Découverte des fondamentaux de la gestion de projet
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Définir ce qu’est la gestion de projet
- Décrire les rôles et responsabilités des chefs de projet
- Présenter le cycle de vie d’un projet
Ce module a été réalisé en collaboration avec la Walden University.
Présentation de la Walden University
Trailhead est ravi de collaborer avec la Walden University sur ce parcours concernant la gestion de projet. La Walden University, une université agréée, a été fondée en 1970 pour répondre aux besoins en formation des professionnels en activité. Walden a été parmi les premières universités à lancer des programmes en ligne, et aujourd’hui, elle continue de faire évoluer l’éducation, en trouvant de nouvelles façons d’offrir aux étudiants flexibilité, soutien et formation de haut niveau.
Dans ce parcours, vous marchez sur les traces des chefs de projet pour mieux comprendre leur rôle, découvrez des outils pratiques de gestion de projet et appliquez différentes approches à des exemples concrets, ce qui vous permet d’acquérir des compétences et des connaissances dont vous pouvez vous servir immédiatement dans votre propre travail.
Allons-y !
L’âme d’un chef de projet sommeille en vous
Avez-vous déjà rénové une pièce de votre maison, planifié une réunion de famille ou organisé un événement ? Toutes ces activités sont des projets.
Avant de commencer, avez-vous prévu le budget et un calendrier ? Après avoir commencé, avez-vous procédé au suivi des tâches effectuées au fur et à mesure de leur réalisation ? Une fois le projet terminé, avez-vous célébré votre réussite avec les autres participants et discuté de ce qui s’était bien passé et de ce que vous pourriez améliorer la prochaine fois ?
Il s’agit là d’autant d’actions clés qu’entreprennent habituellement les chefs de projet ! Dans ce module, la Walden University présente en détail les aspects essentiels de la gestion de projet.
L’essor de la gestion de projet
La gestion de projet n’a pas toujours été une profession reconnue. Des personnes ont dirigé des projets bien avant que nous ayons donné un nom à leur travail. Même lorsque les entreprises ont commencé à reconnaître l’importance d’adopter une approche organisée (et de nommer un chef) pour gérer les projets, la gestion de projet était souvent considérée comme une fonction plutôt informelle.
La situation a changé au cours des années 1960. Depuis lors, plusieurs organisations ont fait des recherches sur la gestion de projet et ont identifié des bonnes pratiques et approches en la matière. Les leaders dans le domaine incluent le Project Management Institute (PMI®) et l’Association for Project Management (APM), pour n’en nommer que quelques-uns. Ces organisations publient régulièrement des bonnes pratiques et approches visant à guider les activités de gestion de projet. C’est par exemple le cas du guide du Corpus des connaissances en management de projet (aussi connu sous le nom de guide PMBOK®) de PMI ou du APM Body of Knowledge d’APM.
Entrée en scène du chef de projet
Alors, qu’est-ce qu’un projet à proprement parler ? Tous les projets ont un certain nombre de caractéristiques en commun.
- Les projets ont un début et une fin définis.
- Les projets produisent un résultat tangible ou intangible, généralement un produit ou un service unique.
- Les projets diffèrent des opérations quotidiennes : les premiers sont temporaires, tandis que les secondes sont continues et répétitives.
Comment fonctionne la gestion de projet ? La gestion de projet est une méthode de définition de l’approche suivie pour mener des activités afin d’atteindre un ou plusieurs objectifs de projet. Pour gérer un projet efficacement, il est nécessaire de disposer de connaissances et de compétences spécifiques. Cela requiert également de faire appel à des outils et des techniques appropriés.
Quel est donc le rôle d’un chef de projet ? Les chefs de projet sont des experts qui planifient des projets, exécutent des plans de projet et dirigent des équipes pour s’assurer que les objectifs d’un projet sont atteints. Les chefs de projet sont des professionnels, qui pour la plupart ont suivi des formations relatives à cette fonction et détiennent des certifications associées.
Découverte en contexte de la gestion de projet
Appliquons maintenant au contexte d’un scénario métier les notions de projet, de gestion de projet et de chef de projet.
Vous êtes le responsable des installations d’un établissement financier. Votre entreprise a décidé de faire revenir 30 employés au bureau après la pandémie. Les réglementations fédérales exigent que les entreprises ajoutent de l’espace entre les postes de travail. Cela signifie que chaque zone de travail doit être reconfigurée. Votre responsable vous a confié la tâche de diriger une équipe chargée de reconfigurer l’espace de travail d’un des étages du bâtiment de sorte à accueillir les 30 employés. Les travaux doivent commencer dans la semaine et être terminés d’ici un mois. Un budget de 25 000 $ a été alloué à cette opération.
Par définition, vous êtes le chef de projet du projet de reconfiguration de l’espace de travail. Vous avez été nommé par votre organisation pour diriger une équipe afin d’atteindre l’objectif du projet : procéder en un mois à la reconfiguration de l’espace de travail devant accueillir les 30 employés.
Alors, par quoi allez-vous commencer ?
Exploration du cycle de vie du projet
Le cycle de vie du projet sert de cadre pour mener à bien les tâches se rapportant au projet. Voici les phases du cycle de vie d’un projet traditionnel et prévisible :
- Lancement
- Élaboration du plan
- Exécution
- Surveillance et contrôle
- Clôture
Lancement du projet
Lors de la phase de lancement, le chef de projet collabore avec les parties prenantes pour préparer une charte de projet. Il s’agit d’un document définissant clairement l’étendue et les objectifs du projet. Après avoir élaboré cette charte, le chef de projet la présente au dirigeant ou au commanditaire du projet pour obtenir son approbation. Cette approbation donne au chef de projet le pouvoir de faire appel aux ressources de l’organisation et à ses collaborateurs pour mener le travail à bien.
Élaboration du plan
Une fois la charte de projet approuvée, quelle est la prochaine étape ? Il est temps de plonger dans les détails et de procéder à l’élaboration du plan de gestion de projet. Le plan de gestion de projet est un document utilisé pour exécuter, surveiller et contrôler le projet, ainsi que pour le clôturer. Le tableau suivant présente les différents composants d’un plan de projet ainsi que les tâches associées.
Composant |
Description |
|---|---|
Étendue |
Recueillir les exigences, créer un organigramme des tâches du projet (OTP), ainsi que définir, valider et gérer l’étendue. |
Planification |
Définir et ordonner les activités, estimer leur durée, ainsi qu’établir et gérer le calendrier. |
Coût |
Déterminer le budget, ainsi qu’estimer et contrôler les coûts. |
Qualité |
Gérer et contrôler la qualité. |
Ressources |
Estimer la quantité de ressources nécessaires pour la mise en œuvre des activités, acquérir et gérer celles-ci, ainsi que constituer une équipe et la gérer. |
Communications |
Gérer et suivre les communications. |
Risques |
Identifier et suivre les risques, effectuer une analyse qualitative et quantitative des risques, ainsi que planifier et mettre en œuvre des réponses aux risques. |
Achats |
Effectuer et contrôler les achats. |
Parties prenantes |
Identifier les parties prenantes et planifier leur implication, ainsi que gérer et suivre cette implication. |
Alors, quel est le rôle d’un chef de projet durant la phase de planification ? Toutes les réponses ci-dessus. Bien sûr, les chefs de projet ne travaillent pas seuls. Ils œuvrent au sein d’équipes et délèguent des tâches pour atteindre l’objectif du projet.
Exécution du projet à l’aide de votre équipe de choc
La phase suivante est l’exécution. Elle consiste en la réalisation des activités associées au projet. Le chef de projet dirige les opérations en supervisant l’exécution des tâches du projet définies dans le plan. Tout au long de cette phase, l’équipe produira des livrables qui répondent aux objectifs du projet et satisfont aux exigences du client.
Surveillance, prévision et contrôle
La phase de surveillance et de contrôle implique de suivre régulièrement l’avancement des opérations, de prévoir le résultat des prochaines étapes et d’exercer un contrôle sur le projet pour faire en sorte que les activités ne sortent pas du cadre défini et respectent le calendrier et le budget spécifiés. Dans ce contexte, le fait d’exercer un contrôle sur le projet signifie examiner et suivre en permanence les progrès et les performances, évaluer constamment l’état du projet et effectuer à tout moment les ajustements nécessaires pour garantir que les objectifs seront atteints.
Tout réunir
Qu’est-ce que tout cela signifie exactement ? Examinons trois composantes (l’étendue, le calendrier et le coût) dans le contexte du projet de reconfiguration de l’espace de travail dont vous avez la charge.
-
L’étendue du projet définit l’ensemble du travail qui doit être effectué pour livrer le résultat. Le cahier des charges du projet décrit précisément ce qui est et ce qui n’est pas inclus dans le projet. Dans le cas du projet de reconfiguration de l’espace de travail, cela signifie que le chef de projet doit s’assurer que 30 stations de travail sont reconfigurées (et pas une de plus, ni une de moins). Tout ce qui ne correspond pas à cette exigence est considéré comme étant en dehors de l’étendue du projet.
- Votre entreprise vous a donné un délai d’un mois. C’est maintenant à vous de déterminer si le projet peut être livré dans ce délai. Pour ce faire, vous élaborez un calendrier de projet. Un calendrier de projet estime la durée des activités qui doivent être réalisées pour livrer l’étendue prévue du projet.
- Vous disposez de 25 000 $ pour le projet de reconfiguration de l’espace de travail. Cependant, comment pouvez-vous déterminer si le coût du projet respectera ce budget prévu ? En examinant les activités mentionnées dans le calendrier de projet, vous pouvez estimer le coût de réalisation de chacune d’entre elles et les additionner pour déterminer le coût total du projet.
- La phase de clôture décrit les étapes à suivre pour clore officiellement un projet. Les processus de clôture consistent à finaliser le processus d’acceptation utilisateur du produit (votre responsable et les parties prenantes examinent l’espace de travail reconfiguré), à réaliser les opérations de clôture administrative (vos parties prenantes approuvent les modifications) et à organiser une réflexion et des échanges relatifs aux performances du projet (un bilan est effectué avec toutes les personnes ayant participé au projet, et leur commentaires sont recueillis). À ce propos, pourquoi est-il important de clore formellement les projets ?
La clôture officielle des projets donne aux organisations l’occasion de réfléchir à ce qui a fonctionné et à ce qui n’a pas fonctionné. Ces enseignements peuvent ensuite être partagés afin que les mêmes erreurs ne soient pas répétées au cours d’autres projets. Plus important encore, cela permet de reproduire les expériences réussies pour aider d’autres projets à satisfaire systématiquement aux exigences de qualité.
Découverte approfondie des méthodologies de gestion de projet
Dans l’unité suivante, la Walden University vous présentera les méthodologies de gestion de projet traditionnelle et agile, leurs avantages et inconvénients, et les situations dans lesquelles il convient d’appliquer l’une ou l’autre, ou bien une association des deux.