Gestion efficace de votre temps
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Effectuer un audit du temps
- Distinguer les tâches urgentes de celles pouvant être réalisées ultérieurement
Vérification de l’utilisation de votre temps
Aujourd’hui, vous consacrez peut-être votre temps à des activités différentes que celles qui vous occupaient il y a quelques années. Vous avez peut-être de nouvelles tâches et responsabilités. Vous avez peut-être trouvé un nouveau rythme dans votre foyer pour équilibrer votre travail à distance ou hybride et la garde de vos enfants, votre bien-être et d’autres responsabilités et obligations.
Cependant, même si vous bénéficiez d’un peu plus de flexibilité qu’auparavant, il peut toujours être difficile de hiérarchiser les tâches et d’identifier celles à accomplir maintenant et celles pouvant attendre. Il est important de parler de la manière de répartir et d’équilibrer les tâches entre toutes les personnes qui partagent les responsabilités (au travail comme à la maison).
Cette unité propose des conseils pour vous aider à gérer votre temps efficacement, afin de pouvoir atteindre un niveau optimal de productivité au travail tout en maintenant un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Réalisation d’un audit de votre temps
Pour optimiser votre productivité, vous devez réfléchir sérieusement à la gestion de votre temps. La première étape consiste à comprendre la manière dont vous répartissez votre temps. Si vous souhaitez savoir à quoi vous consacrez chaque instant de la journée, effectuez un audit du temps.
Un audit du temps est, comme son nom l’indique, un moyen de suivre de manière détaillée tout ce que vous faites, pendant une semaine. Prenez simplement un papier ou créez une feuille de calcul, et tout au long de la journée, notez ce que vous faites toutes les 30 minutes. Sinon, vous pouvez utiliser une application de suivi du temps. (Pour obtenir une liste des options, consultez la section Ressources).
Une fois que vous avez compris comment vous utilisez votre temps, vous pouvez déterminer si ce sont vos tâches les plus chronophages qui représentent le meilleur retour sur investissement.
Définition de vos priorités
Comment savoir si vous vous concentrez sur les bons éléments ? Grâce à ABC 123, cela s’avère très simple.
ABC 123 est une méthode vous permettant de choisir quelle tâche effectuer en premier et lesquelles effectuer ultérieurement. Utilisez la méthode ABC 123 pour analyser chaque tâche en fonction de son impact sur votre objectif global et du temps nécessaire pour la réaliser.
Impact sur votre objectif global
A : important
B : modéré
C : faible
Temps de réalisation
1 : court
2 : modéré
3 : long
Prenez votre liste de tâches et attribuez une valeur (A1, B2, C3, etc.) à chaque élément la composant. Examinez ensuite votre liste et classez les tâches par ordre de priorité, en commençant par celles notées A1. Réalisez d’abord les tâches ayant la valeur A1, car elles ont un impact important sur vos objectifs et sont rapides. Effectuez les tâches C3 en dernier, car elles ont un faible impact sur la réalisation de vos objectifs et prennent beaucoup de temps.
Conseils pour sortir d’une impasse
Indépendamment de la manière dont vous gérez votre liste de tâches et votre temps, il peut vous arriver d’être bloqué sur une tâche. Comment remédier à cette situation ? Suivez ces conseils pour réussir :
- Informez au plus tôt les personnes concernées que le projet a pris du retard.
- Déterminez si la date d’échéance peut être repoussée.
- Laissez votre cerveau se reposer et réessayez plus tard.
Ne sous-estimez pas notre troisième conseil. Parfois, il suffit de prendre une courte pause pour ensuite être en mesure de remédier à un problème sur lequel vous avez été bloqué pendant des heures.
Applications de gestion du temps
Vous avez appris quelques stratégies et astuces. Découvrons maintenant quelques applications que vous pouvez utiliser pour gérer votre temps de manière productive.
| Application | Utilisation | Objectif |
|---|---|---|
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Application Salesforce |
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Libérer votre esprit des conversations et des tâches en les intégrant à des outils. |
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Application calendrier |
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Savoir exactement ce que vous devez faire et à quel moment réaliser ces tâches. |
Récapitulatif
Vous disposez maintenant d’idées intéressantes sur la manière de gérer au mieux votre temps.
- Faites un audit de votre temps.
- Classez les tâches selon leur importance en utilisant la méthode ABC 123.
- Passez en revue les stratégies permettant de remédier à vos problèmes.
- Utilisez les technologies à votre disposition.
Dans l’unité suivante, vous découvrirez comment gérer de manière optimale votre service de messagerie et votre calendrier.