De nouvelles manières de poursuivre son activité
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Utiliser des outils de collaboration pour réaliser vos tâches
- Transformer vos précédentes habitudes de travail grâce aux outils numériques
Nouvelles méthodes de travail
En 2020 et 2021, des personnes du monde entier ont dû s’adapter et travailler différemment à cause de la pandémie de COVID-19. À ce moment-là, nous sommes nombreux à avoir travaillé en virtuel, à plein temps. Aujourd’hui, beaucoup d’employés restent entièrement à distance, et de nombreuses entreprises autorisent le travail hybride (certains jours en télétravail et d’autres au bureau). Ce module est destiné à vous donner des conseils pratiques en matière de productivité, que vous travailliez à distance, que vous télétravailliez une partie du temps ou que vous soyez au bureau cinq jours par semaine.
Vous apprendrez plus précisément à :
- Adapter et transformer vos habitudes et pratiques de travail
- Rester productif en appliquant des techniques modernes de gestion du temps
- Utiliser votre calendrier pour augmenter votre productivité
Commençons par le moyen qui permet d’avancer dans le travail et de prendre des décisions : les réunions.
Optimisation de vos réunions
Que vous vous retrouviez en personne ou en vidéo, le respect des bonnes pratiques en la matière accroît la productivité des réunions. Voici des conseils pour vous aider (vous et votre équipe) à vous préparer aux réunions, à en organiser et à en assurer le suivi.
Avant la réunion
| Définissez le programme. | Ajoutez le programme à l’invitation à la réunion. Précisez les durées qui seront consacrées à chaque élément du programme et les responsables de ceux-ci. |
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Envoyez un document à lire préalablement. |
Mettez tous les participants sur la même longueur d’onde en préparant un document qui les informe des objectifs de la réunion, des résultats escomptés, des difficultés et des informations de référence nécessaires. |
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Tenez compte des fuseaux horaires des participants. |
Veillez à planifier la réunion à un moment auquel tous les participants requis peuvent y assister sans avoir à se réveiller à deux heures du matin. |
Pendant la réunion
| Établissez des rôles clairs. | Nommez un modérateur, un cadenceur et un preneur de notes au début de votre réunion. Lorsque vous vous trouvez ensemble dans une pièce, les personnes qui prennent place autour de la table peuvent naturellement se partager ces rôles. Lors d’une réunion virtuelle, vous devez attribuer ces rôles de manière explicite dès le début. |
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Utilisez des outils sur le Cloud pour gérer les notes. |
Partagez le document contenant les notes avec tous les participants à la réunion et encouragez-les à le compléter pendant celle-ci. |
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Évitez les conversations parallèles et les interruptions. |
Lors des réunions hybrides, les participants virtuels se sentent exclus s’ils ne peuvent pas entendre les conversations dans la salle. Et lors des réunions entièrement virtuelles, lorsque deux personnes parlent en même temps, personne ne peut entendre les propos ni de l’une ni de l’autre. Pratiquez l’écoute active et encouragez tout le monde à faire de même. |
Après la réunion
| Envoyez un récapitulatif. | Transmettez le document contenant les notes à tous les participants et mettez en évidence les décisions importantes qui ont été prises ainsi que les prochaines actions à entreprendre. |
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Planifiez un suivi. |
Si une action nécessite un appel de suivi, planifiez-le dès maintenant. |
La mise en place de ces mesures supplémentaires lors de vos réunions les rendra plus efficaces en général et augmentera la productivité dans votre entreprise.
Réduction du nombre de réunions
Pourquoi ne pas renoncer complètement à une réunion en travaillant de manière asynchrone avec Quip ? Quip est un outil sur le Cloud adapté aux mobiles permettant de collaborer sur des documents. Il vous donne la possibilité de créer et de partager des documents et des feuilles de calcul, de créer des plans de projet et d’attribuer des tâches, le tout en un seul endroit. Chaque document Quip dispose d’un chat intégré, de sorte que les conversations qui se déroulaient habituellement lors des réunions peuvent désormais avoir lieu directement en travaillant.
Quip permet à plusieurs personnes de modifier un document en même temps. Il dispose en outre d’intégrations profondes avec la plate-forme Salesforce. Chez Salesforce, nous utilisons notamment Quip pour rédiger, réviser et approuver les communications.
Par exemple, supposons que nous devons annoncer un changement de calendrier dans le déploiement d’un nouvel outil ou d’un nouveau processus. Nous pourrions très bien organiser une réunion avec les 15 parties prenantes. Toutefois, nous pouvons aussi décider de créer à la place un document Quip pour gérer le processus de changement.
Un document Quip contient :
- Une brève description du projet
- Une explication détaillée des raisons pour lesquelles le calendrier doit changer
- Les actions que chaque partie prenante doit réaliser
- La date d’échéance
- Une liste où les parties prenantes doivent chacune indiquer leur approbation
Le chef de projet invite l’équipe de projet dans le document Quip, où elle s’entend sur le changement de calendrier et l’approuve. Une fois que toutes les parties prenantes ont approuvé le changement, le chef de projet publie l’annonce sur Slack. Aucune réunion n’a été nécessaire !
Collaboration en ligne
Il n’est pas toujours nécessaire de voir en personne vos collègues et clients ; ce n’est d’ailleurs pas forcément la meilleure utilisation du temps et des ressources de chacun. Adoptez à la place la collaboration virtuelle à l’aide de Slack, Quip, des e-mails et des applications de messagerie instantanée. Bien entendu, il est également important que vous appreniez à utiliser votre téléphone portable à cette fin.
Pour rester en contact, essayez les méthodes suivantes :
- Planifiez des réunions virtuelles individuelles avec des clients, des collègues, vos employés ou votre responsable.
- Organisez des chats de groupe pour collaborer avec vos collègues, dans lesquels vous échangerez des bonnes pratiques et des conseils.
- Interagissez avec vos employés via le chat vidéo, les appels vidéo ou les appels d’équipe Slack.
- Créez un canal Slack pour une collaboration en ligne avec des groupes de collègues ou vos clients.
- Invitez vos clients à collaborer dans un document que vous avez préparé sur le Cloud.
- Organisez une réunion virtuelle rassemblant tous vos clients afin d’échanger des bonnes pratiques au sein du groupe.
Ce ne sont là que quelques-uns des moyens à votre disposition pour transformer vos habitudes de travail et augmenter votre productivité en utilisant des outils tels que Slack, Quip et votre smartphone. Découvrez ensuite des stratégies pour gérer au mieux votre temps.
