Personnalisation et automatisation des modèles Quip

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Standardiser des workflows et faire appliquer des bonnes pratiques à l’aide de modèles personnalisés
Utiliser Flow Builder avec des modèles pour créer une expérience Salesforce productive et collaborative

Cela vous rappelle des souvenirs ?

Si vous êtes comme la plupart des administrateurs, vous avez probablement déjà entendu quelque chose du type : « Pouvez-vous placer ce contenu dans Quip et l’automatiser ? » Ce type de demande n’est pas seulement vague, mais également déroutant si vous ne connaissez pas les programmes qui sont maintenant à votre disposition. Vous vous demandez sûrement : « Comment suis-je censé accomplir cette tâche ? Dois-je sortir ma baguette magique ? ».

Une employée à l’air déconcerté reçoit des consignes de son responsable. Dans sa tête, nous voyons une bulle de pensée représentant une baguette magique pointée sur un ordinateur portable.

Une fois que vous maîtriserez mieux Quip, vous saurez comment associer les anciennes méthodes de travail de votre équipe à la nouvelle technologie à votre disposition, ce qui rendra tout le monde plus efficace. Plutôt que de simplement reproduire ce que vous faisiez auparavant, vous pouvez utiliser les fonctionnalités pratiquement illimitées que vous propose Quip pour améliorer significativement la productivité de votre équipe. Même si vous n’avez jamais fait tout cela auparavant, cela vaut la peine d’y consacrer votre temps et votre énergie afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de Quip.

Nul besoin de réinventer la roue

Avec Quip et un petit investissement en temps, il est possible de mettre en place de puissants outils d’automatisation et de personnalisation qui peuvent avoir un impact mesurable et durable sur votre équipe. À peu près n’importe quel document ou workflow peut être personnalisé et automatisé selon vos besoins spécifiques. En outre, bien que les automatisations réalisées par le biais de Flow Builder constituent une forme d’automatisation à part entière, elles peuvent (et doivent) être utilisées de pair avec des modèles.

Grâce à cette solution, vous pouvez choisir des modèles qui vous évitent de remplir manuellement les documents avec des informations qui sont réutilisées continuellement. Vous pouvez accéder directement au sein de vos instances Salesforce à des informations en temps réel qui se trouvaient autrefois en dehors de Salesforce, et d’interagir avec elles. Vous pouvez également concevoir des procédures en plusieurs étapes qui créent instantanément des cadres de workflow accélérant les processus de vente, de service et bien plus encore.

Les possibilités sont presque infinies.

Dans ce module, vous apprendrez à créer et à utiliser des modèles qui pilotent des processus reproductibles et automatisés. Cela vous permettra de bénéficier de workflows rationalisés, d’une expérience utilisateur uniforme et d’outils de communication intégrés qui peuvent motiver les équipes dans la réalisation d’objectifs clés.

Personnalisation selon vos besoins

Vous ne savez pas par où commencer ? Ne vous inquiétez pas. Pour déterminer ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe, il vous faut d’abord comprendre ce qu’il vous est possible de faire. Commencez par vous poser la question suivante : « Quelle est la principale difficulté que rencontre mon équipe ? » Chez Salesforce, nous sommes en dialogue constant avec nos utilisateurs et les difficultés de votre entreprise sont probablement similaires à celles de nombreuses autres. C’est ici que les modèles vous seront utiles.

Commençons par jeter un œil à quelques exemples de modèles.

Capture d’écran montrant la bibliothèque de modèles Quip.

Vous trouverez des modèles correspondant à un certain nombre de cas d’utilisation différents, par exemple liés aux ventes, aux services ou encore à work.com, ainsi que d’autres répondant aux besoins propres à chaque secteur d’activité. Passez en revue les options à votre disposition et notez celles qui se démarquent le plus à vos yeux. Où vous voyez-vous et votre équipe ?

Considérez les modèles comme un point de départ. Au lieu de simplement copier un ancien plan de compte ou des notes d’opportunité dans Quip et de ne rien faire de plus, vous avez ici l’occasion de créer un modèle plus dynamique et utile.

La bibliothèque de modèles constitue un excellent point de départ et vous permet de répondre aux besoins de votre équipe tout en appliquant les bonnes pratiques de Quip.

Capture d’écran des options liées aux ventes de la bibliothèque de modèles Quip, avec le curseur au-dessus de Plan de campagne.

Les modèles de la bibliothèque de modèles sont un bon point de départ pour déterminer quels sont les éléments clés d’un modèle efficace, découvrir comment d’autres utilisateurs s’y prennent pour réussir et apprendre comment vous pouvez reprendre les bonnes pratiques qu’ils appliquent tout en réalisant des personnalisations correspondant aux besoins propres à votre équipe. Il est beaucoup plus facile de partir d’un modèle que d’une page blanche.

Ceci est différent du fonctionnement de la bibliothèque interne de modèles Quip, qui vous permet de parcourir des modèles prédéfinis correspondant à un certain nombre de cas d’utilisation différents, de sélectionner les modèles qui vous seraient utiles et de les ajouter à la bibliothèque de votre entreprise.

Une fois que vous avez trouvé un modèle qui semble bien adapté à votre équipe, faites défiler l’écran vers le bas et cliquez sur Essayer un modèle. Au sein du modèle, vous avez la possibilité de personnaliser les éléments clés qui correspondent aux besoins de votre équipe. Voici ce que vous devez savoir au sujet de la personnalisation des modèles.

Extrayez les informations au sujet des comptes clés et incorporez-les directement

Vous êtes probablement habitué à utiliser les fonctionnalités de publipostage pour importer des données statiques dans un document. Lors de l’utilisation du publipostage, vous saisissez des doubles crochets et les noms des champs dont vous souhaitez récupérer le contenu : par exemple, [[Nom.du.Compte]]. Assurez-vous d’utiliser des crochets doubles, un point au lieu d’une espace et de respecter la casse.

Grâce aux mentions de données de modèle, vous disposez d’une fonctionnalité similaire, mais améliorée. Plutôt que de demander à l’équipe de saisir manuellement le nom du compte, pourquoi ne pas extraire automatiquement cette information ? Avec la fonction Mention de données de modèle @Salesforce, vous pouvez automatiquement extraire des données Salesforce à jour par le biais de listes de sélection sans vérifier les noms d’API dans Salesforce.

Plan de compte avec (Compte > Nom du compte) mis en évidence en tant que données Salesforce, permettant d’illustrer ce qu’est une mention de données. On peut voir un menu d’options provenant d’une @mention.

Pour extraire d’abord la mention de données de modèle Salesforce, sélectionnez Document | Marquer en tant que modèle pour transformer votre document en modèle. Une fois que vous avez désigné votre document comme étant un modèle, vous avez la possibilité d’ajouter une mention de données de modèle @Salesforce. Ensuite, sélectionnez le champ souhaité, dans notre cas, Nom du compte. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité de mention de données autant de fois que vous le souhaitez dans votre modèle.

Notez bien ceci : les mentions de données sont automatiquement renseignées avec les données d’un enregistrement et restent à jour. Ainsi, vous pouvez apporter des mises à jour à l’enregistrement et les synchroniser avec Salesforce directement à partir de la mention de données. Mieux encore, les membres de l’équipe peuvent eux aussi ajouter des données d’enregistrement Salesforce en utilisant la mention de données @Salesforce.

Le publipostage et les mentions de données de modèle Salesforce sont tous deux d’excellents moyens d’extraire des informations clés pour votre équipe, afin qu’elle n’ait pas à saisir des données manuellement. Alors que le publipostage nécessite une syntaxe spécifique et ne peut extraire que des données statiques, les mentions de données de modèle Salesforce vous permettent quant à elles d’extraire des données dynamiques et de les incorporer, tout simplement en tapant le signe @.

Familiarisez-vous avec les Live Apps

Le tableau ci-dessous présente les Live Apps les plus couramment utilisées pour les modèles.

Live App ou outil	Description	Exemple d’utilisation
Enregistrement Salesforce	Ajoute à votre document des informations propres à l’enregistrement. Permet l’édition directe, l’écriture de commentaires et la synchronisation bidirectionnelle avec Salesforce.	Ajouter des informations de compte telles que le nom du compte, le numéro de compte, le secteur d’activité, etc. à votre plan de compte.
Liste Salesforce	Ajoute des listes propres à un enregistrement et des listes associées. Permet l’édition directe, l’écriture de commentaires et la synchronisation bidirectionnelle avec Salesforce. Vous pouvez effectuer des mises à jour en masse, synchroniser vos modifications avec Salesforce et ajouter des filtres de vue de liste. En outre, vous pouvez ajouter des notes et des actions à réaliser, et les partager avec votre équipe.	Ajouter une liste contenant les opportunités associées sur un plan de coût d’opportunité.
Rapport Salesforce	Ajoute des rapports Salesforce que vous avez déjà créés dans Salesforce. Ces données resteront également à jour. Cela ne permet pas de les modifier directement.	Ajouter au plan de compte toutes les opportunités ouvertes liées à un compte.
Mention Salesforce Data	Intègre des données Salesforce en toute fluidité à vos documents et feuilles de calcul. Permet de mentionner des données en temps réel de Salesforce afin de maintenir à jour des champs dynamiques grâce aux données Salesforce les plus récentes. Met à jour les champs de vos documents et feuilles de calcul et les synchronise avec Salesforce.	Utiliser les mentions de données dans un résumé analytique sur un plan de compte pour extraire en direct les contacts clés, le nom du compte, etc.
Carte des relations	Ajoute des organigrammes simplifiés et des cartes de relations à vos documents. Permet de créer des cartes de relations avec des données d’enregistrement Salesforce importées ou d’élaborer des cartes Salesforce et des cartes personnalisées pour gérer les relations avec les clients, les principales parties prenantes et l’état des relations directement à partir de votre document.	Ajouter une carte des relations à votre plan de compte à l’aide des contacts Salesforce de ce compte. Cet outil permet de suivre les contacts clés et la santé de leurs relations.
Suivi de projet	Créez facilement un plan de projet à l’aide de l’outil de suivi de projet. Permet d’attribuer, de superviser et d’organiser vos projets, de fixer des délais et de joindre des fichiers. Les colonnes peuvent être renommées et réorganisées. Elles peuvent contenir des personnes (propriétaire), des dates, des statuts, des fichiers ou du texte brut.	Ajouter un suivi de projet à votre plan de fermeture d’opportunité pour afficher les échéances, les propriétaires de projet et plus encore. Cela permettra de garder toute l’équipe d’opportunité sur la même longueur d’onde.
Feuille de calcul	Intègre une feuille de calcul Quip directement dans un document.	Créer un plan de projet personnalisé abouti pour un plan de compte à l’aide d’une feuille de calcul. Vous pouvez @mentionner des personnes et des dates clés, utiliser la fonctionnalité de validation des données et même ajouter des cases à cocher pour suivre l’avancement.

Il est de bonne pratique de vous assurer que vous configurez bien des données Salesforce en temps réel modélisées. L’utilisation de données modélisées permet à votre équipe de gagner du temps et de s’épargner des efforts, car les applications extraient alors automatiquement les données adéquates de Salesforce. Cela vous donne encore plus de possibilités d’utilisation de ces applications. Vous pouvez notamment personnaliser les champs que vous souhaitez afficher.

Vérifier vos paramètres

Assurez-vous que votre document est configuré comme modèle en allant sur Documents | Marquer en tant que modèle.
Vous pouvez partager ce modèle avec tous les membres de l’équipe avec lesquels vous collaborez pour le créer. Il vous suffit de le partager et de lui attribuer le niveau d’accès approprié
Activez le partage de lien : cela garantit que le modèle fonctionne comme prévu lorsque vous ajoutez le document à Salesforce dans le générateur d’application Lightning. Accédez à Partager | Lien à partager puis activez le paramètre.

Maintenant que vous connaissez toutes les bonnes pratiques de personnalisation relatives à Quip, revenons à notre exemple initial : quelqu’un vous demande « d’ajouter du contenu » à Quip. Vous connaissez désormais toutes les manières possibles de non seulement enregistrer ce document ou cet élément de contenu de manière centralisée, mais également de l’optimiser à des fins de collaboration et d’automatisation dans le cadre de l’activité de votre équipe. Alors, comment pourriez-vous donner vie à ce document à l’aide d’informations dynamiques ? De quelles manières pourriez-vous exprimer votre créativité ?

Si vous voulez encore plus d’idées sur la façon d’utiliser les modèles et les données en temps réel, consultez la section Ressources. Dans l’unité suivante, nous vous expliquerons comment mettre en œuvre Quip dans le cadre de cas d’utilisation spécifiques.