Premiers pas dans Quip
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Expliquer comment Quip peut aider votre équipe à mieux collaborer et à réduire les difficultés qu’elle rencontre
- Comprendre comment les autorisations créent une expérience de partage simplifiée
Gestion des notifications
Maintenant que nous avons parlé des @mentions et des notifications, peut-être vous interrogez-vous sur la manière de les gérer.
Pour sélectionner les types de notifications que vous souhaitez recevoir, cliquez sur votre photo ou votre adresse e-mail en bas à gauche de l’écran. Vous verrez trois options relatives aux notifications de bureau, mobiles et par e-mail.
En règle générale, nous vous recommandons de choisir uniquement les notifications de bureau ou mobiles, en fonction de l’environnement dans lequel vous travaillez le plus fréquemment. Les notifications par e-mail peuvent être utiles au début, lorsque vous n’êtes pas encore totalement habitué à travailler directement dans Quip. Une fois à l’aise dans Quip, nous vous recommandons d’utiliser les notifications de bureau et mobiles, ainsi que le résumé quotidien par e-mail. Vous et votre équipe devriez prendre l’habitude de surveiller les notifications et d’agir en fonction de celles-ci directement dans vos documents.
Organisation et partage
À présent, vous comprenez à quel point Quip est un outil formidable pour la productivité et la collaboration. Toutefois, pour tirer le meilleur parti de cet outil puissant, vous devez savoir comment l’utiliser. Cela commence par l’organisation et le partage.
Lorsque vous utilisez Quip, vous créez généralement votre propre document (comme nous l’avons fait dans l’unité 2) ou modifiez un document créé par un autre membre de votre équipe. Pour partager votre document, vous pouvez cliquer sur le bouton bleu Partager dans le coin supérieur droit. Vous avez la possibilité d’ajouter des personnes ou des dossiers, ainsi que des autorisations (dont nous reparlerons plus tard).
Dossiers
Supposons que vous avez créé votre propre document (un plan de projet), et que vous êtes prêt à le partager avec votre équipe. Dans ce cas, vous souhaiterez probablement l’ajouter à un dossier, par exemple celui du compte concerné. Votre document est alors partagé automatiquement avec tous les membres de votre équipe qui ont accès à ce dossier. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle l’un des moyens les plus efficaces de partager un document est de l’ajouter à un dossier.
Contrairement à d’autres solutions de partage de fichiers qui utilisent le Cloud, Quip permet à votre document d’être accessible depuis plusieurs dossiers. Envisagez cela comme un lien vers le même document, stocké là où vous et votre équipe en avez besoin.
Supposons que vous collaborez sur un document de plan de projet que vous avez créé et enregistré dans le dossier partagé Plan de projet de votre équipe, qui lui-même se trouve dans votre dossier de groupe intitulé Marketing. Si vous envoyez ce document à votre collègue Amir pour qu’il l’examine, ce dernier peut facilement l’enregistrer dans son propre dossier personnel, selon sa manière de travailler. Il s’agira toutefois toujours du même document, figurant à la fois dans votre dossier de groupe Marketing et dans le dossier personnel d’Amir. Il ne s’agit pas d’une copie du document, mais bien du même document qui est accessible à partir de deux emplacements différents. Voilà qui est plutôt impressionnant, non ? Cela permet à l’ensemble de votre équipe de rester sur la même longueur d’onde tout en organisant les projets et le travail de la manière qui convient le mieux à chacun.
Rechercher
Pour trouver rapidement un document ou faire ressurgir un élément que vous utilisiez des années auparavant, la recherche est l’outil qu’il vous faut.
Vous pouvez retrouver rapidement n’importe quel document en réalisant des recherches portant sur son titre et son contenu, ainsi que grâce à des filtres tels que « date » et « modifié par ». Cette fonctionnalité intégrée facilite la recherche de vos documents et vous pouvez utiliser les options de filtrage avancées à votre convenance. La recherche avancée peut même exploiter les commentaires et les conversations, donc si vous vous souvenez d’un commentaire spécifique ou d’un mot particulier au sein du document, cela peut suffire à le trouver.
Favoris et collections
Cette fonctionnalité vous permet d’accéder rapidement à vos projets en cours. Elle regroupe essentiellement les éléments sur lesquels vous travaillez actuellement, ainsi que ceux que vous utilisez tous les jours, comme votre propre liste de tâches ou vos documents personnels. De cette façon, vous n’avez pas à parcourir de nombreux dossiers pour les trouver. Pour ajouter un document à vos favoris, il suffit de le marquer comme tel en sélectionnant l’icône ⭐️ dans le coin supérieur droit.
Définition des autorisations d’accès
Supposons que vous partagez un plan de compte avec votre équipe pour qu’elle l’examine, et que vous souhaitez plus tard partager ce document avec un client. Il y a de fortes chances que vous souhaitiez que les différentes parties qui consultent ce document disposent d’autorisations différentes. Qu’entendons-nous par là ?
Avec les autorisations détaillées, vous pouvez choisir si vous souhaitez que les utilisateurs puissent visualiser, commenter ou modifier votre document. Par exemple, dans le cas de votre plan de compte, vous pouvez partager votre version préliminaire avec votre équipe proche et octroyer à tous ses membres des droits de modification, afin de pouvoir préparer ensemble une ébauche aboutie à partager avec votre responsable.
Ensuite, pour un meilleur contrôle des versions, vous donnez à votre responsable des droits de commentaire. De cette façon, cette personne peut donner son avis sous forme de commentaires, que vous pouvez intégrer vous-même lorsque vous êtes sûr qu’ils ne vont pas à l’encontre de points importants déjà peaufinés avec votre équipe.
Enfin, lorsque votre plan de compte est prêt à être partagé avec votre client, vous lui accordez des droits de visualisation. Ce dernier n’est pas en mesure de commenter ni de modifier le plan, mais il peut en visualiser la version finale.
Quelle que soit la manière dont vous utilisez votre document, les autorisations détaillées vous aident à contrôler qui peut le visualiser, le commenter et le modifier. Alors, comment choisir et attribuer des autorisations détaillées ? Bonne question.
Une expérience de partage simplifiée
Lorsque vous cliquez sur Partager, une option vous permettant de partager le document actuel avec des individus ou dans des dossiers partagés s’affiche. Vous pouvez rechercher des personnes et des dossiers par leur nom ou leur adresse e-mail, et afficher une liste de tous les individus et dossiers faisant l’objet d’un partage, ainsi que les autorisations correspondantes.
Plutôt que d’avoir à accéder à chaque dossier partagé pour en gérer l’accès, vous pouvez suivre et modifier toutes les autorisations de partage à partir d’une vue centralisée.
Il existe quatre nouvelles façons de définir les autorisations s’appliquant aux utilisateurs individuels et aux dossiers.
- Accès total : permet d’effectuer des partages et des modifications.
- Peut modifier : permet d’effectuer des modifications, mais pas de partages.
- Peut commenter : permet uniquement la visualisation de documents et l’ajout de commentaires.
- Peut voir : rend impossible la réalisation de partages et de modifications, ainsi que l’ajout de commentaires.
Grâce aux autorisations détaillées dans Quip, il est plus facile que jamais de collaborer de manière rapide et efficace dans votre équipe.
À vous de jouer
Maintenant que vous connaissez tous les outils et toutes les ressources que Quip peut fournir, comment allez-vous les utiliser au sein de votre équipe ? Vous trouverez ci-dessous quelques idées pour vous aider à démarrer.
- Créez un plan de projet pour chaque projet qui vous est attribué au prochain trimestre.
- Configurez le calendrier d’absence du bureau ou de travail à distance de votre équipe.
- Planifiez des événements de leur conception à leur exécution en impliquant plusieurs services.
- Créez une liste de tâches comportant des rappels pour bien suivre vos projets.
Avec Quip, il existe d’innombrables façons pour votre équipe d’optimiser les processus, de réduire les échanges par e-mail et de formuler des commentaires en temps réel pour faciliter la collaboration et la communication. Pour collaborer encore plus efficacement, nous vous invitons à découvrir Quip pour la vente, qui intègre Quip directement dans votre instance Salesforce.
