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Utilisation optimale de votre service de messagerie et de votre calendrier

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Configurer votre calendrier pour qu’il accompagne votre réussite
  • Gérer vos e-mails de manière productive

Mise à profit de votre service de messagerie et de votre calendrier

Il peut arriver que votre boîte de réception s’apparente à une liste interminable de tâches à réaliser sur laquelle vous n’avez aucun contrôle. Vous pouvez alors avoir l’impression qu’il est urgent de répondre immédiatement à toutes ces sollicitations. En outre, votre calendrier peut vite se remplir de réunions planifiées à des moments inopportuns, ce qui perturbe l’organisation de votre travail. 

Dans cette unité, nous vous présenterons des stratégies pour que votre service de messagerie et votre calendrier deviennent des outils qui vous facilitent la vie plutôt que l’inverse.

Utilisation de votre calendrier

Chacune de vos activités impératives doit figurer sur votre calendrier. Cela comprend les appels client, les réunions professionnelles et les conversations en tête-à-tête, mais aussi vos pauses pour les repas, le sport et le temps personnel. 

Tenez compte de la manière dont votre organisation quotidienne est susceptible de changer, surtout si vous avez de nouvelles contraintes sur votre emploi du temps maintenant que vous travaillez à domicile. Appliquez ensuite les stratégies suivantes pour optimiser l’utilisation de votre calendrier.

  • Bloquez des créneaux pour les activités impératives : assurez-vous que l’ensemble de vos appels client, réunions professionnelles et conversations en tête-à-tête figurent dans votre calendrier.
  • Veillez à vous réserver du temps personnel : n’oubliez pas de bloquer des créneaux pour les pauses, les repas et le temps personnel (par exemple, les tâches domestiques, le sport, les sessions de formation, les réunions virtuelles, etc.).
  • Rendez publiques vos activités impératives : si vous êtes très sollicité, affichez de manière publique vos rendez-vous impératifs afin que tous vos collègues en soient informés, et indiquez clairement que vous ne serez pas disponible pour réaliser d’autres tâches durant ces créneaux horaires.
  • Définissez votre fuseau horaire et vos heures de travail : la plupart des applications de calendrier vous permettent de définir vos heures de travail et votre fuseau horaire. Mettez-les à jour afin que vos collègues connaissent vos disponibilités.
  • Dédiez des créneaux à la réalisation de vos tâches : selon vos attributions, vous aurez peut-être besoin de disposer de plages horaires où vous pourrez réaliser votre travail sans être interrompu. Indiquez ces périodes sur votre calendrier et faites clairement savoir qu’elles ne sont pas négociables.

Mise en place d’une journée sans interruptions

En fonction de votre poste, discutez avec votre direction de la possibilité de définir chaque semaine une journée « sans interruptions », pendant laquelle vous convenez de ne pas organiser de réunions. Cette disposition peut s’avérer particulièrement utile pour les ingénieurs, le personnel créatif, les rédacteurs et d’autres personnels qui ont besoin de pouvoir se concentrer plusieurs heures d’affilée sur certaines tâches. 

Même si l’ensemble de votre entreprise ne peut pas forcément appliquer une journée « sans interruptions », vous pouvez toujours envisager de mettre cette mesure en place pour des postes spécifiques.

Planification de temps consacré à la lecture de vos e-mails

Oui, vous avez bien lu. Plutôt que de répondre à vos e-mails tout au long de la journée, envisagez de planifier plusieurs créneaux par jour pour les lire et y apporter des réponses. Encore une fois, cela dépend des fonctions que vous occupez, car un tel mode de fonctionnement n’est pas toujours applicable.

Suivez ces conseils si vous souhaitez essayer :

  • Ajoutez à votre calendrier des créneaux lors desquels vous consulterez vos e-mails.
  • Désactivez vos notifications d’e-mail.
  • Faites connaître vos disponibilités à vos collègues.

Gestion efficace de vos e-mails

Quand vient le moment de consulter vos e-mails, il est important que vous agissiez plutôt que de laisser des messages en attente dans votre boîte de réception. 

Supprimez : envoyez à la corbeille les messages qui ne nécessitent plus aucune prise d’action.

Désabonnez-vous : retirez-vous des listes de publipostage que vous ne souhaitez pas suivre.

Agissez : ne repoussez pas les tâches qui ne demandent que quelques minutes.

Répondez : apportez une réponse sans attendre, si vous pouvez le faire rapidement.

Transférez : transférez le message à une personne qui se chargera de le traiter.

Soyez concis : soyez bref et clair, cela fera gagner du temps à tout le monde !

En tirant parti de votre calendrier et de votre service de messagerie, vous mettez toutes les chances de votre côté pour être plus productif.

Augmentation de la productivité

Vous venez d’apprendre à transformer vos pratiques de travail, à gérer votre temps et à utiliser plus efficacement votre calendrier et votre service de messagerie. Vous pouvez maintenant mettre ces pratiques à profit pour améliorer votre productivité personnelle en cette période de crise, ainsi que par la suite. Prenez bien soin de vous.