Découverte de l’approche utilisée dans le cadre du mappage des processus
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Identifier l’approche commune permettant de créer des cartes de processus
- Identifier d’autres types de diagrammes en lien avec les processus
Notation des mappages de processus d’entreprise
Une carte de processus d’entreprise facile à comprendre peut remplacer plusieurs milliers de mots. C’est pourquoi les processus d’entreprise ont été répertoriés de différentes manières, par le biais de cartes de processus d’entreprise, de diagrammes de flux, d’organigrammes, de diagrammes UML, de cartographies des chaînes de valeur et des cartographies SIPOC.
Il existe une notation schématique plus simple et plus attrayante qui a été conçue pour être facilement comprise par toutes les parties prenantes et pouvoir être consultée en ligne. Elle a fait ses preuves au cours des 20 dernières années, aussi bien dans de grands secteurs d’activité extrêmement réglementés qu’au sein de start-ups innovantes et de petites organisations sans but lucratif. Elle s’appelle UPN (Notation universelle des processus), n’est la propriété d’aucune entreprise et ne nécessite aucun logiciel spécialisé.
Une carte de processus est une hiérarchie de diagrammes, ce qui signifie que vous pouvez analyser ceux-ci en détail pour obtenir plus de précisions. Cela permet à chaque diagramme d’avoir une taille comprise entre 8 et 10 cases, tout en étant en mesure de décrire une large étendue ou des processus complexes. Le nombre de niveaux de détail que vous pouvez utiliser pour approfondir un aspect n’est pas limité.
Les cartes de processus fonctionnent par versions, et ce, au niveau de chaque diagramme. La carte de processus constitue la définition opérationnelle de l’entreprise et évoluera constamment, mais toutes ses composantes n’évolueront pas au même rythme. Les diagrammes de niveau inférieur évoluent généralement plus fréquemment, sous l’effet des améliorations de base, tandis que les innovations majeures sont menées selon une approche descendante.
Avant de commencer à créer une carte de processus, il est important d’examiner les aspects subtils, mais essentiels de l’UPN que vous devez comprendre avant de l’exploiter pour réaliser le mappage des processus de votre entreprise.
Les cinq principes de l’UPN
- Pas plus de 8 à 10 cases d’activité sur un écran
- Pour décrire des détails, il est nécessaire de passer à un niveau inférieur à partir d’une case d’activité
- Des informations complémentaires doivent être jointes aux cases d’activité
- L’affichage et la modification des informations sont contrôlés par des droits d’accès
- Chaque diagramme dispose de sa propre interface de contrôle des versions et d’un historique des modifications
Autres diagrammes de processus
Vous rencontrerez d’autres types de diagrammes qui peuvent être utiles pour comprendre de manière générale certains processus. Ceux-ci peuvent être utilisés avec l’UPN. Les cartes de processus UPN vous permettront d’obtenir suffisamment de détails pour comprendre un processus afin de pouvoir le simplifier, éliminer les pertes d’efficacité et identifier les besoins de l’entreprise. N’oubliez pas le vieil adage : « le diable se cache dans les détails ».
Modèle de capacité
Les modèles de capacité (aussi appelés schémas sectoriels) répertorient des domaines de processus généraux. Ils sont utiles pour délimiter le domaine spécifique que vous cherchez à référencer et pour montrer dans quel contexte celui-ci s’inscrit au sein de l’entreprise.
Carte de processus détaillée
Une carte de processus détaillée est un organigramme qui présente une version détaillée d’un processus, en indiquant tous les détails de chaque étape du processus et de toutes les étapes ultérieures. Une telle carte est parfaite pour présenter tous les détails d’une étape de processus et répertorier tous les points de décision au sein d’un processus.
Cartographie SIPOC
Une cartographie SIPOC présente les éléments clés d’un processus, tels que les fournisseurs, les facteurs de production, le processus en lui même, les éléments produits et les clients. Elle constitue l’outil idéal lorsque vous souhaitez identifier les points clés d’un processus afin de vous préparer à élaborer une carte de processus plus détaillée. Elle est également tout adaptée lorsque vous devez définir l’étendue d’un processus complexe.
Cartographie des chaînes de valeur
Une cartographie des chaînes de valeur est utilisée pour visualiser le flux de matériaux et d’informations nécessaires pour fournir un produit au client. Idéalement, vous devriez utiliser ce type de cartographie pour consigner des mesures relatives aux facteurs de production et aux éléments produits associés aux étapes du processus, ou pour identifier des pertes d’efficacité au sein des processus et au cours des transitions entre eux. Vous pouvez également utiliser ce type de cartographie pour documenter, analyser et améliorer le flux d’informations et de matériaux afin de mieux comprendre les procédures de prise de décision et l’enchaînement des opérations.
Maintenant que vous connaissez l’approche utilisée dans le cadre du mappage des processus, créons une carte de processus.
