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Premiers pas avec l’inscription des bénévoles

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Comprendre comment EarthCorps utilise V4S pour structurer son événement REVIVE
  • Comprendre pourquoi les campagnes sont si importantes dans V4S
  • Créer une campagne de bénévolat pour un événement de levée de fonds

Le grand événement : REVIVE

EarthCorps utilise V4S depuis longtemps. V4S répond à tous les besoins en gestion des bénévoles d’EarthCorps, depuis la gestion des 10 000 bénévoles par an qui aident à restaurer les parcs locaux, au recrutement et aux événements de levée de fonds. L’événement annuel de levée de fonds le plus important d’EarthCorps s’intitule REVIVE : une soirée autour d’un repas, avec des divertissements, beaucoup de plaisir et une vente aux enchères. De nombreuses petites et moyennes organisations sans but lucratif organisent des événements similaires qui mobilisent des bénévoles. Par conséquent, REVIVE est un excellent exemple de la vie réelle pour vous montrer comment fonctionne la gestion des bénévoles.

Les participants à l’événement annuel de levée de fonds d’EarthCorps tissent des liens.

Cet événement paraît important. Imaginez le nombre de bénévoles qui ont dû être mobilisés pour organiser cette soirée. Imaginez combien il doit être difficile de suivre les missions et les heures de tous ces bénévoles. Grâce à V4S, ces opérations sont facilitées !

Dans les sections qui suivent, nous allons examiner comment EarthCorps utilise V4S pour organiser avec succès cet événement de levée de fonds important. Dianna Stockdale, l’incroyable (et l’indomptable !) administratrice Salesforce chez EarthCorps, vous présente le processus complet de l’organisation. En suivant Dianna, vous pouvez recréer les enregistrements de gestion des bénévoles d’EarthCorps ou adapter ces exemples afin de créer les enregistrements de votre propre événement de levée de fonds.

Choix de la structure V4S

Comme tout événement important, REVIVE d’EarthCorps commence par une planification. Tout d’abord, des bénévoles doivent être mobilisés pour les postes et les horaires ci-dessous.

Équipe de mise en place
16h00 à 18h00
Service en salle
18h00 à 20h00 et 20h00 à 22h00
Service au bar
18h00 à 20h00 et 20h00 à 22h00
Équipe de nettoyage
22h00 à minuit

Cela paraît simple, n’est-ce pas ? Cependant, cette étape est probablement la plus importante de la planification. EarthCorps doit choisir comment structurer les données de ses bénévoles dans Salesforce, en utilisant des campagnes, des missions et des équipes. Vous vous rappelez la structure que nous avons évoquée dans l’unité « Premiers pas avec V4S » ? Elle prend tout son sens à ce stade.

Écoutez Dianna qui évoque le processus de structuration de l’événement dans V4S. Un témoignage rare d’une organisatrice hors-pair !

Remarque

Remarque

Si vous utilisez Salesforce Lightning Experience, votre écran peut être différent de celui apparaissant dans la vidéo ci-dessus.

Prêt à planifier votre propre événement ? Allons-y.

Pour commencer, visualisez (ou esquissez) la structure possible de l’événement. Grâce à l’extraordinaire flexibilité de Salesforce, vous pouvez définir la structure de multiples façons. Pour cet événement, définissons la soirée principale (REVIVE) en tant que campagne. Avec cette campagne, vous déterminez vos missions et vos équipes. La logique de la structure est plus claire avec un diagramme.

Diagramme de la structure de l’événement. En haut du diagramme figure la campagne, sous laquelle on trouve deux missions, puis, en dessous de celles-ci, les équipes leur étant associées.

Lorsque Dianna réfléchit à l’événement REVIVE avec cette structure, l’organisation de ses données Salesforce est encore plus claire.

Une structure plus détaillée de l’événement, comprenant les noms de chaque mission et les horaires de chaque équipe.

Ce n’est pas encore apparent, mais la structure des données affecte l’affichage de vos requêtes de bénévoles sur votre site Web. Nous reparlerons plus loin du site Web. Pour le moment, examinons le site Web de EarthCorps, basé sur la structure ci-dessus de l’événement REVIVE, qui se présente comme suit. Vous pouvez voir les équipes REVIVE du 7 octobre.

Le site Web d’EarthCorps, avec le calendrier des événements.

Nous avons évoqué la structure de votre événement, examinons maintenant comment la créer dans V4S.

Configuration de la campagne

1. Dans Salesforce, cliquez sur le Lanceur d’application ( Icône du Lanceur d’application) dans la barre de navigation, puis sélectionnez l’application Volunteers.

L’application Volunteers dans le Lanceur d’application.

2. Cliquez sur l’onglet Campagnes, puis sur Nouveau.

3. Sélectionnez le type d’enregistrement Campagne de bénévolat.

Capture d’écran de la sélection de la campagne de bénévolat.

4. Cliquez sur Suivant.

5. Saisissez le nom de votre campagne de bénévolat. EarthCorps appelle son gala annuel REVIVE.

6. Sélectionnez l’option Actif. Si vous ne cochez pas cette option, la campagne n’est pas affichée dans le Calendrier des équipes de votre site Web.

7. Les champs suivants sont utilisés essentiellement pour filtrer et générer des rapports sur vos campagnes. Sélectionnez-les en fonction des besoins de votre organisation et utilisez-les de façon cohérente afin de générer des rapports précis.

a. Dans la liste déroulante Type, sélectionnez le type de campagne de votre événement.

b. Choisissez un statut. Comme REVIVE est un événement futur prévu pour le mois d’octobre, Dianna choisit le statut Planifié.

8. Dans la liste déroulante Fuseau horaire du site Web Volunteer, sélectionnez le fuseau horaire de l’emplacement de l’événement. EarthCorps est organisé à Seattle. Par conséquent, Dianna sélectionne Amérique/Los Angeles.

9. Saisissez les dates de début et de fin de votre événement. Dianna a besoin d’environ un mois pour préparer REVIVE. Par conséquent, elle définit la date de début au 9 septembre 2016. La date de fin correspond à la soirée de l’événement, le 7 octobre 2016.

Remarque

Remarque

Planifier et organiser un événement d’une soirée nécessite beaucoup plus qu’une seule journée. Vous pouvez suivre votre planification et votre préparation dans Salesforce. Par conséquent, pour la date de début, sélectionnez la date à laquelle vous allez commencer à travailler sur l’événement.

Page Nouvelle campagne

10. Cliquez sur Enregistrer. La page de détail de la campagne s’affiche.

Félicitations ! Vous avez créé le premier niveau de votre campagne d’événement de bénévolat.

Ressources