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Collaboration avec Quip

Objectifs de formation

Après avoir terminé ce module, vous pourrez :

  • Partager des documents Quip avec votre équipe et d’autres personnes de votre entreprise
  • Ajouter des personnes et des documents à des dossiers partagés
  • Collaborer avec des personnes extérieures à votre entreprise et partager des documents avec celles-ci
  • Créer des commentaires intégrés et utiliser la conversation du document dans Quip
  • Avertir vos collègues lorsque des commentaires ou des modifications nécessitent leur attention

Partager des documents directement

Si vous vous demandez comment rendre vos documents accessibles à vos collègues, y compris via des partages en externe, regardez cette vidéo.

Partager via le groupe et les dossiers partagés

Si vous souhaitez partager un document Quip rapidement, ajoutez-le simplement à un dossier. Vous pouvez ajouter votre document à un dossier de groupe ou à un dossier partagé pour le partager instantanément avec toutes les personnes ayant accès au dossier. Avant de faire cela, vous recevez une alerte vous indiquant le nombre de personnes avec lesquelles vous êtes sur le point de réaliser le partage s’il est supérieur à 50.

Voici des informations supplémentaires sur les types de dossiers dans Quip.

Dossiers de groupe

Les dossiers de groupe sont parfaitement adaptés pour réaliser des partages à l’échelle de l’entreprise, de l’équipe ou du service. De grandes quantités d’informations étant disponibles au même endroit, la confiance et les connaissances des employés s’en trouvent renforcées. Vous pouvez suivre tout ce que font vos équipes, y compris celles du marketing, de l’ingénierie et des ventes. Toutes ces mises à jour sont à la disposition de tous les utilisateurs pour qu’ils puissent se tenir au courant de ce qu’il se passe dans l’entreprise. Plus important encore, les dossiers de groupe favorisent le décloisonnement et encouragent la collaboration transversale.

Image montrant la structure de dossiers dans Quip

Dossiers partagés

Les dossiers partagés constituent simplement un ensemble de documents ou de sous-dossiers partagés avec au moins une autre personne. Les dossiers partagés vous permettent de partager du contenu avec un groupe sélectionné plutôt qu’avec la totalité d’un site Quip. N’importe qui peut créer un dossier partagé en sélectionnant le bouton Créer situé en haut à droite de la fenêtre Quip, puis en choisissant Nouveau dossier. L’ajout de nouveaux membres à un dossier partagé s’effectue manuellement.

Pour découvrir plus en détail les dossiers de Quip, consultez cet article du centre d’aide.

Comme vous l’avez appris, le partage de documents permet aux équipes de collaborer en temps réel. Dans la dernière leçon de ce parcours, nous vous présentons le véritable super-pouvoir de Quip : la conversation

Conversation relative au document

Dans Quip, à gauche de chaque document figure une conversation relative au document. La conversation est visible par défaut, mais vous pouvez la masquer en désélectionnant Montrer la conversation dans le menu Document.

La conversation relative au document affiche un journal complet des modifications et vous permet également de discuter avec votre équipe. Elle remplace les e-mails ou les applications de discussion tierces. Vous pouvez échanger à propos des éléments sur lesquels vous travaillez dans le document, à l’endroit concerné. Pour mentionner un collègue en particulier (qui reçoit ainsi une notification), utilisez simplement la touche @ (consultez cette vidéo si vous avez besoin d’un rappel sur les mentions @).

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Commentaires intégrés

Quip vous permet également de créer des commentaires renvoyant à une partie spécifique du document, qu’il s’agisse d’une faute de frappe, d’un mot, d’un paragraphe ou d’une cellule de feuille de calcul.

Pour créer un commentaire dans un document, mettez en surbrillance la partie à commenter et cliquez sur la bulle + présente dans le menu de mise en forme. De là, vous pouvez taper votre commentaire et mentionner vos collègues à l’aide de la mention @. Pour notifier toutes les personnes travaillant sur le document, tapez @everyone. Par défaut, les commentaires sont surlignés en jaune. Vous pouvez modifier cela dans la boîte de dialogue des commentaires.

Image montrant une vue agrandie de la méthode d’ajout d’un commentaire et où le texte est surligné en couleur

Commentaires dans les feuilles de calcul

Pour créer un commentaire dans une feuille de calcul, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule à commenter. Ensuite, sélectionnez Insérer un commentaire. Vous pouvez aussi mentionner des collègues ou même d’autres documents à l’aide du signe @, et vous pouvez aussi utiliser la fonction @everyone. Les commentaires dans les feuilles de calcul apparaissent uniquement en jaune. Une fois qu’un commentaire est ajouté à une cellule de la feuille de calcul, un encadré jaune apparaît autour de cette cellule.

Image montrant comment ajouter un commentaire dans une cellule individuelle d’une feuille de calcul

La dernière unité de ce parcours vous a montré le véritable super-pouvoir de Quip : la conversation. Vous avez appris à laisser des commentaires sur le travail d’autres personnes (même s’il s’agit de feuilles de calcul !) et à conserver le chat en parallèle de vos tâches à l’aide de la conversation relative au document.

Ressources