Exploitation optimale de Quip grâce aux modèles et à l’automatisation
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Découvrir comment l’automatisation de Quip rend votre équipe plus efficace et renforce la collaboration au sein de celle-ci
- Expliquer comment Flow Builder permet à votre équipe d’utiliser des modèles et l’automatisation
Introduction
L’environnement commercial d’aujourd’hui vous permet rarement d’entretenir des relations clients adaptées. Les équipes de vente et de service sont souvent tellement occupées à réaliser des tâches administratives qu’elles ont à peine le temps de faire leur véritable travail. D’ailleurs, les commerciaux indiquent n’être en mesure de consacrer que 34 % de leur temps à la vente, alors même qu’ils sont obligés de passer 8 % de celui-ci à saisir manuellement des données. (Source : Rapport sur l’état des ventes, 3ème édition)
Heureusement, il existe une solution pour permettre aux équipes de se concentrer à nouveau sur l’essentiel. La personnalisation et l’automatisation des composants Quip dans Salesforce peuvent permettre de réduire la quantité de travail administratif de 20 % et d’augmenter la productivité. Quip vous aide à créer des documents collaboratifs avec des données Salesforce intégrées. Cela vous permet de rationaliser les workflows afin que les utilisateurs soient en mesure de trouver des données là où ils en ont besoin. Cette solution crée un environnement collaboratif, favorisant ainsi la communication entre les équipes et garantissant que tout le monde travaille à la réalisation des mêmes objectifs.
Les avantages de l’automatisation et de la personnalisation
Au-delà d’un gain de temps et de l’amélioration de la communication, le déploiement de l’automatisation et de la personnalisation présente de nombreux autres avantages.
Workflows rationalisés : optimisez les workflows grâce à des modèles qui vous permettent d’enregistrer et de mettre à jour des informations avec votre équipe plus rapidement. Faites votre choix parmi les modèles existants ou concevez-en un qui répond aux besoins de votre équipe. La syntaxe de publipostage et les mentions de données modèle Salesforce vous permettent de configurer des champs à remplissage automatique et d’éviter aux utilisateurs de devoir rechercher et saisir manuellement des informations. Gérez plus efficacement ces informations en utilisant Flow Builder pour déplacer les documents et alerter les membres de l’équipe en cas d’événement important (nous reviendrons sur ce point dans l’unité suivante).
Expérience uniforme : les équipes bénéficient d’une expérience uniforme, car des documents entièrement fonctionnels sont placés directement dans Salesforce, exactement là où on a besoin d’eux. Les modèles peuvent être conçus avec une mise en page standardisée permettant de présenter des informations structurées, tout en restant suffisamment flexibles pour accueillir des informations de forme libre.
Développement de communautés : collaborez sur les bons documents au bon moment avec des équipes ou des clients, et ce, dans et hors de Salesforce. Les modèles dynamiques permettent aux équipes de facilement intervenir, d’accéder aux informations en temps réel et d’être mises instantanément au courant de l’évolution des situations, peu importe où elles se trouvent et qu’elles utilisent un ordinateur de bureau ou un appareil mobile. De plus, grâce aux @mentions, vous pouvez rapidement et facilement envoyer des commentaires lorsque une situation nécessite une attention urgente, ou mieux encore, lorsque des objectifs sont atteints ou des accords conclus.
Premiers pas avec Flow Builder
Pour commencer, voyons comment Flow Builder vous aide à automatiser les processus de votre équipe et vous fait gagner du temps. Pour prendre un exemple concret, intéressons-nous donc à la manière dont ils peuvent vous aider à créer des déclencheurs automatiques dépendant de divers événements.
Lorsqu’un enregistrement est créé dans Salesforce, cela implique toujours la réalisation de tâches spécifiques. Grâce à Flow Builder, vous pouvez effectuer certaines de ces tâches automatiquement.
En quoi est-ce utile ? Supposons que votre équipe commerciale utilise un plan de compte standard pour gérer tous les comptes, mais qu’actuellement, c’est de manière manuelle qu’elle met à jour les plans et informe les propriétaires de compte des modifications. En utilisant l’automatisation, vous pouvez créer un flux qui envoie automatiquement une notification à l’équipe commerciale lorsqu’une nouvelle demande de service associée à un compte est ouverte. Imaginons maintenant qu’un client a besoin que quelqu’un revienne vers lui dans le cadre de la signature de formulaires spécifiques, tâche qui accuse maintenant un retard. Votre automatisation pourrait automatiquement envoyer une notification au propriétaire du compte pour l’inviter à contacter le client.
Vous pouvez également utiliser Flow Builder pour déclencher la création, le verrouillage ou le partage d’un document lors d’un changement d’étape. Imaginons qu’une opportunité associée à un compte donné est déplacée vers l’étape Fermée/Gagnée. Suite à cet événement, il est possible de faire envoyer une notification aux membres de l’équipe associée au plan de compte, ce qui en fait de ce dernier une source unique d’informations fiable et concrète pour tous les membres de l’équipe impliqués dans l’opportunité.
Flow Builder vous aide, vous et votre équipe, à gagner du temps, à être plus efficaces et à rester organisés grâce à l’automatisation.
Utilisation de Flow Builder
Intéressons-nous maintenant quelque peu à Flow Builder.
Flow Builder automatise des processus métier. Pour ce faire, il crée des applications, que nous appelons des flux, qui collectent, mettent à jour, modifient et créent des informations Salesforce. Ensuite, il met ces flux à la disposition des utilisateurs ou systèmes adéquats.
Les flux peuvent exécuter une logique, interagir avec la base de données Salesforce, appeler des classes Apex et guider les utilisateurs à travers les écrans de collecte et de mise à jour de données. Cerise sur le gâteau à propos des flux : aucun code n’est nécessaire pour les créer, il suffit de clics.
Dans l’unité suivante, nous vous expliquerons comment utiliser les modèles et vous en servir de manière appropriée dans Flow Builder.