Exécution du contrôle d’intégrité NPSP dans votre organisation

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Expliquer comment le contrôle d’intégrité NPSP et les outils Salesforce Optimizer vous aident à réaliser la maintenance de votre organisation
Exécuter un contrôle d’intégrité NPSP
Exécuter Salesforce Optimizer

Préservation de l’intégrité de votre organisation Salesforce

Votre organisation Salesforce est semblalbe à un être vivant. Elle grandit et évolue constamment à mesure que vos utilisateurs ajoutent des données et que vous rationalisez les processus et les fonctionnalités.

Comme tout être vivant, elle nécessite des soins et de l’attention.

Dans ce module, nous verrons comment vérifier l’intégrité de votre organisation, la préparer aux versions principales, utiliser des sandbox pour la formation et l’apport de modifications, et contribuer à la communauté Nonprofit Success Pack (NPSP).

Allons-y !

Exécution d’un contrôle d’intégrité NPSP

Tout comme vous surveillez votre santé, votre organisation Salesforce fait l’objet d’un examen régulier pour contrôler son intégrité.

Heureusement, il existe le contrôle d’intégrité NPSP, un outil qui analyse votre organisation à la recherche d’incohérences et d’erreurs dans les données et la configuration et qui décrit ce qui semble poser problème.

Nous vous recommandons d’effectuer un contrôle d’intégrité après toute importante mise à jour ou importation de données. En outre, vous devez également effectuer un contrôle d’intégrité au moins une fois par trimestre.

Observons comment Gorav Patel, administrateur de l’organisme sans but lucratif (fictif) No More Homelessness (NMH), effectue un contrôle d’intégrité trimestriel de son organisation et identifie d’éventuels problèmes dans les données des enregistrements de NMH.

Recherchez et sélectionnez l’onglet Paramètres NPSP dans le lanceur d’application (). Le chargement prendra quelques secondes.
Sur la page Paramètres NPSP, cliquez sur Outils système, puis sur Contrôle d’intégrité.
Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner (cocher) Désactiver les contrôles d’intégrité des données d’enregistrement, ce qui permettra d’ignorer les enregistrements afin de vérifier uniquement la configuration NPSP. Étant donné que Gorav recherche des problèmes sur les données des enregistrements, il ne cochera pas cette option.
Cliquez sur Exécuter Contrôle d’intégrité.
Le contrôle d’intégrité s’exécute en temps réel et les résultats s’affichent sur la même page. Si des erreurs sont répertoriées dans votre rapport de contrôle d’intégrité, des actions recommandées s’afficheront pour vous aider à corriger ces erreurs.

Correction des erreurs détectées par le contrôle d’intégrité

Gorav examine sa liste d’erreurs et se met au travail. L’une des erreurs lui indique qu’il existe deux opportunités ayant plusieurs rôles de contact d’opportunité principaux, ce qui peut entraîner un calcul incorrect des cumuls d’opportunités (comme le total des dons).

Si vous avez besoin d’aide pour comprendre ou corriger une erreur, nous vous recommandons de poser une question dans le groupe Nonprofit Success Pack de la Trailblazer Community. Un lien de la section Ressources mène vers ce groupe.

Observons comment Gorav corrige l’erreur, en commençant par chercher les enregistrements en cause via le rapport de contrôle d’intégrité NPSP.

Cliquez sur l’onglet Rapports.
Dans le menu de gauche, cliquez sur Tous les dossiers, puis sur Contrôle d’intégrité NPSP dans la liste des rapports.
Cliquez sur le rapport Opportunités ayant des rôles de contact principaux. Le rapport se limite par défaut aux opportunités ayant une date de clôture au cours des 90 derniers jours. Vous devrez donc peut-être ajuster le filtre de date selon vos besoins.
Cliquez sur le menu déroulant () dans la colonne ID d’opportunité. Cliquez ensuite sur Trier par… et Somme des rôles de contact principaux pour trier les données en fonction de cette colonne afin que les opportunités ayant plus d’un rôle de contact apparaissent en haut du tableau.
Pour accéder à chaque opportunité, vous pouvez choisir d’afficher Lignes de détails au bas du rapport, puis de cliquer sur le nom d’opportunité dans la colonne qui apparaît.
Accédez à la liste associée des rôles de contact. Vous devriez voir une liste de tous les rôles marqués comme principaux.
Modifiez ou supprimez chaque rôle supplémentaire jusqu’à ce qu’il ne vous reste qu’un seul rôle de contact marqué comme principal.

S’il y avait beaucoup d’opportunités à corriger, Gorav pourrait utiliser l’utilitaire Supprimer les RCO principaux en double dans Processus de données en masse, dans les paramètres NPSP. Dans notre cas, il corrige les opportunités manuellement en quelques minutes seulement.

Il corrige également les autres problèmes mentionnés sur sa liste et relance le contrôle d’intégrité. Cette fois, il n’y a pas d’erreurs.

N’oubliez pas qu’il est utile d’exécuter le contrôle d’intégrité et de corriger les erreurs, mais vous devez toujours chercher à diagnostiquer la cause de ces erreurs. Dans certains cas, une intégration de données peut être à l’origine d’une erreur. Vous devrez alors peut-être y apporter des modifications. Dans d’autres cas, vous pouvez constater que des utilisateurs ne saisissent pas correctement les données, ce qui signifie qu’une nouvelle formation est nécessaire.

Exécuter Salesforce Optimizer

En plus du contrôle d’intégrité NPSP, Salesforce Optimizer prend un cliché instantané de votre organisation pour rechercher des problèmes potentiels et vous présente un rapport détaillé sur au moins 55 métriques concernant notamment le stockage, les champs, les utilisateurs, etc. Pour chaque métrique, Salesforce fournit un plan pour résoudre les problèmes ou améliorer l’adoption des fonctionnalités. N’oubliez pas que l’ensemble de votre organisation Salesforce est concernée, pas seulement NPSP.

Nous vous recommandons d’exécuter Salesforce Optimizer avant d’installer une nouvelle application et avant chaque publication de version de Salesforce. Il est également utile d’exécuter Salesforce Optimizer au moins une fois par trimestre afin d’obtenir des recommandations d’amélioration des fonctionnalités, de nettoyer les personnalisations, de diminuer la complexité et d’aider à l’adoption des fonctionnalités.

Voici comment exécuter Optimizer.

Cliquez sur l’icône Configuration () et sélectionnez Configuration.
Recherchez et sélectionnez Optimizer.
Si vous exécutez l’application Salesforce Optimizer pour la première fois, vous devez cliquer sur Autoriser l’accès et accepter les conditions d’utilisation.
Une fois que l’application Salesforce Optimizer dispose de l’accès requis, cliquez sur Ouvrir Salesforce Optimizer.
Cliquez sur Exécuter Optimizer.
Vous recevrez un message indiquant que l’exécution d’Optimizer peut prendre jusqu’à 24 heures. C’est le moment idéal pour prendre une pause. Indiquez à votre responsable que vous avez terminé votre travail pour la journée et allez chercher des viennoiseries !
Vous pouvez actualiser la page pour voir vos résultats. Si vous quittez la page pendant son exécution, vous pouvez rechercher et sélectionner Salesforce Optimizer dans le lanceur d’application ().

Il est maintenant temps d’examiner ces résultats et d’élaborer un plan pour résoudre les problèmes. L’exécution du rapport est la partie facile !

Vérifiez les résultats, dans lesquels vous trouverez chaque élément répertorié sous forme de fonctionnalité.

Vue de liste de Salesforce Optimizer

Par défaut, les fonctionnalités sont triées en fonction de leur statut (de Action immédiate requise à Aucune action requise). Chaque ligne comprendra également l’effort estimé nécessaire pour corriger ou améliorer la fonctionnalité. Pour en savoir plus sur une fonctionnalité, vous pouvez cliquer sur son nom dans la colonne Fonctionnalité afin d’ouvrir une vue détaillée.

La vue détaillée de Salesforce Optimizer

Dans notre cas, il y a beaucoup d’erreurs, alors concentrons-nous sur deux des problèmes courants signalés par Optimizer.

Des champs et encore des champs

Il est courant de voir des objets comportant des centaines de champs. Bien que Salesforce Enterprise Edition autorise jusqu’à 500 champs personnalisés par objet, Salesforce Optimizer signale tout objet standard ou personnalisé comportant plus de 75 champs sur une seule présentation de page.

Lorsque les utilisateurs doivent parcourir une multitude de champs sur une page de détails, l’adoption et l’utilisation en pâtissent. Pensez aussi à l’expérience mobile : faire défiler des pages de champs sur un téléphone peut être fastidieux.

La fonctionnalité Utilisation des champs du rapport peut vous aider à déterminer si ces champs contiennent réellement des données. Ces informations peuvent être extrêmement utiles pour comprendre l’utilisation réelle de votre base de données et elles montrent que, même si les utilisateurs demandent sans cesse de nouveaux champs, ils n’en ont pas toujours besoin !

Trop d’administrateurs

Salesforce Optimizer considère tout utilisateur comme étant un administrateur s’il dispose des autorisations nécessaires pour modifier toutes les données et personnaliser les applications. L’octroi d’autorisations de super utilisateur à de nombreux utilisateurs peut engendrer une situation catastrophique. Optimizer recherche donc ces utilisateurs dans la fonctionnalité Attributions d’autorisations critiques du rapport. Il est risqué d’accorder des autorisations à tout-va ; c’est par conséquent une pratique à écarter pour se protéger contre les violations de données et éviter de nuire à la qualité des données, voire d’autres problèmes plus graves. (Sans vouloir trop vous inquiéter...)

N’oubliez pas que chaque utilisateur doit disposer de sa propre licence et avoir le moins possible accès aux données pour effectuer son travail, selon le principe du moindre privilège. Consultez Recommandations de sécurité pour les produits Salesforce.org et 10 raisons pour lesquelles chaque utilisateur Salesforce a besoin de sa propre licence dans la section Ressources pour en savoir plus.

Alors, quel est le bon nombre d’administrateurs ? Cela dépend de la taille de votre organisme , de sa complexité et du volume de demandes entrantes.

En parlant des administrateurs, l’une de leurs principales responsabilités est de se tenir informés des nouvelles versions et des innovations. Mais comment vous tenir informé des nouvelles fonctionnalités ? Nous répondrons à cette question dans l’unité suivante.