Définition d’objectifs réalistes pour votre projet en bénévolat de compétences

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Appliquer les bonnes pratiques pour impliquer votre organisme
• Documenter les exigences à travers des récits utilisateur
• Définir un périmètre de travail raisonnable

Établissez un périmètre bien défini (succès garanti)

Pour utiliser efficacement vos super-pouvoirs en bénévolat de compétences, vous devez apprendre à bien définir le périmètre de vos projets. Qu’est-ce que cela implique ? Pour définir le périmètre du projet, il faut comprendre ce que l’organisme veut accomplir et se mettre d’accord avec lui sur ce qui peut (et ne peut pas) être accompli avec les ressources disponibles et le calendrier établi.

Depuis que Salesforce.org a lancé son programme en bénévolat de compétences en 2014, des milliers d’employés Salesforce ont mené à bien des projets bénévoles avec des organismes à but non lucratif et des établissements d’enseignement. 82 % de ces organismes indiquent être plus efficaces pour gérer Salesforce et donc pour mener à bien leurs missions. La façon dont les bénévoles de compétences Salesforce définissent le périmètre des projets est essentielle pour garantir la réussite du programme. C’est pourquoi nous sommes heureux de partager nos bonnes pratiques avec vous !

Pensez comme un débutant

Il est essentiel de démarrer un projet en bénévolat de compétences en pensant comme un débutant. Soyez curieux et ouvert d’esprit. Ne vous imaginez pas que votre expérience correspondra forcément à ce que recherche votre organisme.  

Il est possible que le client ne sache pas comment modifier une présentation de page ou envoyer un e-mail dans Salesforce, alors ne partez pas du principe qu’il sait le faire. Les sujets que vous abordez tous les jours dans un contexte commercial pourraient nécessiter des explications supplémentaires avec les organismes à but non lucratif et les établissements d’enseignement.

Témoignage de Matthew Watson, ingénieur en solutions de plate-forme et de service APAC chez Salesforce : « Les organismes à but non lucratif utilisent un langage différent, font face à des défis différents et ont moins d’expérience en gestion de projets technologiques que les clients commerciaux. »

Gardez à l’esprit que ce sont les choses simples qui permettront aux organismes à but non lucratif et aux établissements d’enseignement d’atteindre leurs objectifs avec Salesforce. Il est essentiel de :

• Comprendre exactement comment l’organisme fonctionne.
• Rechercher les cas d’utilisation qui correspondent aux processus de l’organisme.
• Prendre le temps d’expliquer les fonctionnalités.
• S’assurer que l’organisme s’est familiarisé avec le système.

Un processus comme l’importation de données peut vous venir naturellement, mais vous devez vous assurer que le client arrive à le comprendre.

Si vous réfléchissez comme un débutant lors de votre projet en bénévolat de compétences, vous serez en mesure de créer une solution viable pour votre organisme. 

Optez pour des petits projets

Votre emploi du temps est souvent très chargé. Même si vous avez un peu de temps libre, il est possible qu’une nouvelle opportunité d’emploi, qu’un projet exigeant ou qu’une urgence familiale surgisse. Il en va de même pour les employés Salesforce qui font du bénévolat dans le cadre de notre programme en bénévolat de compétences. 

C’est pourquoi nous planifions les projets de notre programme en bénévolat de compétences de manière à ce qu’ils ne durent pas plus de 20 heures. Limiter votre projet à 20 heures ou moins réduira la probabilité qu’une tâche imprévue ou qu’un problème personnel mette en péril le projet avant qu’il ne soit terminé. 

Ceci étant, vous pouvez tout à fait y consacrer plus de temps si vous le souhaitez. Les employés Salesforce sont généreux et réalisent souvent deux ou trois projets consécutifs en bénévolat de compétences pour soutenir une cause qui les passionne. 

En prévoyant des petites tâches, vous pouvez toujours réévaluer votre engagement entre chaque projet. Cela vous donne une certaine souplesse tout en vous permettant de vous concentrer sur une tâche à la fois.

Évitez les projets urgents ou critiques

Nous savons que vous voulez transmettre votre savoir et agir pour une bonne cause. C’est pourquoi vous pourriez être tenté de dire « oui » si votre organisme vous demande de réaliser une implémentation complète ou de configurer une organisation pour soutenir son prochain grand gala de collecte de fonds. Sachez que vous avez le droit de dire « non ». Nous vous encourageons d’ailleurs à refuser les projets critiques ou urgents.

Dans le cadre du bénévolat, il est vraiment difficile de maintenir un engagement à long terme ou de réaliser un projet au rythme soutenu avec un délai serré. Vous pouvez avoir des impératifs professionnels ou personnels à tout moment, et la dernière chose que vous voudriez faire est de partir avant la fin d’un projet. Les organismes à but non lucratif ou les établissements d’enseignement que vous aidez s’attendront à ce vous teniez vos engagements.

Ces derniers n’ont souvent pas l’expertise ou les ressources pour reprendre votre projet si vous y renoncez. Il est très important de prendre un engagement en étant certain de pouvoir le tenir.

Soyez précis

Comme vous l’avez appris dans l’unité précédente, la réunion de planification initiale vous permet de délimiter clairement les objectifs globaux du projet. Lors de la définition du périmètre du projet, vous devez discuter avec les utilisateurs de la manière dont ils utilisent Salesforce et d’autres outils au quotidien. Vous devez déterminer ce qui est facile à faire et ce qui est difficile ou frustrant. Assurez-vous que vous donnez la priorité aux cas d’utilisation pertinents par rapport aux objectifs du projet et trouvez les tâches manuelles répétitives qui pourraient être automatisées. 

L’objectif est de bien comprendre le problème, son impact sur l’organisme et les façons d’améliorer les processus afin de pouvoir recommander la meilleure solution. Voici quelques questions que vous devriez poser aux utilisateurs sur leur expérience :

• Pouvez-vous m’expliquer comment vous effectuez cette tâche [x] ?
• Trouvez-vous que ce processus est efficace ? Quelle partie est facile à réaliser ? Difficile ou frustrante ?
• En quoi cette tâche est-elle importante pour votre travail ? Et si vous pouviez faire cela plus rapidement/mieux ?
• Quelles données collectez-vous ? Quel type et quelle quantité de données suivez-vous ? Quel est l’état de ces données ?

Les réponses à ces questions devraient vous donner une idée des difficultés rencontrées par l’organisme et de leur impact sur sa mission et ses opérations. À partir de là, vous pouvez documenter les exigences fonctionnelles, puis commencer à réfléchir à des solutions potentielles.

Il est important de documenter et de partager ce que vous apprenez avec votre organisme. Un petit malentendu suffirait à mettre en péril le projet. 

Documentez les exigences de l’organisme

Rédiger des récits utilisateur est un excellent moyen de documenter et d’aligner les exigences spécifiques de votre organisme. Chaque récit utilisateur décrit les besoins d’un utilisateur dans un langage simple et non technique. 

Par exemple, imaginons que vous travailliez bénévolement pour un petit organisme communautaire à but non lucratif qui propose des cours particuliers gratuits aux jeunes placés en famille d’accueil. L’organisme compte sur une importante subvention de l’État de Californie pour payer ses professeurs. 

Chaque mois, la directrice exécutive de l’organisme envoie un rapport financier à l’État pour se conformer aux modalités de la subvention. Il lui faut quatre ou cinq heures pour rédiger ce rapport chaque mois. Elle préfèrerait de loin utiliser ce temps pour trouver de nouvelles sources de revenus.

Vous pourriez écrire un récit utilisateur comparable à celui-ci :

« En tant que directrice exécutive, je souhaite que le rapport financier s’exécute automatiquement pour que je puisse passer moins de temps à créer des rapports et plus de temps à trouver de nouvelles sources de revenus. »

Vous remarquerez que le récit utilisateur est écrit du point de vue de la directrice exécutive (« utilisateur ») et décrit son besoin (« quoi ») et la raison de ce besoin (« pourquoi »). La phrase est rédigée dans un langage simple et est facile à comprendre pour les non-initiés qui peuvent ainsi faire part de leurs commentaires.

Une fois que votre organisme valide un récit utilisateur, vous pouvez alors définir des exigences spécifiques. Concernant l’exemple précédent, vous devrez identifier les champs à inclure, les critères de filtrage, la date d’exécution et la période de rapport avant de pouvoir automatiser le rapport.

Définissez ce que couvre (ou non) le périmètre

Une fois que vous avez documenté les exigences de chaque récit utilisateur, vous devrez estimer le temps qu’il faudra pour satisfaire ces exigences. Il s’agit plus d’un art que d’une science, et cela dépend de votre connaissance des fonctionnalités souhaitées et de la nécessité ou non de vous informer un peu plus sur les produits.  Faites de votre mieux pour évaluer tout ceci raisonnablement. 

Vous devrez ensuite travailler avec votre organisme pour choisir les exigences à inclure dans le projet actuel et celles à reporter pour un projet futur. Maintenant que vous avez défini le périmètre de votre projet de manière réaliste, il est temps d’exploiter vos super-pouvoirs Salesforce pour concevoir et créer votre solution !