Gestion des changements à venir
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Expliquer pourquoi la gestion du changement est importante dans un projet technologique
- Énumérer les principaux aspects d’un plan de gestion du changement au sein d’une organisation
Une innovation continue
Avec la mutation croissante des défis mondiaux et un monde axé sur le numérique où le changement est à la fois rapide et complexe, les organisations sans but lucratif ont besoin que leurs systèmes technologiques soient suffisamment flexibles pour évoluer rapidement. Salesforce pour les organisations sans but lucratif est une plate-forme conçue pour soutenir la capacité d’une organisation à relever de nouveaux défis, à apprendre rapidement de ses succès et de ses échecs, et à accélérer l’évolution des programmes et des processus.
De nombreuses implémentations de Salesforce se déroulent par phases, mais même après le jour J, le projet n’est pas vraiment fini. Au fur et à mesure que votre personnel utilise le produit, il propose souvent de nouvelles idées et fonctionnalités à même de l’aider à mieux réaliser ses tâches quotidiennes. Avec la plate-forme Salesforce, vous pouvez concrétiser rapidement les meilleures idées d’améliorations et de personnalisations. Cette réactivité aidera le personnel à adopter le système et sera source de valeur ajoutée pour votre organisation sur le long terme.
Cette façon de travailler plus agile peut s’avérer inconfortable pour certaines organisations habituées à considérer la technologie comme une ressource figée. Auparavant, on pouvait configurer une application et le personnel l’utilisait… pour un temps. Ensuite, il fallait passer à une nouvelle application ou prendre sur soi, car l’ancienne ne répondait plus aux besoins. Cependant, avec Salesforce, vous travaillez sur une plate-forme dynamique qui évolue continuellement en intégrant de nouvelles fonctionnalités, et qui est suffisamment flexible pour relever les défis en perpétuelle évolution auxquels doit faire face votre organisation sans but lucratif.
Les organisations sans but lucratif qui tirent généralement le meilleur parti de Salesforce adoptent un état d’esprit agile, c’est-à-dire des valeurs et une culture qui anticipent le changement et l’accompagnent.
La mise à disposition de nouvelles solutions conduit à leur utilisation
L’affirmation présentée dans le titre ci-dessus décrit une situation idéale, mais dans les faits, rien n’est moins sûr. La notion de coût total de possession se concentre principalement sur les coûts « de base » liés à la possession d’un système particulier. Cependant, ce qui pourrait être en réalité le coût le plus important à prendre en compte lors du déploiement d’une nouvelle technologie est ce que l’on appelle parfois le coût « accessoire » d’une implémentation, c’est-à-dire les coûts induits par l’effort visant à accompagner votre personnel dans la prise en main d’un nouvel environnement.
Nous savons que les personnes qui choisissent de travailler dans des organisations sans but lucratif sont passionnées par leur mission. Elles peuvent consacrer une quantité incalculable d’heures et d’énergie pour le bien de la société. Cependant, elles sont moins susceptibles d’être passionnées par le fait d’avoir à prendre sur leur temps et à déployer de l’énergie pour apprendre à utiliser un nouveau système. Elles peuvent même craindre qu’à mesure que la technologie se développe, leurs rôles deviennent moins pertinents.
Salesforce pour les organisations sans but lucratif est un outil qui changera la façon dont votre personnel travaille, à la fois de manière individuelle, en équipe et dans l’organisation toute entière. Gérer les transformations des processus et des comportements associées à ces nouvelles méthodes de travail, sans perturber l’objectif de votre mission ou entamer la satisfaction de votre personnel, nécessitera d’aborder le changement de manière organisée.
Préparation à l’adoption et à la gestion du changement
L’une des premières étapes pour déterminer si votre organisation est prête ou non à gérer les transitions associées à l’adoption d’une plate-forme comme Salesforce pour les organisations sans but lucratif consiste à analyser à quel point votre organisation est compétente en matière de gestion du changement. Votre organisation dispose-t-elle d’un cadre et d’un ensemble d’outils communs pour la gestion du changement ou de l’innovation ? Ont-ils été utilisés avec succès pour d’autres projets ? Si ce n’est pas le cas, pourquoi ?
De nombreuses entreprises et organisations performantes ont du mal à gérer le changement. Il se peut que vous ayez confiance en votre organisation pour relever ce défi, ou au contraire que vous ayez besoin d’un soutien supplémentaire pour y parvenir. Quoi qu’il en soit, avant de commencer votre implémentation de Salesforce pour les organisations sans but lucratif, votre organisation devra convenir d’un ensemble de cadres et d’approches en matière de gestion du changement.
Les six leviers d’un changement réussi
Il existe de nombreuses méthodologies de gestion du changement, et nombre d’entre elles recommandent des stratégies et des tactiques similaires. Consultez la section Ressources de cette unité pour en découvrir quelques exemples. Chez Salesforce, nous expliquons souvent que la gestion du changement comprend six leviers (« levers », en anglais) qui peuvent soit soutenir, soit entraver le changement.
- Leadership : que font ou ne font pas les dirigeants pour encourager le changement ?
- Ecosystème : le cadre social permet-il ou décourage-t-il le changement ?
- Valeurs : le changement est-il lié à des aspects qui comptent pour le personnel ? Sont-ils personnellement motivés à mettre en place le changement ?
- Enrichissement du potentiel : les employés savent-ils comment ils doivent procéder pour concrétiser le changement ?
- Récompenses : les récompenses et les incitations sont-elles adaptées à l’ampleur du changement ?
- Structure : les nouvelles structures facilitent-elles le changement et rendent-elles les anciennes façons de travailler plus dures ?
Qu'avons-nous défini ici ? Astuce : LEVERS. Lorsque les dirigeants actionnent ces leviers de façon coordonnée, ils sont en mesure de réorganiser leur paysage organisationnel de manière à rendre le changement inévitable.
Stratégies pour un changement réussi
Alors, quels types de stratégies et d’activités peuvent permettre d’actionner ces leviers avec succès ? En voici quelques exemples :
Leadership
- Demandez à un cadre de mettre en place des formations et d’autres événements importants autour du déploiement
- Mettez au point des présentations relativement brèves pour assurer une communication cohérente auprès de la direction
- Intégrez des systèmes de modélisation des comportements
Écosystème
- Impliquez les leaders d’opinion
- Organisez des événements de présentation
- Tenez compte des impacts possibles sur la conception de l’organisation, les descriptions des rôles ou les structures des équipes
Valeurs
- Identifiez les avantages pour les employés et communiquez à leur sujet
- Organisez une soirée de lancement/déploiement
- Allez à la rencontre des parties prenantes pour constater l’impact de vos propres yeux
Enrichissement du potentiel
- Proposez des démonstrations en direct
- Tenez des permanences pour répondre aux questions
- Appuyez-vous sur les super utilisateurs
Récompenses
- Élaborez une stratégie d’incitation
- Montrez votre reconnaissance envers les premiers utilisateurs
- Utilisez des tableaux de bord d’adoption
Structure
- Mettez en place des processus d’échange de commentaires
- Rédigez des fiches de conseils qui seront déposées sur les bureaux (ou envoyées par e-mail)
- Mettez à jour les politiques, processus et procédures standard
Encore une fois, il existe de nombreux cadres de gestion du changement. Assurez-vous simplement de disposer d’une stratégie solide et étroitement intégrée à votre plan de déploiement général.
L’agilité va de pair avec la gouvernance
Avec l’agilité et le changement, bien sûr, vient aussi le besoin de gouvernance. À la base, la gouvernance est un cadre qui définit la façon dont les équipes et les services de l’organisation œuvrent de concert pour mener leurs activités et prendre des décisions. Dans le cadre de l’utilisation des technologies, une bonne gouvernance garantit que toutes les activités de projet associées aux solutions employés sont en accord avec les objectifs organisationnels globaux. Toutes les organisations qui prévoient d’utiliser Salesforce, quelle que soit leur taille, doivent disposer d’un cadre de gouvernance.
Il ressort de plusieurs études successives que l’une des principales raisons pour lesquelles les implémentations technologiques échouent est le manque d’attention portée à la gestion du changement. Bien qu’il ne soit pas aisé, le changement n’a pas nécessairement à être difficile à mettre en œuvre pour autant. Il ne vous reste plus qu’à intégrer ce principe à votre mode de fonctionnement habituel et à l’appliquer autant que nécessaire. Vos bénéficiaires, donateurs, bénévoles et employés vous remercieront !