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Configuration des crédits indirects

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Activer les crédits indirects automatisés des membres d’un foyer
  • Configurer des crédits indirects automatisés pour les relations
  • Configurer des crédits indirects automatisés pour les affiliations

Présentation des rôles de contact

Avant de nous pencher sur les paramètres de crédit indirect, récapitulons ce que nous savons sur les rôles de contact de l’opportunité (RCO). Un RCO est tout simplement un rôle que vous attribuez à un contact dans un enregistrement d’opportunité (don) précis. Par exemple, le contact A est un donateur dans une opportunité, tandis que le contact B est un influenceur. Vous souhaitez garder une trace de ces deux contacts et de leur différent rôle dans l’enregistrement d’opportunité, puisqu’ils ont tous deux joué un rôle dans l’obtention du don.

Pourquoi débutons-nous donc cette unité sur les crédits indirects en parlant des rôles de contact ? Eh bien, sachez que ce sont les rôles de contact qui permettent d’attribuer les crédits indirects aux contacts et aux comptes dans NPSP. Lorsqu’un utilisateur saisit une opportunité, il peut choisir un rôle de contact (comme Membre du foyer) qui attribuera un crédit indirect au donateur. 

Il est certes possible d’attribuer manuellement un crédit indirect, ce qui est idéal pour des situations occasionnelles, mais un grand nombre de vos utilisateurs doivent attribuer régulièrement des crédits indirects pour certains types de dons. Heureusement, NPSP peut créer automatiquement des crédits indirects. 

Jetons donc un coup d’œil à ces fameux rôles de contact de l’opportunité et à la manière dont ils sont couramment utilisés par les organismes à but non lucratif. Avant de continuer, il est important que vous sachiez que ces rôles de contact sont présents dans NPSP lorsque vous démarrez un nouvel essai à partir du site Web Salesforce.org. Si vous ne voyez pas ces rôles dans votre compte, vous devrez peut-être les créer vous-même. 

  

Rôle de contact
Crédit direct ou indirect
Notes
Décideur
Crédit indirect
Un rôle de contact qui attribue un crédit indirect. Vos utilisateurs peuvent attribuer manuellement ce rôle à un contact dans l’enregistrement d’opportunité ou paramétrer la création automatique de crédits indirects lorsqu’ils configurent une relation ou une affiliation à l’aide de ce rôle de contact.
Donateur
Crédit direct
Il s’agit du rôle de contact par défaut attribué automatiquement au contact principal lorsque l’opportunité est associée à un compte de foyer.
Membre du foyer
Crédit indirect
Lorsqu’un membre d’un foyer fait un don, tous les autres membres de ce foyer reçoivent automatiquement un crédit indirect. Cette action est activée par défaut dans les paramètres des rôles de contact dans NPSP. Vous pouvez exclure un type d’enregistrement de la création automatique d’un rôle de contact de membre de foyer.
Influenceur
Crédit indirect
Un rôle de contact qui attribue un crédit indirect. Vos utilisateurs peuvent attribuer manuellement ce rôle à un contact dans l’enregistrement d’opportunité ou paramétrer la création automatique de crédits indirects lorsqu’ils configurent une relation ou une affiliation à l’aide de ce rôle de contact.
Donateur jumelé
Crédit indirect
Le rôle de contact par défaut pour les donateurs jumelés.
Crédit indirect
Crédit indirect
Le rôle de contact par défaut attribué automatiquement au contact principal d’une opportunité lorsque le compte associé est un compte d’organisation (par exemple, une entreprise ou un autre type d’organisme). Il peut également être attribué manuellement à n’importe quelle opportunité.
Solliciteur
Crédit indirect
Un rôle de contact qui attribue un crédit indirect. Vos utilisateurs peuvent attribuer manuellement ce rôle à un contact dans l’enregistrement d’opportunité ou paramétrer la création automatique de crédits indirects lorsqu’ils configurent une relation ou une affiliation à l’aide de ce rôle de contact.
Représentant honoraire
Crédit indirect
Un rôle de contact qui attribue un crédit indirect à un contact associé à une opportunité. Ce rôle utilise les informations existantes de l’enregistrement de contact du représentant honoraire associé à un don. Il peut potentiellement être utilisé pour les dons commémoratifs.
Destinataire de la notification
Crédit indirect
Un rôle de contact qui attribue un crédit indirect à un contact associé à une opportunité. Ce rôle utilise l’enregistrement de contact existant de la personne à notifier pour un don. Il peut généralement être utilisé pour un membre vivant de la famille ou un représentant honoraire, mais pas pour les dons commémoratifs.

NPSP peut créer des crédits indirects automatisés pour un contact lorsque celui-ci appartient aux catégories suivantes :

  • Membre du foyer d’un donateur
  • Contact principal dans une opportunité d’organisation
  • Représentant honoraire ou contact de notification d’une opportunité
  • Contact associé dans un enregistrement de relation avec un donateur individuel
  • Contact dans un enregistrement d’affiliation avec un donateur de l’organisation

Les trois premières méthodes répertoriées ci-dessus sont gérées via les paramètres NPSP relatifs aux rôles de contact. Les deux dernières sont gérées par l’utilisateur dans l’enregistrement de relation ou d’affiliation spécifique, lors de la saisie de l’enregistrement. 

Alors, comment ce processus de création automatique se déroule-t-il ? Examinons rapidement un exemple. Notre donateur Roberto vient de faire un don de 500 $ à l’organisme à but non lucratif No More Homelessness. Une fois l’opportunité saisie et enregistrée, un rôle de contact de donateur est automatiquement créé pour Roberto et un rôle de contact de foyer est créé pour les membres de son foyer, notamment Lucy et Samuel. 

Rôles de contact associés dans l’enregistrement de détail de l’opportunité

Roberto reçoit un crédit direct pour le don tandis que les membres de son foyer reçoivent un crédit indirect. 

Champs récapitulatifs de cumul des donateurs sur la page de détails du contact et du compte

NPSP vous fournit déjà une bonne base pour démarrer avec les rôles de contact de l’opportunité, mais sachez que vous pouvez créer autant de rôles de contact de l’opportunité personnalisés que vous le souhaitez. Vous aurez peut-être besoin d’un rôle de contact pour le responsable de la fondation, ainsi que pour le personnel de bureau, la famille des personnes qui ont participé aux éditions précédentes d’un programme, etc. Les RCO sont entièrement personnalisables et sont destinés à vous aider à mieux organiser vos donateurs et vos dons.

Création d’un rôle de contact

Le service de développement de l’organisme à but non lucratif No More Homelessness souhaite créer un rôle de contact pour les chargés de programme afin de pouvoir suivre individuellement l’activité de ceux qui s’occupent d’opportunités de subvention spécifiques. Gorav, notre administrateur, se met au travail afin de créer un rôle de contact dans son organisation.

Observons les actions que Gorav effectue afin de créer un rôle de contact destiné aux chargés de programme :

1. Cliquez sur l’icône Configuration et sélectionnez Configuration.

2. Cliquez sur Gestionnaire d’objet

3. Dans la zone Recherche rapide, saisissez Rôle de contact de l’opportunité, puis cliquez sur cette option dans la liste. 

Élément de menu Rôle de contact de l’opportunité dans l’outil Gestionnaire d’objet dans Configuration

4. Cliquez sur Champs et relations, puis sur Rôle.

5. Saisissez les noms des nouveaux rôles de contact, chacun sur une ligne distincte.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Ajout de valeurs à la liste de sélection des rôles de contact

Désormais, lorsqu’une subvention est octroyée, l’équipe de développement de NMH peut ajouter manuellement un rôle de contact à l’opportunité du chargé de programme. De cette façon, NMH possède un enregistrement de la relation spécifique de ce contact avec cette subvention.

Enregistrement de détail de l’opportunité, où figure la liste associée présentant les rôles du contact

Examinons maintenant les deux dernières méthodes de création automatique de crédits indirects dans NPSP.

Création de crédits indirects automatisés pour les relations

Comme mentionné précédemment, NPSP peut créer automatiquement des crédits indirects pour les dons individuels en fonction des enregistrements de relation. Par exemple, vous pouvez utiliser les enregistrements de relation pour identifier le solliciteur d’un donateur, puis NPSP crédite le solliciteur lorsque des dons sont effectués. La relation (et l’attribution du crédit indirect) est contrôlée par l’utilisateur qui la crée.

Les membres du conseil d’administration de l’organisme à but non lucratif No More Homelessness suivent une politique de type « donner ou obtenir », qui leur impose de donner ou de solliciter un certain montant chaque année pour rester membres du conseil. Le service de développement de NMH souhaite s’assurer que les membres de son conseil d’administration reçoivent un crédit indirect pour tous les dons qu’ils ont influencés, ce qui est probablement le cas de ceux réalisés par leurs amis et leur famille.

Lorsque le chargé de développement de NMH crée une relation entre le membre du conseil d’administration Robert Bullard et la personne qui donne en son nom (dans le cas présent, Candace Evans), il sélectionne le rôle de contact « Solliciteur » dans le champ de rôle de contact de l’opportunité associé. À l’avenir, tout don de la part de cette donatrice créera automatiquement un rôle de contact de solliciteur pour le membre du conseil d’administration, ce qui lui donnera droit à un crédit indirect.  

Formulaire de nouvelle relation, avec le rôle de contact de l’opportunité associé mis en évidence

Lorsque le chargé de développement de NMH crée une opportunité pour Candace Evans, NPSP crée automatiquement un rôle de crédit indirect pour le contact associé (Robert Bullard). Il est toujours possible de le supprimer s’il n’est pas nécessaire, mais cela permet de mettre en place une bonne pratique au sein de l’organisme et de faciliter la saisie des données.


Liste associée de rôle de contact dans l’enregistrement d’opportunité

Si vous souhaitez que NPSP cesse de générer des crédits indirects automatisés pour une relation, supprimez la valeur du champ de rôle de contact de l’opportunité associé dans l’enregistrement de relation et laissez-le vide. Le champ de statut n’a pas d’incidence sur les crédits indirects automatisés, puisqu’ils fonctionnent indépendamment de la valeur du champ de statut (« actuel » ou « ancien »). Vous pouvez utiliser un outil d’automatisation Salesforce tel que le générateur de processus si vous souhaitez mettre à jour le champ de rôle de contact de l’opportunité associé en fonction de la valeur d’autres champs, tels que le statut ou des champs personnalisés.

Création de crédits indirects automatisés pour les affiliations

NPSP peut créer automatiquement des crédits indirects pour les dons provenant d’organisations en fonction des enregistrements d’affiliation. Par exemple, les membres d’une fondation familiale souhaitent peut-être recevoir un crédit indirect pour chaque don fait par leur fondation. Cette fonctionnalité est identique aux relations, mais elle est destinée à la création d’un enregistrement d’affiliation. 

Comme il existe de nombreuses façons de créer automatiquement des rôles de contact de l’opportunité et des crédits indirects dans NPSP, vous pouvez rencontrer des situations dans lesquelles plusieurs règles de crédit indirect automatisé s’appliquent. Heureusement, NPSP applique un ordre de priorité afin d’éviter de créer des rôles de contact en double. Pour en savoir plus, consultez la documentation sur la logique de NPSP relative à la création de rôles de contact de l’opportunité répertoriée dans la section des ressources.

Recalculer manuellement les cumuls

Les totaux des crédits indirects sont mis à jour lors de l’exécution des tâches par lot nocturnes. Cela signifie que vos utilisateurs ne verront pas les totaux des crédits indirects dans l’enregistrement de contact ou de compte immédiatement après les avoir saisis. Cela peut perturber certains utilisateurs, alors assurez-vous qu’ils sont bien au courant. Si l’une de vos équipes a besoin que les cumuls de crédits indirects reflètent immédiatement les totaux mis à jour et ne peut pas attendre l’exécution des tâches par lot nocturnes, elle peut demander à un administrateur de lancer manuellement un recalcul pour un compte ou un contact individuel, ou d’exécuter un recalcul de l’ensemble des cumuls.

Pour recalculer manuellement les cumuls pour un compte ou un contact donné, accédez à l’enregistrement concerné, cliquez sur le menu déroulant, puis sur Recalculer des cumuls.

Fonctionnalité Recalculer des cumuls dans un enregistrement de compte ou de contact individuel

Pour recalculer manuellement les lots de cumuls :

1. Cliquez sur l’onglet Paramètres NPSP. Si vous ne voyez pas l’onglet dans votre organisation, vous pouvez le trouver depuis le lanceur d’application.

2. Cliquez sur Processus de données en masse.

3. Cliquez sur Cumul de dons par lot. Le cumul de dons par lot recalcule tous les cumuls de crédits directs et indirects des comptes et des contacts, ainsi que tous les cumuls de dons réguliers.

Processus de données en masse dans les paramètres NPSP

4. Cliquez sur Exécution de lot. Le processus peut prendre un certain temps, mais vous pouvez quitter la page et y revenir plus tard pour prendre connaissance du résultat.

Le recalcul des cumuls met à jour les champs de cumul d’opportunités (y compris les cumuls de crédits indirects) dans vos enregistrements de contact, de compte et de foyer. Nous examinerons de plus près tous les champs récapitulatifs de cumul de NPSP dans l’unité suivante. 

Ressources