Création de missions et de quarts de travail pour des événements récurrents

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Créer des missions et équipes de bénévoles récurrents pour la campagne
• Attribuer un bénévole à une mission récurrente
• Comprendre le fonctionnement des plannings récurrents

Création de missions continues

Maintenant que nous avons configuré une campagne pour nos événements de bénévolat récurrents, passons aux missions de bénévolat, le niveau suivant en descendant dans la structure. 

Cependant, commençons par passer en revue les lieux où notre organisation sans but lucratif fictive, No More Homelessness (NMH), a besoin de l’aide de bénévoles pour proposer ses services de restauration, ainsi que les tâches pour lesquelles elle a besoin d’assistance :

• Service de repas de West Side House
• Service de repas de Bullard House
• Inventaire et réapprovisionnement de la banque alimentaire

Le coordinateur des bénévoles de NMH, Enoch, sait qu’il doit configurer une mission de bénévolat pour chacune de ces tâches. Il commence par le service de repas du centre de West Side. Suivez les actions qu’il effectue.

1. Dans l’enregistrement de campagne que nous avons créé dans l’unité précédente, cliquez sur Nouveau au sein de la liste associée Missions de bénévolat.
   
   
2. Dans la zone de texte Nom de la mission de bénévolat, saisissez le nom de la mission. Enoch saisit Service de repas de West Side House.
3. Sélectionnez Afficher sur le site web. Nous n’avons pas encore abordé l’intégration au site Web, mais si vous sélectionnez cette option maintenant, cela vous évitera d’avoir à revenir à cet écran plus tard pour la choisir.
4. Sélectionnez Continu, car il s’agit d’un besoin régulier et constant qui ne se termine jamais. Vous ne sélectionneriez pas cette option s’il s’agissait d’un événement ponctuel ou qui se termine après quelques sessions.
5. Saisissez une description. La description de la mission est affichée sur le site Web. Par conséquent, elle doit être aussi attrayante que possible. Vous pouvez utiliser une mise en forme, des images et des liens pour dynamiser le tout.
6. Saisissez les informations dans le champ de la section Lieu. En ce qui concerne le lieu, assurez-vous de saisir l’adresse exacte, car celle-ci est utilisée pour générer une carte Google Maps indiquant où se déroule l’événement de bénévolat. Nous évoquons davantage les cartes dans le module Intégration de la gestion des bénévoles à un site Web avec V4S (dont le lien figure dans la section Ressources).
7. Cliquez sur Enregistrer.

Votre nouvelle mission apparaît dans la liste associée Missions de bénévolat de votre campagne.

Enoch répète le processus pour chacune des autres missions. Il crée une mission de bénévolat pour Service de repas de Bullard House et une autre pour Inventaire et réapprovisionnement de la banque alimentaire, qui constituent toutes deux des événements en cours.

Création de postes de travail récurrents

Nous l’avons souvent dit, mais nous allons le faire encore une fois : la structure revêt une importance primordiale !

Nous avons créé le premier niveau de notre structure, la campagne (Services de restauration). Nous avons également créé le deuxième niveau de celle-ci, à savoir les missions de bénévolat (Service de repas de West Side House, Service de repas de Bullard House et Inventaire et réapprovisionnement de la banque alimentaire). 

Notre dernière tâche consiste à créer le troisième niveau : les postes de travail de bénévolat, qui enregistrent les dates et heures auxquelles vos bénévoles sont censés œuvrer. 

Voici les postes de travail dont NMH a spécifiquement besoin.

N’oubliez pas que les postes de travail sont situés sous leurs missions associées. Pour créer un poste de travail, il vous faut tout d’abord ouvrir l’enregistrement de mission de bénévolat. 

Commençons par la première mission de service de repas du centre de West Side. Pour créer des postes de travail de bénévolat correspondant à ce besoin continu, nous allons créer des horaires de récurrence des postes.

Suivons le processus avec Enoch.

1. À partir de la page de l’enregistrement de campagne, cliquez sur l’onglet Associé, puis faites défiler l’écran jusqu’à la liste associée Missions de bénévolat. Dans l’exemple de NMH, la liste se trouve dans l’enregistrement de campagne Services de restauration.
2. Cliquez sur le nom de la mission de bénévolat. Enoch clique sur Service de repas de West Side House.
3. Cliquez sur l’onglet Associé.
4. Cliquez sur Nouveau dans la liste associée Horaires de récurrence des postes.
   
   
5. Définissez la périodicité de cette mission et de ses équipes. Vous pouvez utiliser vos propres données ou effectuer les actions que réalise Enoch pour créer les postes de travail récurrents.
   1. Dans Jours de la semaine, déplacez tous les jours vers Sélectionné, étant donné qu’il s’agit d’un besoin quotidien.
   2. Dans Occurrence hebdomadaire, qui indique au calendrier la fréquence à laquelle l’événement se produit, sélectionnez Tous. Nous avons besoin de ce poste de travail tous les jours et toutes les semaines. Pour les autres missions, vous pouvez choisir d’alterner les semaines ou de choisir une semaine donnée chaque mois (la première, la deuxième, la troisième, etc.).
   3. Dans Date et heure de début planifiées, sélectionnez 9 h 30 lundi prochain.
   4. Laissez vide la date de fin planifiée. Il s’agit d’un événement qui n’a pas de date de fin spécifique, mais si vous avez besoin de bénévoles pour un événement récurrent à durée limitée (comme un cours ou une autre activité avec une date de fin définie), vous pouvez saisir une valeur ici.
   5. Dans Durée, saisissez la durée prévue de l’événement, en heures. Enoch saisit 2.
   6. Dans Nombre de bénévoles souhaité, indiquez le nombre maximal de bénévoles qui peuvent s’inscrire pour chaque poste de travail. Enoch saisit 5.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Pour afficher les postes de travail que vous venez de créer, cliquez sur l’ID JRS dans la liste associée Horaires de récurrence des postes de la mission de bénévolat, ou rechargez l’enregistrement de mission de bénévolat et consultez l’onglet Associé pour afficher la liste associée Postes de travail de bénévolat mise à jour. 

Nous venons de créer plusieurs postes de travail en quelques brèves étapes. Intéressant, non ?

Enoch doit encore créer les postes de travail correspondant aux autres missions. Les paramètres des horaires de récurrence des postes de la mission de bénévolat Service de repas de Bullard House sont identiques à ceux de la mission Service de repas de West Side House.

Il y a cependant quelques changements à apporter à la mission Inventaire et réapprovisionnement de la banque alimentaire. Voici ce qu’Enoch saisit pour les postes de travail :

• Jours de la semaine : Mardi, jeudi
• Périodicité hebdomadaire : Hebdomadaire
• Date et heure de début prévues : Mardi prochain à 13 h
• Durée : 3
• Nombre de bénévoles souhaité : 7

N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

Confirmation de vos équipes dans le calendrier des équipes

Examinons maintenant l’ensemble des postes de travail sur le calendrier des bénévoles.

1. Dans l’application Volunteers, cliquez sur l’onglet Calendrier des bénévoles.
2. Tous les postes de travail sont répertoriés sur ce calendrier. Passez votre souris sur un poste de travail pour afficher le nombre de bénévoles confirmés et le nombre de postes de bénévoles encore disponibles (actuellement, le nombre de bénévoles confirmés est de zéro).
   
   
3. Utilisez les flèches pour accéder aux autres mois du calendrier afin de constater que les événements se poursuivent à l’avenir.

Félicitations ! Vous avez créé plusieurs événements dans différents lieux en utilisant la structure de campagne, missions et postes de travail. Vous êtes expert en gestion des événements de bénévolat !

Inscription d’un bénévole récurrent

De nombreuses organisations sans but lucratif sont épaulées par des bénévoles dévoués qui s’inscrivent à plusieurs postes de travail de façon régulière. Par exemple, au sein de NMH, Enoch sait qu’il a des bénévoles qui participent généralement à quelques postes de travail dans le cadre des services de repas lors des mêmes jours chaque semaine. 

En utilisant la fonctionnalité Horaires de récurrence des bénévoles dans V4S, nous pouvons spécifier un calendrier récurrent pour un bénévole donné. Nous pouvons ajouter les dates de début et de fin du calendrier, ainsi que les jours de la semaine et du mois pendant lesquels le bénévole œuvre.

NMH a la chance d’avoir un bénévole enthousiaste qui s’appelle Peter Delauranti (vous vous souvenez qu’il avait participé à l’événement Bienvenue chez vous ?). Peter vit près du centre de logement à court terme West Side de NMH et il est passionné par la mission de l’organisation. Il veut faire du bénévolat lors du poste de travail de service de repas un samedi matin sur deux. 

Pour mettre cela en place, utilisons la fonctionnalité Horaires de récurrence des bénévoles.

1. Cliquez sur l’onglet Missions de bénévolat dans l’application Volunteers.
2. Sélectionnez une mission comportant plusieurs postes de travail dans la liste Missions de bénévolat récentes. Enoch clique sur Service de repas de West Side House.
3. Cliquez sur l’onglet Associé.
4. Cliquez sur Nouveau dans la liste associée Horaires de récurrence des bénévoles.
   
   
5. Pour renseigner automatiquement les détails de la mission, accédez à la section Copier le planning depuis, puis sélectionnez Planning de missions récurrentes.
6. Saisissez le nom du contact. Enoch saisit Peter Delauranti. (Si vous n’avez pas créé d’exemples de contacts dans les unités précédentes, Peter n’existe probablement pas dans votre organisation Salesforce. Dans le cadre de cet exercice, vous pouvez saisir n’importe quel contact existant.)
7. Mettez à jour la date de début, la date de fin et la durée si nécessaire. Enoch ne modifie aucun des paramètres.
8. Saisissez le nombre de bénévoles pour ce planning. Ce calendrier concerne uniquement Peter. Par conséquent, Enoch saisit 1.
9. Dans Statut des heures de bénévolat, sélectionnez Confirmé. NMH utilise le statut Confirmé pour toute personne qui s’inscrit en tant que bénévole.
10. Mettez à jour les jours de la semaine ou la périodicité hebdomadaire si nécessaire. Étant donné que Peter fait du bénévolat un samedi sur deux, Enoch clique sur Samedi dans Jours de la semaine et Autre dans Occurrence hebdomadaire.
11. Cliquez sur Enregistrer.

Le calendrier de récurrence et les postes de travail de Peter sont maintenant répertoriés dans la mission de bénévolat Service de repas de West Side House.

Après l’événement, nous pouvons utiliser ce que nous avons appris dans les unités précédentes pour effectuer le rapprochement des heures effectuées par Peter ou tout autre bénévole récurrent.

À ce stade, vous avez réalisé un travail conséquent grâce à Volunteers for Salesforce. Vous avez créé un événement de collecte de fonds ponctuel et attribué des bénévoles à celui-ci. Vous avez également créé un événement de bénévolat complexe, capable d’assurer le suivi de plusieurs bénévoles dans différents lieux dans le cadre d’événements de bénévolat récurrents. 

Il reste un problème : vos bénévoles ne peuvent pas s’inscrire ces événements sur votre site Web… tout du moins, pour le moment. Nous vous montrerons comment configurer cela dans le module Intégration de la gestion des bénévoles à un site Web avec V4S, qui est le prochain du parcours.

Ressources

• Aide Salesforce : Création d’une mission continue
• Aide Salesforce : Planification de postes de travail récurrents à l’aide des horaires de récurrence des postes
• Aide Salesforce : Inscription d’un bénévole récurrent à l’aide des horaires de récurrence des bénévoles
• Aide Salesforce : Configuration de la planification des missions et des bénévoles récurrents
• Aide Salesforce : Documentation de Volunteers for Salesforce (V4S)
• Trailhead : Intégration de la gestion des bénévoles à un site Web avec V4S
• Groupe de la communauté Trailblazer : Application Volunteers for Salesforce (V4S)