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Création d’équipes pour des événements récurrents

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Créer des missions et équipes de bénévoles récurrents pour la campagne
  • Attribuer un bénévole à une mission récurrente
  • Comprendre le fonctionnement des plannings récurrents

Création de missions

Il est temps de passer au niveau inférieur de notre structure, à savoir les missions. Avant de continuer, examinons les trois parcs où EarthCorps organise des événements de bénévolat. Dianna définit chaque parc en tant que mission.

  • Parc Magnuson
  • Cheasty Greenspace
  • Parc Seward

1. Sur la page Détails de la campagne que vous venez de créer, cliquez sur Nouveau dans la liste associée Missions de bénévolat. Capture d’écran de la page de détails de la campagne.

2. Dans la zone de texte Nom de la mission de bénévolat, saisissez le nom de la mission. Dianna saisit le nom du premier parc de la liste, le Parc Magnuson.

3. Sélectionnez Afficher sur le site web. Nous n’avons pas encore évoqué l’intégration du site Web. Si vous sélectionnez cette option maintenant, cela vous évitera de revenir plus tard pour la sélectionner.

Remarque

Remarque

Nous n’allons pas sélectionner l’option Permanent, car cet événement est unique. L’option Permanent est utile lorsque vous avez plusieurs campagnes de bénévolat qui ne sont jamais terminées (par exemple, l’aide au bureau) et que vous souhaitez générer des rapports sur ces campagnes ensemble.

4. Saisissez une description et les informations de localisation. La description de la mission est affichée sur le site Web. Par conséquent, elle doit être aussi attrayante que possible. Vous pouvez utiliser une mise en forme, des images et des liens pour agrémenter la liste. Pour la localisation, assurez-vous de saisir l’adresse exacte, car elle génère une carte Google de l’événement de bénévolat. Nous reviendrons plus en détail sur les cartes dans le module Intégration de Volunteers for Salesforce à un site Web. Pour terminer, dans la zone de localisation, saisissez toutes les informations supplémentaires utiles pour les bénévoles, notamment les possibilités ou les interdictions de stationnement. Voici les informations saisies par EarthCorps.

  • Description : Rejoignez EarthCorps pour nous aider à entretenir et à embellir l’un des plus beaux parcs de Seattle. Le parc Magnuson suit sur près d’un kilomètre et demi les rives du lac Washington au Nord-Est de Seattle. Le parc offre la possibilité d’explorer diverses zones naturelles : pâturages, collines boisées, marais et plages du lac. Lors de cet événement de bénévolat, nous allons planter des espèces natives de la région Nord-Ouest du Pacifique le long de la bordure nord du célèbre « Kite Hill ».
  • Emplacement : 7400 Sand Point Way NE, Seattle, WA, 98115, États-Unis
  • Informations sur l’emplacement : Rendez-vous au Northwest Corner du Kite Hill. Stationnez sur le parking Nord du parc et suivez les panneaux EarthCorps. Ils vous mèneront sur le lieu de notre événement.

Votre écran se présente comme suit.

Capture d’écran de la page Créer une mission de bénévolat.

5. Cliquez sur Enregistrer. Votre nouvelle tâche est affichée dans la liste associée Missions de bénévolat de votre campagne.

Excellent. Vous venez de créer votre première mission. Répétez maintenant le processus pour chaque mission. Dianna crée une mission pour Cheasty Greenspace et une mission pour le parc Seward.

Création d’équipes

Nous l’avons déjà mentionné et nous persistons, structurez tout !

Nous avons créé le premier niveau de notre structure, la campagne (Ville de Seattle). Nous avons également créé le deuxième niveau de notre structure, les missions (Parc Magnuson, Cheasty Greenspace et Parc Seward). Nous devons maintenant créer le troisième niveau, les équipes.

Les équipes correspondent aux dates et aux heures auxquelles vos bénévoles doivent être mobilisés. Encore une fois, voici les équipes spécifiques dont EarthCorps a besoin.

Organisme
Nom du parc
Planification d’événements (événements organisés de 10h00 à 14h00)
Nombre total d’événements
Ville de Seattle
Parc Magnuson
1er octobre
1
Ville de Seattle
Cheasty Greenspace
Samedi 8 octobre, puis tous les samedis pendant trois mois jusqu’au 31 décembre.
14
Ville de Seattle
Parc Seward
Dimanche 9 octobre, puis le deuxième dimanche de chaque mois pendant six mois jusqu’au 9 avril.
7

Souvenez-vous dans l’unité sur la création d’équipes pour des missions, les équipes se situent sous les missions associées. Pour créer une équipe, vous ouvrez l’enregistrement de la mission. Commençons par la mission qui contient un seul événement. Nous examinerons ensuite les équipes avec événements récurrents.

Vous pouvez suivre Dianna ou saisir vos propres données.

  1. Dans la page de détail de la campagne, cliquez sur l’onglet Associé, puis accédez à la liste associée Missions de bénévolat.

    Dans l’exemple d’EarthCorps, la liste se situe sous l’onglet Associé de la page de détails de la campagne Ville de Seattle.

  2. Cliquez sur le nom de la tâche. Dianna clique sur Magnuson Park.
    Capture d’écran des missions de bénévolat dans l’onglet Associé.
  3. Cliquez sur l’onglet Associé, puis sur Nouveau dans la liste associée Équipes de bénévoles.

    Capture d’écran de la création d’une équipe de bénévoles.
  4. Saisissez les détails de l’équipe, notamment la date et l’heure de début de son action, la durée de celle-ci et le nombre de bénévoles souhaités. Dans le cas d’EarthCorps, Dianna saisit les informations suivantes :
  • Date et heure de début : 01/10/2016 10:00
  • Durée (heures) : 4
  • Nombre de bénévoles souhaité : 50 (cette valeur détermine le nombre de bénévoles qui peuvent s’inscrire pour cette équipe)

Capture d’écran de la page Créer une équipe de bénévolat.

5. Cliquez sur Enregistrer. Votre nouvelle équipe est affichée dans la liste associée Équipes de bénévoles.

Créons maintenant d’autres équipes.

Création d’équipes avec des plannings de missions récurrentes

Lorsqu’une mission contient plusieurs équipes, utilisez le planning de missions récurrentes pour créer toutes les équipes en une seule fois. Voyons comment cela fonctionne.

  1. Cliquez sur l’onglet Missions de bénévolat, puis sélectionnez une mission contenant plusieurs équipes dans la liste Missions récentes de bénévolat.

Dianna clique sur Cheasty Greenspace. Capture d’écran des missions de bénévolat.

2. Pour créer le planning de missions récurrentes, cliquez sur l’onglet Associé, puis sur Nouveau dans la liste associée Plannings de missions récurrentes. Capture d’écran de la création du planning de missions récurrentes.

3. Définissez la périodicité de cette mission et de ses équipes. Vous pouvez utiliser vos propres données ou suivre Dianna qui crée 14 équipes pour les événements du parc Cheasty Greenspace.

  • Jours de la semaine : indique les jours de la semaine pendant lesquels l’événement a lieu. Dianna sélectionne Samedi.
  • Périodicité hebdomadaire : indique la fréquence à laquelle l’événement a lieu (chaque semaine, toutes les deux semaines, la première semaine du mois, la deuxième semaine du mois, et ainsi de suite). Dianna sélectionne Tous.
  • Date et heure de début prévues : indique la date du premier événement et l’heure à laquelle il commence. Dianna saisit 10/1/2016 10:00 AM. Saisissez la date et l’heure en respectant ce format.
  • Date de fin prévue : indique la date du dernier événement, si le nombre d’événements est connu. Dianna saisit 12/31/2016.
  • Durée : indique la durée prévue de l’événement, en heures. Dianna saisit 4.
  • Nombre de bénévoles souhaité : indique le nombre maximal de bénévoles qui peuvent s’inscrire dans chaque équipe. Dianna saisit 50.

4. Cliquez sur Enregistrer.

5. Pour afficher les postes que vous venez de créer, cliquez sur l’ID JRS dans la liste associée Plannings de missions récurrentes. Dans la page de détail Plannings de missions récurrentes, cliquez sur l’onglet Associé.

Impressionnant ! Vous venez de créer rapidement plusieurs équipes en quelques étapes. Facile n’est-ce pas ? Croyez-nous, vous ne pourrez plus vous passer du bouton Planning de missions récurrentes dans V4S. Capture d’écran de la page Planning de missions récurrentes.

Nous sommes dans la dernière ligne droite ! Dianna doit seulement créer les équipes pour la mission du Parc Seward. Pour créer la dernière série d’équipes, répétez les étapes en utilisant les détails de votre mission suivante. Dianna saisit les informations suivantes pour les équipes du Parc Seward.

  • Jours de la semaine : Dimanche
  • Périodicité hebdomadaire : 2e (cela signifie que l’événement a lieu le deuxième dimanche de chaque mois).
  • Date et heure de début prévues : 10/9/2016 10:00 AM
  • Date de fin de prévue : 09/04/17
  • Durée : 4
  • Nombre de bénévoles souhaité : 50

N’oubliez pas d’enregistrer lorsque vous avez terminé.

Confirmation de vos équipes dans le calendrier des équipes

Examinons maintenant toutes ces merveilleuses équipes que nous avons créées dans le Calendrier des équipes.

  1. Dans V4S, cliquez sur l’onglet Calendrier des équipes.
  2. À l’aide des touches fléchées, accédez à Octobre 2016 et aux mois suivants. Les équipes que vous avez créées sont affichées. Passez votre souris sur une équipe pour afficher le nombre de bénévoles confirmés et le nombre de postes de bénévoles encore disponibles (actuellement, le nombre de bénévoles confirmés est de zéro). Capture d’écran du Calendrier des équipes de bénévoles.

Félicitations ! Vous avez créé des événements multiples à plusieurs emplacements en utilisant la structure campagne, missions et équipes. Vous êtes expert en gestion des événements de bénévolat !

Dessin d’une personne enthousiaste vêtue d’un costume rose.

Inscription d’un bénévole récurrent

De nombreuses organisations sans but lucratif comptent des bénévoles dédiés qui s’inscrivent à plusieurs équipes pour des événements périodiques. Avec la fonctionnalité Planning de missions de bénévolat récurrentes de V4S, vous pouvez aisément spécifier la périodicité des bénévoles. Vous pouvez ajouter les dates de début et de fin de l’événement, ainsi que les jours de la semaine et du mois pendant lesquels le bénévole travaille.

EarthCorps a la chance d’avoir un bénévole enthousiaste en la personne de Peter Delauranti. Vous vous rappelez probablement qu’il s’est inscrit à l’événement REVIVE dans l’unité précédente. Peter travaille près du parc Cheasty Greenspace et s’engage corps et âme dans l’entretien du parc. Il souhaite s’impliquer en tant que bénévole le premier samedi de chaque mois. Utilisons le Planning des missions de bénévolat récurrentes pour répondre à la demande de Peter.

Vous pouvez suivre ou utiliser les informations de vos propres bénévoles.

  1. Cliquez sur l’onglet Missions de bénévolat, puis sélectionnez une mission qui contient plusieurs équipes dans la liste Missions récentes de bénévolat. Dianna clique sur Cheasty Greenspace.
  2. Cliquez sur l’onglet Associé, puis sur Nouveau dans la liste associée Planning de bénévolat récurrent. Vous reconnaissez probablement ces étapes.
  3. Pour renseigner automatiquement les détails de la mission, accédez à la section Copier le planning depuis, puis sélectionnez Planning de missions récurrentes. Dianna sélectionne Tous les samedis 01/10/2016 10 h 00 dans la liste déroulante.
  4. Saisissez le nom du contact. Dianna saisit Peter Delauranti.
Remarque

Remarque

Si vous n’avez pas créé d’exemples de contacts en suivant Dianna dans les unités précédentes, Peter n’existe probablement pas dans votre organisation Salesforce. Pour cet exercice, saisissez un contact existant.

5. Mettez à jour la date de début, la date de fin et la durée si nécessaire. Dianna laisse les autres informations inchangées.

6. Dans Statut des heures de bénévolat, sélectionnez Confirmé. EarthCorps utilise le statut Confirmé pour toute personne qui s’inscrit en tant que bénévole.

7. Mettez à jour les jours de la semaine ou la périodicité hebdomadaire si nécessaire.

Comme Peter s’inscrit uniquement pour le premier samedi de chaque mois (pas tous les samedis), Dianna retire Chaque de la liste Périodicité hebdomadaire, et ajoute 1er.

8. Saisissez le nombre de bénévoles pour ce planning.

Ce planning concerne uniquement Peter. Par conséquent, Dianna saisit 1. Votre écran se présente comme suit.

Capture d’écran de la page Planning de bénévolat récurrent.

9. Cliquez sur Enregistrer.

Dans la mission de bénévolat Cheasty Greenspace, le planning récurrent et les équipes de Peter sont affichés.

Capture d’écran du planning récurrent de Peter et des équipes dont il est membre.

Facile ! Après l’événement, vous pouvez utiliser ce que vous avez appris dans l’unité précédente pour rapprocher les heures de tous les bénévoles qui se sont impliqués.

À ce stade, vous avez configuré de nombreux éléments Volunteers for Salesforce. Vous avez créé un événement de levée de fonds unique et attribué des bénévoles. Vous avez également créé un événement de bénévolat complexe, capable de suivre plusieurs bénévoles à des emplacements multiples pour des événements récurrents. Fantastique ! Il reste un problème : vos bénévoles ne peuvent pas s’inscrire ces événements sur votre site Web. Dans le module suivant, Intégration de la gestion des bénévoles dans un site Web, nous allons vous montrer comment permettre aux bénévoles de s’inscrire.

Ressources