Application des principales bonnes pratiques de l’administrateur Salesforce

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Comprendre les techniques éprouvées auxquelles avoir recours pour la gestion de votre organisation Salesforce
Vous préparer à recenser des exigences et à planifier votre croissance avec vos collègues

Maintien du bon fonctionnement de votre organisation

Un administrateur passe en revue avec ses collègues une liste de contrôle relative à l’implémentation.

Peu importe la taille de l’organisation ou son nombre d’utilisateurs, chaque administrateur à un certain nombre de procédures à suivre pour assurer le bon fonctionnement de son organisation Salesforce et de Nonprofit Success Pack (NPSP). Bien que certaines d’entre elles peuvent s’avérer quelque peu fastidieuses, elles sont toutes importantes et efficaces.

Dans cette unité, vous découvrirez certaines de ces bonnes pratiques éprouvées.

Nous nous concentrons ici sur les bonnes pratiques à suivre lorsque votre organisation est opérationnelle. Si vous débutez tout juste votre implémentation, consultez le parcours Sur la voie de la réussite avec Salesforce pour les organisations sans but lucratif, puis revenez ici pour en savoir plus.

Attribution de la priorité à la gouvernance des données et planification de la croissance

Certes, le mot gouvernance semble très officiel, mais il fait simplement référence à un ensemble d’aspects sur lesquels vous êtes d’accord avec votre direction et vos utilisateurs pour permettre à votre organisation Salesforce d’être performante. Considérez la gouvernance comme un garde-fou qui permet à votre organisation d’innover et de se développer rapidement tout en réduisant les risques.

Idéalement, vous aurez un cadre de gouvernance en place dès le début de votre implémentation, mais il n’est jamais trop tard pour en élaborer un.

Pour ce faire, répondre à ces questions constitue un bon point de départ. (Bien que la taille de votre organisation puisse avoir des conséquences sur vos réponses et vos politiques, les questions restent les mêmes.)

Vision et stratégie : pourquoi réalisez-vous un projet ou ajoutez-vous une fonctionnalité ? Comment allez-vous évaluer son efficacité ?
Liste de demandes en attente : selon quels critères attribuez-vous une priorité aux fonctionnalités souhaitées par vos équipes dans Salesforce ?
Cycle de vie du développement logiciel : comment et à quelle fréquence votre organisation déploiera-t-elle les modifications et les mises à jour ?
Stratégie, architecture et gestion des données : comment votre organisation veillera-t-elle à l’intégrité et à la qualité de ses données ?
Stratégie de communication : comment votre organisation informera-t-elle les parties prenantes des changements et comment les impliquera-t-elle ?

Intéressons-nous quelques instants de plus à la gestion des données. Bien qu’une partie de la gouvernance soit axée sur les projets, vous devrez accomplir régulièrement certaines tâches pour assurer la conformité et la bonne qualité des données, consistant notamment à vérifier les enregistrements créés récemment et à vous assurer que les conventions de nommage sont respectées. L’article Calendrier et actions de nettoyage des données pour les nouveaux administrateurs vous proposera un calendrier pour la réalisation de ces tâches.

Par ailleurs, n’oubliez pas de consulter le module Bonnes pratiques d’implémentation de Salesforce pour les organisations sans but lucratif pour en savoir plus sur la gouvernance et son importance.

Accompagnement des utilisateurs pour renforcer l’adoption

L’implémentation de Salesforce n’est pas un événement ponctuel. Bien entendu, il y a l’implémentation initiale, mais au fur et à mesure que vous apprenez et que vous vous développez, vous devez vous attendre à devoir ajouter des fonctionnalités et mettre à jour votre organisation pour répondre aux besoins de votre organisme sans but lucratif.

Quel que soit le moment où survient un changement, même s’il vous paraît mineur, vous devez admettre que certains utilisateurs auront du mal à y faire face. Faites preuve d’empathie à l’égard de vos utilisateurs et préparez-vous à rencontrer une certaine résistance au fur et à mesure que vous les impliquez.

Gardez à l’esprit les conseils suivants :

Créez un plan de formation pour tout changement. Il peut inclure de la formation pratique associée à des outils que les utilisateurs peuvent consulter à leur propre rythme, tels que des Trailmixes personnalisés, des fiches de conseils ou des enregistrements d’écran. Demandez à vos utilisateurs de quelle manière ils aiment apprendre et adaptez votre plan à leurs préférences.
Cherchez et recrutez des utilisateurs expérimentés pour vous aider à tester les nouvelles fonctionnalités, à former leurs collègues et à encourager l’utilisation des nouvelles fonctionnalités. Vous voudrez peut-être même établir un système de binômes associant des utilisateurs hésitants à des utilisateurs expérimentés ; ces derniers pourront apporter un soutien à la fois technique et humain.
Créez des processus d’échange de commentaires. Mettez en place un moyen de recueillir les questions et les bogues, par exemple via une feuille de calcul, un formulaire partagé ou l’objet Requête dans Salesforce, ou au sein de Chatter. De plus, vous devriez régulièrement solliciter des commentaires au moyen de sondages formels ou informels. Utilisez au moins un outil tel que Salesforce Adoption Dashboards, disponible gratuitement dans Salesforce AppExchange (en lien dans la section Ressources) pour voir les tendances d’adoption et y réagir si besoin est.

N’oubliez pas que la formation, à l’instar de l’implémentation, est un processus à long terme. Soyez prêt à proposer des sessions de formation de rappel formelles et informelles lorsque vous identifiez des problèmes courants.

Recueil des exigences et rédaction de récits utilisateur

Vous avez probablement votre mot à dire dans le choix des nouvelles fonctionnalités qui seront ajoutées à votre organisation et votre rôle d’administrateur comprend peut-être des missions d’analyste commercial.

Les analystes commerciaux aident les organismes sans but lucratif (et les entreprises) à améliorer les processus dans Salesforce en fonction des besoins des utilisateurs. Consultez les liens figurant dans la section Ressources pour découvrir, entre autres, un exemple de description de poste se rapportant à cette fonction. En bref, les analystes commerciaux participent à l’élaboration de solutions correspondant à une difficulté précise, et dans le cadre de ce processus, il est important de commencer par s’intéresser à la difficulté et non à la solution.

Lorsque vous recensez les exigences, commencez par demander aux utilisateurs ce qu’ils veulent faire et pourquoi. Ne leur demandez pas directement quelle est la fonctionnalité dont ils souhaiteraient l’ajout. Il est utile d’écrire chaque exigence sous la forme d’un récit utilisateur, un outil utilisé pour vous aider à hiérarchiser les nouvelles fonctionnalités, à vous concentrer sur la valeur ajoutée et à éviter de limiter votre réflexion en vous concentrant sur une seule solution.

Les récits utilisateur se présentent comme suit : En tant que [qui], je veux [quoi] afin de [pourquoi].

Cela pourra vous aider à passer de « J’ai besoin d’un nouveau champ dans les enregistrements de contact pour stocker les recherches sur les donateurs » à « En tant que collecteur de fonds chargé des dons importants, j’ai besoin d’enregistrer des informations de référence importantes sur les donateurs afin de pouvoir mieux gérer les relations avec eux et collecter davantage d’argent ». Peut-être que l’ajout d’un champ est effectivement la solution adaptée à votre organisation, mais lorsque vous commencez plutôt par la difficulté à résoudre, votre réflexion est élargie et vous pouvez mieux répondre aux objectifs des utilisateurs.

Développement, test et formation dans une sandbox

Lorsque vous créez une personnalisation, testez une application ou formez vos utilisateurs, il est préférable de configurer une sandbox Salesforce pour protéger les précieuses données réelles figurant dans votre organisation Salesforce, appelée organisation de production.

Une organisation sandbox est une copie de votre organisation de production qui vous permet de créer et de réaliser des tests sans crainte de mettre en péril un élément important. Vous pouvez créer plusieurs sandbox dans des environnements distincts à des fins différentes (telles que les tests et la formation), sans compromettre les données et les applications de votre organisation de production.

De plus, si vous utilisez une organisation sandbox pour mettre en place et tester les modifications de configuration que vous souhaitez utiliser dans votre organisation de production, vous pouvez utiliser des ensembles de modifications pour apporter par la suite ces modifications dans votre organisation de production via le menu Configuration.

Chaque client Salesforce a accès à plusieurs sandbox Developer et à une sandbox Partial Copy. Le nombre et le type exacts des sandbox disponibles dépendent toutefois de votre type de licence. Consultez la page Organisations sandbox : environnements intermédiaires pour la personnalisation et le test dans l’aide Salesforce pour plus d’informations.

Les organisations sandbox sont des outils utiles, mais si vous n’avez pas encore d’organisation Salesforce et que vous souhaitez simplement essayer NPSP, menez à bien le projet Configuration d’une version d’essai de Nonprofit Success Pack pour Trailhead.

Des ressources et une communauté pour vous aider

Il peut être difficile d’être administrateur, surtout si vous êtes administrateur à titre accessoire et que vous devez jongler avec d’autres tâches, ou si vous êtes seul à assumer cette fonction au sein de votre structure.

Heureusement, il existe de nombreuses ressources dont vous pouvez tirer parti et une communauté de personnes telles que vous. Dans l’unité suivante, vous découvrirez des ressources vers lesquelles vous tourner pour obtenir différents types d’aides dans le cadre de l’exercice de vos fonctions d’administrateur.

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