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Premiers pas avec l’intégration à un site Web

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Effectuer 95 % de la configuration requise pour afficher les missions et les équipes sur votre site Web (ne vous inquiétez pas, vos développeurs peuvent se charger des autres tâches !)
  • Préparer des pages pour afficher les missions de bénévolat sur votre site Web
  • Tester la page de liste des missions de bénévolat et le formulaire d’inscription

Avant-propos

Si vous avez suivi tous les modules sur Volunteers for Salesforce, vous avez déjà accompli un travail important. Vous avez appris comment structurer des campagnes, des missions et des équipes. Vous avez également appris comment rapprocher tous les bénévoles et les heures saisis. Nous présentons ici la partie la plus intéressante, à savoir comment permettre aux bénévoles de s’inscrire dans des équipes directement depuis votre site Web.

L’intégration de sites Web à V4S est notoirement difficile, en raison du nombre de parties mobiles à suivre. En réalité, nous savons que vous êtes nombreux à avoir abandonné l’intégration de sites Web, car personne ne vous a montré le processus. Croyez-nous, nous savons ce que vous ressentez. Pour cette raison, nous avons demandé à Dianna de nous montrer comment procéder.

Remarque

Remarque

Si vous utilisez Salesforce Lightning Experience, votre écran peut être différent de celui de la vidéo ci-dessus.

Chaque plate-forme dispose de sa propre méthode d’intégration des pages Salesforce. Nous ne pouvons pas présenter les détails d’intégration de pages V4S pour chaque plate-forme de site Web, ce serait particulièrement fastidieux !

Nous allons plutôt présenter chaque étape que vous pouvez suivre dans V4S et Salesforce pour préparer l’intégration de votre site Web. Cela nous permettra de couvrir 95 % de la procédure. Nous présenterons ensuite des instructions que vous pourrez transmettre à vos développeurs Web pour procéder à l’intégration.

Vue d’ensemble à 10 000 pieds

Le site Web EarthCorps est une ressource essentielle. Il annonce 600 événements de bénévolat par an et permet à plus de 10 000 bénévoles de s’inscrire dans des équipes. Imaginez si vous deviez passer 10 000 appels téléphoniques, et saisir les données de contact et d‘équipe de 10 000 bénévoles ? Non merci !

En avril, lors de l’événement EarthCorps intitulé « Earth Month », le calendrier des bénévoles peut être aussi rempli qu’illustré ci-dessous.

Capture d’écran du Calendrier des équipes de bénévoles.

Les événements ne manquent pas.

Dans les sections qui suivent, nous allons présenter étape par étape comment EarthCorps intègre V4S à son site Web pour faciliter la gestion du nombre considérable de bénévoles. Pour commencer, prenons de la hauteur pour examiner comment procéder pour intégrer avec succès un site Web.

  • Créer un site Salesforce. La page de ce site Web extrait les informations sur les missions et équipes que vous souhaitez afficher, et la présente aux bénévoles éventuels impatients de s’inscrire à votre événement. Vous rappelez-vous l’option Afficher sur le site Web que vous avez vue dans les unités précédentes ? Nous vous avons promis que cette option vous serait utile. Eh bien, nous y sommes. Cette option indique au site Web d’afficher cette équipe.
  • Activer et tester le site. Dans cette étape, vous observez toutes les campagnes et équipes que vous avez créées qui sont affichées sur le site. Vous testez également l’inscription en tant que bénévole et vous examinez l’acheminement du flux de données vers les emplacements appropriés dans Salesforce. Magique !
  • Personnaliser votre formulaire d’inscription. Vous pouvez sélectionner le volume d’informations collecté (faible ou important) sur chaque bénévole. Par exemple, le prénom, le nom et l’e-mail seulement, ou des informations supplémentaires telles que le numéro de téléphone, la fonction et l’adresse.
  • Découvrir les autres pages de V4S. V4S inclut d’autres pages utiles, en plus de la liste des missions de bénévolat et du formulaire d’inscription. Dans ce module, nous allons parcourir rapidement ces pages.
  • Déterminer les informations à transmettre à votre développeur Web. Transmettez à votre développeur Web les informations nécessaires pour terminer le processus et mettre vos pages en ligne, directement depuis votre propre site Web.

Vous pouvez maintenant vous mettre au travail, qui signifie pour vous une réduction de la saisie de données, et pour votre organisation des bénévoles satisfaits et plus motivés.

Création d’un site Salesforce

Qu’est-ce qu’un site dans Salesforce ? Sans rentrer dans les détails de développement, un site Salesforce permet de créer des pages Web accessibles au public qui affichent les données Salesforce que vous choisissez de rendre publique, le tout sans aucun code. Un site Salesforce permet également de créer des pages qui recueillent les informations sur un bénévole et les enregistre dans les emplacements appropriés dans Salesforce. Un site Salesforce permet de gagner un temps considérable.

L’élaboration d’un site est de loin le travail le plus important que vous devez réaliser en vue de préparer V4S pour le site Web de votre organisation. Voici les étapes à suivre pour que cette magie opère.

  • Étape 1 – Activer les sites.
  • Étape 2 – Créer un site.
  • Étape 3 – Configurer l’accès aux données : paramètres par défaut de l’organisation.
  • Étape 4 – Configurer l’accès aux données : pages Visualforce.
  • Étape 5 – Configurer l’accès aux données : autorisations d’objet du profil.
  • Étape 6 – Définir le fuseau horaire.

Nous pouvons commencer.

Étape 1 – Activer les sites

Par défaut, toutes vos données Salesforce sont privées et sécurisées, ce qui signifie qu’aucun utilisateur ne peut visualiser ou créer des données dans votre base sans les identifiants de connexion à votre organisation. Généralement, vous exigez ce niveau de sécurité.

Cependant, nous souhaitons que les bénévoles affichent les détails des événements sur notre site Web. Plus important encore, nous souhaitons qu’ils puissent saisir leurs informations personnelles et s’inscrire dans les équipes.

C’est possible grâce à la puissance des sites Salesforce. Avec un site Salesforce, vous pouvez rendre les données d’un site Web accessibles au public, mais uniquement les données que vous souhaitez partager. Vous pouvez autoriser les utilisateurs à saisir des informations sur votre site Web public, informations qui sont acheminées directement et en toute sécurité dans Salesforce.

Suivez les étapes de cette section pour observer comment EarthCorps a activé un site Salesforce.

  1. Dans Configuration, saisissez Sites dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Sites sous Sites et domaines.
  2. Saisissez le nom d’un domaine pour le site dans le champ http://, puis cliquez sur Vérifier la disponibilité. Le nom du domaine se présente généralement sous la forme [nom de l’organisation].force.com.
Remarque

Remarque

Lorsque le domaine sera enregistré en cliquant sur Enregistrer à l’étape suivante, vous ne pourrez plus le modifier. Plus jamais. Ce n’est pas gênant pour le moment, car les pages Web de V4S sont hébergées sur le site Web de votre organisation et les bénévoles ne verront jamais ce nom de domaine. Néanmoins... . il est préférable de choisir un nom réaliste. L’avenir vous donnera raison.

3. Lisez les conditions d’utilisation des Sites, puis cochez la case indiquant que vous les avez bien lues et cliquez sur Enregistrer mon domaine Force.com. Capture d’écran de la case à cocher des conditions d’utilisation des Sites et du bouton Enregistrer mon domaine Force.com.

Voilà ! Vous avez activé la fonctionnalité des Sites Salesforce.

Étape 2 – Créer un site

Nous allons maintenant créer un site contenant les pages qui affichent vos missions et vos équipes, ainsi que la page d’inscription des bénévoles.

1. Dans la page Sites, cliquez sur Nouveau. Capture d’écran de la page Sites.

2. Dans la liste déroulante Type de nouveau site, sélectionnez Licence utilisateur invité. Capture d’écran de la page Nouveau site.

3. Saisissez les informations requises dans la boîte de dialogue Nouveau site.

  • Étiquette du site : il est toujours préférable de saisir ici un nom descriptif. Qui sait, vous allez peut-être tomber sous le charme des Sites que vous choisissez et en créer beaucoup d’autres. Pour le moment, appelons le site Volunteers.
  • Nom du site : ce nom est automatiquement renseigné avec le nom saisi dans Étiquette du site. Laissez-le inchangé.
  • Contact du site : choisissez un administrateur système approprié. Dianna saisit son propre nom.
  • Actif : sélectionnez cette option pour commencer à tester votre site immédiatement.
  • Page d’accueil du site actif : pour le moment, paramétrez la page d’accueil pour qu’elle affiche la page Visualforce par défaut nommée En construction. Cliquez sur l’icône de recherche Icône de recherche, puis choisissez la page Visualforce UnderConstruction.
  • Niveau de protection contre le détournement de clic : sélectionnez Autoriser le tramage par n’importe quelle page (aucune protection). Cette option autorise l’intégration (iframed) des pages de votre nouveau site dans le site Web de votre organisation. Ne vous inquiétez pas si cette définition vous laisse perplexe. Nous en reparlerons plus loin. Capture d’écran de la page Modification du site.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Félicitations ! Vous avez créé un site. Vous devez vérifier maintenant que les bénévoles peuvent afficher toutes les informations des événements et s’inscrire dans les équipes. Pour cela, vous devez configurer l’accès aux données.

Étape 3 – Configurer l’accès aux données : paramètres par défaut de l’organisation

Si vous n’avez pas encore exploré le fonctionnement de l’accès aux données Salesforce, ne vous inquiétez pas. Les liens de la section Ressources vous mèneront vers une documentation complète. Le guide d’installation et de configuration de V4S (disponible dans la page Volunteers for Salesforce Documentation qui est répertoriée dans la section Ressources) présente également cette étape en détail. Pour le moment, voici les paramètres d’accès minimum requis dans les paramètres par défaut de l’organisation.

Piste : Accès public en lecture seule

Compte : Accès public en lecture seule

Contact : Accès public en lecture/écriture

Campagne : Accès public en lecture/écriture

Rappel : Vous trouverez les paramètres par défaut de l’organisation dans la Configuration de Salesforce. Saisissez Paramètres de partage dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Paramètres de partage.

Capture d’écran des valeurs par défaut à l’échelle de l’organisation.

Si l’accès aux données de votre organisation exige des paramètres d’accès aux objets plus restrictifs, vous pouvez utiliser des règles de partage pour accorder le niveau d’accès approprié à l’Utilisateur invité de votre site. Pour en savoir plus, reportez-vous au guide d’installation et de configuration de V4S (disponible sur la page Documentation de Volunteers for Salesforce, qui est répertoriée dans la section Ressources).

Étape 4 – Configurer l’accès aux données : pages Visualforce

Nous devons maintenant nous assurer que le profil de nos bénévoles leur permet d’accéder aux pages Visualforce de V4S. Nous devons également vérifier que leur profil dispose des autorisations appropriées sur tous les objets utilisés par V4S.

Si ces étapes vous semblent fastidieuses, sachez que ce processus de configuration est unique. Une fois l’accès correct défini, vous ne reviendrez jamais sur ces pages de configuration. Votre travail sera récompensé lorsque les bénévoles pourront s’inscrire aisément et lorsque leurs données seront directement réparties dans Salesforce.

Commençons par configurer les pages Visualforce.

  1. Si vous avez quitté votre nouveau site pour vérifier les paramètres par défaut de votre organisation, vous pouvez revenir ici en saisissant Sites dans la case Recherche rapide, puis en sélectionnant Sites.
  2. Cliquez sur l’étiquette de votre site.
  3. Dans la page de détails du site, cliquez sur Paramètres d’accès public, puis accédez à la section Accès à la page Visualforce. Si vous utilisez l’interface utilisateur de profil avancée, le lien se situe dans la section Applications. Dans l’interface utilisateur du profil standard, le bouton Accès à la page Visualforce activé se situe vers le bas de la page.
  4. En regard d’Accès à la page Visualforce, cliquez sur Modifier, puis ajoutez les pages suivantes à la liste Pages Visualforce activées.
  • GW_Volunteers.JobCalendar
  • GW_Volunteers.PersonalSiteContactInfo
  • GW_Volunteers.PersonalSiteContactLookup
  • GW_Volunteers.PersonalSiteJobCalendar
  • GW_Volunteers.PersonalSiteJobListing
  • GW_Volunteers.PersonalSiteReportHours
  • GW_Volunteers.PersonalSiteTemplate
  • GW_Volunteers.PersonalSiteTemplateEspanol
  • GW_Volunteers.VolunteersJobListing
  • GW_Volunteers.VolunteersJobListingFS
  • GW_Volunteers.VolunteersReportHours
  • GW_Volunteers.VolunteersSignup
  • GW_Volunteers.VolunteersSignupFS

Votre écran se présente comme suit.

Capture d’écran des pages Visualforce disponibles et activées.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Vous avez bientôt terminé. . .

Étape 5 – Configurer l’accès aux données : autorisations d’objets et de champs du profil

Définissons maintenant les autorisations des objets et des champs. Le tableau ci-dessous répertorie tous les objets utilisés par V4S et les autorisations requises par l’application pour fonctionner.

Objet Lire Créer Modifier
Comptes Coche
Coche

Campagnes Coche


Contacts Coche
Coche

Documents Coche


Foyer* Coche
Coche

Calendrier des missions récurrentes Coche


Pistes Coche
Coche

Heures de bénévolat Coche
Coche
Coche
Missions de bénévolat
Coche


Planning de bénévolat récurrent Coche


Équipes de bénévoles
Coche


Dans la section Autorisations de champ, recherchez tous les champs liés au bénévolat (« bénévolat » est inclus dans le nom du champ) et activez les autorisations Lire et Modifier.

Voici quelques exemples de champs Bénévolat dans l’objet Contact :

Enregistrez vos modifications et répétez cette étape pour chaque objet listé ci-dessus.

* Les autorisations de l’objet Foyer sont requises uniquement si vous utilisez des objets Foyer avec le Nonprofit Success Pack. En cas de doute, définissez les autorisations sur Lire et sur Créer. C’est sans danger.

Comme vous pouvez le constater, V4S nécessite les autorisations Lire et Créer (mais pas Modifier) pour les comptes. Suivons Dianna qui définit ces autorisations sur les comptes.

Remarque

Remarque

EarthCorps utilise l’interface de profil utilisateur avancée. Si vous utilisez l’interface standard, vos écrans peuvent être différents de ceux de Dianna, mais les tâches sont identiques.

  1. Cliquez sur Présentation du profil pour revenir à la page du profil Volunteers. Capture d’écran du bouton Présentation du profil.
  2. Dans la zone Applications, cliquez sur Paramètres d’objet.
  3. Cliquez sur Comptes, puis sur Modifier.
  4. Sous Autorisations d’objet, activez Lire et Créer, puis cliquez sur Enregistrer. Capture d’écran des autorisations d’objet Lire et Créer.

Vous avez vu comment Dianna a défini les autorisations du compte. Continuez et définissez les autorisations des autres objets de votre organisation en suivant le tableau ci-dessus.

Étape 6 – Définir le fuseau horaire par défaut

Cette étape concerne un petit paramètre dont l’impact peut s’avérer très important pour vous et vos bénévoles. Rappelez-vous nos remarques au sujet des fuseaux horaires, notamment pour les événements organisés à des emplacements multiples. Nous allons définir le fuseau horaire par défaut du compte de votre site (le profil utilisateur invité du site) de sorte que toutes les campagnes et missions par défaut ce fuseau horaire. Vous pouvez toujours remplacer le fuseau horaire par défaut au niveau de la campagne ou de la mission, comme nous l’avons évoqué dans l’unité précédente.

EarthCorps se situe dans la magnifique région du nord-ouest du Pacifique. Par conséquent, Dianna définit le fuseau horaire sur l’heure PDT (Heure du Pacifique des États-Unis).

  1. Sur la page Sites, cliquez sur l’étiquette de votre site Volunteers pour accéder à sa page de détails. Capture d’écran de l’étiquette de votre site Volunteers.
  2. Dans la page de détail du site, cliquez sur Paramètres d’accès public.
  3. Cliquez sur Utilisateurs attribués. Capture d’écran du bouton Utilisateurs attribués.
  4. Cliquez sur Modifier en regard de Utilisateur invité du site, Volunteers.
  5. Sous Configuration des paramètres régionaux, sélectionnez le fuseau horaire dans la liste déroulante. EarthCorps choisit (GMT-07:00) Heure d’été du Pacifique (Amérique/Los Angeles). Capture d’écran des paramètres régionaux et du fuseau horaire.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Bien joué ! Désormais, toutes les campagnes et missions appliquent par défaut le fuseau horaire que vous avez défini. Ainsi, si vous avez un événement organisé sous un autre fuseau horaire, il vous suffit de définir le fuseau horaire au niveau de la campagne ou de la mission.

Activation et test du site

Nous avons parcouru les étapes d’activation et de création d’un site, et nous avons vérifié qu’il peut accéder aux données dont il a besoin. Nous allons pouvoir observer les résultats de notre travail.

Nous avons activé notre site plus haut, mais il n’est pas inutile de vérifier. Vous pouvez le faire depuis la page Sites. Si un lien Activer est affiché en regard de votre site, vous devez cliquer dessus. Si un lien Désactiver est affiché, cela indique que le site est activé et que vous pouvez continuer.

Passons maintenant au test ! Nous allons commencer par visualiser la page de liste des équipes, qui indique tous les équipes que vous avez entrées dans le module précédent.

  1. Dans Configuration, saisissez Sites dans la case Recherche rapide, puis sélectionnez Sites.
  2. Cliquez sur l’URL de votre site. EarthCorps clique sur http://earthcorpsvfstrailhead.force.com. Capture d’écran de l’URL du site.

Une page semblable à la suivante s’affiche. Capture d’écran de la page En construction standard.

Attendez, où sont tous nos événements ? Ne vous inquiétez pas, vous visualisez uniquement la page En construction standard que nous avons définie en tant que page d’accueil par défaut lors de la création de notre site. Il reste une étape à suivre pour afficher la page de la liste des missions.

3. Dans la barre d’adresse de votre navigateur, ajoutez la ligne suivante à la fin de l’URL de votre site :

/GW_Volunteers__VolunteersJobListingFS

Remarque

Remarque

Deux traits de soulignement séparent Volunteers et VolunteersJobListingFS.

Pour EarthCorps, l’URL se présente comme suit :

http://earthcorpsvfstrailhead.force.com/GW_Volunteers__VolunteersJobListingFS

Roulement de tambour s’il vous plaît... . . Vous pouvez désormais afficher la page de liste des missions de bénévolat dans toute sa splendeur. Profitons-en donc pour examiner tous nos événements. Capture d’écran de la page de liste des missions de bénévolat.

Remarque

Remarque

La configuration par défaut de la page de liste des missions de bénévolat montre les équipes planifiées pour les trois prochains mois. Par conséquent, les équipes du mois en cours et celles des deux mois suivants sont affichées. Si vous n’avez pas d’équipe pendant cette période configurée dans votre organisation Salesforce, aucune équipe n’est affichée sur cette page. Pour modifier la configuration de la période, reportez-vous au guide d’installation et de configuration de Volunteers for Salesforce. Vous le trouverez dans la page Volunteers for Salesforce Documentation, répertoriée dans la section Ressources.

Si vous souhaitez consulter la vue du calendrier des missions et des équipes de volontariat que vous avez créées, saisissez simplement l'URL http://earthcorpsvfstrailhead.force.com/GW_Volunteers__JobCalendar.

Remarque

Remarque

Vous pouvez tester d’autres pages que celle des listes de missions. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Personnalisation de votre site Web du guide d’installation et de configuration de V4S (disponible sur la page Documentation de Volunteers for Salesforce, qui est répertoriée dans la section Ressources).

Prenez le temps d’apprécier le résultat de votre travail. Vous avez créé un site qui montre toutes les équipes que vous avez entrées dans Salesforce. De plus, un lien d’inscription est affiché en regard de chaque équipe. Nous allons le tester dans l’unité suivante, Inscription de bénévoles via votre site Web.

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