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Création d’équipes pour des missions

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Créer des équipes pour la campagne
  • Comprendre les champs des équipes
  • Attribuer des bénévoles aux équipes de votre événement
  • Rapprocher les heures des bénévoles une fois l’événement terminé

Création d’équipes

Faisons le point avant de continuer. Nous avons créé le premier niveau de la structure : la campagne (pour EarthCorps, il s’agit de l’événement REVIVE). Nous avons également créé le deuxième niveau de la structure : les missions (mise en place, service en salle, service au bar et nettoyage). Il nous reste maintenant à créer le troisième niveau de la structure : les équipes. Nous sommes conscients que cela peut vous paraître complexe et fastidieux, ne lâchez rien. Vos efforts seront récompensés... . .

Les équipes correspondent aux dates et aux heures auxquelles vos bénévoles sont mobilisés. Voici les équipes pour l’événement REVIVE d’EarthCorps.

Tâche Équipes Nombre de bénévoles
Équipe de mise en place 16h00 à 18h00 2
Service en salle 18h00 à 20h00 et 20h00 à 22h00 2 par équipe
Service au bar 18h00 à 20h00 et 20h00 à 22h00 1 par équipe
Équipe de nettoyage 22h00 à minuit 2

Psst... . Nous savons ce que vous pensez. Impossible de réussir un événement important et extraordinaire comme REVIVE avec seulement 10 bénévoles. Cela nous semble également impossible. Dix est seulement un chiffre rond choisi pour illustrer notre exemple. Pour votre propre événement de bénévolat, saisissez des valeurs réalistes.

Dans V4S, les équipes se situent sous les missions associées. Par conséquent, vous devez ouvrir un enregistrement de mission pour créer des équipes.

  1. Dans la page de détail de la campagne, cliquez sur l’onglet Associé pour afficher la liste associée Missions de bénévolat.
  2. Cliquez sur REVIVE - Équipe de mise en place La page de détails de la mission de bénévolat s’ouvre. Capture d’écran de la page de détails de la mission de bénévolat.
  3. Cliquez sur l’onglet Associé, puis sur Nouveau dans la liste associée Équipes de bénévoles. Capture d’écran de la création d’équipes de bénévoles.
  4. Renseignez les champs obligatoires. Vous pouvez utiliser les données de Dianna si vous le souhaitez.
    • Date et heure de début : 07/10/2016 16h00
    • Durée (heures) : 2
    • Nombre de bénévoles souhaité : 2 (cette valeur détermine le nombre de personnes qui peuvent s’inscrire sur votre site Web pour faire partie de cette équipe) Capture d’écran de la page Créer une équipe de bénévolat.
  5. Cliquez sur Enregistrer. La page de détails de l’équipe de bénévoles Équipe de mise en place s’affiche.

Excellent ! Vous avez créé votre première équipe. Dans cet exemple, une seule équipe a été créée pour la mission de l’équipe de mise en place, simple et rapide. Créons maintenant les autres équipes dont vous avez besoin pour votre événement.

Création d’équipes supplémentaires

Vous créez chaque équipe de service (18h00 à 20h00 et 20h00 à 22h00) séparément.

Cette fois, au lieu de rechercher les missions dans la page de détail de la campagne, recherchons-les sous l’onglet Missions de bénévolat.

  1. Cliquez sur l’onglet Missions de bénévolat.
    Les missions que vous avez créées sont répertoriées sous Missions récentes de bénévolat.
  2. Cliquez sur la mission de bénévolat Service en salle.
  3. Dans la page de détail de la mission de bénévolat, cliquez sur l’onglet Associé, puis sur Nouveau dans la liste associée Équipes de bénévoles.
  4. Renseignez les champs obligatoires. Voici les informations de Dianna.
    • Date et heure de début : 07/10/2016 18:00
    • Durée (heures) : 2
    • Nombre de bénévoles souhaité : 2
  5. Cliquez sur Enregistrer.
    Créons maintenant la deuxième équipe de 20h00 à 22h00.
  6. Cliquez sur l’enregistrement Équipe de bénévoles que vous venez de créer, puis sur Cloner.
  7. Changez les informations suivantes.
    • Date et heure de début : 07/10/2016 20:00
  8. Cliquez sur Enregistrer.
  9. Pour afficher les équipes que vous avez créées, revenez à la tâche de bénévolat Service en salle, puis cliquez sur l’onglet Associé. Capture d’écran des nouvelles équipes de bénévoles.

Très bien ! Suivez la même procédure pour créer deux équipes pour le service au bar et une équipe pour l’équipe de nettoyage.

Service au bar 18h00 à 20h00 et 20h00 à 22h00 1 bénévole par équipe
Équipe de nettoyage 22h00 à minuit 2 bénévoles

Lorsque vous avez créé toutes les équipes pour l’événement REVIVE, vous pouvez les inspecter dans le calendrier des équipes.

Confirmation de vos équipes dans le calendrier des équipes

  1. Cliquez sur l’onglet Calendrier des équipes.
  2. Utilisez les flèches pour accéder au mois d’octobre 2016 (ou le mois saisi pour les équipes que vous avez créées). Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton Semaine pour examiner les équipes de plus près. Capture d’écran du calendrier des équipes de bénévoles.
  3. Passez votre souris sur les différentes équipes. Le nombre de bénévoles confirmés et le nombre d’équipes de bénévoles disponibles sont affichés (le nombre de bénévoles confirmés est actuellement zéro).

Félicitations ! Vous avez créé votre première structure Volunteers for Salesforce. La tâche n’était pas aussi difficile qu’elle paraissait au premier abord (nous l’espérons). Vous avez créé vos missions et vos équipes, vous devez maintenant trouver des bénévoles. Nous allons vous montrer comment procéder.

Attribution de bénévoles à des équipes

Vous pouvez utiliser V4S pour annoncer les missions et les équipes sur votre site Web et permettre ainsi aux bénévoles de s’inscrire eux-mêmes. Nous indiquons comment procéder dans un prochain module. Pour le moment, examinons comment saisir manuellement des bénévoles afin de découvrir le fonctionnement complet de V4S.

Un peu de nettoyage pour commencer. Nous avons un secret. La structure de V4S ajoute un quatrième niveau à la structure campagne, mission, équipe... . les heures. Oui, les heures de bénévolat. C’est le dernier niveau, c’est promis.

Dessin d’une horloge.

Lorsque vous saisissez un bénévole dans V4S, Salesforce crée un enregistrement pour les heures qu’il réalise. L’enregistrement des heures se trouve sous l’équipe. Vous pouvez utiliser l’enregistrement des heures pour suivre la durée d’engagement d’un bénévole, notamment pour vérifier s’il s’est présenté. Une information plutôt importante.

Le groupe de bénévoles fidèle à EarthCorps est si exceptionnel que toutes les équipes sont souvent immédiatement pourvues. Avant même d’annoncer l’événement REVIVE sur le site Web, les personnes suivantes se sont déjà portées bénévoles :

  • Équipe de mise en place : Peter Delauranti, Tiffany Chan
  • Service en salle : Jan et Chris O’Toole, Mario Gonzales, Dylan Fernandez
  • Service au bar : Claire Henry, Mitch Krohn
  • Équipe de nettoyage : Shin Shin Hsia, Nathan Booker

Vous devez par conséquent attribuer ces bénévoles courageux à des équipes, avec des horaires. Utilisons la fonctionnalité Modification de masse des heures de bénévolat pour enregistrer ces personnes dans le système. Suivons Dianna. Vous pouvez utiliser les noms de ses bénévoles en tant qu’exemples, ou saisir les bénévoles de votre propre organisation.

Remarque

Remarque

Si les bénévoles que vous saisissez n’existent pas en tant que contacts dans votre organisation Salesforce, vous devez créer ces contacts avant de les attribuer à des équipes. Nous allons saisir les noms ci-dessus dans les prochaines étapes. Si vous souhaitez suivre avec nous, commencez par créer ces contacts.

1. Dans Calendrier des équipes, cliquez sur la mission Équipe de mise en place. Capture d’écran du calendrier des équipes.

2. Dans la page de détail de l’équipe de bénévoles Équipe de mise en place, cliquez sur l’onglet Associé, puis sur Modification de masse des heures de bénévolat dans la liste associée Heures de bénévolat. Capture d’écran de la page de détails de l’équipe de bénévoles et du bouton Modification de masse des heures de bénévolat.

Vous êtes maintenant sur la page Modification de masse des heures de bénévolat. Saisissons notre équipe de mise en place.

3. Sur la première ligne de la colonne Contact, saisissez le nom Peter Delauranti.

Vous pouvez également cliquer sur l’icône de recherche pour retrouver Peter ou un autre contact. Encore une fois, si vous n’avez pas créé d’enregistrements de contact pour vos bénévoles, vous devez le faire maintenant.

4. Changez le statut sur Confirmé. EarthCorps utilise le statut Confirmé pour toute personne qui s’inscrit en tant que bénévole. Lorsque le bénévole a réalisé sa mission, EarthCorps remplace le statut par Terminé.

5. Ajoutez Tiffany Chan. Assurez-vous de changer son statut sur Confirmé.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque

Remarque

N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer après chaque modification d’une mission ou d’une équipe. Si vous passez à une autre mission ou une autre équipe sans enregistrer, vos modifications sont perdues !

Capture d’écran de la page Modification de masse des heures de bénévolat.OK… . votre équipe de mise en place est attribuée. Il est temps de saisir l’équipe de service en salle. Un avantage important de la fonctionnalité Modification de masse des heures de bénévolat est la possibilité d’attribuer des heures à tous vos différentes équipes sans quitter la fenêtre. L’efficacité même de V4S.

7. Dans la liste déroulante Mission de bénévolat, sélectionnez votre mission Service en salle.

En guise de rappel, voici les bénévoles pour cette mission :

  • Jan et Chris O’Toole : équipe de 18h00
  • Mario Gonzales et Dylan Fernandez : équipe de 20h00

8. Dans la liste déroulante Équipe de bénévoles, sélectionnez l’équipe de 18 h 00. Capture d’écran de la liste déroulante des équipes de bénévoles.

9. Sur la première ligne de la colonne Contact, saisissez le nom Jan O’Toole (ou cliquez sur l’icône de recherche pour retrouver ce nom).

10. Changez le statut de Jan sur Confirmé.

11. Sur la deuxième ligne de la colonne Contact, saisissez le nom Chris O’Toole.

12. Changez le statut de Chris sur Confirmé, puis cliquez sur Enregistrer.

13. Dans la liste déroulante Équipe de bénévoles, sélectionnez l’équipe de 20h00.

14. Répétez ces étapes pour ajouter Mario Gonzalez et Dylan Fernandez en tant que bénévoles pour cette équipe. N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

15. Attribuez les bénévoles du service en salle (Claire Henry, Mitch Krohn) et de l’équipe de nettoyage (Shin Shin Hsia, Nathan Booker).

Utilisez tout ce que vous avez appris jusqu’à présent sur la fonctionnalité Modification de masse des heures de bénévolat pour sélectionner les missions et équipes appropriées dans les menus déroulants. N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer après avoir saisi des bénévoles pour une équipe !

Les bénévoles sont désormais saisis. Vous pouvez organisez votre dîner et récolter des fonds.

Rapprochement des heures de bénévolat

L’événement est terminé et a été un véritable succès. Tous les invités ont passé une excellente soirée et EarthCorps a recueilli beaucoup d’argent.

Photo d’un invité d’EarthCorps posant dans une cabine photo.

La dernière mission de Dianna consiste à rapprocher les heures de travail de chacun afin de récapituler avec précision l’activité de ses bénévoles.

Voici la feuille d’inscription de la soirée de l’événement.

Nom Tâche Heure de début Heure de fin
Peter Delauranti Configuration 15 h 45 18 h 00
Tiffany Chan Configuration 16 h 00 18 h 00
Jan O’Toole Service en salle 18 h 00 20 h 30
Chris O’Toole Service en salle 18 h 00 20 h 30
Mario Gonzales Service en salle 20 h 00 22 h 15
Dylan Fernandez Service en salle 19 h 45 22 h 00
Claire Henry Service au bar 18 h 00 20 h 00
Mitch Krohn Service au bar 19 h 45 22 h 00
Shin Shin Hsia Nettoyage 22 h 00 Minuit
Nathan Booker Nettoyage 22 h 00 Minuit

Rapprochons les heures. Vous pouvez suivre en utilisant les informations de Dianna ou en saisissant vos propres données. Encore une fois, vous pouvez exploiter les capacités de la fonctionnalité Modification de masse des heures de bénévolat de V4S.

1. Dans V4S, cliquez sur l’onglet Calendrier des équipes, puis sur la mission Équipe de mise en place. Capture d’écran du calendrier des équipes.

La page de détails de l’équipe de bénévoles Mise en place s’ouvre.

2. Cliquez sur l’onglet Associé, puis sur Modification de masse des heures de bénévolat. Capture d’écran de la page de détails Équipe de bénévoles.

3. Sélectionnez la mission Mise en place. Dans la liste déroulante Équipe de bénévoles, sélectionnez l’équipe de 16h00.

4. Ajustez les heures de travail effectives. Par exemple, si un bénévole a travaillé pendant 2,25 heures au lieu de 2,00 heures, ajustez en conséquence.

5. Changez le statut des bénévoles qui étaient présents sur Terminé, puis cliquez sur Enregistrer. Capture d’écran de la page Modification de masse des heures de bénévolat.

6. Changez de nouveau la mission de bénévolat, cette fois en sélectionnant Service en salle. Ensuite, dans la liste déroulante Équipe de bénévoles, sélectionnez l’équipe de 18h00.

7. Ajustez les heures si nécessaire, changez les statuts sur Terminé, puis cliquez sur Enregistrer.

8. Répétez ce processus pour l’équipe de 20h00, puis cliquez sur Enregistrer.

9. Vous connaissez la suite. Mettez à jour les heures réalisées par les bénévoles du service en salle et de l’équipe de nettoyage, en cliquant sur Enregistrer après chaque modification des heures d’un poste.

Vous avez terminé !

Avant de vous déconnecter, examinez la campagne pour consulter toutes les heures de bénévolat associées à cet événement important.

  1. Dans V4S, cliquez sur l’onglet Campagne, puis sélectionnez votre campagne dans la liste Campagnes récentes.
  2. Cliquez sur l’onglet Associé.
  3. Dans la liste associée Missions de bénévolat, cliquez sur Afficher tout pour examiner le nombre d’heures effectuées par mission. Capture d’écran de la liste associée Missions de bénévolat.
  4. Pour afficher les détails d’une mission particulière, cliquez dessus.

    Les détails suivants sont affichés : nombre d’équipes, nombre de volontaires et nombres d’heures réalisées. Capture d’écran des détails de la mission de bénévolat.

Une performance extraordinaire. Nous savons qu’il n’est pas facile de configurer et de suivre ces informations. Vous imaginez la difficulté avec des feuilles de calcul ? Bien que la structure des campagnes, des missions et des équipes (et des heures !) puisse s’avérer complexe, vous pouvez constater combien il est facile de les gérer avec Volunteers for Salesforce.

Ressources