Suivez votre progression
Accueil Trailhead
Accueil Trailhead

De nouvelles manières de poursuivre son activité

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Utiliser des outils de collaboration pour réaliser vos tâches
  • Transformer vos précédentes habitudes de travail grâce aux outils numériques

Poursuite du travail pendant une période de grands changements

La vie quotidienne des personnes du monde entier a radicalement changé à cause du COVID-19. Nos précédentes méthodes de travail, des réunions en personne aux visites chez les clients, sont bouleversées par les événements majeurs qui se produisent actuellement.

Ce module est destiné à vous donner des conseils et des astuces pratiques pour appréhender ce tout nouveau mode de vie. Bien qu’il y ait certaines similitudes dans la manière dont nous traversons tous cette période, chacun vit cette pandémie de manière unique. En pratique, cela signifie que les stratégies que nous présentons ici peuvent ne pas fonctionner pour tout le monde. Comme pour tout conseil, appliquez ce qui vous convient et ignorez le reste.

Vous apprendrez plus précisément à :

  • Adapter et transformer vos précédentes habitudes et pratiques de travail
  • Rester productif en appliquant des techniques modernes de gestion du temps
  • Utiliser votre calendrier pour augmenter votre productivité

Commençons par transformer notre façon de travailler.

Mise en place de réunions virtuelles

Les réunions en personne étant désormais impossibles, il est temps de repenser la façon dont vous organisez vos rencontres. Vous pouvez utiliser un outil de visioconférence pour organiser une réunion virtuelle (si votre entreprise dispose d’un service informatique, demandez-lui quels outils sont approuvés), mais vous devez mettre à jour vos pratiques de réunion avec vos équipes. La bonne nouvelle est que ces conseils rendront l’ensemble de vos réunions plus productives, qu’elles soient virtuelles ou en personne.

Avant la réunion

Définissez le programme.
Ajoutez le programme à l’invitation à la réunion. Précisez les durées qui seront consacrées à chaque élément du programme et les responsables de ceux-ci.
Envoyez un document à lire préalablement.
Mettez tous les participants sur la même longueur d’onde en préparant un document qui les informe des objectifs de la réunion, des résultats escomptés, des difficultés et des informations de référence nécessaires.
Tenez compte des fuseaux horaires des participants.
Veillez à planifier la réunion à un moment auquel tous les participants requis peuvent y assister sans avoir à se réveiller à deux heures du matin.

Pendant la réunion

Établissez des rôles clairs.
Nommez un modérateur, un cadenceur et un preneur de notes au début de votre réunion. Lorsque vous vous trouvez ensemble dans une pièce, les personnes qui prennent place autour de la table peuvent naturellement se partager ces rôles. Lors d’une réunion virtuelle, vous devez attribuer ces rôles de manière explicite dès le début.
Utilisez des outils sur le Cloud pour gérer les notes.
Partagez le document contenant les notes avec tous les participants à la réunion et encouragez-les à le compléter pendant celle-ci.
Évitez les conversations parallèles et les interruptions.
Lorsque deux personnes parlent en même temps pendant une réunion virtuelle, le tout devient inaudible. Pratiquez l’écoute active et encouragez tout le monde à faire de même.

Après la réunion

Envoyez un récapitulatif.
Envoyez le document contenant les notes à tous les participants et mettez en évidence les décisions importantes qui ont été prises ainsi que les prochaines actions à entreprendre.
Planifiez un suivi.
Si une action nécessitait un appel de suivi, planifiez-le dès maintenant.

La mise en place de ces mesures supplémentaires lors de vos réunions les rendra plus efficaces en général et augmentera la productivité dans votre entreprise.

Personnes travaillant en collaboration dans le monde entier

Réduction du nombre de réunions

Pourquoi ne pas renoncer complètement à une réunion en travaillant de manière asynchrone avec Quip ? Quip est un outil sur le Cloud adapté aux mobiles permettant de collaborer sur des documents. Il vous donne la possibilité de créer et de partager des documents et des feuilles de calcul, de créer des plans de projet et d’attribuer des tâches, le tout en un seul endroit. Chaque document Quip dispose d’un chat intégré, de sorte que les conversations qui se déroulaient habituellement lors des réunions peuvent désormais avoir lieu directement en travaillant.

Quip permet à plusieurs personnes de modifier un document en même temps. Il dispose en outre d’intégrations profondes avec la plate-forme Salesforce. Chez Salesforce, nous utilisons notamment Quip pour rédiger, réviser et approuver les communications. 

Par exemple, supposons que nous devons annoncer un changement de calendrier dans le déploiement d’un nouvel outil ou d’un nouveau processus. Nous pourrions très bien organiser une réunion avec les 15 parties prenantes. Toutefois, nous pouvons aussi décider de créer à la place un document Quip pour gérer le processus de changement.

Document de plan de projet dans Quip, montrant l’aperçu du projet, la prochaine étape proposée, la date d’échéance et les approbations nécessaires

Un document Quip contient :

  • Une brève description du projet
  • Une explication détaillée des raisons pour lesquelles le calendrier doit changer
  • Les actions que chaque partie prenante doit réaliser
  • La date d’échéance
  • Une liste où les parties prenantes doivent chacune indiquer leur approbation

Le chef de projet invite l’équipe de projet dans le document Quip, où elle s’entend sur le changement de calendrier et l’approuve. Une fois que toutes les parties prenantes ont approuvé le changement, le chef de projet publie l’annonce dans Chatter. Aucune réunion n’a été nécessaire !

L’essai de la version Starter de Quip est gratuit pour vous et votre équipe jusqu’au 30 septembre 2020

Collaboration en ligne

Si vous étiez habitué à faire des réunions en personne avec vos collègues et vos clients, il est temps de vous familiariser avec la collaboration dans Chatter, sur Quip, par e-mail et sur les applications de messagerie instantanée. Bien entendu, il est également important que vous appreniez à utiliser votre téléphone portable à cette fin.

Pour rester en contact, essayez les méthodes suivantes :

  • Planifiez des réunions virtuelles individuelles avec des clients, des collègues, vos employés ou votre responsable.
  • Organisez des chats de groupe pour collaborer avec vos collègues, dans lesquels vous échangerez des bonnes pratiques et des conseils.
  • Communiquez avec vos employés par chat vidéo ou appels vidéo.
  • Créez un groupe de collaboration en ligne avec vos collègues ou vos clients.
  • Invitez vos clients à collaborer dans un document que vous avez préparé sur le Cloud.
  • Organisez une réunion virtuelle rassemblant tous vos clients afin d’échanger des bonnes pratiques au sein du groupe.

Ce ne sont là que quelques-uns des moyens à votre disposition pour transformer vos habitudes de travail et augmenter votre productivité en utilisant des outils tels que Chatter, Quip et votre smartphone. Nous allons ensuite découvrir des stratégies pour gérer au mieux votre temps.

Ressources

Trailhead : Collaboration avec Quip