Avantages de l'intégration de Salesforce à Microsoft Outlook
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Résumer comment vos commerciaux peuvent compter sur Microsoft® Outlook® et Salesforce pour gérer leurs prospects et leurs ventes.
- Reconnaître la redondance à laquelle font face les commerciaux lorsqu'ils entrent des données commerciales dans deux applications.
- Décrire comment l'intégration de Salesforce et d'Outlook améliore la productivité de vos commerciaux.
Augmentation de la productivité de vos commerciaux
Vos commerciaux utilisent Outlook. Ils utilisent aussi Salesforce. N'est-il pas temps qu'ils utilisent Outlook et Salesforce ensemble ? Selon McKinsey & Company, les commerciaux passent jusqu’à 28 % de leur journée sur les e-mails et les calendriers. C’est le cas des commerciaux Erin Donaghue et Lance Park, qui travaillent dans une entreprise d’énergie solaire émergente, Ursa Major Solar. Il est important pour eux de pouvoir consulter les données Salesforce là où ils passent le plus clair de leur temps.
Lorsque vous intégrez Outlook et Salesforce, vos commerciaux peuvent passer moins de temps à saisir des données et à passer d'une application à l'autre. Les équipes de vente peuvent également suivre les e-mails importants relatifs à des enregistrements Salesforce. Grâce à ses avantages, vos commerciaux peuvent :
- Éliminer le temps perdu à saisir des données redondantes dans les deux applications.
- Accéder aux e-mails importants d’Outlook et aux enregistrements pertinents de Salesforce depuis un même endroit pour faciliter des communications par e-mail significatives et ciblées avec les clients et les prospects.
- Se concentrer sur l’essentiel : les ventes !
Raisons pour lesquelles les commerciaux utilisent Outlook
Vos commerciaux passent déjà du temps sur Outlook. Voici ce qu’ils en font.
| Ce que font les commerciaux | Pourquoi ? |
|---|---|
| Envoyer des e-mails | Les e-mails sont une manière simple et efficace de contacter des prospects et d’entretenir des relations. |
| Gérer des contacts | Les contacts dans Outlook servent de fichier rotatif virtuel. |
| Planifier des réunions et des rendez-vous | Vos commerciaux comptent beaucoup sur leurs calendriers pour planifier leurs journées et les événements importants. |
Raisons de l'utilisation de Salesforce par les commerciaux
Ursa Major a acheté Salesforce, car il s’agit d’un puissant outil commercial. Bravo ! Leurs commerciaux utilisent Salesforce pour suivre les informations sur leurs prospects et leurs ventes. Voyons d’un peu plus près pourquoi les équipes de vente utilisent Salesforce.
| Ce que font les commerciaux | Pourquoi ? |
|---|---|
| Gérer des listes et des contacts | Vos commerciaux établissent un lien entre les pistes et les contacts dans d’autres enregistrements Salesforce importants, tels que des comptes et des opportunités. |
| Planifier des réunions et des rendez-vous | Les commerciaux et leurs responsables comptent sur le calendrier Salesforce pour obtenir des réunions et des rendez-vous relatifs à leurs ventes dans leurs listes. Vos commerciaux lient également ces événements à d’autres enregistrements Salesforce importants. |
| Suivre les ventes en cours | Les commerciaux suivent leurs ventes à l’aide des opportunités de Salesforce, puis vos équipes de vente les lient (vous l’aviez deviné) à d’autres enregistrements Salesforce importants. |
| En savoir plus sur les cas en attente | Dans le domaine de la vente, tout ne se passe pas toujours comme prévu. Connaître les problèmes que leurs clients rencontrent avec votre entreprise est un avantage pour les commerciaux. C’est particulièrement important pour eux avant de tenter une vente. |
La redondance : un problème
Pourquoi est-il important de connaître la redondance ? Parce que vos commerciaux font partiellement la même chose dans Outlook et dans Salesforce. Nos représentants commerciaux d'Ursa Major, Erin et Lance, utilisent souvent les deux applications pour suivre des contacts, planifier des réunions et des rendez-vous, et suivre leurs tâches.
Examinons certains aspects de ce travail de duplication qui posent problème pour vous et vos commerciaux.
- Temps perdu à changer de contexte et à tenir des données à jour à deux endroits. Le changement de contexte à lui seul déconnecte vos commerciaux de leur mode de vente pour les faire passer en mode de gestion des outils.
- Cela augmente les risques d’erreur de données. Lorsque vos commerciaux saisissent des données dans Outlook et Salesforce, le risque d’erreur augmente. Nous pouvons le constater quand Erin entre un contact dans Outlook, puis dans Salesforce, et qu’elle introduit une erreur par inadvertance. Ce n’est pas souhaitable.
En quoi l'intégration à Outlook aide vos commerciaux
Grâce à l’intégration d’Outlook, les commerciaux peuvent tirer davantage parti d’Outlook. De plus, l’ajout de Capture d’activité Einstein permet aux commerciaux d’éliminer les tâches fastidieuses et de rester concentrés sur la vente. Voici un aperçu rapide de ce que vous pouvez offrir à vos commerciaux.
| Fonctionnalité d’intégration d’Outlook | Son utilité |
|---|---|
| Voir et établir le lien avec le contenu pertinent de Salesforce dans Outlook | À partir d’un e-mail Outlook, vos commerciaux peuvent obtenir le contexte des événements relatifs aux personnes auxquelles ils vendent. Et surtout :
|
| Accès aux fonctionnalités de Salesforce dans Outlook | Vos commerciaux n’ont pas besoin de quitter Outlook quand ils :
|
| Fonctionnalité de capture d’activité Einstein | Son utilité |
|---|---|
| Synchronisation des contacts et des événements | Les commerciaux ont accès à des données de contact et de planification actualisées là où ils en ont le plus besoin. En limitant la saisie de données, la probabilité d’introduire des erreurs diminue. Vous pouvez également synchroniser tous les événements d’une série. |
| Affichage d’e-mails et d’événements dans les enregistrements Salesforce associés | Lorsque les commerciaux envoient et reçoivent des e-mails, Capture d’activité Einstein les ajoute automatiquement à la chronologie des activités des comptes, des contacts, des contrats, des pistes, des opportunités et des devis associés. Les paramètres de partage vous permettent de décider quels utilisateurs peuvent voir les e-mails et les événements associés, afin d’améliorer la collaboration des équipes. |
| Indication du contexte commercial important en regard des e-mails correspondants | La fonctionnalité Connaissances de la messagerie Einstein fournit aux commerciaux des données intelligentes qui les aident à envoyer la bonne réponse au bon moment. Par exemple, les commerciaux voient lorsque l’e-mail d’un client mentionne un concurrent. Le commercial peut ensuite immédiatement effectuer un suivi avec le client. |