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Utilisation de champs de formule

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Attention Trailblazer !

Salesforce offre deux types d’interface utilisateur pour ordinateur de bureau : Lightning Experience et Salesforce Classic. Ce module est conçu pour Lightning Experience.

Pour en savoir plus, reportez-vous aux rubriques d’aide basculement entre les interfaces et Activation de Lightning Experience, et suivez le module Concepts de base de Lightning Experience ici sur Trailhead.

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Créer un champ de formule personnalisé et utiliser l'éditeur de formules
  • Expliquer en quoi les champs de formule sont utiles
  • Présenter au moins un cas d'utilisation de champs de formule
  • Créer des formules simples

Présentation des champs de formule

Votre organisation contient de nombreuses données. Vos utilisateurs doivent accéder à ces données et les comprendre en un coup d'oeil, sans calcul mental excessif. Saisissez des champs de formule, un outil puissant qui permet de contrôler l'affichage de vos données.

Vous souhaitez diviser deux champs numériques d'un enregistrement pour créer un pourcentage, convertir un champ en lien hypertexte pour faciliter l'accès à des informations importantes à partir de la présentation de page d'un enregistrement, ou calculer le nombre de jours qui séparent deux dates ? Toutes ces opérations et davantage sont possibles à l'aide de champs de formule.

Prenons un exemple. Vous souhaitez calculer le nombre de jours restant avant la date de clôture d'une opportunité. Vous pouvez créer un simple champ de formule qui calcule automatiquement cette valeur. En ajoutant la valeur à la présentation de page Opportunité, les utilisateurs peuvent accéder rapidement à cette information importante. Vous pouvez aussi ajouter ce champ aux rapport et aux vues de liste pour un accès instantané.

Un champ de formule dans une présentation de page, une vue de liste et un rapport.

Lorsque vous apprenez à utiliser des formules, il est préférable de commencer par de simples calculs avant de passer à des scénarios plus complexes. Comme vous allez le constater, même les formules les plus simples renvoient des informations intéressantes.

Dans cette unité, nous allons vous présenter les concepts de base de l'éditeur de formules ainsi que la syntaxe de formules à l'aide de simples exemples. Nous évoquerons également le dépannage des problèmes dans les champs de formule. Nous pouvons commencer !

Recherche de l'éditeur de formule

Avant de commencer à écrire des formules, vous devez rechercher l'éditeur et connaître ses fonctionnalités.

Vous pouvez créer des champs de formules personnalisés dans n'importe quel objet standard ou personnalisé. Pour commencer, nous allons créer une formule dans l'objet Opportunité. Pour accéder à l'éditeur de formules, procédez comme suit :

  1. Dans Configuration, ouvrez le Gestionnaire d'objet, puis cliquez sur Opportunité.
  2. Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Champs et relations.
  3. Cliquez sur Nouveau.
  4. Sélectionnez Formule, puis cliquez sur Suivant.
  5. Dans Étiquette du champ, saisissez Mon champ de formule. Notez que le Nom du champ est automatiquement renseigné.
  6. Sélectionnez le type de données que votre formule doit renvoyer. Par exemple, si vous souhaitez créer une formule qu'il calcule la commission d'un commercial sur une vente, sélectionnez Devise. Pour le moment, sélectionnez Texte.
  7. Cliquez sur Suivant. Vous êtes dans l'éditeur de formules ! Il est temps de le présenter.

Utilisation de l'éditeur de formules

L'image ci-dessous souligne les parties les plus importantes de l'éditeur de formules :
Une vue guidée de l'éditeur de formules.
  1. L'éditeur de formules se présente sous deux versions : simple et avancé. Il est tentant d'utiliser l'éditeur Simple, mais nous recommandons de toujours utiliser l'éditeur Avancé. Avancé ne signifie pas plus complexe. Cela signifie qu'il contient davantage d'outils de création de formules puissantes.
  2. Le bouton Insérer un champ ouvre un menu qui permet de sélectionner les champs à utiliser dans votre formule. L'insertion via ce menu génère automatiquement la syntaxe correcte pour accéder aux champs.
    Le menu Insérer un champ.
  3. Le bouton Insérer un opérateur ouvre une liste déroulante qui contient les opérateurs mathématiques et logiques disponibles.
    Le menu Insérer un opérateur.
  4. Le menu Fonctions est l'endroit où vous affichez et insérez des fonctions de formule. Les fonctions sont des opérations plus complexes qui sont pré-implémentées par Salesforce. Certaines fonctions peuvent être utilisées en l'état (par exemple, la fonction TODAY() renvoie la date actuelle), alors que d'autres nécessitent des informations supplémentaires, appelées paramètres. Par exemple, la fonction LEN(text) recherche la longueur du texte que vous saisissez en tant que paramètre. La formule LEN("Hello") renvoie la valeur 5.
    Le menu Fonctions.
  5. La zone de texte est l'endroit où vous saisissez votre formule. Lors de l'écriture de formules, notez les points suivants :
    • Les espaces ne sont pas significatifs. Vous pouvez insérer autant d'espaces et de sauts de ligne que vous le souhaitez sans affecter l'exécution de la formule.
    • Les formules sont sensibles à la casse. Saisissez les noms de champ et d'objet en respectant la casse.
    • Lors de l'utilisation de valeurs numériques, l'ordre standard des opérations s'applique.
  6. Une fois la formule écrite, vous pouvez cliquer sur le bouton Vérifier la syntaxe pour vous assurer que les exigences sont respectées avant d'enregistrer la formule. Si votre formule contient des erreurs, le vérificateur de syntaxe vous informe des problèmes spécifiques.

Si vous ne souhaitez pas continuer la création de ce champ de formule, cliquez sur Annuler. Vous connaissez maintenant l'éditeur de formules, nous pouvons l'utiliser avec quelques exemples.

L'éditeur de formules en action

Exemple 1 : Affichage d'un champ de compte dans la page de détail d'un contact

Les pages de détail d'enregistrement contiennent une multitude d'informations, mais elles ne sont pas toujours suffisantes. Des informations supplémentaires sont parfois nécessaires ! Pour votre première formule, commençons par un simple champ. Prenons un champ dans un Compte pour l'afficher dans un contact à l'aide d'une formule inter-objets. Examinons-le de plus près.

Commencez par créer un Contact. Si vous n'avez jamais créé de contact, accédez à l'onglet Contacts, puis cliquez sur Nouveau. Saisissez une valeur dans le champ Nom et assurez-vous de renseigner une valeur dans le champ Nom du compte en cliquant sur l'icône de référence. Nous allons ensuite créer une formule pour afficher le numéro du compte dans la page Contact :
  1. Dans Configuration, ouvrez le Gestionnaire d'objet, puis cliquez sur Contact.
  2. Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Champs et relations.
  3. Cliquez sur Nouveau.
  4. Sélectionnez le type de champ Formule, puis cliquez sur Suivant.
  5. Nommez votre champ Numéro de compte, puis sélectionnez Texte comme type de renvoi de formule. Cliquez sur Suivant.
  6. Cliquez sur Insérer un champ dans l'éditeur de formule avancée. Sélectionnez Contact | Compte | Numéro de compte, puis cliquez sur Insérer.
    La formule inter-objets Contact.

Félicitations, vous avez écrit votre première formule !

Examinons la formule en action. La page suivante permet de définir la sécurité au niveau du champ. Pour le moment, cliquez sur Suivant pour ajouter le champ de formule à la présentation de page. Pour le moment, assurez-vous que toutes les cases sont cochées. Cliquez sur Suivant, puis sur Enregistrer.

Examinons maintenant ce que vous avez fait. Ouvrez la page de détail de l'objet Contact que vous venez de créer et recherchez votre nouveau champ de formule Numéro de compte. Très bien !

Exemple 2 : Affichage du nombre de jours restant avant la clôture d'une opportunité dans un rapport

Vous pouvez également utiliser des champs de formule dans des rapports afin d'augmenter la visibilité des informations importantes. Supposons que vous souhaitez afficher le nombre de jours restant avant la clôture d'une opportunité dans une colonne de rapport. Pour commencer, créez une Opportunité afin de tester la formule.

Si vous n'avez jamais créé d'opportunité, accédez à l'onglet Opportunités, puis cliquez sur Nouveau. Renseignez le champ Nom, sélectionnez une Étape, puis définissez une date de clôture dans trois jours au minimum. Créez ensuite un champ de formule personnalisé appelé Jours avant la clôture dans l'objet Opportunités avec un type de renvoi Numéro :
  1. Dans Configuration, ouvrez le Gestionnaire d'objet, puis cliquez sur Opportunité.
  2. Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Champs et relations.
  3. Cliquez sur Nouveau.
  4. Sélectionnez Formule, puis cliquez sur Suivant.
  5. Dans la zone de texte Étiquette du champ, saisissez Jours avant la clôture.
  6. Sélectionnez la case d'option Numéro.
  7. Cliquez sur Suivant pour ouvrir l'éditeur de formules.

Nous devons trouver la différence entre la date de clôture de l'opportunité et la date du jour. Commençons par insérer le champ Date de clôture dans l'éditeur. Comme nous trouvons une différence, utilisons une soustraction. Sélectionnez - Soustraire dans le menu Insérer un opérateur.

Comment indiquer à notre formule que nous avons besoin de la date du jour ? Nous avons la chance d'avoir une fonction appelée TODAY() qui met à jour sur la date du jour. Recherchez-la dans le menu Fonctions sur le côté droit de l'éditeur, puis cliquez sur Insérer la fonction sélectionnée.

La formule Jours avant la clôture.

Après avoir cliqué sur les écrans d'enregistrement, nous pouvons placer notre nouveau champ de formule dans un rapport. Sous l'onglet Rapports, cliquez sur Nouveau rapport. Sélectionnez ensuite Opportunités, puis cliquez sur Créer. Votre opportunité est affichée dans le panneau Aperçu. Recherchez Jours avant la clôture dans le menu Champs à gauche de la page. Il s'agit du champ de formule que vous venez de créer. Faites-le glisser vers la dernière colonne de votre rapport. La colonne est automatiquement renseignée avec la valeur calculée.

Nous n'allons pas revenir à ce rapport. Par conséquent, vous pouvez l'enregistrer ou passer directement à l'exemple suivant.

Exemple 3 : Recherche d'objets uniques à l'aide de la formule Power of One

Les organisations souhaitent souvent compter le nombre d'objets uniques dans un rapport contenant des centaines d'enregistrements. Supposons que vous avez des centaines d'opportunités répertoriées dans un rapport, qui appartiennent à quelques propriétaires seulement. Comment déterminer le nombre d'utilisateurs uniques ? Cette tâche semble difficile, mais la formule nécessaire est l'une des plus faciles à écrire. Elle s'intitule Power of One.

Pour écrire cette formule, créez un champ de formule personnalisé dans l'objet Utilisateur. Nommez-le Utilisateurs uniques, définissez un type de renvoi Numéro, puis sélectionnez 0 dans la liste déroulante Décimales. Cliquez sur Suivant pour ouvrir l'éditeur de formules. Pour cette formule, il n'est pas nécessaire d'insérer des champs, des opérateurs ou des fonctions. Au lieu de cela, saisissez le chiffre 1.

La puissance d'une formule unique.
C'est aussi simple que cela ! Enregistrez votre formule, puis cliquez sur l'onglet Rapports pour l'examiner en action. Créez un rapport Opportunités, puis faites glisser le champ Utilisateurs uniques du panneau gauche vers le rapport. Votre formule doit ressembler à la suivante :
La formule avant le résumé de notre champ Utilisateurs uniques.
Ici, nous avons cinq opportunités entre deux utilisateurs distincts. Comment notre formule entre-t-elle en jeu ? Dans la colonne Utilisateurs uniques, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Résumer ce champ.
Cliquez sur "Résumer ce champ" pour compter le nombre d'utilisateurs uniques.
Dans la boîte de dialogue contextuelle, sélectionnez Somme, puis cliquez sur Appliquer. Le nombre d'utilisateurs uniques est affiché en bas de la colonne. Comme vous le voyez, même de simples formules fournissent des informations essentielles sur votre organisation.
Le rapport terminé avec les utilisateurs uniques affichés en bas.
Remarque

Remarque

Vous pouvez utiliser la formule Power of One dans n'importe quel objet. Par exemple, si vous avez un rapport sur 10 comptes, chacun contenant trois opportunités, votre rapport Opportunités renvoie 30 enregistrements. L'ajout du champ de formule Power of One permet d'afficher le nombre de comptes uniques représentés dans les enregistrements. Certains spécialistes indiquent qu'ils ajoutent le champ Power of One à chaque objet de leur organisation !

Débogage des formules

Les erreurs de syntaxe sont inévitables lors l'utilisation de formules. Le bouton Vérifier la syntaxe de l'éditeur est un outil important pour déboguer vos formules. Le vérificateur de syntaxe indique les erreurs existantes et leur emplacement dans votre formule. Voici quelques erreurs de syntaxe fréquentes :
  1. Parenthèses manquantes : cette erreur est signalée lorsque le nombre de parenthèses ouvrantes ne correspond pas au nombre de parenthèses fermantes. Elle peut s'avérer particulièrement difficile à éviter lorsque vous utilisez plusieurs fonctions à la fois. Essayez de rédiger votre fonction sur plusieurs lignes, ce qui facilite le regroupement des éléments entre parenthèses.
    Une formule avec des parenthèses manquantes.

    Cette erreur est également signalée si vous oubliez une virgule entre deux paramètres de fonction. Elle peut prêter à confusion, car le problème ne correspond pas au vérificateur de syntaxe. Si vous êtes sûr(e) que les parenthèses sont correctes, assurez-vous également que les virgules de votre fonction sont valides.

    Une formule avec une virgule manquante.
  2. Type de paramètre incorrect : si vous associez un paramètre numérique à une fonction qui attend un texte (ou une autre combinaison de types de données), cette erreur est signalée. Consultez toujours le texte d'aide ou la documentation pour connaître le type de paramètre accepté par une fonction.
    Une formule avec un type de paramètre incorrect.
  3. Nombre de paramètres incorrect pour une fonction : Si vous saisissez un nombre de paramètres excessif ou insuffisant dans une fonction, le vérificateur de syntaxe vous alerte. De la même façon, consultez le texte d'aide ou la documentation pour connaître les paramètres de saisie spécifiques aux fonctions.
    Une formule avec un nombre de paramètres excessif.
  4. Résultat incompatible avec le type de renvoi de la formule : cette erreur est signalée lorsque la formule renvoie un type de données différent de celui que vous avez sélectionné lors de la création du champ de formule. L'exemple ci-dessous montre que My Account Formula doit renvoyer une valeur numérique (indiquée entre parenthèses en regard du nom de la formule), mais que la fonction TODAY() renvoie une date. L'erreur indique le type de données attendu. Vous pouvez éviter cette erreur en consultant au préalable à la documentation.
    Une formule renvoyant le résultat d'un type de données incorrect.
  5. Champ n'existe pas : cette erreur indique que vous avez inclus dans votre formule un champ que votre objet ne prend pas en charge. Dans ce cas, vérifiez l'orthographe et la casse. Si vous ne trouvez aucune erreur, essayez d'insérer le champ une nouvelle fois à partir du menu Insérer un champ pour vous assurer qu'il est correctement référencé.
    Une formule avec un nom de champ mal orthographié.

    Une autre raison peut expliquer cette erreur : un texte littéral ou un lien hypertexte qui n'est pas placé entre guillemets.

    Une formule avec des guillemets manquants.
  6. Fonction inconnue : dans ce cas, assurez-vous que Salesforce prend en charge les fonctions que vous utilisez. Vous obtiendrez aussi cette erreur pour les fonctions mal orthographiées.
    Une formule qui inclut une fonction non prise en charge.

Autres exemples

Examinons quelques exemples supplémentaires. Vous pouvez créer ces formules ou vous contentez de lire.
  1. Cette formule crée un lien hypertexte vers un site Web externe à l'aide de la fonction HYPERLINK(). L'ajout de liens hypertextes à des présentations de page permet à vos utilisateurs d'accéder rapidement à des informations importantes à partir de pages de détail.
    Une formule de lien hypertexte.
  2. Si vous souhaitez appliquer une remise au montant d'une opportunité, vous pouvez utiliser la formule ci-dessous. Dans ce cas, nous appliquons une remise de 12 %, puis nous arrondissons le résultat à deux décimales à l'aide de la fonction ROUND().
    Une formule qui inclut la fonction ROUND().
  3. Cette formule est une formule de case à cocher qui détermine si une opportunité spécifique est « importante ». Elle vérifie si le nombre d'employés dans la société associée au compte de l'opportunité est supérieur à 1 000 AND si le montant de l'opportunité est supérieur à 10 000 $. Si les deux instructions sont « true », le champ est affiché sous la forme d'une case à cocher dans la présentation de page Opportunité. Sinon, il apparaît comme une case vide.
    Une formule utilisant la fonction logique AND().

La documentation sur les formules comprend une multitude d'exemples se rapportant à de nombreux cas d'utilisation. En les examinant, sachez que de nombreux exemples contiennent des concepts avancés qui ne sont pas couverts dans cette unité. Assurez-vous de comprendre les informations présentées avant d'exploiter ces formules.

Ressources

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N’oubliez pas que ce module est conçu pour Lightning Experience. Lorsque vous lancez votre organisation d’exercice, basculez vers Lightning Experience pour relever ce défi.

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