Préparation à votre rôle d’administrateur NPSP

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Décrire les responsabilités d’un administrateur Salesforce et Nonprofit Success Pack (NPSP)
Expliquer où configurer les paramètres Salesforce et NPSP

Salesforce pour les organisations sans but lucratif comprend à la fois des solutions de plate-forme intégrées et des packages gérés. Ce badge couvre Nonprofit Success Pack, un package géré. Pour en savoir plus sur les autres solutions Salesforce pour les organisations sans but lucratif, consultez la section Concepts de base de Salesforce pour les organisations sans but lucratif.

Présentation de la fonction d’administrateur Nonprofit Success Pack

Un groupe d’administrateurs NPSP

Les organismes sans but lucratif et non gouvernementaux sont très divers (sur le plan des missions, de la structure organisationnelle, du modèle de financement, de la portée et de l’échelle), mais ils ont tous pour objectif d’améliorer le monde.

Nonprofit Success Pack (en abrégé, NPSP) est un ensemble d’outils et de configurations qui aident ces entités à être rapidement opérationnelles dans Salesforce. Il s’agit du fondement de Salesforce pour les organisations sans but lucratif, une plate-forme intégrée unique qui relie toutes les fonctions de votre organisation. Salesforce pour les organisations sans but lucratif réunit les équipes de collecte de fonds, de gestion de programme, de marketing et d’octroi de subventions pour offrir des expériences qui dépassent les attentes actuelles des parties prenantes, sont porteuses de changements novateurs et amplifient l’impact des initiatives.

En tant qu’administrateur NPSP, vous êtes de manière générale responsable de la configuration, du support, de la maintenance et de l’amélioration au quotidien de l’instance Salesforce d’un organisme sans but lucratif, appelée organisation. À la fois chef de projet, technicien et analyste commercial, un administrateur assure le bon fonctionnement d’une organisation pour répondre aux besoins de la mission d’un organisme sans but lucratif. (Vous trouverez dans la section Ressources le lien d’un exemple de description de poste correspondant à cette fonction.)

À l’instar de l’organisme sans but lucratif pour lequel il travaille, chaque administrateur a un rôle unique.

Si vous travaillez au sein d’une grande entité, vous faites peut-être partie d’une équipe d’administrateurs travaillant sur des configurations complexes. Vous avez peut-être une expérience professionnelle plutôt axée sur le code. Vous êtes peut-être davantage un chef de projet technique. Vous collaborez peut-être la plupart du temps avec un consultant partenaire sur des implémentations. En outre, peut-être appliquez-vous vos connaissances Salesforce acquises dans le secteur privé à la mission d’un organisme sans but lucratif.

Si vous travaillez au sein d’une entité de taille modeste, il est possible que ces tâches fassent partie de votre travail, en particulier la configuration par clics et sans code, l’intégration de processus métier à votre organisation et la gestion de projets. Vous êtes peut-être également chargé de collecter des fonds, gérer des programmes, installer des tables lors des galas et nettoyer le réfrigérateur du bureau toutes les deux semaines. Vous êtes alors ce que certains appellent un administrateur à titre accessoire, un professionnel du monde des organismes sans but lucratif passionné qui se forme à Salesforce, mais qui a en parallèle bien d’autres tâches à effectuer.

Un administrateur Salesforce qui jongle entre les nombreuses tâches qu’il doit accomplir en une journée

Quoi qu’il en soit, ce module vous aidera à mieux comprendre NPSP et votre rôle en tant qu’administrateur dans un organisme sans but lucratif. Ce module n’aborde pas tous les aspects de l’administration de Salesforce (toutes les ressources de Trailhead sont là pour cela !), mais il peut vous aider à comprendre votre rôle, à identifier où se situe la limite entre NPSP et Salesforce Platform, et à savoir vers qui vous tourner pour obtenir de l’aide dans le cadre de votre activité.

Tâches clés des administrateurs des organismes sans but lucratif

Quel que soit l’intitulé exact de votre poste en tant qu’administrateur, vous êtes responsable de certaines tâches importantes. Bien qu’elles ne soient pas propres à NPSP, il est important de ne pas les oublier, surtout si vous débutez votre parcours d’administrateur avec ce module. Examinons vos responsabilités.

Configuration de votre organisation Salesforce

Si votre organisme sans but lucratif découvre Salesforce et NPSP, vous contribuerez à garantir qu’il est prêt à réussir avec Salesforce. Si vous commencez tout juste à planifier votre implémentation, consultez bien le parcours Sur la voie de la réussite avec Salesforce pour les organisations sans but lucratif pour obtenir des conseils utiles sur la manière de recenser les exigences et de guider votre organisation pour tirer le meilleur parti de Salesforce et de NPSP.

Une fois votre plan défini, vous allez probablement procéder à l’ensemble des configurations nécessaires. Heureusement, Salesforce et NPSP sont tous deux configurables par programmation déclarative. Cela signifie que les choix s’effectuent en faisant des clics, et non en écrivant du code. Si vous travaillez avec un consultant partenaire, déterminez simplement ce dont votre organisation a besoin et laissez-le créer la solution qui vous convient.

Après l’implémentation, vous vous occuperez des fonctions d’administration élémentaires : configuration et désactivation des utilisateurs, création de nouveaux champs ou objets, modification des flux de travail et réalisation des autres tâches de routine. Vous passerez beaucoup de temps dans les paramètres NPSP et la configuration de Salesforce (vous en saurez plus à ce sujet dans un instant).

Vous évaluerez et implémenterez également les nouvelles demandes de fonctionnalités de vos utilisateurs. Évaluer est ici une notion cruciale. Ce n’est pas parce que vous pouvez configurer un nouveau champ demandé par vos utilisateurs que vous devez le faire. Vous pouvez envisager plusieurs possibilités et suggérer des solutions alternatives pour aider vos utilisateurs à atteindre leurs objectifs. Ne mettez pas forcément en place les fonctionnalités qu’ils pensent vouloir. Nous reviendrons sur cet aspect ultérieurement dans ce module.

Maintien à jour de l’ensemble de votre organisation

Vous serez responsable du suivi des sorties des mises à jour Salesforce et NPSP et des nouvelles versions des fonctionnalités.

Trois versions principales (Winter, Spring et Summer) sont publiées chaque année pour Salesforce et NPSP. Les mises à jour de la plate-forme Salesforce arrivent en premier, et sont suivies environ un mois plus tard par les versions principales de NPSP et d’autres produits Salesforce pour les organisations sans but lucratif. Les corrections des bogues de NPSP sont également intégrées automatiquement à votre organisation toutes les deux semaines.

Vous serez toujours averti largement à l’avance de la sortie de ces versions afin que vous ayez le temps de découvrir, d’implémenter et de tester les nouvelles fonctionnalités.

Le fait de disposer d’une stratégie relative aux publications de versions vous aidera (ainsi que votre personnel) à rester au courant des modifications et à tirer pleinement parti de votre investissement dans Salesforce. Pour plus de détails, consultez le module Intégrité et optimisation de Nonprofit Success Pack sur Trailhead et la documentation relative aux publications de versions, dont vous retrouverez les liens dans la section Ressources.

Maintien de la sécurité

L’ensemble des utilisateurs Salesforce de votre organisme sans but lucratif partage la responsabilité de la sécurité des données, mais en tant qu’administrateur, vous êtes la première et dernière ligne de défense de votre entité. Non seulement vous êtes chargé de gérer les utilisateurs et leurs niveaux d’accès, mais vous activez également des fonctionnalités de sécurité importantes telles que l’authentification multifacteur (MFA), qui sécurise les comptes des utilisateurs en combinant un élément qu’ils connaissent (comme un mot de passe) avec un élément dont ils disposent (comme une application d’authentification sur leur téléphone ou un autre appareil de sécurité).

Deux administrateurs Salesforce se tiennent près d’un coffre-fort.

N’oubliez pas que la sécurité n’est pas seulement technique, elle a aussi un volet social. Vos utilisateurs jouent souvent un rôle essentiel pour la sécurité des données.

Vous gérerez la capacité de vos utilisateurs à afficher, créer, modifier et supprimer des données, et déterminerez quels utilisateurs ont accès à l’ensemble de votre organisation, ou simplement à un objet, un champ ou un enregistrement individuel spécifique. Concernant la sécurité des données, nous recommandons le principe du moindre privilège, ce qui signifie que chacun doit disposer du moins d’accès possible aux données pour effectuer son travail. Par exemple, votre coordonnateur des bénévoles n’a probablement pas besoin de connaître l’historique des dons des bénévoles.

Pour en savoir plus sur la sécurité des données, consultez le module Trailhead Sécurité des données.

Formation des utilisateurs et augmentation de l’adoption

Une organisation Salesforce parfaitement configurée, sécurisée par des experts et régulièrement mise à jour ne sert à rien si elle n’est pas utilisée. Vous êtes chargé de former les utilisateurs, de leur permettre de tirer le meilleur parti du système et de développer l’ensemble de compétences Salesforce dans votre organisme sans but lucratif, et notamment d’aider, le cas échéant, vos collègues qui souhaitent devenir administrateurs.

Assurance de la qualité et de l’exhaustivité des données

Vous êtes responsable de la gouvernance des données, à savoir de veiller à ce que vos données soient de bonne qualité et exhaustives. Si vous formez dès le départ les utilisateurs à saisir correctement les données, vous aurez moins besoin de vous reposer sur les outils techniques disponibles pour vous aider à les nettoyer.

Vous pouvez également gérer les flux de données et d’autres intégrations. Cela inclut l’importation de données à partir de sources externes, comme votre fournisseur de publipostage ou un autre tiers. (Après avoir terminé le parcours Administration du Nonprofit Success Pack (NPSP), nous vous conseillons de suivre le parcours Importation de données avec Nonprofit Success Pack (NPSP).

Aide à la création de rapports et d’analyses

Lorsque vous vous mettrez à recueillir toutes vos données dans Salesforce, vous voudrez tirer le meilleur parti de celles-ci. En tant qu’administrateur, vous serez chargé d’aider les utilisateurs à créer et à maintenir des rapports et des tableaux de bord qui permettront de tirer des enseignements des résultats de vos collectes de fonds et d’autres métriques clés.

Deux environnements de travail

Étant donné que NPSP est une application qui repose sur Salesforce (ou, pour être précis, Sales Cloud Enterprise Edition, ce que la plupart des gens appellent simplement Salesforce) vous disposez de deux environnements pour configurer votre organisation et réaliser votre travail en tant qu’administrateur : la configuration de Salesforce et les paramètres NPSP.

Pour accéder à la configuration de Salesforce, cliquez sur l’icône d’engrenage ( Icône d’engrenage de la configuration ) dans la barre d’outils, puis sur Configuration. C’est ici que vous gérez les utilisateurs, les applications, les objets, les champs, etc.

La page Configuration de Salesforce

Vous trouverez les paramètres NPSP dans le lanceur d’application ( Icône Lanceur d'application ) : recherchez et sélectionnez Paramètres NPSP. C’est ici que vous gérez les fonctionnalités propres à NPSP, telles que les conventions de nommage des foyers, les relations de contact, les noms d’opportunité, les allocations d’unités de comptabilité générales, les paramètres des dons récurrents, etc.

La page Paramètres NPSP

Vous n’êtes peut-être pas encore bien familiarisé avec ces paramètres, mais dans l’unité suivante, vous découvrirez les bases du modèle de données NPSP pour vous aider à mieux comprendre si des paramètres particuliers sont propres à NPSP ou font partie des paramètres Salesforce standard.

Une pause s’impose

OK. Nous sommes conscients que nous venons de vous présenter beaucoup d’informations d’un seul coup. De si nombreuses responsabilités et deux environnements différents pour faire son travail, le tout, dès la première unité !

Faites-nous confiance, la réussite est à votre portée.

Pour trouver l’inspiration, consultez la section Ressources, dans laquelle vous trouverez un lien menant au site des administrateurs Salesforce. Il vous permettra d’en savoir plus sur vos perspectives d’évolution à ce poste et de découvrir des témoignages d’administrateurs qui se sont déjà lancés.

Dans le reste de ce module, vous découvrirez le modèle de données NPSP, les bases de la personnalisation de votre organisation Salesforce, quelques bonnes pratiques et la manière de trouver de l’aide lorsque vous en avez besoin.

C’est parti !