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Activation des cumuls personnalisables

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Rappeler les avantages des cumuls personnalisables
  • Créer un cumul personnalisable
  • Expliquer la relation entre les cumuls personnalisables et les crédits indirects

Pour rappel, les cumuls d’opportunités sont des champs qui calculent des valeurs à partir d’enregistrements associés. En d’autres termes, les champs récapitulatifs de cumul permettent à des informations issues d’un enregistrement de « se cumuler » automatiquement et d’apparaître dans un enregistrement associé. Les champs récapitulatifs de cumul dans les enregistrements de contact et de compte de NPSP sont essentiels pour fournir à vos utilisateurs un aperçu rapide du niveau d’engagement d’un donateur auprès de votre organisme.

Champs récapitulatifs de cumul de dons dans l’enregistrement de compte

Si les plus de 80 champs récapitulatifs de cumul fournis avec NPSP conviennent à votre organisme, vous n’avez pas besoin d’activer les cumuls personnalisables et vous pouvez passer cette étape. Chaque organisme à but non lucratif étant unique, il est important que vous soyez en mesure de cumuler exactement les données dont vous avez besoin dans les enregistrements appropriés. Les cumuls personnalisables vous permettent de créer vos propres cumuls personnalisés, dans lesquels vous définissez le champ de cumul et les filtres à utiliser.

Des cumuls personnalisables sont disponibles avec le modèle de compte de foyer de NPSP. En fonction du moment où vous avez commencé votre essai de NPSP, vous devrez peut-être activer cette fonctionnalité. Une fois activée, elle convertira tous les cumuls de NPSP prêts à l’emploi en cumuls personnalisables. Vous pourrez alors modifier les cumuls convertis ou en créer d’autres. 

Activation des cumuls personnalisables

Pour activer les cumuls personnalisables : 

1. Cliquez sur l’onglet Paramètres NPSP. Si vous ne voyez pas l’onglet dans votre organisation Salesforce, vous pouvez le trouver depuis le lanceur d’application.

2. Cliquez sur Dons > Cumuls personnalisables.

Page des paramètres des cumuls personnalisables dans les paramètres NPSP

3. Cliquez sur le bouton Cumuls personnalisables pour les activer. Vous verrez deux nouveaux boutons, l’un permettant de configurer les cumuls personnalisables et l’autre servant à restaurer les valeurs par défaut.

Page des paramètres de configuration des cumuls personnalisables dans les paramètres NPSP

Avant de vous lancer dans la configuration de vos cumuls personnalisables, veillez à bien comprendre les différences entre les deux types de cumuls. 

  • Cumuls agrégés : ils permettent de résumer et de cumuler les données de plusieurs enregistrements dans un champ cible. Les cumuls agrégés sont utilisés pour les sommes, les moyennes ou les nombres. Par exemple, NPSP est fourni avec des cumuls agrégés pour le total des dons (une somme), le montant moyen des dons (une moyenne) et le nombre total de dons (un nombre).
  • Cumuls d’opération à résultat unique : ils permettent de copier les données d’un champ d’un enregistrement particulier vers le champ cible. Ces cumuls sont utilisés dans des groupes d’enregistrements afin d’y trouver la première ou la dernière date, le nombre le plus petit ou le plus grand (devise, nombre, etc.) ou encore de copier les données d’un enregistrement. NPSP vous propose des opérations à résultat unique prêtes à l’emploi permettant de trouver des valeurs telles que le montant du don le plus élevé, la date du premier don et la date du dernier don. Les cumuls personnalisables vous permettent quant à eux de sélectionner n’importe quel champ dans le résultat d’une opportunité (ou d’un paiement) unique (y compris les champs de texte et de référence) et de le copier dans l’objet cible.

Création d’un cumul personnalisable

Gorav, l’administrateur de l’organisation de No More Homelessness (NMH), a activé les cumuls personnalisables afin de répondre à une demande récente de son équipe de développement. NMH lance une campagne de financement pour acheter un nouveau bâtiment qui sera composé de logements de transition pour certains de ses bénéficiaires. L’organisme a réuni un comité de campagne de financement constitué de membres du conseil d’administration, de leaders de la communauté et d’entreprises donatrices. Il souhaite être en mesure de connaître facilement le montant total des contributions à la campagne de financement dues à l’influence des membres du comité.   

L’équipe de No More Homelessness présente sa proposition de campagne de financement à la communauté locale.

Pour pouvoir créer son cumul personnalisable, Gorav doit créer un champ personnalisé dans l’objet de contact afin d’héberger les données du cumul, appelé « Totaux issus des sollicitations dans le cadre de la campagne de financement », ainsi qu’un enregistrement de campagne dans lequel NMH peut suivre les dons récoltés dans le cadre de la campagne.

Le champ « Totaux issus des sollicitations dans le cadre de la campagne de financement » créé par Gorav est un champ de devise personnalisé, unique et inscriptible. Lors de la configuration de son champ cible, il le définit en « lecture seule » pour tous les autres utilisateurs afin d’éviter toute confusion. Un cumul fonctionne correctement même si l’utilisateur qui le crée ou qui consulte l’enregistrement contenant le champ de cumul ne dispose pas d’un accès en modification ou en lecture au champ.

Maintenant, Gorav doit créer un filtre pour inclure uniquement les dons obtenus dans le cadre de la campagne de financement. 

Création d’un groupe de filtres

Les cumuls personnalisables s’accompagnent d’un ensemble de groupes de filtres par défaut. Ces groupes de filtres fonctionnent comme des rapports. Vous définissez des critères (les règles de filtrage) dans le groupe de filtres qui déterminent les données à inclure dans votre cumul. Grâce aux groupes de filtres, vous cumulez uniquement les données dont vous avez réellement besoin !

Vous pouvez créer d’autres groupes de filtres ou modifier les valeurs par défaut si nécessaire. Vous pouvez également supprimer les groupes de filtres inutilisés, mais gardez à l’esprit que vous ne pourrez supprimer aucun groupe de filtres appliqué à un cumul. 

Remarque sur les règles de filtrage

Les règles de filtrage déterminent quelles données doivent être incluses dans un cumul, afin d’afficher uniquement ce dont vous avez besoin. Vous pouvez inclure autant de règles de filtrage que vous le souhaitez, mais n’oubliez pas que les règles de filtrage n’utilisent que des critères « ET » (il n’y a pas de « OU »). Ainsi, si un groupe de filtres contient plus d’une règle, les données ne seront incluses que si elles correspondent aux critères de toutes les règles.

Les règles de filtrage ne s’appliquent que si l’objet utilisé dans la règle de filtrage correspond à l’objet du champ de type de cumul. Si la règle de filtrage concerne un objet qui n’est pas répertorié pour un type de cumul spécifique, cette règle ne sera tout simplement pas appliquée, mais les autres règles du groupe le seront. Cela vous donne la possibilité de réaliser des actions élaborées, comme utiliser un groupe de filtres avec un filtre de crédit indirect sur un cumul de crédit direct. 

Si le type de cumul est…
…alors les règles de filtrage utilisant les objets suivants s’appliquent
Opportunité > Compte (Crédit direct)
Opportunité > Contact (Crédit direct)
Opportunité
Opportunité > Contact (Crédit indirect)
Opportunité > Compte (Crédit indirect du contact)
Opportunité, crédit indirect du contact
Opportunité > Compte (Crédit indirect du compte)
Opportunité, crédit indirect du compte
Paiement > Compte (Crédit direct)
Paiement > Contact (Crédit direct)
Paiement, opportunité
Opportunité > Dons réguliers
Opportunité
Allocation UCG > Unité comptable générale
Opportunité, allocation UCG


Observons les actions que Gorav effectue afin de créer un groupe de filtres pour les contributions à la campagne de financement :

1. Cliquez sur l’onglet Paramètres NPSP.

2. Cliquez sur Dons > Cumuls personnalisables.

3. Cliquez sur Configurer les cumuls personnalisables.

Paramètres de NPSP pour les cumuls personnalisables

4. Cliquez sur Afficher les groupes de filtres.

Cumuls personnalisables, avec le bouton Afficher les groupes de filtres mis en évidence

5. Cliquez sur Nouveau groupe de filtres. Si vous souhaitez modifier un groupe de filtres existant, cliquez sur son nom, puis sur Modifier.

Cumuls personnalisables, avec le bouton Nouveau groupe de filtres mis en évidence

6. Saisissez un nom pour le groupe de filtres. Gorav nomme le nouveau filtre « Contact : total issu des sollicitations dans le cadre de la campagne de financement »

7. Saisissez une description détaillée pour ce groupe de filtres. Gorav écrit le fonctionnement exact des règles de filtrage dans ce groupe.

8. Créez les règles de filtrage pour le groupe. Pour chaque règle :

(1) Sélectionnez l’objet. Les valeurs disponibles sont Crédit indirect du compte, Crédit indirect du contact, Allocation UCG, Opportunité et Paiement. Gorav sélectionne l’objet Opportunité

(2) Sélectionnez un champ spécifique de cet objet. Gorav sélectionne le champ ID de la campagne afin réaliser un filtrage portant sur une campagne spécifique.

(3) Sélectionnez l’opérateur. Les options disponibles sont déterminées par le type du champ sélectionné. Seuls les opérateurs valides pour le type du champ sélectionné s’affichent. Gorav choisit l’opérateur égal à pour se limiter à une campagne.

(4) Saisissez la valeur. L’opérateur que vous choisissez détermine les éléments que vous pouvez saisir dans ce champ. Enfin, Gorav saisit l’ID de campagne correspondant à la campagne de financement de NMH dans le champ Valeur. 

Règles de filtrage dans les paramètres des cumuls personnalisables

9. Cliquez sur Ajouter pour ajouter une autre règle de filtrage.

10. Cliquez sur Enregistrer. Gorav peut maintenant sélectionner le groupe de filtres dont il a besoin pour créer son cumul personnalisable.

Observons maintenant les actions que Gorav réalise pour créer un champ récapitulatif de cumul afin d’effectuer le suivi des dons influencés par la campagne de financement dans l’enregistrement de contact de la personne qui a influencé le don :

1. Cliquez sur l’onglet Paramètres NPSP. Si vous ne voyez pas l’onglet dans votre organisation Salesforce, vous pouvez le trouver depuis le lanceur d’application.

2. Cliquez sur Dons > Cumuls personnalisables.

3. Cliquez sur Configurer les cumuls personnalisables.

(Si vous avez besoin de revenir à un écran précédent lorsque vous utilisez les cumuls personnalisables, utilisez les chemins de navigation en haut de la page. Le bouton Précédent ne fonctionne pas ici et vous ramène à la page Paramètres NPSP.)

Page des paramètres des cumuls personnalisables

4. Sur la page Cumuls personnalisables, cliquez sur Nouvelle action. Pour modifier un cumul existant, cliquez sur la flèche déroulante figurant sur une ligne, puis cliquez sur Modifier.

(1) Choisissez l’objet cible et le champ cible dans lesquels les données doivent être cumulées. L’objet cible peut être un compte, un contact, une unité comptable générale ou un don régulier. Le champ cible est limité aux champs personnalisés et inscriptibles de l’objet cible qui ne sont pas en cours d’utilisation dans le cadre d’un autre cumul. Lors de la création d’un cumul de dons réguliers, utilisez uniquement l’un de vos propres champs personnalisés comme champ cible. La sélection d’un champ NPSP en tant que champ cible provoquera des erreurs au sein de vos dons réguliers. Gorav souhaite que ces champs récapitulatifs de cumul apparaissent dans l’enregistrement de contact. Il choisit donc cet objet, puis sélectionne le champ personnalisé « Totaux issus des sollicitations dans le cadre de la campagne de financement » qu’il a créé.

(2) Saisissez la description détaillée de ce cumul. Elle est très importante, car elle permet aux autres utilisateurs et à vous-même de distinguer ce cumul de tous vos autres cumuls. Gorav ajoute une brève description pour ses utilisateurs.

(3) Saisissez l’opération. Vos choix sont limités en fonction du type de champ cible que vous avez sélectionné. Le type d’opération que vous choisissez détermine si votre cumul sera un cumul agrégé ou un cumul d’opération à résultat unique. Si vous souhaitez créer un cumul agrégé, choisissez Somme, Moyenne ou Nombre. Si vous souhaitez créer un cumul d’opération à résultat unique, choisissez Premier, Dernier, Plus élevé, Plus faible, Meilleure année, Total de la meilleure année, Années de dons ou Participations du donateur. Dans le cas présent, l’équipe de Gorav souhaite connaître la somme totale récoltée suite à toutes les sollicitations réalisées dans le cadre de la campagne de financement. 

(4) Choisissez la période. 

  • Pour cumuler les données sur un certain nombre de jours en arrière, choisissez Jours en arrière. Vous verrez alors un champ Jours en arrière dans lequel vous pouvez saisir le nombre de jours en arrière (à partir d’aujourd’hui) pour lesquels vous souhaitez cumuler les données. Il est important de noter que la saisie de la valeur 0 donne lieu au cumul des données du jour, tandis que la saisie de la valeur 1 donne lieu au cumul des données du jour et de la veille. Le nombre maximal de jours en arrière que vous pouvez saisir est de 10 000.
  • Pour cumuler les données d’une année spécifique, choisissez Années en arrière. Vous verrez apparaître un champ Années en arrière dans lequel vous pourrez choisir de combien d’années doivent dater les données que vous souhaitez cumuler. Gardez à l’esprit que seules les données de l’année civile sélectionnée (ou de l’exercice fiscal sélectionné) seront cumulées. Si l’année en cours est 2018 et que vous choisissez les données datant de deux ans en arrière, le cumul contiendra les données correspondant à 2016. Cochez la case Exercice fiscal pour calculer les cumuls en fonction des paramètres de l’exercice fiscal (au lieu de l’année civile). Vous pouvez remonter jusqu’à 20 ans en arrière au maximum.

(5) Choisissez le type de cumul. Le type de cumul est une combinaison de l’objet à cumuler et du choix entre un cumul de crédits indirects ou directs. Dans cet exemple, Gorav choisit Opportunité > Contact (Crédit indirect) afin que son équipe puisse voir le total des dons qui ont été sollicités par le contact.

(6) Choisissez le groupe de filtres. Le groupe de filtres est un ensemble de règles de filtrage qui déterminent les enregistrements à cumuler. Si vous souhaitez inclure tous les enregistrements, utilisez le groupe Aucun filtre par défaut (Inclure tous les enregistrements). Vous verrez tous les groupes de filtres disponibles qui existent dans votre organisation, mais veillez à en sélectionner un qui utilise le même objet que celui que vous avez sélectionné dans le champ Type de cumul.

(7) Saisissez les informations requises dans la section Personnalisations avancées. Les champs qui s’affichent sont déterminés par l’opération que vous avez sélectionnée.

Paramètres des cumuls personnalisables

5. Cliquez sur Enregistrer.

Voilà ! Maintenant, l’équipe de NMH peut suivre rapidement les performances de collecte de fonds de chaque membre du comité de la campagne de financement. 

Page de détails du contact, avec le champ récapitulatif des totaux issus des sollicitations dans le cadre de la campagne de financement

Dans cet exemple, Gorav a créé un cumul agrégé. Si vous souhaitez en savoir plus sur la création d’un cumul d’opération à résultat unique, consultez les ressources ci-dessous. 

Enfin, il existe une excellente ressource destinée aux organismes à but non lucratif qui utilisent des cumuls personnalisables : le guide des recettes de cumuls personnalisables ! Il s’agit d’un ensemble de recettes créées par la communauté des organismes à but non lucratif. Vous le trouverez également dans la liste des ressources incluse dans cette unité. 

Ressources