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Compréhension du modèle de données NPSP

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Décrire le modèle de données Salesforce
  • Résumer les concepts de base du modèle de données NPSP

Voici l’élu !

Biscuit de fortune, contenant le message de bon augure « Vous êtes l’élu parmi les chanceux. »

Nous nous doutons bien que cela n’a probablement pas été déterminé par le contenu d’un biscuit, mais quoi qu’il en soit, vous avez été désigné à un moment donné comme responsable de la maintenance, de la configuration et du bon fonctionnement de Salesforce pour votre organisme à but non lucratif. Vous êtes peut-être un administrateur dédié à plein temps (bravo !), ou ce que nous appelons un « administrateur à mi-temps » car vous vous consacrez à d’autres tâches en parallèle (bravo également !), ou encore un bénévole à temps partiel (bravo à vous aussi !). Quel que soit votre rôle exact, ce parcours présente les bases de la configuration de Nonprofit Success Pack (NPSP), un outil lié à Salesforce spécialement conçu pour les organismes à but non lucratif.

Au fil de notre progression, nous vous indiquerons des manières d’explorer Salesforce plus en détail à votre rythme, mais soyez averti : Salesforce consiste en une suite riche et complexe de produits : vous découvrirez sans cesse de nouvelles choses. Ne vous attendez donc pas à « maîtriser Salesforce » en quelques heures ou même quelques jours. 

Enfin, si vous avez déjà suivi le parcours Gestion de votre mission avec Nonprofit Cloud, c’est très bien ! Si vous ne l’avez pas encore fait, jetez-y un coup d’œil. Ce module présente certaines informations que vous avez déjà lues, mais ces concepts doivent vraiment être maîtrisés par les administrateurs, à tel point que nous avons décidé de les répéter ici. Si vous prévoyez de tirer pleinement parti de Salesforce, nous vous recommandons également de suivre le parcours Administrateur débutant, pour que vous vous fassiez une idée de tout ce que la plate-forme Salesforce peut faire pour aider votre organisme à travailler plus efficacement. Vous trouverez ces parcours dans la section Ressources en bas de cette unité.

Le modèle de données Salesforce

La présence du terme « Sales » (ventes) dans « Salesforce » vous donne un indice assez peu subtil sur le fait que cette solution a débuté en tant que logiciel d’automatisation des processus de vente et, par extension, d’optimisation des chiffres d’affaires. D’ailleurs, le produit a été conçu à l’origine pour des entreprises vendant à d’autres entreprises.

Ainsi, dans Salesforce CRM, le compte est essentiel et est connecté à plusieurs entités :

  • Les commerciaux vendent à des individus (les contacts) qui représentent un compte et influencent une décision d’achat.
  • Les ventes (tels que les offres du type « 5 000 unités pour un euro ») sont appelées des opportunités. Elles sont aussi connectées au compte.
  • Le modèle de données Salesforce décrit la manière dont les données de compte sont liées aux autres entités importantes, telles que les opportunités de vente, et dont elles interagissent avec elles.

Un modèle de données décrit essentiellement la manière dont les données sont stockées et reliées dans les tableaux d’une base de données. Les tableaux des bases de données sont difficiles à conceptualiser pour la plupart des personnes (vous êtes extraordinaire si vous y arrivez) alors imaginons plutôt que nous stockons des données dans une feuille de calcul. 

Les onglets, colonnes et lignes de la feuille de calcul correspondent dans Salesforce aux objets, aux champs et aux enregistrements.

Dans Salesforce, nous considérons les feuilles de calcul comme des objets, les colonnes comme des champs et les lignes comme des enregistrements. Ainsi, à la place d’une feuille de calcul de compte, nous avons un objet Compte avec des champs et une série d’enregistrements ayant une structure identique. L’objectif d’un modèle de données est de faciliter la compréhension des données. Voici à quoi ressemblent les données dans Salesforce :

Emplacement des éléments importants dans Salesforce

(1) Dans Salesforce, une application est un ensemble d’objets, de champs et d’autres fonctionnalités qui prennent en charge un processus métier. NPSP est une application. Vous pouvez déterminer quelle application vous utilisez et basculer entre les applications en utilisant le lanceur d’application (Icône du lanceur d’application).

(2) Les objets présents dans votre organisation Salesforce apparaissent ici. Il existe deux types d’objets : standard et personnalisé. Les objets standard (tels que Compte, Contact, Piste et Opportunité) sont automatiquement inclus dans Salesforce et répondent aux besoins courants des entreprises. Les objets personnalisés sont des objets que vous créez et adaptez aux besoins spécifiques de votre organisme.

(3) Les enregistrements sont les données associées à un objet. Ci-dessus, vous pouvez voir l’enregistrement de toutes les données relatives à la famille Alvarez.

(4) Chaque objet standard et chaque objet personnalisé est associé à des champs (que vous pouvez trouver dans la section Détails d’un enregistrement). Chaque objet standard contient une série de champs standard prédéfinis. De plus, NPSP comporte son propre ensemble de champs personnalisés, d’objets personnalisés et d’automatisations. Vous pouvez personnaliser davantage les objets standard ou les objets NPSP personnalisés en y ajoutant des champs personnalisés.

(5) Les objets et enregistrements associés sont tous liés entre eux dans Salesforce. En langage Salesforce, ces « listes associées » vous montrent des données associées essentielles, le tout au même endroit.

Le modèle de données NPSP

NPSP est essentiellement un ensemble de personnalisations de la plate-forme Salesforce de base. Les comptes, les contacts et les opportunités y sont toujours les principaux éléments constitutifs, mais dans cette solution CRM destinée aux organismes à but non lucratif, nous mettons l’accent sur la gestion des données des parties prenantes ainsi que sur l’optimisation des activités de collecte de fonds et de gestion des programmes. Nous suivons un ensemble différent d'entités ainsi que leurs relations, à savoir, les donateurs individuels, leurs affiliations de ménage et les dons.

Dans NPSP, par exemple, les comptes sont utilisés pour représenter les foyers. Chaque ménage peut être associé à plusieurs donateurs (contacts) et dons (opportunités). En outre, comme de nombreux organismes à but non lucratif peuvent avoir besoin de suivre d’autres individus que les donateurs, ils peuvent utiliser les contacts pour gérer toutes sortes de données relatives à des personnes telles que les membres, les bénévoles, les bénéficiaires ou encore les membres du conseil d’administration. Et ils peuvent utiliser des opportunités pour gérer non seulement les dons des particuliers, mais aussi des subventions, des dons en nature et des adhésions. 

Modèle de compte de foyer

Vous l’avez peut-être déjà appris, mais examinons comment NPSP utilise les objets Salesforce standard.

Objet Utilisation
Compte
Foyers de donateurs ou de clients, entreprises, bailleurs de fonds provenant de fondations ou autres organisations avec lesquelles votre organisation entretient des relations. Dans NPSP, vous pouvez créer deux types de comptes principaux : les foyers et les organisations. Les comptes de foyer permettent d’assurer le suivi des foyers de donateurs ou de membres. Les comptes d’organisation regroupent tous les autres types de comptes, tels que ceux des bailleurs de fonds, des entreprises donatrices, des fournisseurs, des institutions gouvernementales ou d’autres entités commerciales.
Contact
Parties prenantes individuelles de votre organisation. Tous les contacts doivent être liés à un compte. L’objet de contact peut être utilisé pour suivre des donateurs, des membres, des bénévoles, des bénéficiaires ainsi que du personnel ou, en d’autres termes, tous les individus interagissant avec votre organisation.
Opportunité
Activités potentiellement génératrices de recettes, tels que les dons, les subventions ou les cotisations. Elles sont suivies dans le temps, de la promesse à la réception. Ils peuvent revêtir l’aspect de contributions financières d’une personne ou d’une entreprise, de subventions versées par un bailleur de fonds, de contrats passés avec une institution gouvernementale ou encore de ventes de marchandises liées à l’activité de votre organisation.
Une campagne
Toute initiative de communication que vous souhaitez planifier, gérer et suivre. Les opportunités peuvent être indiquées comme étant le résultat d’une campagne (ou de plusieurs campagnes), ce qui vous permettra de déterminer votre retour sur investissement.

Le modèle de données NPSP comprend également des objets personnalisés pour NPSP, notamment les affiliations, les relations, les modèles de plan d’engagement, les dons réguliers ou encore les paiements. Nous sommes conscients que NPSP est tout nouveau pour vous, mais nous allons devoir rentrer dans les détails quelques instants. Ça ne durera pas longtemps, nous vous le promettons. 

Voici le modèle de données NPSP :

Diagramme du modèle de données NPSP.

Vous n’avez pas besoin de chercher à tout comprendre pour le moment, mais cet exemple de diagramme de modèle de données vous donne un aperçu des objets standard et personnalisés dont NPSP est composé.

Comme nous l’avons mentionné, vous pouvez personnaliser un peu plus Salesforce et NPSP en ajoutant vos propres objets, champs, automatisations, etc. Vous concevrez ainsi un modèle de données unique. 

Votre modèle de données influence la manière dont vous importez des données dans Salesforce, et le fait que vous compreniez son fonctionnement permet de vous assurer que les enregistrements sont créés et liés les uns aux autres correctement. Par exemple, si vous importez les coordonnées d’un donateur qui a fait des dons à votre organisation pendant des années, vous devez vous assurer que les enregistrements de dons que vous importez se rapportent correctement à ce contact. Il existe d’innombrables exemples de ce type qui montrent à quel point les relations entre entités de données sont importantes dans Salesforce. Mais ce n’est pas tout : le modèle de données affecte également la manière dont vous intégrez les systèmes externes, car chaque système externe a son propre modèle de données qui doit pouvoir « dialoguer » avec le vôtre. À ce propos, en utilisant NPSP, vous bénéficiez d’un modèle de données éprouvé qui est compatible avec d’autres applications couramment utilisées dans le secteur non lucratif.

Lorsque vous commencez à planifier votre utilisation de Salesforce, il est essentiel que votre modèle de données intègre tous les aspects qui représentent spécifiquement les activités de votre organisme à but non lucratif : les donateurs et les membres, les dons, les subventions, les événements, les dons matériels ou sous forme de services, le nombre de bénéficiaires et les campagnes de sensibilisation. Il est aussi important que vous définissiez les relations entre eux, par exemple, que vous associez les dons matériels à leurs contacts donateurs et à leurs contacts destinataires, les contacts des bénéficiaires aux dossiers et aux membres du personnel, etc.

C’est là que la planification devient cruciale.

Le diagramme entité-association (Entity Relationship Diagram, ou ERD) ci-dessous a été créé par un outil appelé Générateur de schéma Salesforce et présente une partie d’un modèle de données bien pensé. Chaque boîte représente une entité et les lignes montrent les relations entre celles-ci. Le générateur de schéma est un outil qui permet de visualiser et de modifier votre modèle de données. Il est utile pour concevoir et comprendre des modèles de données complexes. 

Diagramme de modèle de données avec des objets

Salesforce est un système flexible, mais la conception de votre modèle de données est l’une des rares décisions que vous devez prendre qui sera figée, pour ainsi dire. Votre modèle de données devient la base de l’ensemble de votre système. Apporter ultérieurement des modifications d’envergure à cette base entraînera des perturbations et sera potentiellement coûteux. Et n’oubliez pas que NPSP est déjà préconfiguré avec un modèle de données solide qui répond à la plupart des besoins des organismes à but non lucratif. Commencez donc par explorer NPSP en profondeur !

Maintenant que nous avons acquis les bases de la plate-forme Salesforce, passons en revue les bonnes pratiques pour réussir votre implémentation et votre adoption de Salesforce.

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