Établissement de liens et inspiration de votre équipe
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Utiliser nos principaux conseils pour conduire des réunions en tête-à-tête avec réussite
- Inviter vos subordonnés directs à organiser vos entretiens individuels
Principaux conseils pour des entretiens individuels bénéfiques
Si vous pensez « Bien, je connais les éléments d'un entretien individuel de qualité, mais j'ai besoin de quelques conseils pratiques », cette unité est faite pour vous. Ces conseils vont vous aider, ainsi que vos subordonnés, à conduire des entretiens individuels pour faire vivre les quatre éléments que nous avons vus dans l'unité précédente.
Examinons les principaux conseils de Salesforce pour mener des entretiens individuels :
- Organiser des entretiens réguliers
- Inviter vos subordonnés directs à organiser les entretiens
- Lancer une vraie conversation
- Être présent
- Écouter
- Aligner et établir des priorités
- Définir des attentes et anticiper
- Partager des commentaires
- Offrir un soutien
- Effectuer le suivi
Nous allons commencer par les conseils qui aident à établir une connexion et à inspirer votre équipe. Dans l'unité suivante, nous partagerons des conseils d'alignement, de rétroaction, entre autres.
Organiser des entretiens réguliers
Évidemment, nos plannings sont surchargés de réunions et de travaux à gérer. Cependant, bloquer des créneaux de 30 ou 60 minutes dans votre calendrier doit devenir aussi indispensable et sacré que votre café ou thé du matin.
« Je promets à mes subordonnés de les rencontrer toutes les semaines. Aucune semaine ne passe sans que j'organise des entretiens individuels ». – Meghan Gendelman, Directrice principale, Marketing et Communications, Salesforce
Parfois, les impératifs professionnels nous emportent et nous devons réorganiser. Ce n'est pas un problème ! Veillez simplement à reprogrammer les entretiens. Cela permet de maintenir la confiance que vous avez établie et d'accorder aux entretiens toute leur importance.
Inviter vos subordonnés directs à organiser les entretiens
En tant que responsable, l'une de vos principales responsabilités est de favoriser l'évolution de carrière de vos subordonnés directs. Dans cette optique, vous pouvez par exemple les laisser décider des thématiques qui seront abordées lors des entretiens individuels. Cela consiste à créer l'agenda et à informer à l'avance du contenu de l'entretien par e-mail, via Quip ou tout autre outil de collaboration. Vous pouvez ainsi anticiper leurs attentes, et vos subordonnés peuvent s'exercer à communiquer, à planifier et à définir les propriétés. Quels que soient leurs objectifs de carrière, ces compétences sont essentielles pour être efficaces dans n'importe quel rôle.
Il est toutefois recommandé de guider vos subordonnés. Partagez des conseils sur la préparation d’entretiens individuels avec ses subordonnés.
« Les entretiens individuels doivent être agréables et motivants ! » – Simon Macklin, Vice-président régional de Customer Success, EMEA
Pour préparer des entretiens individuels avec votre responsable, consultez cette fiche conseil dans notre pack One-on-One Meetings.
Lancer une vraie conversation
Pensez à vos conversations avec des amis ou votre famille. Quel que soit le thème, vous commencez probablement par un mot chaleureux ou par « Comment s'est passée ta journée ? ». Cette approche doit s'appliquer également aux entretiens individuels.
« Je commence toujours mes entretiens individuels en m'intéressant à un projet qui occupe mes subordonnés. Je m'intéresse sincèrement à ce qui occupe et au ressenti de chaque membre de mon équipe. J'avais pour habitude de conclure mes entretiens individuels sur une note personnelle, mais maintenant je commence par cette note que je considère comme très importante. – Meghan Gendelman, Directrice principale, Marketing et Communications, Salesforce
Nous savons qu'il est tentant d'aller directement à l'essentiel. Cependant, montrez-vous sociable et commencez par une vraie conversation ! Intéressez-vous à la journée, au week-end, à la famille, à ce qui intéresse votre subordonné. Interrogez-le sur ce qu'il ressent et écoutez avec sincérité.
Commencer par poser des questions telles que :
- Comment allez-vous ?
- Comment s'est déroulée votre journée ?
- Quelles sont les nouvelles ?
- Avez-vous regardé _____ (événement sportif, cérémonie de remise de prix ou premier épisode d’une émission populaire) ?
- Que pensez-vous de cette vente de gâteaux pour collecter des fonds dans le hall ?
Si vous souhaitez prolonger la conversation et en savoir plus sur votre subordonné, vous pouvez demander :
- Qu'est-ce qui vous motive ?
- Qu'est-ce qui vous inspire ?
- Quelle opinion respectez-vous ?
- Avec qui aimez-vous (ou n'aimez-vous pas) travailler ?
Peut-être allez-vous découvrir des intérêts en commun avec votre subordonné. Quelquefois, les réponses à ces questions peuvent se transformer en thèmes pour vos prochains entretiens individuels.
Être présent
Que signifie être présent ? Bien évidemment, une présence physique dans la salle de conférence ou une apparition à l'écran ne suffit pas. Il s'agit de s'engager corps et âme dans l'entretien, de mobiliser toute son attention.
« Ne manquez jamais vos entretiens individuels. Ils doivent être prioritaires ». – Cyril Treacy, Vice-président, Ingénierie des solutions, Salesforce
L’exercice n’est pas toujours simple, nous en sommes conscients. Voici quelques conseils pour vous engager pleinement dans vos entretiens individuels :
- Prenez un instant pour réfléchir et vous concentrer avant d'entrer dans la salle ou de rejoindre une réunion virtuelle.
- Arrivez à l'heure et, bien évidemment, envoyez un message en cas de retard.
- Éliminez toutes les distractions telles que votre messagerie et votre smartphone, éteignez-les ou désactivez-les.
- Recherchez le contact visuel avec la personne et utilisez votre webcam pendant les réunions virtuelles.
- Écoutez et préparez-vous à offrir des conseils et votre soutien.
- Posez des questions réfléchies et pertinentes, adaptées au thème de l'entretien.
Écouter
Faire preuve de présence consiste surtout à écouter. Écoutez pour comprendre, pas seulement pour répondre.
« En tant que responsable, vous devez écouter, beaucoup écouter. Écoutez attentivement ce que vos employés vous disent, et ce qu'ils ne disent pas. – Srinivas Tallapragada, Président, Technologie, Salesforce
Écouter paraît simple, mais combien de fois avez-vous participé à une réunion avant de constater que vous avez manqué une information importante (ne vous inquiétez pas, cela arrive à chacun d'entre nous). La plupart du temps, il est relativement facile d'interroger un collègue sur ce que vous avez manqué, mais les entretiens individuels sont différents. Ces échanges sont l'occasion de recueillir des informations sur vos subordonnés directs et de comprendre ce qui les motive. Il serait embarrassant d'assister à un entretien individuel sans rien entendre de ce que dit votre interlocuteur.
Comment pouvez-vous aiguiser vos capacités d'écoute ? Essayez d'écouter activement. Cela signifie concentrer votre attention sur vos subordonnés directs (vos interlocuteurs) et sur les expériences qu'ils partagent avec vous.
Écoutez :
- Les mots : soyez attentif aux termes employés par vos subordonnés et la façon dont ils les utilisent.
- Les expressions et l'intonation : soyez attentif au ton, au débit et au ressenti de vos subordonnés.
- Les motivations et les angoisses : soyez attentif aux projets qui motivent vos subordonnés et à ceux qui les angoissent.
Posez ensuite des questions ouvertes pour mieux comprendre ce que disent vos subordonnés. Par exemple, s'ils sont enthousiastes sur un projet, demandez-leur de donner des détails supplémentaires.
Résumé
Vous serez surpris de constater combien ces conseils vous aident à rester concentré et présent pendant vos entretiens individuels ! Dans l'unité suivante, nous partageons d'autres conseils, depuis l'alignement jusqu'à la définition des priorités, pour effectuer un suivi après vos entretiens individuels.