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Configuration des allocations UCG et des paiements

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Paramétrer des unités comptables générales
  • Configurer une unité comptable générale par défaut

Une unité comptable générale (UCG) est un fonds que vous pouvez mettre à part pour un usage spécifique ou pour respecter des restrictions définies par le donateur, l’autorité octroyant les subventions ou les agences gouvernementales, ou encore celles imposées par la loi. Nonprofit Success Pack vous permet de définir autant d’UCG que nécessaire pour refléter votre plan comptable. Vous pouvez ensuite saisir et suivre des dons en tant que composantes d’une UCG, sous la forme d’un pourcentage du montant d’un don ou d’un montant spécifique en dollars.

Vous pouvez également utiliser les UCG lors de campagnes Salesforce pour attribuer automatiquement une allocation au groupe de dons dans une campagne avec des pourcentages ou des montants en dollars prédéterminés.

Pour les besoins de cette unité, retenez les points suivants en tant qu’administrateur :

  • La fonction Allocations UCG de Nonprofit Success Pack vous permet de répartir des fonds que vous enregistrez en tant qu’opportunités entre une ou plusieurs UCG.
  • Vous pouvez définir des allocations sous la forme d’un pourcentage du total de l’opportunité ou du paiement, ou sous la forme d’un montant en devise spécifique. Dans NPSP, les UCG contiennent des informations de cumul à propos des allocations que vous leur avez attribuées.
  • Vous pouvez également attribuer des allocations aux campagnes et aux dons réguliers.

Configuration des unités comptables générales

Vous devrez définir au moins une UCG pour que votre organisme puisse commencer à utiliser les allocations UCG. Pour ce faire, accédez simplement à l’onglet Unités de comptabilité générale ou activez une UCG par défaut dans l’onglet Paramètres NPSP. Cette méthode vous permet d’ajouter des allocations UCG de manière ponctuelle, mais si vous savez déjà que vous souhaitez ajouter une allocation UCG à chaque opportunité, faites en sorte de lire la section Activer les allocations par défaut.   

Vous avez la possibilité de créer des UCG supplémentaires à tout moment. Cependant, si vous souhaitez transférer des dons d’une UCG à une autre, vous devez le faire manuellement dans chaque opportunité ou effectuer une mise à jour des données en masse à l’aide d’une application de gestion de données.

Pour configurer de nouvelles UCG :

1. Cliquez sur le lanceur d’application (Icône du lanceur d’application).

2. Dans le menu Tous les éléments, sélectionnez Unités comptables générales.

3. Sur la page Unités comptables générales, cliquez sur Nouveau.

Onglet Unités comptables générales

4. Dans la zone de texte Nom de l’unité comptable générale, saisissez le nom de la nouvelle UCG. Ajoutez ensuite une description pour aider vos utilisateurs à choisir le fonds adéquat si nécessaire.

5. Cliquez sur Enregistrer ou sur Enregistrer et nouveau si vous souhaitez créer d’autres UCG.

Si vous disposez d’une longue liste d’UCG, vous pouvez également les importer à partir d’une feuille de calcul à l’aide de l’assistant d’importation de données Salesforce.

Une fois les UCG configurées, vos utilisateurs peuvent ensuite allouer des dons à partir de la liste associée Allocations UCG dans l’enregistrement d’opportunité. Si vous avez configuré une allocation par défaut, vos utilisateurs verront que le montant total du don est déjà alloué à l’UCG par défaut.

Les utilisateurs peuvent configurer une allocation pour les dons réguliers et les enregistrements de campagne en cliquant sur le bouton Gérer les allocations dans la liste associée UCG de cet enregistrement. Lorsqu’un utilisateur spécifie des allocations pour un don régulier ou une campagne, Salesforce alloue automatiquement le don à chaque opportunité enfant ouverte créée par le don régulier ou attribuée à la campagne, respectivement.

Activation des allocations par défaut (facultatif)

Vous pouvez activer une UCG par défaut si vous souhaitez que Salesforce alloue l’ensemble des dons ou des opportunités non exclus à cette UCG lors de leur création. Si vous souhaitez allouer une opportunité particulière à une UCG différente, vous pouvez toujours utiliser le bouton Gérer des allocations pour apporter des modifications. 

Vous n’avez pas besoin d’activer une UCG par défaut pour utiliser les allocations UCG, mais si vous prévoyez d’allouer des dons, veillez à configurer vos UCG en conséquence. Il est pratique d’avoir une UCG par défaut lorsque vous souhaitez exécuter des rapports dans Salesforce. Par exemple, si vous souhaitez créer un rapport au sujet de tous vos dons (pas seulement ceux alloués à des UCG spécifiques), vous pouvez en générer un contenant à la fois des informations sur les dons ayant une allocation spécifique, ainsi que des informations sur les dons alloués à l’UCG par défaut (souvent appelée « fonds général » ou « fonds non affecté »).

Nonprofit Success Pack comporte deux UCG standard, le fonds général et le fonds non affecté. Vous pouvez sélectionner l’UCG de fonds général en tant qu’UCG par défaut lorsque vous activez les allocations par défaut. 

Pour sélectionner l’UCG de fonds général en tant qu’UCG par défaut : 

1. Créez une unité comptable générale que vous souhaitez utiliser pour les allocations par défaut, en suivant les instructions de la section précédente (si vous comptez simplement utiliser l’UCG « Fonds général » fournie avec NPSP en tant qu’UCG par défaut, vous pouvez ignorer cette étape).

2. Cliquez sur l’onglet Paramètres NPSP, puis sur Dons > Allocations UCG.

3. Cliquez sur Modifier.

4. Dans la zone Paramètres d’allocations par défaut, cochez la case Allocations par défaut activées.

5. Dans le menu déroulant Unité comptable générale par défaut, sélectionnez l’UCG que vous souhaitez utiliser par défaut.

6. Cliquez sur Enregistrer.

7. (Facultatif) Si vous souhaitez que toutes les opportunités non allouées actuelles soient attribuées à votre UCG par défaut, accédez à Paramètres NPSP, puis à Processus de données en masse > Création par lot d’allocations par défaut, et cliquez sur Exécution de lot. Salesforce analyse ensuite toutes vos opportunités, recherche les montants non alloués et les attribue à l’UCG que vous avez spécifiée par défaut.

Utilisation des cumuls d’allocations

Les allocations UCG sont accompagnées d’une série de cumuls qui vous aident à suivre les allocations que vous affectez à chacune de vos UCG. Vous pouvez trouver ces cumuls d’UCG en cliquant sur l’onglet Unité comptable générale dans Salesforce, puis en sélectionnant le nom de l’UCG.

Page des cumuls d’UCG

Par défaut, les cumuls proposent des paramètres prédéfinis, que vous pouvez mettre à jour si nécessaire. Si vous utilisez des cumuls personnalisables, définissez ces valeurs directement sur les cumuls.

1. Dans l’onglet Paramètres NPSP, cliquez sur Dons > Cumuls personnalisables.

2. Cliquez sur Configurer les cumuls personnalisables.

Page des paramètres Dons - Cumuls personnalisables

3. Cliquez sur la ligne du cumul d’allocations que vous souhaitez modifier. 

4. Cliquez sur Modifier.

5. Pour définir une valeur de cumul sur N jours, sélectionnez Jours en arrière dans le champ Période, puis saisissez le nombre de jours.

Option de modification de la valeur des jours en arrière pour le cumul

6. Cliquez sur Enregistrer.

Ici, il est important de retenir que vous devez configurer au moins une UCG si votre organisme souhaite utiliser les allocations. 

Ressources