Utilisation d’outils et de logiciels de mappage des processus

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Identifier les outils et logiciels utilisés dans le cadre du mappage des processus d’entreprise
• Décrire les étapes de création d’une carte de processus simple
• Comprendre les bonnes pratiques relatives au mappage des processus

Mappage des processus d’entreprise : outils et logiciels employés

Si vous êtes relativement novice en matière de mappage des processus, il est logique que vous procédiez à la création de vos cartes de processus sans avoir recours à un logiciel spécialisé, par le biais de procédures n’engendrant pas de coûts pour votre entreprise. Une fois que vous serez plus à l’aise avec la création des cartes de processus, vous pourrez envisager de faire l’acquisition d’un logiciel de mappage des processus en fonction de vos besoins à long terme et de la taille de votre entreprise. Vous devez d’abord identifier quelles sont les fonctionnalités dont vous avez impérativement besoin avant de décider du logiciel ou de l’outil qui vous convient, à vous et à votre entreprise. Bien que nous ne recommandions pas de logiciel en particulier, examinons une courte liste de critères que nous avons trouvée utile pour vous aider à faire votre choix. 

• Interface fonctionnant par glisser-déposer. Une telle interface est très utile si vous avez besoin de pouvoir rapidement établir votre carte de processus sans être obligé de consacrer beaucoup de temps à apprendre à maîtriser l’outil.
• Fonctionnalités de mise en forme. Comme vous l’avez vu dans l’unité précédente, le mappage des processus relève d’une approche spécifique. Le fait de disposer d’un logiciel muni de fonctionnalités de mise en forme vous facilite la tâche.
• Sécurité et gestion des versions. Les processus sont un atout précieux, vous devez donc contrôler qui peut les modifier et contrôler leurs versions.
• Fonctionnalités de publication et de partage. De telles fonctionnalités sont utiles si vous avez besoin de partager votre mappage avec plusieurs services de l’entreprise ou différentes parties prenantes. Un logiciel en ligne est également idéal pour le partage et la publication, car il facilite leur mise en œuvre.
• Conception intuitive. Choisir un logiciel dont l’utilisation est instinctive s’avère idéal, en particulier si vous n’avez pas beaucoup d’expérience en matière de mappage des processus.

Étapes de mappage des processus d’entreprise

Prêt à décoller ? Voici, en règle générale, les principales étapes de l’élaboration d’une carte de processus :

1. Identifiez le processus que vous devez cartographier. Décidez par où vous voulez commencer. Peut-être qu’un processus ne présente pas de bonnes performances ou qu’il a un impact direct sur un client. Quoi qu’il en soit, décidez par quel processus vous devez commencer, donnez-lui un nom et lancez-vous.
2. Réunissez une équipe efficace. Identifiez qui doit en faire partie. L’apport de chacun est nécessaire ; par conséquent, prenez un moment pour vous assurer que l’équipe est adaptée au processus. Elle doit comprendre des membres qui gèrent le processus et peuvent fournir des informations à son propos.
3. Rassemblez toutes les informations nécessaires. Voici plusieurs questions auxquelles vous devez répondre :
   • Où le processus commence-t-il et se termine-t-il ?
   • Quelles actions faut-il entreprendre entre son démarrage et sa fin ?
   • Quels sont les facteurs de production et les éléments produits associés au processus ?
   • Qui doit réaliser quelles actions, et ce, à quel moment ?
4. Élaborez la carte de processus. Concentrez-vous sur l’ordre des étapes du début à la fin, puis créez votre carte de processus.
5. Analysez la carte de processus. Une fois que vous disposez d’une carte à étudier, examinez-la minutieusement afin d’identifier les manques d’efficacité et les goulets d’étranglement au sein des processus. Demandez-vous à quels endroits vous pouvez apporter des améliorations ou quelles étapes peuvent être supprimées.
6. Créez de meilleures étapes. Commencez par mettre en œuvre à petite échelle toute amélioration du processus. Si vous constatez un impact positif, essayez de passer à l’échelle supérieure pour atteindre un public plus large.
7. Gérez le processus. Effectuez un suivi du nouveau processus amélioré pour voir comment il fonctionne et s’il a besoin de davantage d’optimisation.

Bonnes pratiques relatives au mappage des processus

Il n’existe pas qu’une seule méthode pour créer une carte de processus. Chaque situation et chaque entreprise est différente. Voici quelques bonnes pratiques à prendre en considération lors de la création d’une carte de processus pour votre organisation. 

• Appliquez la procédure de mappage des processus d’entreprise aux bons types de processus. Les processus qui rendent compte de la façon dont des décisions sont prises risquent de ne pas bien se prêter à la procédure de mappage, car ils sont limités en matière d’étapes et il n’est pas forcément pertinent d’y consacrer votre temps. N’oubliez pas de consigner toutes vos actions au fur et à mesure que vous les réalisez. Le fait d’avoir suivi le processus est certes important, mais la façon dont vous y êtes arrivé l’est tout autant !
• Soyez clair sur l’objectif de votre mappage des processus. Avant d’identifier les étapes du processus, commencez par identifier où celui-ci débute et se termine afin de fixer les limites de votre projet et de votre carte. Parfois, les manques d’efficacité de vos processus relèvent de causes externes. Il devient alors essentiel que vous examiniez également tous les processus qui s’entrecroisent avec lui (les processus secondaires).
• Faites appel à une personne qualifiée pour cartographier vos processus. Envisagez de faire appel à une assistance extérieure s’il n’y a pas de collaborateur interne actuellement formé au mappage.
• Validez vos cartes. Juste après les avoir établies, examinez-les avec les parties prenantes afin de vous assurer qu’elles sont correctes.
• Ne corrigez pas vos processus tant qu’ils ne sont pas entièrement mappés. Définissez exhaustivement votre état actuel ; de cette façon, vous avez une vision d’ensemble de la situation courante et les modifications que vous effectuerez par la suite seront plus éclairées.
• Réunissez la bonne équipe. Les collaborateurs qui utilisent les processus en sont les experts. Comme ils disposent d’une vision d’ensemble appropriée, il est essentiel que vous les écoutiez, car certaines personnes risquent de ne pas avoir le recul nécessaire pour modifier les processus. Ils seront votre ressource la plus fiable pour savoir si le processus fonctionnera ou non.
• Faites simple. Rendez vos cartes de processus aussi faciles et simples que possible à lire et à comprendre par tous les collaborateurs de votre entreprise. Si tout le monde comprend le processus, il sera plus facile pour chacun de suivre les initiatives, mais aussi de formuler des commentaires s’il y a un problème avec un aspect ou que celui-ci doit-être ajusté. Si possible, utilisez un logiciel de mappage des processus d’entreprise pour collaborer en temps réel.
• Collaborez avec vos parties prenantes. Impliquez toutes les parties prenantes clés dès que possible lors du mappage du processus pour éviter de passer à côté d’informations ou d’étapes importantes.

Le mappage des processus crée des représentations visuelles des processus métier. En tant qu’analyste commercial, ce peut être un outil crucial pour simplifier les processus et assurer la cohérence entre les unités commerciales. Maintenant que vous savez ce que sont les cartes de processus et comment les créer, il est temps de commencer à élaborer des cartes de processus pour votre entreprise.