Planification de vos programmes et services
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Travailler avec votre équipe pour définir vos programmes et services
- Comprendre comment les enregistrements de programmes et de services peuvent être utilisés par différents types d’organisations
Préparation
Comme souvent avec Salesforce (et dans la vie, d’ailleurs), la préparation fait toute la différence. Avant de commencer à utiliser Program Management Module (PMM), recensez vos programmes et services pour déterminer à quels objets ils correspondent dans PMM.
Penchons-nous sur notre organisation sans but lucratif fictive, No More Homelessness (NMH), pour savoir comment son équipe prévoit d’utiliser PMM pour gérer les programmes et les services.
Faire soi-même
L’exemple de ce module montre comment une organisation peut associer ses programmes et services à PMM. Pour suivre le même processus dans votre organisation, téléchargez le guide dont le lien se trouve dans la section Ressources.
Définition des programmes et des services
Comme beaucoup d’organisations, NMH s’est développée en fonction des besoins de sa communauté. À ses débuts, l’organisation n’offrait que des services de logement d’urgence, mais maintenant, elle propose une gamme complète de programmes se rapportant aux logements de transition, à la sécurité alimentaire, à l’employabilité, et plus encore.
Lorsque NMH a pris la décision d’assurer le suivi de ses programmes dans Salesforce, l’ensemble du personnel chargé des programmes de la structure a exprimé son souhait de voir ses données transférées dans le système rapidement. Cependant, Gordon Chu, le directeur des programmes de NMH, préfère prendre le temps de la réflexion, car il est bien conscient de la manière dont les programmes évoluent constamment.
Gordon rencontre ses gestionnaires de programmes, Anthony Hall et Gia Mason, ainsi que l’administrateur du groupe Salesforce, pour décider comment NMH va définir ses valeurs d’enregistrement dans PMM.
Le premier réflexe de l’équipe est de tout regrouper dans Salesforce en deux grands programmes : les programmes d’urgence et de logement, qu’Anthony gère ; et les programmes relatifs à la faim, la santé et les carrières, que Gia gère. Toutefois, ils décident de prendre du recul pour se demander comment effectuer le suivi de leur travail :
- Comment peuvent-ils évaluer son impact ?
- Que doivent-ils déclarer aux subventionneurs et aux autres donateurs ?
- Quelles améliorations de processus les rendraient plus efficaces ?
Après un débat amical mais animé, l’équipe décide de structurer ses données dans Salesforce en six programmes : les services d’urgence, la ligne d’assistance dédiée à l’aide au logement, la banque alimentaire, les logements de transition, le programme destiné aux femmes et l’aide à l’orientation professionnelle.
Chaque programme et service a ses propres spécificités. L’équipe commence par esquisser un plan afin d’organiser les données pour la banque alimentaire.
Exemples de services : trois pour la banque alimentaire
L’équipe de NMH identifie trois services liés à la banque alimentaire, un pour chaque type d’article qu’elle distribue : les produits et aliments frais, les produits secs et les articles d’hygiène. Chaque service peut disposer de sa propre unité de mesure, mais l’équipe décide de faire simple et de mesurer tous ces services en fonction du nombre d’articles distribués.
Exemple de cohortes de programmes : mensuel pour la banque alimentaire
Gia souhaite également rendre compte des groupes de clients qui viennent à la banque alimentaire en fonction de la date de leur première visite, ce qui lui permet de voir combien de personnes reviennent et comment évolue leur participation au programme. Cela semble être un moyen idéal d’utiliser la fonctionnalité de cohorte de programmes. L’équipe décide donc de créer une cohorte chaque mois pour assurer le suivi des engagements dans le programme.
Remarque
Lorsque vous planifiez des cohortes de programmes, n’oubliez pas qu’un engagement de programme ne peut appartenir qu’à une seule cohorte de programmes. Vous devrez peut-être décider quels sont les éléments les plus importants à suivre.
Utilisation des programmes et des services dans le cadre d’autres causes
Éloignons-nous de NMH pour considérer d’autres causes. Si vous ne travaillez pas dans un groupe de services à la personne, le modèle de données PMM s’applique toujours à votre organisation : il vous suffit d’organiser vos programmes et services différemment.
Voici quelques exemples de causes :
| Type d’organisation | Exemple de programme | Exemples de services et d’unités de mesure |
|---|---|---|
|
Environnement |
Nettoyage de ruisseau |
Déchets récupérés dans un ruisseau, mesurés en nombre de kilogrammes Production de rapports sur les problèmes rencontrés au sein du bassin hydrographique, mesurée en nombre de rapports |
|
Protection des animaux |
Transport d’animaux de compagnie en vue de leur adoption |
Placements, mesurés en nombre de placements Transport vers un autre refuge, mesuré en nombre de kilomètres |
|
Écoles primaires et secondaires |
Soutien en mathématiques |
Tutorat en mathématiques, mesuré en nombre d’heures Tutorat en mathématiques sans rendez-vous, mesuré en nombre de visites |
|
Arts du spectacle |
Arts dans la communauté |
Performances publiques, mesurées en nombre de performances Enseignement en petit groupe, mesuré en nombre d’heures |
Vous êtes libre de configurer les programmes et services dans PMM de la manière que vous souhaitez. Gardez simplement à l’esprit que vous devez associer une unité de mesure à chaque service pour assurer le suivi des prestations effectuées et rendre compte des activités de votre programme.
Maintenant que vous en savez plus sur la planification des programmes, des services et des cohortes de programmes, voyons comment les saisir dans PMM dans l’unité suivante.