Planification d’un projet réussi en bénévolat de compétences

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Découvrir la mission et les activités de votre organisme
• Évaluer l’expérience de votre organisme avec Salesforce
• Définir des attentes claires avec votre organisme
• Identifier des objectifs réalistes pour votre projet en bénévolat de compétences

Avancez lentement pour aller vite

Vous avez hâte d’utiliser vos super-pouvoirs Salesforce pour changer le monde, n’est-ce pas ? Avant de venir à la rescousse ou de faire des recommandations à votre organisme, nous vous suggérons de prendre votre temps au début. L’organisme et vous-même pourrez économiser du temps et éviter des soucis en planifiant un peu les choses en amont. La réunion de planification initiale avec votre organisme est une étape importante de la planification. Prévoyez au moins une heure avec lui pour discuter des objectifs de votre projet. 

Vous en apprendrez plus sur les sujets à aborder lors de la réunion initiale plus tard dans l’unité. Pour commencer, nous avons quelques recherches à vous confier.

Recherchez des informations sur l’organisme

Avant la réunion initiale, vous devrez explorer le site Web de votre organisme pour vous faire une idée de ce qu’il fait, qui il aide et comment il est financé. Assurez-vous de consulter les informations suivantes sur le site Web de votre organisme :

• Mission et approche
• Dirigeants et membres du conseil d’administration
• Programmes et services fournis
• Rapports et états financiers annuels
• Lettre d’informations et réseaux sociaux

Si le site Web de votre organisme contient des informations sur ses parties prenantes, vous avez de la chance ! Les récits et les témoignages donnent vie au travail de l’organisme et peuvent vous aider à réellement comprendre sa mission.

Lors de la réunion initiale et des réunions suivantes, assurez-vous de demander au personnel de décrire la mission et le travail de l’organisme avec ses propres mots. Vous serez surpris de voir la diversité des réponses en interrogeant le personnel de différents services. Cela vous aidera également à clarifier ce que vous avez appris lors de vos propres recherches.

Assurez-vous de tirer le meilleur parti de votre première réunion en envoyant des questions de planification préliminaire à votre organisme une ou deux semaines avant. Consultez notre guide de ressources sur le bénévolat de compétences pour obtenir des exemples de questions à envoyer.

Maintenant que vous avez fait vos recherches, il est temps de vous préparer avant la réunion de planification initiale. 

Pensez à la réussite de votre organisme

Témoignage de David Everitt, ingénieur en chef des solutions chez Salesforce : « Ce sont les choses simples qui permettent aux organismes à but non lucratif de réaliser leurs objectifs avec Salesforce. L’important est de comprendre exactement comment ils fonctionnent et de leur laisser le temps de se familiariser avec le système. »

Il est important de placer la réussite à long terme des missions menées par votre organisme avant tout le reste.  Imaginons : vous souhaitez acquérir de l’expérience avec Apex, mais vous savez que l’organisme ne pourra pas mettre le code à jour sans vous. Sa réussite est votre priorité absolue. Vous décidez donc d’utiliser des outils déclaratifs (des clics, pas de code) et d’apprendre au personnel de votre organisme à les utiliser.

En pensant à la réussite de votre organisme, vous vous placez en accompagnateur. Vous êtes peut-être le premier informaticien que votre client rencontre. En montrant à votre organisme comment effectuer des modifications dans Salesforce et en leur apportant votre soutien, vous pouvez donner au personnel confiance dans leurs capacités et l’aider à faire des choses encore plus géniales avec la plate-forme.

Maintenant que vous avez fait vos recherches et pensé à la réussite de votre organisme, vous êtes prêt à le rencontrer ! 

Visualisez le projet dans son ensemble

Lors de la première réunion, vous devrez clarifier comment l’organisme utilise Salesforce pour soutenir sa mission, ses opérations et ses objectifs stratégiques. Vous devrez également vous renseigner sur les autres systèmes que l’organisme utilise pour gérer les données et s’il envisage de remplacer l’un de ces systèmes par Salesforce. De plus, vous devrez évaluer à quel point l’organisme maîtrise son système informatique. 

Voici quelques questions que vous pourriez poser lors de votre première réunion :

• Quels objectifs stratégiques ou priorités actuelles dépendent de votre solution CRM ?
• Comment utilisez-vous Salesforce en ce moment ? Quels processus gérez-vous dans Salesforce ?
• Quels autres systèmes utilisez-vous pour gérer les données et les processus ?
• Que souhaitez-vous faire avec Salesforce ?
• Qui a recours à Salesforce et dans quelle mesure les utilisateurs sont-ils à l’aise avec ?
• Quelle est l’expérience de votre organisme avec la technologie en général ?

Les réponses à ces questions devraient vous donner une idée de la situation globale, notamment le niveau de familiarisation du personnel avec la plate-forme, les objectifs qu’il veut atteindre et ses compétences techniques. Comprendre la situation dans son ensemble est essentiel pour aider votre organisme à hiérarchiser ses nombreux besoins. 

Une fois que vous aurez une idée plus précise des priorités de l’organisme, vous pourrez affiner et centrer les objectifs de votre projet sur ce qui compte le plus. Posez les questions suivantes pour définir les objectifs du projet :

• Quels sont les principaux objectifs de ce projet en bénévolat de compétences ?
• Quels processus souhaitez-vous améliorer ?
• Quels problèmes et difficultés espérez-vous résoudre avec ce projet ?

Établissez des attentes claires

Tout comme n’importe quel projet que vous avez réalisé dans votre vie professionnelle, vous devrez commencer votre projet en bénévolat de compétences du bon pied en établissant les objectifs, le calendrier et le périmètre du projet. Indiquez clairement à votre organisme ce que vous pouvez faire et ce qui dépasse vos compétences.

L’important est d’indiquer clairement votre disponibilité, ce que vous pouvez livrer et quand vous pouvez le livrer. Si vous ne pouvez consacrer qu’une heure ou deux par semaine, c’est très bien. Assurez-vous simplement de communiquer votre disponibilité à l’organisme. Si vous allez manquer une échéance ou que vous avez un empêchement, ne manquez pas de l’en informer, comme vous le feriez avec votre équipe au travail ou un client qui vous paie. 

Être un super-bénévole de compétences signifie répondre aux attentes que vous établissez auprès de l’organisme. Alors, posez-vous ces questions avant de commencer votre projet en bénévolat de compétences :

• Quelles tâches suis-je capable de faire ou non sur la plate-forme ?
• Combien de temps puis-je consacrer à ce projet et pour quelle durée ?
• Ai-je des projets importants ou des déplacements prévus qui pourraient me rendre moins disponible ?
• Serai-je disponible pour répondre aux questions une fois le projet terminé ? Si oui, pendant combien de temps ?

Vous devez également être au courant de tout événement important que votre organisme pourrait organiser au cours de votre projet. Il peut notamment s’agir d’un gala de collecte de fonds, d’une réunion du conseil d’administration ou d’une grande conférence. Ces événements pourraient affecter considérablement le calendrier de votre projet.

Identifiez les parties prenantes du projet

Au moment d’établir des attentes claires auprès de l’organisme, vous devez définir clairement les rôles et les responsabilités impliqués dans votre projet. Lors de votre première réunion, vous devrez clarifier les points suivants :

• Qui est votre principal interlocuteur pour ce projet ?
• Qui est le sponsor exécutif ?
• Qui d’autre sera impliqué dans le projet ?
• De quoi chaque personne est-elle responsable ?
• Dans quelle mesure ces personnes sont-elles à l’aise avec Salesforce ?

Gardez à l’esprit que votre organisme peut ne pas disposer d’un administrateur système dédié à temps plein. Si tel est le cas, vous devrez déterminer qui jouera le rôle d’administrateur système sur votre projet. 

Confirmez les aspects logistiques et les étapes suivantes du projet

Avant la fin de la réunion, vous devrez confirmer quelques aspects logistiques du projet avec votre organisme. Nous vous recommandons de planifier des réunions de contrôle régulières avec des tâches à effectuer entre chacune d’entre elles pour faire avancer le projet. Discutez au minimum des points suivants avec votre organisme :

• Qui doit être tenu informé de l’avancement du projet ?
• Quelle est la meilleure façon de tenir tout le monde informé ?
• À quelle fréquence devez-vous communiquer et comment ?

Demandez également à votre organisme de vous accorder le niveau d’accès le plus bas requis pour mener à bien le projet. Assurez-vous de prendre en compte les éléments suivants :

• Serez-vous capable de terminer l’ensemble du projet dans une sandbox ?
• Avez-vous besoin d’accéder aux données du client ?
• L’organisme dispose-t-il de documents pertinents qu’il peut partager ?

Après avoir effectué la phase de planification initiale, vous devriez avoir une idée générale de ce que votre organisme veut accomplir. Dans l’unité suivante, vous apprendrez à définir des objectifs réalistes pour le projet et à documenter les processus métier et les besoins des utilisateurs.