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Gestion efficace de votre temps

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Effectuer un audit du temps
  • Distinguer les tâches urgentes de celles pouvant être réalisées ultérieurement

Prise de conscience de notre nouvelle réalité

Nous vivons actuellement de grands changements, et cela inclut probablement la manière dont vous passez votre temps. Vous avez peut-être de nouvelles tâches et responsabilités. Si vous avez des enfants, ils sont sans doute à la maison avec vous plutôt qu’à l’école, et vous devez probablement les aider à continuer leur parcours scolaire. Vous prenez peut-être soin d’autres membres de votre foyer ou passez davantage de temps à désinfecter votre maison. 

Si vous partagez des responsabilités avec d’autres personnes, que ce soit à la maison ou dans votre entreprise, c’est le bon moment pour discuter avec eux de ces nouveaux impératifs. Essayez d’identifier ce qu’il est essentiel de faire maintenant et ce qui peut attendre. Parlez de la manière de répartir et d’équilibrer les tâches entre toutes les personnes qui partagent les responsabilités. 

Cette unité vous apporte des conseils pour vous aider à gérer votre temps efficacement, afin que vous soyez davantage disponible pour prendre soin de vos proches et de vous-même.

Réalisation d’un audit de votre temps

Si vous voulez optimiser votre productivité, vous devez réfléchir sérieusement à la gestion de votre temps. La première étape consiste à comprendre la manière dont vous répartissez votre temps. Si vous souhaitez savoir à quoi vous consacrez chaque instant de la journée, effectuez un audit du temps. 

Un audit du temps est, comme son nom l’indique, un moyen de suivre de manière détaillée tout ce que vous faites, pendant une semaine. Prenez simplement un papier ou créez une feuille de calcul, et tout au long de la journée, notez ce que vous faites toutes les 30 minutes. Vous pouvez également utiliser une application de suivi du temps : nous vous en proposons plusieurs dans la section Ressources.

Une personne effectuant un suivi de son temps par activité et découvrant comment elle le répartit

Une fois que vous avez compris comment vous utilisez votre temps, vous pouvez déterminer si ce sont vos tâches les plus chronophages qui génèrent le meilleur retour sur investissement.

Définition des priorités

Comment savoir si vous vous concentrez sur les bons éléments pour générer ce retour sur investissement ? Grâce à ABC 123, cela s’avère très simple.

ABC 123 est une méthode vous permettant de choisir quelle tâche effectuer en premier et lesquelles effectuer ultérieurement. Utilisez la méthode ABC 123 pour analyser chaque tâche en fonction de son impact sur votre objectif global et du temps nécessaire pour la réaliser. 

Impact sur votre objectif global

A : important

B : modéré

C : faible

Temps de réalisation

1 : court

2 : modéré

3 : long

Prenez votre liste de tâches et attribuez une valeur (A1, B2, C3, etc.) à chaque élément la composant. Examinez ensuite votre liste et classez les tâches par ordre de priorité, en commençant par celles notées A1. Réalisez d’abord les tâches ayant la valeur A1, car elles ont un impact important sur vos objectifs et sont rapides. Effectuez les tâches C3 en dernier, car elles ont un faible impact sur la réalisation de vos objectifs et prennent beaucoup de temps.

Gestion des problèmes

Indépendamment de la manière dont vous gérez votre liste de tâches et votre temps, il peut vous arriver d’être bloqué sur une tâche. Comment remédier à cette situation ? Suivez ces conseils pour réussir :

  1. Informez au plus tôt les personnes concernées que le projet a pris du retard.
  2. Déterminez si la date d’échéance peut être repoussée.
  3. Laissez votre cerveau se reposer et réessayez plus tard.

Image listant les différents conseils

Ne sous-estimez pas notre troisième conseil. Parfois, il suffit de prendre une courte pause pour ensuite être en mesure de remédier à un problème sur lequel vous avez été bloqué pendant des heures.

Applications de gestion du temps

Vous avez appris quelques stratégies et astuces. Découvrons maintenant les applications que vous pouvez utiliser pour gérer votre temps de manière productive.

Application

Utilisation

Objectif

Application Salesforce
  • Communiquer avec Chatter.
  • Collaborer avec Quip.
  • Attribuer des priorités aux tâches pour rester organisé.
Libérer votre esprit des conversations et des tâches en les intégrant à des outils.
Application calendrier
  • Planifier vos tâches au début de votre journée.
  • Indiquer sur votre calendrier des créneaux pendant lesquels ne pas vous déranger.
  • Démarrer vos réunions avec des ordres du jour et des objectifs clairs.
Savoir exactement ce que vous devez faire et à quel moment réaliser ces tâches.

Récapitulatif

Vous disposez maintenant d’idées intéressantes sur la manière de gérer au mieux votre temps. 

  • Faites un audit de votre temps.
  • Classez les tâches selon leur importance en utilisant la méthode ABC 123.
  • Passez en revue les stratégies permettant de remédier à vos problèmes.
  • Utilisez les technologies à votre disposition.

Dans l’unité suivante, nous vous présenterons comment gérer de manière optimale votre service de messagerie et votre calendrier.

Ressources