Adoption des nouveaux outils et obtention du soutien des parties prenantes

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Identifier des cas d’utilisation intéressants pour l’adoption des nouveaux outils
  
• Comprendre comment communiquer avec les parties prenantes et obtenir leur soutien
  
• Comprendre comment laisser de la place aux échecs
  

Être enthousiasmé par de nouveaux outils et de nouvelles capacités et savoir quand les adopter peuvent vous sembler deux notions très différentes. Elles le sont, en effet.

Avant de décider d’adopter un outil, passez du temps à découvrir ses fonctionnalités afin de pouvoir prendre une décision éclairée. Il est important d’être réaliste quant à votre parcours d’adoption. Si vous planifiez soigneusement votre adoption, vous vous préparez, vous et votre équipe, à réussir. Une bonne stratégie d’adoption doit livrer dès le début du processus des éléments positifs ou intéressants sur les changements à venir et créer des attentes réalistes quant aux moments de frustration ou d’incertitude. Si vous ne parvenez pas à identifier les premières réussites tangibles ou à être précis sur les risques, votre plan n’est probablement pas aussi solide qu’il le devrait.

Identification des bonnes opportunités d’adoption

Une adoption réussie commence par l’identification de la bonne opportunité d’adoption. Pensez aux ressources (personnes, temps et technologie) impliquées dans le changement. Pensez aux compétences (communication, connaissance des produits, connaissance de l’entreprise et expérience dans des projets similaires) nécessaires pour effectuer le changement. La bonne opportunité d’adoption équilibre les domaines dans lesquels les personnes doivent apprendre le plus avec les compétences dont votre équipe dispose déjà.

Lorsque vous démêlez votre organisation, si votre équipe ne connaît pas la plupart des outils nécessaires pour gérer la source ou travailler avec Salesforce DX, vous pouvez commencer par vous concentrer sur une petite partie de votre organisation. Vous pouvez également travailler sur une partie légèrement plus complexe de votre organisation, si vous pouvez ainsi collaborer avec une équipe qui dispose de systèmes de communication fiables et d’une bonne documentation des processus. 

Quelle que soit l’approche que vous adoptez, tenez compte de la fréquence à laquelle une fonctionnalité peut devoir être modifiée et de son importance pour votre entreprise. Il peut être intéressant de choisir un domaine que tout le monde utilise et qui créera l’enthousiasme comme premier projet. Cela peut cependant poser un risque, car vous et votre équipe devrez tâtonner pour vous former. 

Si vous souhaitez démêler votre organisation afin de pouvoir adopter de nouvelles méthodes de livraison telles que les packages déverrouillés, la meilleure façon de faciliter les changements peut être de commencer par un tout nouveau développement. Vous pouvez rencontrer plus de succès avec l’adoption du package si vous avez d’abord consacré du temps et de l’énergie à comprendre comment modulariser votre organisation et mettre en place un système fiable de contrôle source.

Obtention du soutien

Une fois que vous avez identifié votre meilleure opportunité d’adoption, l’étape suivante consiste à convaincre vos parties prenantes. Ces dernières peuvent être les premières personnes à adopter vos fonctionnalités. Il faut donc qu’elles soient bien préparées et investies dans les efforts potentiellement considérables à déployer pour aider leurs propres équipes à réussir. Obtenir le soutien ne signifie pas informer les personnes de tous les avantages qu’ils pourront tirer de votre outil, tout en minimisant les risques. Vous devez parler ouvertement et clairement des points intéressants comme des inconnues ou des risques.

Impliquez vos parties prenantes dès le début et donnez-leur réellement les moyens d’aider à élaborer et à influencer les stratégies d’adoption. Échangez sur la meilleure façon de partager les retours (positifs et négatifs) au fur et à mesure que votre adoption commence. Comment vos parties prenantes peuvent-elles recueillir et transmettre efficacement les informations données par des personnes qui ne sont pas aussi profondément impliquées dans le processus ? Quels canaux peuvent être les plus efficaces pour vos équipes ? Les collaborateurs préfèrent-ils les e-mails ? Ou bien devriez-vous utiliser un groupe Chatter ?

Gestion des échecs

Tous les plans ne se déroulent pas forcément comme prévu. Vous ne pouvez pas innover sans accepter aussi bien les moments d’échec que de réussite. Une stratégie réussie doit donc intégrer la gestion des échecs.

Une des façons d’y parvenir est de communiquer ouvertement. Vous pouvez également apprécier les risques que vous pourriez rencontrer et identifier clairement lesquels sont susceptibles de devenir des points de défaillance déterminants de votre projet. Pour chacun de ces derniers, votre équipe doit parler de ce qu’elle considère comme une réussite ou un échec. Si vous définissez des critères clairs de succès avant de vous lancer, cela vous aidera à mieux vous préparer à réussir et à mieux savoir si vous n’êtes peut-être pas sur la voie du succès.

Vous devez également établir des délais réalistes qui vous laissent de la marge en cas d’éventuels contretemps. Si, en raison de délais fermes ou irréalistes, vous menez à toute vitesse les parties importantes d’un projet, vous risquez d’accroître les doutes et les frustrations. Une planification adéquate doit absolument vous aider à éviter ces types d’échecs.

Parler ouvertement et de manière réaliste des défaillances aide également votre équipe à mieux accepter l’échec. Il peut être difficile de devoir annoncer que quelque chose ne se passe pas comme prévu, ou expliquer que les personnes sont vraiment très mécontentes des effets secondaires occasionnés par un changement. Il est nécessaire d’intégrer des moyens de parler des résultats négatifs, ainsi que des manières de les évaluer. Ainsi, tous les membres de votre équipe sont mieux à même de soulever les informations qui pourraient être essentielles pour éviter un échec.

Ressources

• Article de Project Times : Échec de projet : un catalyseur du succès
• Article de Harvard Business Review : Comment convaincre les employés sceptiques d’adopter une nouvelle technologie