Pour les tableaux de bord : chaque tableau de bord est associé à un utilisateur actif, dont les paramètres de sécurité déterminent les données qui s’affichent pour les utilisateurs qui visualisent le tableau de bord. Si vous sélectionnez un administrateur comme utilisateur actif de votre tableau de bord, par exemple, les personnes qui affichent votre tableau de bord peuvent accéder à beaucoup de données.
Dans le cas des tableaux de bord dynamiques, l’utilisateur actif est systématiquement l’utilisateur connecté, ce qui signifie que les utilisateurs ne voient les données du tableau de bord qu’en fonction de leur propre niveau d’accès (la disponibilité des tableaux de bord dynamiques dépend de votre édition Salesforce).
Chaque tableau de bord comporte un horodatage de la dernière actualisation des données. Vous devez actualiser le tableau de bord pour vous assurer que vous consultez les données les plus récentes. Lorsque vous actualisez les données, Salesforce les met à jour pour tous les utilisateurs qui y ont accès.
Vos données racontent l’histoire de votre entreprise : son passé, son présent et son avenir. Tirez parti des fonctionnalités de création de rapports et de tableaux de bord de Salesforce pour vous guider.
