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Configuration d’une campagne avec des événements récurrents

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Comprendre comment EarthCorps utilise V4S pour gérer les événements organisés à de multiples emplacements
  • Comprendre le fonctionnement des fuseaux horaires dans V4S
  • Créer une campagne de bénévolat pour des événements organisés à de multiples emplacements

Tant d’événements !

L’inscription de bénévoles pour un dîner de levée de fonds est plutôt simple : un dîner organisé à une date précise à une adresse unique. Vous avez quelques missions. Vous avez quelques équipes.

Cependant, chez EarthCorps (et probablement dans votre organisation) le suivi des bénévoles peut s’avérer plus complexe. EarthCorps utilise principalement Volunteers for Salesforce pour gérer 605 événements par an. Cette tâche considérable consiste à recruter, à suivre et à gérer plus de 10 000 bénévoles qui aident à entretenir les parcs de la ville, du comté, de l’état et du pays. 10 000 bénévoles et 605 événements ! Une tâche à la mesure de V4S !

Photos des bénévoles d’EarthCorps dans une forêt.

Examinons comment EarthCorps procède. Nous allons continuer à suivre Dianna qui configure V4S pour gérer la gigantesque tâche de suivi de nombreux bénévoles engagés dans des équipes multiples à des emplacements multiples.

Importance de la structure revisitée

Que ce soit pour gérer un seul ou des centaines d’événements de bénévolat, réfléchir à la structure de la campagne dans Salesforce vous évite, ainsi qu’à vos bénévoles, frustration et perte de temps.

Dans l’unité précédente, vous avez créé plusieurs missions et équipes pour un événement de levée de fonds unique. La définition de la structure était relativement simple. Lorsque vous devez planifier plusieurs événements de bénévolat à de multiples emplacements, la structure peut être colossale. Ne vous inquiétez pas. V4S facilite considérablement le processus, particulièrement pour les événements récurrents. Nous allons vous montrer comment.

Examinons les événements de bénévolat qu’EarthCorps souhaite annoncer et suivre dans V4S.


Organisme Nom du parc Planification d’événements (événements organisés de 10h00 à 14h00) Nombre total d’événements

Ville de Seattle Parc Magnuson 1er octobre 1

Ville de Seattle Cheasty Greenspace Samedi 8 octobre, puis tous les samedis pendant trois mois jusqu’au 31 décembre 14

Ville de Seattle Parc Seward Dimanche 9 octobre, puis le deuxième dimanche de chaque mois pendant 6 mois jusqu’au 9 avril 7

À première vue, la planification peut sembler complexe et laborieuse, mais en définissant votre structure avec précision et en utilisant la fonctionnalité des événements récurrents de V4S, ce sera rapide.

Bien, commençons à planifier.

Remarque

Remarque

Si vous utilisez Salesforce Lightning Experience, votre écran peut être différent de celui apparaissant dans la vidéo ci-dessus.

Choix de la structure V4S

Essayons et observons la nouvelle structure générée. EarthCorps doit gérer des événements récurrents à de multiples emplacements. Pour ces événements de bénévolat, EarthCorps doit prendre en compte :

  • Les organismes qui financent les événements
  • Les parcs dans lesquels les événements sont organisés
  • Les dates et les heures des événements

Cela vous rappelle des souvenirs ? Même si votre organisation ne planifie pas des événements de bénévolat à plusieurs emplacements, nous savons que vous allez probablement gérer plusieurs emplacements, de multiples horaires et bien entendu de nombreux bénévoles. Comment intégrer ces informations de plusieurs niveaux à la structure V4S de campagnes, de missions et d’équipes ?

Pour commencer, prenons le niveau le plus élevé, la campagne. Dans l’unité précédente, nous avons désigné un événement unique en tant que campagne. Cela fonctionne très bien pour les événements organisés à une seule date, mais pour les événements récurrents organisés à plusieurs emplacements, nous devons définir une structure différente pour tirer parti de la puissance de V4S.

Dans V4S, les champs récapitulatifs de cumul des campagnes fournissent des données importantes pour les rapports, notamment le nombre d’événements, le nombre de bénévoles présents et le nombre total d’heures de travail des bénévoles. Ces rapports sont particulièrement importants pour la ville, l’état, le comté ou les organismes publics qui financent les événements de bénévolat. Utilisons la campagne pour représenter l’organisme qui finance les événements. Dans le cas d’EarthCorps, il s’agit la plupart du temps de la ville de Seattle.

Pour le niveau suivant de la structure, prenons les parcs. Chaque organisme public gère plusieurs parcs situés dans son périmètre. Ces parcs accueillent les événements de bénévolat. Le niveau de mission dans V4S inclut un composant Carte Google que vous pouvez utiliser pour annoncer le lieu de l’événement. Utilisons le niveau de la mission pour représenter chaque parc dans lequel un événement de bénévolat est organisé.

Pour terminer, les équipes représentent les dates et des heures de chaque événement de bénévolat.

Lorsque Dianna réfléchit à tous ces événements de bénévolat dans le contexte de cette structure, l’organisation de ses données Salesforce s’éclaircit.

Diagramme de la structure des événements de bénévolat.Sur le site Web, la structure prend l’apparence suivante :

Site Web d’EarthCorps, avec le calendrier des événements.

EarthCorps a défini la structure dans V4S, la campagne peut être configurée. Avant de parcourir le processus avec EarthCorps, examinons rapidement les fuseaux horaires.

La confusion des fuseaux horaires !

Beaucoup d’organisations organisent de nombreux événements à des emplacements multiples dans des états ou pays différents (songez au nombre d’événements coordonnés d’entretien et de nettoyage de parcs et de plages qu’EarthCorps peut sponsoriser dans tous les États-Unis à l’occasion de la « Journée de la Terre »). L’organisation d’événements sous plusieurs fuseaux horaires peut entraîner des erreurs si les bénévoles ne connaissent pas les horaires locaux des événements. V4S résout ce problème en permettant la définition du fuseau horaire d’un événement à plusieurs niveaux.

Lorsque vous créez une équipe dans V4S, Salesforce considère que les heures saisies correspondent à votre fuseau horaire et les code en conséquence. Les employés de votre organisation Salesforce « locale » ne sont pas affectés, car ils affichent les heures de l’équipe dans le fuseau horaire qu’ils ont défini pour Salesforce. Cependant, les bénévoles qui consultent votre site Web sous un autre fuseau horaire n’affichent pas les heures correctes. Pour afficher l’équipe sous un autre fuseau horaire de celui saisi par l’utilisateur qui a créé l’équipe, vous définissez le fuseau horaire au niveau de la campagne ou de la mission.

  • Campagne : si toute la campagne de bénévolat se déroule à un emplacement unique, définissez le fuseau horaire du site Web Volunteer au niveau de la campagne pour toutes les missions et toutes les équipes. Par exemple, comme l’événement REVIVE d’EarthCorps est organisé à Seattle, le fuseau horaire du site Web Volunteer de la campagne est réglé sur Amérique/Los_Angeles. Capture d’écran de la page Créer une campagne.
  • Mission : si les missions d’une campagne doivent être réalisées sous différents fuseaux horaires, définissez le fuseau horaire du site Web Volunteer au niveau de la mission. Par exemple, votre organisation organise une opération nationale de levée de fonds qui mobilise des bénévoles dans plusieurs états ou pays. Pour les missions en Californie, définissez le fuseau horaire du site Web Volunteer sur America/Los_Angeles. Pour les missions à New York, réglez le fuseau horaire du site Web Volunteer sur Amérique/New_York, et ainsi de suite. Capture d’écran de la page Créer une mission de bénévolat.

Ainsi, lorsqu’un bénévole accède aux informations d’équipe publiées sur votre site Web, l’heure de début est indiquée dans son fuseau horaire.

Vous pouvez maintenant configurer la campagne.

Configuration de la campagne

  1. Dans Salesforce, cliquez sur le Lanceur d’application (Icône du Lanceur d’application) dans la barre de navigation, puis sélectionnez l’application Volunteers. Capture d’écran de l’application Volunteers dans le Lanceur d’application.

2. Cliquez sur l’onglet Campagnes, puis sur Nouveau.

3. Sélectionnez le type d’enregistrement Campagne de bénévolat. Capture d’écran de la sélection de la campagne de bénévolat.

4. Cliquez sur Suivant.

5. Saisissez le nom de votre campagne. EarthCorps saisi le nom de l’agence : CITY OF SEATTLE.

6. Sélectionnez l’option Actif. Si vous ne cochez pas cette option, la campagne n’est pas affichée dans le Calendrier des équipes de votre site Web.

7. Les champs suivants sont utilisés essentiellement pour filtrer et générer des rapports sur vos campagnes. Sélectionnez-les en fonction des besoins de votre organisation et utilisez-les de façon cohérente afin de générer des rapports précis.

a. Dans la liste déroulante Type, sélectionnez le type de campagne de votre événement.

b. Choisissez un statut. Pour cette campagne, Dianna utilise le statut En cours.

8. Dans la liste déroulante Fuseau horaire du site Web Volunteer, sélectionnez le fuseau horaire de l’emplacement de l’événement. EarthCorps est organisé à Seattle. Par conséquent, Dianna va sélectionner Amérique/Los Angeles.

Votre écran doit se présenter comme suit : Capture d’écran de la page Créer une campagne.

9. Cliquez sur Enregistrer. La page de détail de la campagne s’affiche.

Félicitations ! Vous venez de créer le premier niveau de votre campagne d’événement de bénévolat.

Ressources