Découverte des concepts de base de l’administration

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Accéder aux paramètres du compte Account Engagement et les décrire
Configurer des utilisateurs
Configurer l’authentification unique avec Salesforce
Définir des champs personnalisés pour les prospects

Tout savoir sur l’administration

Leung Chen, responsable marketing chez Cloudy Consulting

Voici Leung Chen, responsable marketing chez Cloudy Consulting. Suite à son excellent bilan de performances au trimestre dernier, on lui a confié la mission de mettre en œuvre Account Engagement chez Cloudy Consulting. Elle possède une riche expérience dans l’organisation d’événements sociaux et de programmes de fidélisation des clients, et elle est prête à exploiter ces talents avec Account Engagement ! Elle sera l’administratrice Account Engagement.

Paramètres de compte Account Engagement

Pour Leung, la première étape consiste à examiner Account Engagement et consulter les paramètres de son compte. Les paramètres du compte Account Engagement contiennent toutes sortes d’informations utiles pour l’administrer et, pour Leung, il n’y a pas de meilleur endroit pour entamer son exploration.

Parcourons les paramètres du compte en nous attardant sur quelques fonctionnalités en chemin.

Cliquez sur l’onglet Account Engagement Settings (Paramètres Account Engagement). Cet écran contient des informations sur votre compte, ainsi que les coordonnées de la personne qui reçoit une notification en cas de modification dans Account Engagement. Le tableau Notifications produits et services des paramètres de votre compte vous permet de choisir différents points de contact pour chaque type de notification. Cliquez sur l’onglet Utilisation et limites. Cette liste présente toutes les fonctions disponibles de votre compte, leur utilisation, leurs limites et leur emploi.
Cliquez sur l’onglet Mon profil. Cet onglet présente vos informations de profil et vos préférences utilisateur. Cliquez sur Modifier pour apporter des changements à vos informations utilisateur. Cliquez sur Modifier mes préférences utilisateur pour modifier vos préférences d’e-mail et d’application.
Cliquez sur l’onglet B2B Marketing Analytics (le cas échéant). L’onglet B2B Marketing Analytics vous permet de provisionner votre application B2B Marketing Analytics.

Création d’un utilisateur Account Engagement

Leung est très sollicitée chez Cloudy Consulting, et elle jongle avec de nombreux projets. Elle souhaite donc ajouter l’un de ses collègues comme utilisateur dans Account Engagement pour qu’il l’aide à gérer son compte. L’équipe marketing de Cloudy Consulting comprend plusieurs créateurs de contenus. Leung a demandé à l’un d’eux de l’aider sur Account Engagement. Elle décide de lui attribuer le rôle Marketing, l’un des rôles utilisateur par défaut d’Account Engagement. Chaque compte Account Engagement comprend au départ quatre rôles utilisateur : Administrateur, Utilisateur marketing, Responsable commercial et Utilisateur commercial. Les administrateurs Account Engagement comme Leung peuvent ainsi créer facilement de nouveaux utilisateurs et leur accorder les bons ensembles d’autorisations.

Voyons comment Leung crée facilement un nouvel utilisateur Account Engagement ayant le rôle Marketing.

Rendez-vous dans Account Engagement Settings (Paramètres Account Engagement) | User Management (Gestion des utilisateurs) | Users (Utilisateurs).
Cliquez sur + Ajouter un utilisateur.
Saisissez le prénom et le nom de l’utilisateur.
Saisissez l’adresse e-mail de l’utilisateur. L’adresse e-mail doit être unique à l’échelle de tous les comptes Account Engagement.
Pour envoyer un lien d’activation à l’utilisateur, sélectionnez Envoyer un e-mail d’activation. Cet e-mail invite l’utilisateur à choisir un mot de passe et une question de sécurité. L’e-mail d’activation expire au bout de 48 heures.
Sélectionnez le rôle Utilisateur marketing.
Quand vous avez terminé, cliquez sur Créer l’utilisateur.

Corbeille

Lorsque vous supprimez une ressource, cette dernière est placée dans la corbeille de votre compte Account Engagement. Vous pouvez restaurer la plupart des ressources contenues dans la corbeille, mais examinons quelques éléments à prendre en compte lors de l’utilisation de la corbeille. Découvrons-les sans attendre avant de continuer.

Les éléments de la corbeille ne sont pas pris en compte dans les limites d’utilisation.
Si vous supprimez une campagne, les prospects qui y sont associés restent dans le système balisé avec la campagne supprimée. Avant une suppression, Account Engagement vous avertit si des éléments associés à la campagne, tels que des listes, des règles et des pages de destination, sont en cours d’utilisation. Vous pouvez ensuite supprimer les ressources ou les associer à une autre campagne.
Les administrateurs peuvent supprimer définitivement les prospects se trouvant dans la corbeille. Account Engagement ne suit plus les prospects lorsqu’ils sont définitivement supprimés.
Un prospect supprimé est restauré lorsque l’enregistrement Salesforce avec lequel il est synchronisé est restauré. Lorsque vous supprimez définitivement un prospect dans Account Engagement, vous devez supprimer les pistes et les contacts associés dans Salesforce.
Les balises sont supprimées définitivement et n’apparaissent pas dans la corbeille.

Lorsqu’un prospect est supprimé, l’enregistrement est placé dans la corbeille d’Account Engagement. Vous pouvez supprimer définitivement ou restaurer le prospect depuis la corbeille. Certaines activités que vous ou le système initiez restaurent également un prospect. Voici quelques points à prendre en compte si vous souhaitez supprimer définitivement un prospect de la corbeille :

Lorsqu’un prospect est définitivement supprimé, le prospect est supprimé de la corbeille et Account Engagement ne conserve aucune information sur ce prospect. Il n’y a aucun moyen de savoir quels prospects ont été supprimés et les données ne peuvent pas être restaurées.
Les pistes et les contacts associés doivent être supprimés de Salesforce avant de supprimer le prospect dans Account Engagement.
La suppression de prospects supprime aussi toutes les données d’engagement associées et affecte tous les rapports.
Si le prospect est associé à un compte personnel, toutes les informations personnellement identifiables sont supprimées de l’enregistrement de compte Account Engagement.
Il est possible de recréer un prospect après l’avoir supprimé. Par exemple, un prospect peut soumettre un formulaire ou être recréé manuellement.
Les administrateurs peuvent supprimer définitivement les prospects se trouvant dans la corbeille. Account Engagement ne suit plus les prospects lorsqu’ils sont définitivement supprimés.

La suppression peut prendre jusqu’à 24 heures. Account Engagement vous enverra un e-mail une fois le processus terminé.

Ajout de champs personnalisés

Account Engagement est fourni avec un grand nombre de champs par défaut prêts à l’emploi, mais vous aurez peut-être besoin de consigner d’autres types d’informations. Par exemple, il peut être pratique de retrouver dans Account Engagement des champs que vous avez dans Sales Cloud, pour ensuite synchroniser les données entre les deux systèmes. Pour ce faire, activez votre connecteur Salesforce, puis créez un champ personnalisé dans Account Engagement pour chaque champ de Sales Cloud que vous souhaitez mapper. Les champs personnalisés sont disponibles dans tous les formulaires Account Engagement, dans les règles d’automatisation et de segmentation et dans les listes dynamiques.

Leung planifie un événement client et doit créer un champ personnalisé dans les prospects pour enregistrer les réponses aux invitations, mais elle n’a pas besoin de synchroniser cette information vers Salesforce. Les réponses lui serviront plus tard à envoyer des e-mails de remerciements.

Pour créer un champ personnalisé :

Accédez à Account Engagement Settings (Paramètres Account Engagement) | Object and Field Configuration (Configuration d’objet et de champ) | Prospect Fields (Champs de prospect).
Cliquez sur + Ajouter un champ personnalisé.
Saisissez RSVP dans le champ Nom.
Laissez l’ID de champ personnalisé qui est généré automatiquement.
Laissez le Comportement de synchronisation tel quel. Pour une liste complète des paramètres de champ, consultez la Référence sur les paramètres de champs de prospect.
Pour limiter les réponses, changez le type du champ et choisissez Bouton radio.
Dans Valeurs, saisissez les valeurs suivantes :

Oui, je serai présent !
Non, je ne peux pas venir.

Quand vous avez terminé, cliquez sur Créer le champ personnalisé pour enregistrer votre nouveau champ.

Créez le champ personnalisé RSVP avec deux valeurs possibles : « Oui, je serai présent ! » et « Non, je ne peux pas venir. »

Première connexion ? Nous avons un nouvel assistant de configuration Account Engagement prêt à vous guider tout au long du processus de configuration d’Account Engagement.

Tout au long de cette unité, vous avez aidé Leung à prendre les commandes d’Account Engagement en tant qu’administratrice. Vous avez configuré la connexion avec Salesforce, créé un utilisateur et créé un champ personnalisé. Excellent travail !

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