Avantages de l'intégration de Salesforce à Microsoft Outlook

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Résumer comment vos commerciaux peuvent compter sur Microsoft® Outlook® et Salesforce pour gérer leurs prospects et leurs ventes.
Reconnaître la redondance à laquelle font face les commerciaux lorsqu'ils entrent des données commerciales dans deux applications.
Décrire comment l'intégration de Salesforce et d'Outlook améliore la productivité de vos commerciaux.

Augmentation de la productivité de vos commerciaux

Vos commerciaux utilisent Outlook. Ils utilisent aussi Salesforce. N'est-il pas temps qu'ils utilisent Outlook et Salesforce ensemble ? Selon McKinsey & Company, les commerciaux passent jusqu’à 28 % de leur journée sur les e-mails et les calendriers. C’est le cas des commerciaux Erin Donaghue et Lance Park, qui travaillent dans une entreprise d’énergie solaire émergente, Ursa Major Solar. Il est important pour eux de pouvoir consulter les données Salesforce là où ils passent le plus clair de leur temps.

Lorsque vous intégrez Outlook et Salesforce, vos commerciaux peuvent passer moins de temps à saisir des données et à passer d'une application à l'autre. Les équipes de vente peuvent également suivre les e-mails importants relatifs à des enregistrements Salesforce. Grâce à ses avantages, vos commerciaux peuvent :

Éliminer le temps perdu à saisir des données redondantes dans les deux applications.
Accéder aux e-mails importants d’Outlook et aux enregistrements pertinents de Salesforce depuis un même endroit pour faciliter des communications par e-mail significatives et ciblées avec les clients et les prospects.
Se concentrer sur l’essentiel : les ventes !

Erin et Lance utilisent Outlook et Salesforce. Examinons comment ils utilisent les deux applications.

Raisons pour lesquelles les commerciaux utilisent Outlook

Vos commerciaux passent déjà du temps sur Outlook. Voici ce qu’ils en font.

Ce que font les commerciaux	Pourquoi ?
Envoyer des e-mails	Les e-mails sont une manière simple et efficace de contacter des prospects et d’entretenir des relations.
Gérer des contacts	Les contacts dans Outlook servent de fichier rotatif virtuel.
Planifier des réunions et des rendez-vous	Vos commerciaux comptent beaucoup sur leurs calendriers pour planifier leurs journées et les événements importants.

Raisons de l'utilisation de Salesforce par les commerciaux

Ursa Major a acheté Salesforce, car il s’agit d’un puissant outil commercial. Bravo ! Leurs commerciaux utilisent Salesforce pour suivre les informations sur leurs prospects et leurs ventes. Voyons d’un peu plus près pourquoi les équipes de vente utilisent Salesforce.

Ce que font les commerciaux	Pourquoi ?
Gérer des listes et des contacts	Vos commerciaux établissent un lien entre les pistes et les contacts dans d’autres enregistrements Salesforce importants, tels que des comptes et des opportunités.
Planifier des réunions et des rendez-vous	Les commerciaux et leurs responsables comptent sur le calendrier Salesforce pour obtenir des réunions et des rendez-vous relatifs à leurs ventes dans leurs listes. Vos commerciaux lient également ces événements à d’autres enregistrements Salesforce importants.
Suivre les ventes en cours	Les commerciaux suivent leurs ventes à l’aide des opportunités de Salesforce, puis vos équipes de vente les lient (vous l’aviez deviné) à d’autres enregistrements Salesforce importants.
En savoir plus sur les cas en attente	Dans le domaine de la vente, tout ne se passe pas toujours comme prévu. Connaître les problèmes que leurs clients rencontrent avec votre entreprise est un avantage pour les commerciaux. C’est particulièrement important pour eux avant de tenter une vente.

La redondance : un problème

Pourquoi est-il important de connaître la redondance ? Parce que vos commerciaux font partiellement la même chose dans Outlook et dans Salesforce. Nos représentants commerciaux d'Ursa Major, Erin et Lance, utilisent souvent les deux applications pour suivre des contacts, planifier des réunions et des rendez-vous, et suivre leurs tâches.

Diagramme de Venn de la redondance entre Outlook et Salesforce

Examinons certains aspects de ce travail de duplication qui posent problème pour vous et vos commerciaux.

Temps perdu à changer de contexte et à tenir des données à jour à deux endroits. Le changement de contexte à lui seul déconnecte vos commerciaux de leur mode de vente pour les faire passer en mode de gestion des outils.
Cela augmente les risques d’erreur de données. Lorsque vos commerciaux saisissent des données dans Outlook et Salesforce, le risque d’erreur augmente. Nous pouvons le constater quand Erin entre un contact dans Outlook, puis dans Salesforce, et qu’elle introduit une erreur par inadvertance. Ce n’est pas souhaitable.

Les fautes, comme les erreurs de saisie d’Erin, compromettent la qualité des données et même la réputation de votre société. Le plus important ici est qu’Erin ne doit pas passer son temps à tenir ses données de vente à jour sur Outlook et Salesforce au détriment de ses efforts de vente.

En quoi l'intégration à Outlook aide vos commerciaux

Grâce à l’intégration d’Outlook, les commerciaux peuvent tirer davantage parti d’Outlook. De plus, l’ajout de Capture d’activité Einstein permet aux commerciaux d’éliminer les tâches fastidieuses et de rester concentrés sur la vente. Voici un aperçu rapide de ce que vous pouvez offrir à vos commerciaux.

Fonctionnalité d’intégration d’Outlook

Son utilité

Voir et établir le lien avec le contenu pertinent de Salesforce dans Outlook

À partir d’un e-mail Outlook, vos commerciaux peuvent obtenir le contexte des événements relatifs aux personnes auxquelles ils vendent. Et surtout :

Les commerciaux ajoutent l’e-mail concerné au cycle des ventes, pour tenir leurs collègues de Salesforce informés des événements.
Vous contribuez à accélérer l’adoption de Salesforce au sein de votre équipe commerciale.

Accès aux fonctionnalités de Salesforce dans Outlook

Vos commerciaux n’ont pas besoin de quitter Outlook quand ils :

créent des enregistrements Salesforce, tels que des pistes, des opportunités, des comptes, des contacts et même des enregistrements fondés sur des projets personnalisés ;
lient les e-mails et les événements de calendrier non récurrents à plusieurs contacts Salesforce et à d’autres enregistrements Salesforce qui acceptent des tâches ou des e-mails.
Recherchent des enregistrements Salesforce, notamment les enregistrements basés sur des objets personnalisés.

Fonctionnalité de capture d’activité Einstein	Son utilité
Synchronisation des contacts et des événements	Les commerciaux ont accès à des données de contact et de planification actualisées là où ils en ont le plus besoin. En limitant la saisie de données, la probabilité d’introduire des erreurs diminue. Vous pouvez également synchroniser tous les événements d’une série.
Affichage d’e-mails et d’événements dans les enregistrements Salesforce associés	Lorsque les commerciaux envoient et reçoivent des e-mails, Capture d’activité Einstein les ajoute automatiquement à la chronologie des activités des comptes, des contacts, des contrats, des pistes, des opportunités et des devis associés. Les paramètres de partage vous permettent de décider quels utilisateurs peuvent voir les e-mails et les événements associés, afin d’améliorer la collaboration des équipes.
Indication du contexte commercial important en regard des e-mails correspondants	La fonctionnalité Connaissances de la messagerie Einstein fournit aux commerciaux des données intelligentes qui les aident à envoyer la bonne réponse au bon moment. Par exemple, les commerciaux voient lorsque l’e-mail d’un client mentionne un concurrent. Le commercial peut ensuite immédiatement effectuer un suivi avec le client.

Ces fonctionnalités permettent d’augmenter considérablement la productivité de vos équipes commerciales. Dans la prochaine unité, nous vous en dirons plus sur les manières dont l’intégration avec Outlook aide les équipes de vente à s’affranchir des tâches administratives. Ainsi, vos équipes de ventes peuvent se concentrer sur l’augmentation de leurs ventes. Lorsque les ventes sont bonnes dans votre entreprise, tout le monde en profite, n’est-ce pas ?