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Premiers pas en gestion des bénévoles

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Identifier comment utiliser V4S pour améliorer la gestion des bénévoles
  • Renseigner les compétences, la disponibilité et le statut des bénévoles dans Salesforce

Nouveau mode de communication avec vos bénévoles

Pour recruter et fidéliser des bénévoles efficaces, il est essentiel de les aider à s’identifier à votre organisation et de montrer votre appréciation pour le travail qu’ils réalisent. Imaginez vous inscrire à un événement de bénévolat et ne pas recevoir d’informations sur l’itinéraire à suivre pour vous rendre sur le lieu de l’événement. Après avoir recherché votre route et donné une après-midi de votre temps précieux, vous ne recevez aucun remerciement pour vos efforts. Votre motivation pour les opérations de bénévolat organisées par cette organisation en serait probablement affectée.

Même pour une petite organisation, une bonne gestion des bénévoles nécessite un travail à temps complet. Si votre organisation est de la taille d’EarthCorps et organise plusieurs événements qui réunissent des milliers de bénévoles, la gestion des remerciements, la communication d’informations en temps utile et la recherche de bénévoles compétents peuvent être des missions extrêmement exigeantes.

Heureusement, Volunteers for Salesforce se charge de la gestion des bénévoles. Avec V4S, vous pouvez automatiser les e-mails personnalisés envoyés aux bénévoles qui s’inscrivent dans une équipe ou accomplissent une mission. V4S fournit également des rapports et des tableaux de bord pratiques qui montrent les activités de vos bénévoles, et soulignent les domaines dans lesquels vous avez besoin d’aide supplémentaire. Vous pouvez également rechercher (et trouver) des bénévoles qui ont des compétences spécifiques.

EarthCorps exploite efficacement toutes les fonctionnalités de gestion des bénévoles de V4S. EarthCorps mobilise plus de 10 000 participants par an pour des missions de bénévolat dans les parcs locaux de Seattle, notamment des activités de désherbage ou de paillage des nouvelles plantations. EarthCorps souhaite que ses bénévoles passent un excellent moment et reviennent régulièrement pour aider. Imaginez si EarthCorps devait envoyer des e-mails individuels d’itinéraire ou de remerciement aux 10 000 bénévoles ! Cela représenterait un travail à temps plein, fastidieux et source d’erreurs, pour plusieurs personnes.

Remarque

Remarque

Si vous utilisez Salesforce Lightning Experience, votre écran peut être différent de celui de la vidéo ci-dessus.

Examinons comment EarthCorps recherche les bénévoles qui ont des compétences spécifiques, automatise l’envoi d’e-mails personnalisés, et utilise des rapports et des tableaux de bord pour observer le déroulement des événements.

Informations sur les bénévoles

Votre événement annuel de levée de fonds approche et vous avez besoin d’un bénévole pour préparer de succulentes crêpes. Parmi vos bénévoles, lequel aime cuisiner ? Lequel est disponible le matin de l’événement ?

V4S offre des champs personnalisés dans l’objet Contact qui permettent de suivre les compétences, la disponibilité et le statut des bénévoles. Ces champs sont regroupés dans une section pratique nommée Informations sur les bénévoles dans l’enregistrement des contacts.

Remarque

Remarque

Cette section contient également un champ important, appelé Désabonnement du bénévole de l’e-mail de rappel. Lorsque cette case est cochée, le volontaire ne reçoit pas les notifications automatiques par e-mail que nous avons évoquées dans l'unité Gestion des e-mails et des rapports de participation des bénévoles.

Capture d’écran de la page d’informations sur les bénévoles.

Remarque

Remarque

Si ces champs ne sont pas affichés dans la page de votre contact, modifiez la présentation de page du contact pour les inclure. Pour rappel, les présentations de page de contact se situent dans la Configuration. En haut de la page de Configuration, cliquez sur Gestionnaire d'objet. Cliquez sur Contact, puis sur Présentations de page.

Vous pouvez également personnaliser les valeurs de chaque champ en fonction des besoins de votre organisation. Par exemple, si votre événement annuel de levée de fonds est un petit déjeuner avec des crêpes, vous allez probablement ajouter « Cuisine » ou « Préparation de crêpes » à la liste des compétences des bénévoles. Vous pouvez modifier les valeurs de liste de sélection dans la Configuration, en sélectionnant Champs et relations dans la page Contact dans le Gestionnaire d’objet. Pour des instructions détaillées, reportez-vous au guide V4S Installation & Configuration Guide (disponible dans la page Volunteers for Salesforce Documentation qui est répertoriée dans la section Ressources).

Mmmmm... . Quel délice !

Dessin représentant des crêpes, une fourchette et un couteau.

Saisie des informations importantes sur les bénévoles

EarthCorps a réalisé un excellent travail d’intégration de ses pages V4S à son site Web. Bien que la majeure partie de la saisie des données sur les bénévoles soit automatisée, l’enregistrement de contact d’un bénévole doit occasionnellement être mis à jour manuellement.

Peter Delauranti, l’un des plus anciens bénévoles d’EarthCorps, a appelé Dianna pour l’informer qu’il a récemment suivi une formation d’architecte paysagiste et qu’il souhaiterait exploiter cette nouvelle compétence. Il indique également à Dianna qu’il est désormais disponible pour l’aider tous les matins les jours de la semaine. Observons comment Dianna ajoute cette information à l’enregistrement de contact de Peter.

Remarque

Remarque

Si Peter Delauranti n’est pas enregistré en tant que contact dans votre organisation, créez un enregistrement de contact maintenant ou sélectionnez un autre contact pour saisir les compétences et la disponibilité.

  1. Cliquez sur l’onglet Contacts, puis sur le nom du contact. Dianna clique sur Peter Delauranti.
  2. Dans l’enregistrement du contact, double-cliquez sur le champ Compétences du bénévole pour le modifier.
  3. Dans cette fenêtre, sélectionnez les compétences du contact, puis cliquez sur Enregistrer. Dianna sélectionne Aménagement paysager. Capture d’écran de la fenêtre Compétences du bénévole.
  4. Pour mettre à jour la disponibilité d’un contact, double-cliquez sur le champ Disponibilité du bénévole, puis modifiez-le pour sélectionner les valeurs appropriées. Dianna sélectionne Jours de la semaine et Matins. Capture d’écran du champ Disponibilité du bénévole.
  5. Cliquez sur Enregistrer.Capture d’écran des champs Compétences du bénévole et Disponibilité du bénévole mis à jour.

Très bien ! Vous savez comment saisir les compétences et la disponibilité d’un contact. Examinons maintenant comment rechercher ces bénévoles.

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