Mise en œuvre de Quip dans le cadre de cas d’utilisation spécifiques
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Utiliser Flow Builder pour créer des flux organisés et partager automatiquement des documents et des informations
- Utiliser les actions Quip pour ajouter des documents, des feuilles de calcul, des salons de discussion et des notifications à des instances Salesforce
- Trouver des ressources pour vous aider à enrichir vos connaissances sur Flow Builder
Maintenant que vous connaissez Quip, qu’est-ce que cela signifie concrètement pour votre équipe ? Vous trouverez ci-dessous quelques cas d’utilisation courants, afin que vous puissiez avoir une meilleure idée de ce que vous pourriez mettre en place pour votre équipe.
Scénario 1 : partage et automatisation de documents
Une membre de votre équipe vient vous voir et vous dit qu’elle rencontre des difficultés pour partager des documents. Elle vient de créer un document intitulé « Notes d’appel » qu’elle souhaite partager avec l’équipe commerciale. Quelles sont les possibilités s’offrant à vous pour automatiser cette action ?
C’est dans ce type de situation que le partage automatique se révèle utile. Vous espérez en effet que Quip vous permettra de faire en sorte que les bonnes personnes aient accès aux documents adéquats et que personne ne soit laissé de côté. Alors, comment pouvez-vous vous assurer que les bonnes personnes sont incluses ?
L’une des solutions consiste à dire à votre collègue d’ajouter son document à un dossier lorsqu’elle le crée. L’option Ajouter au dossier place automatiquement ce nouveau document dans un dossier. Lorsqu’une personne est membre d’un dossier et qu’un document est ajouté à ce dernier, elle deviendra également automatiquement membre de ce document. Cela constitue donc un moyen rapide et facile d’ajouter automatiquement un groupe de personnes à un document. Ainsi, si votre collègue ajoute son document à un dossier dont ses collègues représentants du service client sont déjà membres, ces derniers auront automatiquement accès à son nouveau document de notes.
Votre collègue a aussi la possibilité d’ajouter les membres de l’équipe d’opportunité aux documents existants. Cela a pour effet d’ajouter des personnes associées à un enregistrement Salesforce spécifique. Il s’agit là d’un moyen simple de s’assurer que les propriétaires et les membres du compte ou de l’opportunité sont membres du document.
Supposons que votre collègue souhaite partager son document de notes avec l’équipe commerciale chargée d’un client spécifique. En utilisant l’automatisation pour ajouter les membres de l’équipe d’opportunité à son document lors de sa création, elle peut s’assurer que les bonnes personnes ont accès à son contenu.
Il n’existe pas de solution unique pour partager efficacement des documents : ce sont les particularités de votre cas d’utilisation qui vous aideront à déterminer la solution adaptée à votre situation.
Scénario 2 : création automatique de documents ou de modèles
Vous souhaitez peut-être disposer de davantage de contrôle lors de la création d’un document, par exemple lorsqu’un enregistrement est créé ou se trouve à un certain stade.
Imaginons qu’une nouvelle gestionnaire de compte, appelée Zahara, vient de rejoindre votre équipe. Grâce à l’automatisation, vous pouvez déclencher automatiquement la mise en place d’un plan de compte dès la création d’un compte. Cela permet à Zahara de s’intégrer facilement à votre équipe et garantit également qu’aucun aspect n’est négligé pendant qu’elle s’habitue à ses nouvelles fonctions.
Scénario 3 : gestion des opportunités
Un collègue vient vous voir à la recherche d’un moyen de rationaliser son processus de gestion des opportunités. Il existe deux fonctionnalités principales vers lesquelles le diriger.
L’une d’entre elles est Live Paste. Avec Live Paste, vous pouvez copier le contenu d’un document et le coller dans un autre. Le contenu collé via Live Paste est automatiquement mis à jour lorsqu’un élément du document source est modifié. Ici, l’un des cas d’utilisation consiste à coller, via la fonctionnalité Live Paste, une section du plan de compte dans les notes d’opportunité. De cette manière, les principales informations sur les comptes sont facilement accessibles au sein des notes d’opportunité et seront toujours tenues à jour. Cela est particulièrement important s’il existe encore d’autres opportunités ouvertes sur un compte, même après la fermeture d’une opportunité donnée.
Si l’on adopte le point de vue des gestionnaires, on constate que ces derniers souhaitent que les plans de compte soient verrouillés après la fermeture de l’opportunité afin de pouvoir s’y référer pour la tenue des dossiers. La fonctionnalité de verrouillage des modifications leur permet de protéger le document de toute modification ultérieure. Il est généralement recommandé de verrouiller les modifications sur les plans de fermeture une fois que l’affaire a été gagnée ou perdue.
Scénario 4 : notifications automatiques
Vous travaillez au sein d’une équipe hautement collaborative et dynamique. Vos collègues créent constamment de nouveaux documents pour les clients ainsi que des documents internes, et certains de ces éléments se perdent en chemin. Comment pourriez-vous vous y prendre pour résoudre ce problème avec votre équipe ?
Appliquons maintenant à ce scénario une automatisation issue de notre exemple ci-dessus. Imaginez que vous avez ajouté automatiquement les membres de l’équipe d’opportunité au document. Vous pouvez alors automatiquement envoyer un message collectif via la commande @everyone lorsqu’un nouveau document est créé : « Chère équipe commerciale, découvrez ce nouveau document intitulé {nom du document} ! » Seules les personnes ajoutées au compte concerné sont associées à ce document, ce sont donc elles qui reçoivent une notification.
De cette façon, le système peut accomplir cette action automatiquement au lieu qu’il soit nécessaire de notifier chaque personne, et personne n’est laissé de côté par inadvertance. Les actions que chaque membre de l’équipe doit accomplir sont clairement énoncées, et chacun sait à quel moment intervenir.
Réflexions finales sur l’automatisation
Ce qu’il y a de magnifique avec l’automatisation, c’est qu’elle offre des possibilités infinies. Nous espérons que nous vous avons inspiré à réfléchir à de nouvelles manières de créer des automatisations pour vos équipes. Vous pouvez également envisager de faire tester vos premières automatisations par un groupe pilote, afin de pouvoir résoudre tout bogue qu’elles contiendraient avant de les déployer auprès de votre équipe.
Maintenant que vous avez une idée des bonnes pratiques à appliquer pour parvenir à élaborer l’automatisation la plus optimisée possible et que vous vous êtes inspiré de ce que font vos pairs, vous pouvez présenter ces idées à votre équipe d’une manière qui saura l’interpeller. Plus vous pouvez systématiser les tâches et les flux quotidiens, mieux c’est.
Vous ne savez pas comment présenter tout ceci à vos responsables ? Un bon point de départ consiste à revenir sur les difficultés initiales que vous essayez de résoudre avec Quip. Demandez-leur : « Quel est le principal aspect sur lequel vous voulez que notre équipe se concentre ? » « Quelles sont les difficultés que vous rencontrez avec ce processus et comment pouvons-nous les résoudre pour vous ? »
En tant qu’administrateur Salesforce, il vous incombe non seulement d’élaborer ces automatisations et de connaître les options à votre disposition, mais aussi de collaborer avec vos responsables pour mener ce travail. Plus vos problèmes sont complexes, plus vous pouvez associer des idées. Bien entendu, chaque aspect de la solution peut très bien être mis en œuvre individuellement, mais n’oubliez pas de mener une réflexion sur la manière dont vous pourriez combiner ces différents éléments en une seule automatisation, certes complexe, mais aussi extrêmement efficace.
Pour obtenir des ressources supplémentaires qui vous accompagneront lors de vos premiers pas avec Flow Builder, consultez la section Ressources. Vous et votre équipe pouvez laisser libre cours à vos idées !