Suivez votre progression
Accueil Trailhead
Accueil Trailhead

Exécution du contrôle d’intégrité NPSP dans votre organisation

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Expliquer comment le contrôle d’intégrité NPSP et les outils Salesforce Optimizer vous aident à réaliser la maintenance de votre organisation
  • Exécuter un contrôle d’intégrité NPSP
  • Exécuter l’outil Salesforce Optimizer


Tous les quelques mois (ou après d’importantes mises à jour ou importations de données, notamment l’installation et la mise à niveau de Nonprofit Success Pack ou la migration vers ce dernier), vous devez exécuter le contrôle d’intégrité NPSP pour vous assurer que tout fonctionne correctement dans votre organisation NPSP. Le contrôle d’intégrité recherche toute incohérence ou erreur dans les données de votre organisation Salesforce, et fournit des rapports contenant des informations sur les erreurs et une description des problèmes.

Dans notre organisme fictif No More Homelessness (NMH), Gorav, l’administrateur, effectue son examen trimestriel. Il se charge notamment de supprimer les rapports obsolètes, d’examiner les rapports d’exception (pour repérer les données manquantes) et de rechercher les incohérences parmi les données. Il souhaite réaliser un contrôle d’intégrité pour rechercher spécifiquement les problèmes potentiels dans les données associées aux comptes. 

Observons les actions que Gorav réalise pour exécuter le contrôle d’intégrité NPSP.

Exécution du contrôle d’intégrité NPSP dans votre organisation

1. Cliquez sur l’onglet Paramètres NPSP. Si vous ne vous trouvez pas dans l’application NPSP, cliquez sur le lanceur d’application (Icône Lanceur d’application) et saisissez « Paramètres NPSP » dans la barre de recherche.

2. Sur la page Paramètres NPSP, cliquez sur Outils système > Contrôle d’intégrité.

Page Paramètres NPSP avec les options Outils système et Contrôle d’intégrité mises en évidence


3. Cliquez sur Exécuter Contrôle d’intégrité

Résultats du contrôle d’intégrité avec les erreurs

Correction des erreurs

Le contrôle d’intégrité est exécuté en temps réel et les résultats s’affichent sur la même page. Si des erreurs sont répertoriées dans votre rapport de contrôle d’intégrité, vous verrez également des actions recommandées qui vous aideront à corriger ces erreurs. Si vous avez besoin d’aide pour comprendre ou corriger une erreur, l’idéal est de poser une question dans le groupe NPSP de la communauté de la plate-forme Power of Us (au fait… il y a un lien vers ce groupe dans la section des ressources à la fin de cette unité !). 

Gorav examine sa liste d’erreurs et se met au travail. Il commence par la deuxième erreur de sa liste. Le texte d’erreur lui indique que trois opportunités dans son organisation ont plus d’un rôle de contact d’opportunité marqué comme principal. Le fait d’avoir plusieurs rôles de contact d’opportunité marqués comme principaux peut causer des erreurs lors des calculs de cumuls d’opportunité, tels que Total des dons. Un membre du personnel de NMH a probablement saisi par erreur un rôle de contact principal pour une opportunité qui en avait déjà un, que cela soit manuellement ou via un outil d’importation de données.

Observons les actions que Gorav effectue pour trouver et corriger cette erreur. La première étape consiste à trouver les enregistrements incriminés grâce à un rapport bien pratique fourni par NPSP. 

1. Cliquez sur l’onglet Rapports. Dans le menu de gauche, cliquez sur Tous les dossiers > Contrôle d’intégrité NPSP.

Onglet Rapports, Tous les dossiers, avec le dossier Contrôle d’intégrité NPSP mis en évidence


2. Cliquez sur le rapport Opportunités ayant des rôles de contact principaux. Le rapport se limite aux opportunités ayant une date de clôture au cours des 90 derniers jours. Vous devrez donc peut-être ajuster le filtre de date selon vos besoins.

Liste des contenus du dossier Contrôle d’intégrité NPSP, mettant en évidence le rapport Opportunités ayant des rôles de contact principaux


3. Cliquez sur Somme des rôles de contact principaux pour trier les données en fonction de cette colonne afin que les opportunités ayant plus d’un rôle de contact apparaissent en haut du tableau. Dans le rapport, cliquez sur un ID d’opportunité à corriger.

Rapport Opportunités ayant des rôles de contact principaux


4. Accédez à la liste associée des rôles de contact. Vous devriez voir une liste de tous les rôles marqués comme principaux.


5. Modifiez ou supprimez chaque rôle jusqu’à ce qu’il ne vous reste qu’un seul rôle de contact marqué comme principal.


Gorav répète ce processus pour toutes les opportunités concernées par ce problème. S’il y avait eu de nombreuses opportunités à corriger, Gorav aurait pu envisager d’utiliser un outil d’importation de données, mais dans notre cas, il réussit à corriger les trois opportunités manuellement en quelques minutes seulement. Il corrige également les autres problèmes mentionnés sur sa liste et relance l’outil. 

Salesforce Optimizer

En plus du contrôle d’intégrité NPSP, il existe un outil appelé Salesforce Optimizer qui prend un instantané de votre organisation et y recherche des problèmes potentiels. Salesforce Optimizer vous fournit un rapport détaillé sur plus de 25 métriques couvrant tous les aspects possibles : stockage, champs, code personnalisé, dispositions personnalisées pour les objets, rapports, tableaux de bord, et bien plus encore. Pour chaque métrique, Salesforce fournit un modèle que vous pouvez utiliser pour établir une stratégie afin de résoudre les problèmes ou améliorer l’adoption par les utilisateurs. 

Le rapport fourni par cet outil n’est généralement pas utile si votre organisation est nouvelle ou que vous n’avez pas le temps d’examiner toutes les informations qu’il contient. Toutefois, si vous avez hérité d’une organisation Salesforce qui était auparavant gérée par un autre administrateur ou si votre structure utilise Salesforce depuis un certain temps, l’exécution de cet outil peut se révéler très pratique pour découvrir des manières d’optimiser votre organisation.

Exécuter Salesforce Optimizer

L’exécution de Salesforce Optimizer est la partie la plus simple du processus :

1. Cliquez sur l’icône Configuration et sélectionnez Configuration.

2. Saisissez « Optimizer » dans la zone de recherche rapide et cliquez sur le résultat.

3. Cliquez sur Créer le PDF

Option Créer le PDF dans Salesforce Optimizer

4. Dans la fenêtre contextuelle de confirmation, cliquez sur Autoriser.

5. Dans la boîte de dialogue de confirmation suivante, cliquez sur J’ai compris.

Nous avons terminé ! Salesforce vous envoie généralement le rapport par e-mail dans l’heure qui suit, mais cela peut prendre plus de temps si votre organisation est complexe. Vous pouvez également trouver le rapport en accédant à l’onglet Fichiers dans votre organisation. Le nom du fichier de rapport commence par SalesforceOptimizerReport et contient le numéro de version et la date.

Objet Salesforce Files, avec le dernier rapport Salesforce Optimizer mis en évidence

Une fois que vous avez le rapport, il est temps d’examiner les conclusions et de créer un plan pour résoudre les problèmes. Vous vous rappelez que nous avons dit que l’exécution du rapport est la partie la plus facile ? Chaque section du rapport contient des données sur le statut de votre organisation, ainsi que des recommandations et des bonnes pratiques. Nous n’allons pas vous mentir, le rapport est volumineux et il vous faudra du temps pour l’examiner. Heureusement, celui-ci met en évidence les problèmes à fort impact dans votre organisation (1) et les icônes d’échelle d’impact (2) vous aident à déterminer la priorité des recommandations.

Mise en évidence des problèmes à fort impact détectés par Salesforce Optimizer

Examinons rapidement deux des problèmes les plus courants signalés par Salesforce Optimizer. 

Des champs à perte de vue

Il est courant de voir des objets comportant des centaines de champs. Bien que Salesforce autorise jusqu’à 500 champs par objet (selon votre édition), Salesforce Optimizer signale tout objet standard ou personnalisé comportant plus de 350 champs. Tous ces champs sont-ils nécessaires et utiles pour vos utilisateurs ? Lorsque les utilisateurs doivent parcourir des centaines de champs sur une page de détails, l’adoption et l’utilisation en pâtissent. Sans oublier l’expérience mobile. Faire défiler des pages de champs sur un téléphone est douloureux et frustrant.

La section Optimiser et gérer du rapport peut vous aider à déterminer si ces champs contiennent réellement des données. De nombreux clients sont assez surpris de constater qu’un nombre important de leurs champs personnalisés sont laissés vides et n’ont donc aucun intérêt pour les utilisateurs. 

Trop d’administrateurs

Salesforce Optimizer considère tout utilisateur comme étant un administrateur s’il dispose des autorisations nécessaires pour modifier toutes les données et personnaliser les applications. L’octroi d’autorisations de super utilisateur à de nombreux utilisateurs peut engendrer une situation catastrophique. Nous savons que cela peut arriver… vous êtes occupé et plutôt que de prendre le temps de créer des groupes ou des ensembles d’autorisations, vous accordez simplement tous les accès. Toutefois, le fait de distribuer largement des autorisations aussi étendues est risqué et doit être évité. Lorsque trop de personnes s’affairent à la même tâche, il y a toutes sortes de conséquences inattendues, telles que des fuites de données ou des problèmes de qualité des données. Alors, quel est le bon nombre d’administrateurs ? Cela dépend essentiellement de la taille de votre organisation, de sa complexité et du volume de demandes entrantes. 

En parlant d’administrateurs, l’une des responsabilités d’un administrateur Salesforce (qui est parfois négligée, du fait d’autres priorités) est le suivi des cycles d’innovation de NPSP et de Salesforce. Bien que nous soyons conscients que cela n’est pas une mince affaire, savoir tirer pleinement parti des nouvelles versions est essentiel pour préserver l’intégrité d’une organisation. Mais comment se tenir informé de la publication des nouvelles versions ? Vous faites bien de nous le demander ! Nous vous donnerons la réponse dans la prochaine unité. 

Ressources