Alignement sur les priorités et échange de commentaires
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Identifier des questions qui garantissent l'alignement avec votre équipe
- Donner des avis opportuns et utiles à vos subordonnés, et recevoir des commentaires
- Offrir un support à un subordonné direct pendant et après votre réunion
Pour compléter nos principaux conseils sur les entretiens individuels, cette unité examine l'alignement, la définition de priorités et l'échange de commentaires avec vos subordonnés.
Vous serez bientôt expert en entretiens individuels.
Alignement et définition des priorités
Les entretiens individuels sont une occasion idéale pour vérifier que vous êtes en accord avec vos subordonnés directs et que vous travaillez de concert pour réaliser les objectifs de l'équipe. Cela inclut l'alignement et la définition de priorités.
« Les entretiens individuels sont une source de motivation, et permettent d'actualiser et de dynamiser pour atteindre l'objectif ». – Mark Hawkins, Directeur financier, Salesforce
Voici quelques questions que vous pouvez poser pendant un entretien individuel :
- Comment vont vos projets ?
- Sur quel projet travaillez-vous cette semaine ?
- Vous parvenez à définir vos priorités ou rencontrez-vous des difficultés ?
- Quels problèmes rencontrez-vous et comment comptez-vous les résoudre ?
- Comment puis-je vous aider ?
Si votre subordonné direct gère également une équipe, vous pouvez lui poser quelques questions sur les performances de cette équipe. Par exemple :
- Comment se porte votre équipe ?
- Quels membres ont dépassé les objectifs cette semaine ?
- Rencontrez-vous des difficultés avec certains membres de votre équipe ?
- Avez-vous prévu des activités de volontariat ou extra professionnelles pour votre équipe ?
- Lorsque vous êtes en congé, à quel membre faites-vous confiance pour déléguer vos responsabilités ? Pourquoi ?
- Quelle est votre stratégie pour motiver votre équipe ?
Prenez également le temps d'interroger vos subordonnés directs sur leurs projets et leur classement par priorité. Partagez ensuite vos commentaires sur les projets qui vous semblent les plus importants.
Définition des attentes et anticipation
Si vos subordonnés organisent les entretiens individuels, cela ne signifie pas pour autant que vous ne devez pas intervenir. Vous avez certainement des points à évoquer. Le cas échéant, mentionnez ces points au début de l'entretien individuel ou à l'avance.
« Demander aux subordonnés d'ajouter un sujet de discussion à l'invitation à l'entretien individuel sert de rappel et garantit que tous les thèmes seront abordés ». – Sriram Dinavahi, Vice-président, Ingénierie, Salesforce, Hyderabad
Il est vivement recommandé de prendre quelques minutes pour préparer les entretiens. Consultez les agendas de vos subordonnés afin de déterminer s'ils contiennent des questions pour lesquelles vous avez besoin d'une réponse de votre propre responsable.
Vous pouvez également préparer des points de discussion sur les thèmes que vous souhaitez aborder, par exemple :
- Mises à jour de statut des projets
- Commentaires que vous souhaitez donner ou recevoir
- Projets ou opportunités à venir de vos subordonnés directs
Partage de commentaires
L'échange de commentaires pendant les entretiens individuels vous permet, ainsi qu'à vos subordonnés, d'apprendre et de progresser. Ces sessions planifiées doivent être propices à l'écoute et à l'engagement mutuel.
« Tous les employés souhaitent recueillir votre appréciation sur leurs performances et perspectives de carrière. Personne n'a jamais progressé sans l'avis d'autrui ». – Srinivas Tallapragada, Président, Technologie, Salesforce
Lorsque vous formulez des commentaires, suivez le modèle SCI. Les détails de ce modèle sont présentés dans le module Culture de la rétroaction. Si vous ne l’avez pas encore lu, il signifie Situation, Comportement, Impact.
Lorsque vous formulez des commentaires positifs et constructifs, vous :
- Lancez la conversation en évoquant une situation ou un contexte spécifique
- Décrivez un comportement spécifique face à cette situation
- Expliquez l'impact de ce comportement sur le travail de l'employé, sur l'équipe, sur un client, etc.
Si vous précisez le contexte et des faits avec vos commentaires, votre interlocuteur comprend les comportements qu'il doit maintenir et ceux qu'il doit adopter. Et en écoutant vos commentaires, votre subordonné apprend à formuler des commentaires de qualité. Préparez-vous à les recevoir avec sérénité !
Chez Salesforce, nous avons créé une nouvelle application de rétroaction qui permet aux responsables et aux employés d'échanger des commentaires à tout moment. Nous encourageons nos employés à formuler des commentaires en temps réel dans l'application, qu'ils peuvent ensuite développer lors d'entretiens individuels ou en personne.
Soutien
Offrir votre soutien à un subordonné direct qui rencontre une difficulté favorise son efficacité, ce qui profite au succès de l'équipe.
« En tant que responsable, vous avez une position de confiance unique. Ce que vous dites, votre capacité d'écoute et les questions que vous posez lors d'un entretien individuel peuvent avoir un impact important sur la motivation et le bien-être de votre employé ». – Simon Macklin, Vice-président régional de Customer Success, EMEA
Vos subordonnés directs ont parfois besoin de soutien sur un détail, par exemple sur des sources d'information pour réaliser une tâche. Ils peuvent également avoir besoin d'aide pour des situations plus complexes, par exemple définir des priorités pour respecter un calendrier serré. Plus vous apportez votre aide, plus vos subordonnés apprennent comment résoudre les problèmes.
Vous pouvez poser les questions suivantes :
- Avez-vous besoin d'aide ou d'un conseil sur les délais, les commentaires, les réponses aux e-mails ou autres ?
- Comment puis-je vous aider à atteindre vos objectifs ?
- Voulez-vous que je vous présente à quelqu'un qui va vous aider dans votre carrière ?
Non seulement ces questions directes montrent que vous vous intéressez à la carrière de vos employés, mais aussi que vous êtes disponible et à l'écoute de leurs suggestions.
Suivi
Une fois l'entretien individuel passé, votre travail n'est pas terminé. Notez les enseignements ou les conclusions de l'entretien et partagez-les dans un document ou par e-mail, et demandez la réciproque à vos subordonnés. Ces notes permettent d'enregistrer et de mémoriser vos rencontres hebdomadaires.
En outre, si vos subordonnés posent une question à laquelle vous ne pouvez pas répondre pendant l'entretien, ces notes facilitent le suivi. Vous pouvez les reprendre pour orienter vos subordonnés vers la réponse appropriée. En parlant d'aide, pensez à vous informer des échéances importantes d'ici votre prochain entretien individuel. Vous pourrez ainsi faire le point et vérifier que les différents éléments sont prêts à temps et en ordre !
« Veillez à toujours conclure vos entretiens individuels. Vous pouvez suivre via Quip, par e-mail ou via Chatter, le moyen qui vous convient ». – Sriram Dinavahi, Vice-président, Ingénierie, Salesforce, Hyderabad
Résumé
Ces entretiens individuels ne sont pas de simples engagements inscrits dans votre agenda. Ils représentent des blocs de construction indispensables dans votre relation avec vos subordonnés. Il est étonnant de constater combien un face-à-face (en personne ou via une caméra) peut contribuer à la réussite de projets et au bien-être de vos subordonnés qui se sentent ainsi respectés et soutenus. Assurez-vous d'organiser des entretiens individuels réguliers, et d'être disponible et présent pour aider vos subordonnés à progresser et à exceller.