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Gestion des e-mails et des rapports de participation des bénévoles

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Envoyer des e-mails personnalisés à vos bénévoles
  • Comprendre le fonctionnement des e-mails automatisés dans V4S
  • Utiliser un tableau de bord pour comprendre les activités de vos bénévoles

Automatisation de l’envoi d’e-mails aux bénévoles

Si vous utilisez des bénévoles dans votre organisation, vous savez combien il est important de leur communiquer les informations utiles au moment opportun. La gestion de ces e-mails est chronophage. Heureusement, V4S a préconfiguré des modèles d’e-mails pour les types de message typiques, et davantage.

En outre, V4S inclut des règles de workflow qui déclenchent l’envoi des e-mails au moment opportun. Bien entendu, vous pouvez toujours désactiver ou modifier les règles de workflow pour les adapter à votre organisation.

Examinons la liste de tous les modèles d’e-mails de V4S.

  1. Dans Configuration, saisissez Modèles d’e-mail dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Modèles d’e-mail.
  2. Dans la liste déroulante Dossier, sélectionnez Modèles d’e-mail pour bénévoles. La liste complète des modèles de V4S s’affiche. Capture d’écran des modèles d’e-mail pour bénévoles.
  3. Dianna vient d’affecter Peter à une équipe chez Cheasty Greenspace. Par conséquent, elle clique sur Remerciement pour l’inscription à une mission de bénévolat. Examinons ce modèle d’e-mail. Capture d’écran du modèle d’e-mail de remerciement pour l’inscription à une mission de bénévolat.

Le modèle contient un texte et des champs de fusion qui extraient les données des objets et des champs V4S. L’e-mail que reçoit Peter se présente comme suit : Capture d’écran du texte contenu dans le modèle d’e-mail de remerciement pour l’inscription à une mission de bénévolat.

Bien entendu, vous pouvez créer vos propres modèles pour n’importe quelle notification par e-mail. Voici à quoi ressemble un superbe e-mail HTML personnalisé d’EarthCorps.

Capture d’écran d’un e-mail HTML personnalisé d’EarthCorps.

Pour terminer, voici la règle de workflow qui envoie automatiquement cet e-mail (pour accéder aux règles de workflow, dans Configuration, saisissez Règles de workflow dans la case Recherche rapide, puis sélectionnez Règles de workflow).

Capture d’écran de la règle de workflow qui envoie automatiquement l’e-mail.

Pour plus d’informations sur la personnalisation des modèles d’e-mail et la configuration des règles de workflow, suivez les liens de la section Ressources.

Envoi manuel d’e-mails aux bénévoles

Vous souhaitez parfois envoyer un e-mail aux bénévoles sur le champ. Par exemple, EarthCorps envoie des e-mails aux bénévoles lorsqu’un événement est annulé en raison de vents violents, pour communiquer des informations supplémentaires ou pour rappeler aux bénévoles qu’ils devront se joindre à l’équipe. V4S facilite l’exécution de ces tâches.

Observons comment Dianna envoie des e-mails à ses bénévoles pour les informer que leur équipe va bientôt se réunir. Une nouvelle fois, si vous n’avez pas saisi les mêmes données de contact, de campagne, de mission et d’équipe que Dianna, vous pouvez utiliser les données de votre propre organisation.

  1. Cliquez sur l’onglet Calendrier de l’équipe, puis accédez au poste qui contient les bénévoles auxquels vous souhaitez envoyer un e-mail. Dianna fait défiler l’écran jusqu’au mois d’octobre et clique sur l’événement Cheasty Greenspace, prévu pour le 8 octobre. Capture d’écran du calendrier des équipes de bénévoles.
  2. Dans la page de détails de l’équipe de bénévoles, cliquez sur la flèche Flèche vers le bas, puis sur Envoyer un e-mail de masse aux bénévoles. Cette option est également disponible dans la page Mission de bénévolat. Lorsque vous cliquez dessus dans la page Mission de bénévolat, un e-mail est envoyé à tous les bénévoles de toutes les équipes remplissant la mission, et non aux bénévoles d’une seule équipe.
  3. La page Envoyer un e-mail de masse aux bénévoles permet d’ajuster tous les détails de l’e-mail que vous allez envoyer.

a. Expéditeur : sélectionnez la personne qui recevra les réponses envoyées par les bénévoles. Comme Dianna est la coordinatrice bénévole d’EarthCorps, elle sélectionne son nom.

b. Envoyer par e-mail aux bénévoles avec le statut : vous pouvez limiter l’envoi de l’e-mail aux bénévoles associés à un statut spécifique, par exemple Confirmé ou Prospect. Dianna sélectionne Confirmé.

c. Inclure les contacts une seule fois : cette option empêche d’envoyer plusieurs fois le même e-mail aux contacts. Elle est utile lorsque vous utilisez Envoyer des e-mails de masse aux bénévoles au niveau de la mission, car des contacts sont parfois inscrits dans plusieurs équipes.

d. Consigner une activité pour chaque e-mail : cette option crée un enregistrement d’activité lié à l’enregistrement de contact du bénévole. Comme Dianna souhaite suivre les e-mails envoyés et leurs destinataires, elle sélectionne cette option.

e. Modèle basé sur l’objet : l’objet que vous sélectionnez doit correspondre à l’objet sur lequel s’appuie le modèle d’e-mail. Dianna choisit Équipe de bénévoles.

f. Modèle d’e-mail : choisissez le modèle d’e-mail que vous souhaitez envoyer. Dianna choisit le modèle Rappel d’équipe de bénévoles. Capture d’écran de la sélection du modèle d’e-mail.

4. Nous sommes tous prêts à envoyer l’e-mail ! Cliquez sur Envoyer.

Remarque

Remarque

Si vous cliquez sur Envoyer, Salesforce envoie cet e-mail à tous les bénévoles que vous avez sélectionnés et qui ont une adresse e-mail valide. Soyez prudent !

Affichage des rapports et des tableaux de bord sur les bénévoles

V4S est livré avec des rapports et des tableaux de bord qui montrent divers types d’information sur votre programme de bénévolat. Vous pouvez utiliser ces rapports et tableaux de bord pour analyser les tendances des bénévoles et choisir où investir les efforts de vos bénévoles. V4S fournit plus de 25 rapports différents, notamment une liste des missions disponibles, des principaux bénévoles, des prochaines équipes et des personnes qui ont participé à des opérations de bénévolat le mois dernier. Pour consulter la liste complète des rapports, reportez-vous au guide de l’utilisateur de V4S (disponible dans la page Volunteers for Salesforce Documentation répertoriée dans la section Ressources).

V4S offre également un tableau de bord pratique qui contient une multitude de données pertinentes. Examinons le tableau de bord Bénévoles.

  1. Cliquez sur l’onglet Tableaux de bord.
  2. Dans le dossier Tous les tableaux de bord, sélectionnez le Tableau de bord Bénévoles.
    Lien d’accès au tableau de bord Bénévoles

Voilà ! Le tableau de bord s’affiche. Capture d’écran du tableau de bord Bénévoles.

Vous pouvez consulter les informations. Vous avez vu comment V4S facilite toutes les tâches administratives relatives à la gestion des bénévoles, n’attendez plus ! Commencez à utiliser V4S dès aujourd’hui pour votre événement de bénévolat et découvrez les avantages qu’il peut apporter à votre programme.

En conclusion, nous souhaitons remercier Dianna et EarthCorps pour cette extraordinaire présentation. Nous espérons que les modules Volunteers for Salesforce vous ont inspiré et motivé à changer la façon dont votre organisation utilise Volunteers for Salesforce. Photos des bénévoles d’EarthCorps dans une forêt.

Ressources