Adoption d’une approche progressive

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Expliquer les avantages d’une approche progressive de l’implémentation
• Décrire les étapes d’une implémentation de projet type

À ce stade, votre organisation doit avoir une vision clairement définie pour votre projet Salesforce pour les organisations sans but lucratif, une bonne idée de la valeur potentielle d’une implémentation réussie et un engagement organisationnel (temps et ressources). N’est-ce pas ? Si vous ne pouvez pas répondre d’un « oui » aussi catégorique que vous le souhaiteriez, veuillez prendre une minute pour passer en revue les modules « Cartographie de valeur et de vision pour Salesforce pour les organisations sans but lucratif » et « Préparation à Salesforce pour les organisations sans but lucratif ».

Ce contenu n’est pas destiné à être une liste de tâches pour votre implémentation de Salesforce pour les organisations sans but lucratif. De nombreuses organisations sans but lucratif disposent de partenaires-conseils ou d’équipes expérimentées qui vous guideront tout au long des étapes de votre implémentation. Ce module est plutôt destiné à partager certaines choses essentielles auxquelles réfléchir lorsque vous commencez votre projet. Savoir est pouvoir. Si vous travaillez avec un partenaire-conseil, être un « client » informé vous aidera à maintenir l’utilité de votre implémentation.

Priorisation de vos projets

De nombreuses organisations sans but lucratif choisissent Salesforce, car elles souhaitent une vue unique de leurs bénéficiaires, donateurs et bénévoles. Ce type d’expérience unifiée nécessite souvent plusieurs équipes et processus pour migrer vers Salesforce. Vous avez la possibilité de prévoir de migrer tout le monde en même temps. Toutefois, ce type d’approche ajoute de la complexité qui peut nécessiter des ressources supplémentaires en amont et ralentir le premier retour sur investissement pour votre organisation.

Considérons notre implémentation comme la construction d’une maison de rêve. Vous commencerez par poser des fondations solides, sur lesquelles le reste de la structure reposera en toute sécurité. Il en va de même pour la planification de votre instance Salesforce pour les organisations sans but lucratif. La première phase de votre transformation numérique doit résoudre un problème réel et tangible, reconnu par toutes les parties prenantes clés. Elle doit servir de base solide à la croissance. Pour de nombreuses organisations sans but lucratif, cette base sera la gestion des relations avec les parties prenantes, à savoir le suivi des informations de contact et des interactions avec les parties prenantes. Une fois vos fondations posées, vous pouvez efficacement ajouter de nouvelles pièces, telles que la gestion des dons et des subventions, les programmes, le marketing et les communications, etc.

Bien sûr, vous pouvez envisager de construire la maison de vos rêves en une seule fois. Toutefois, entre le moment où vous donnez le premier coup de pioche et le moment où vous avez terminé la construction, construit la piscine, aménagé le jardin, choisi toutes les couleurs de peinture et les finitions, eh bien… beaucoup de temps, de planification et de ressources ont sans doute été nécessaires. Pendant ce temps, votre famille a dû se contenter du vieux canapé, sans pouvoir profiter d’aucune pièce de votre nouvelle maison.

Avec une approche progressive, vous pouvez vous concentrer sur la création de quelques pièces extraordinaires, puis faire emménager quelques membres de la famille pour commencer à vivre le rêve. Au fur et à mesure que vos proches utilisent l’espace et se mettent à l’aise, ils vous font savoir que les pièces orientées sud sont très chaudes. Heureusement, comme vous avez adopté une approche progressive, vous n’avez encore acheté ni volets ni stores pour la maison. Vous pouvez donc commander un ensemble différent de stores thermiques pour les futures pièces. Par ailleurs, votre équipe peut aider à gérer tout inconfort et accompagner ce petit groupe jusqu’à l’arrivée des nouveaux stores. À mesure que le problème de température se résout, ces proches commencent à appeler le reste de votre famille pour leur dire à quel point c’est incroyable de vivre dans la nouvelle maison.

En d’autres termes, une approche d’implémentation progressive favorise la concentration sur les points techniques et l’application de l’apprentissage continu. Cela permet également à votre organisation de créer de la valeur plus rapidement en offrant des avantages et en minimisant les difficultés liées au changement avec un groupe limité d’utilisateurs.

Il peut y avoir quelques cas où une approche progressive pourrait ne pas être la plus logique. Par exemple, si vos systèmes actuels ont des dépendances complexes et profondes, les rationaliser pour adopter une approche progressive peut parfois ne pas s’avérer plus efficace. Si vous travaillez avec un partenaire-conseil, il peut étudier les options avec vous. 

Si vous choisissez une approche progressive en phases, faites passer en priorité les projets qui incluent des gains rapides, mais qui ont également un impact élevé. Les projets qui représentent cet idéal contribueront à stimuler l’enthousiasme et l’adoption des utilisateurs. Une fois les priorités de haut niveau définies, votre équipe d’implémentation peut se lancer dans la création d’une feuille de route technique plus détaillée pour chaque phase.

Jetons un coup d’œil à la façon dont une organisation sans but lucratif fictive, No More Homelessness (NMH), a défini les phases de son projet. NMH a présenté sa vision de Salesforce pour les organisations sans but lucratif en passant par un processus de cartographie de la vision et de la valeur. En tant qu’organisation sans but lucratif de taille moyenne cherchant à se transformer et à générer de la valeur le plus tôt possible, une approche progressive est logique. L’organisation est prête à déterminer comment prioriser la réalisation de sa vision. Elle rassemble son noyau de parties prenantes clés, y compris son partenaire-conseil, pour créer une feuille de route de haut niveau. 

Remarque :
pour en savoir plus sur la cartographie de la vision et de la valeur, consultez le module Cartographie de valeur et de vision pour Salesforce pour les organisations sans but lucratif, en lien dans la section Ressources ci-dessous.

Avoir un endroit centralisé pour gérer les contacts avec les bénéficiaires, les donateurs et les bénévoles posera les bases d’une expérience unifiée pour les parties prenantes et de toutes les autres parties de la vision de NMH. L’organisation décide de commencer par là et évalue ensuite les projets supplémentaires en fonction de la valeur que l’initiative apportera, et de la difficulté ou de la complexité de sa mise en œuvre. Pour évaluer l’impact et les efforts, elle place les projets sur un quadrant, puis les hiérarchise en conséquence.  

À partir de ce tracé des priorités, NMH est en mesure de créer une feuille de route de haut niveau. Votre feuille de route peut être plus simple ou plus complexe que l’exemple de NMH. Cependant, avoir cette vue globale de l’implémentation sera essentiel pour communiquer les buts, les objectifs et les échéanciers du projet. Votre organisation se lance dans un voyage et vous souhaitez que les choses soient claires dès le départ afin de définir les bonnes attentes quant à la manière dont vous allez vous y prendre et à l’endroit où vous allez. Cela permet également à votre équipe d’implémentation de travailler efficacement à travers chaque phase en tant que projet distinct, en s’appuyant sur les réussites et en répondant aux échecs, tout en accélérant le délai de rentabilisation pour certaines parties prenantes clés.

Suivi des étapes du projet

Pour chacune des phases de haut niveau que NMH a définies, l’équipe d’implémentation (dans le cas de NMH, le partenaire-conseil) guidera l’organisation à travers un processus qui comprend les étapes suivantes :

• Planifier : au cours de cette première étape, souvent appelée découverte et collecte des exigences, l’équipe d’implémentation détaille les flux de travail et les objectifs de chaque domaine fonctionnel impacté dans la première phase de développement. Cela peut inclure des activités telles que l’analyse commerciale, la cartographie des récits, la création de récits utilisateurs, la planification des itérations et la planification des versions. Pour les petites organisations, cela peut inclure la création de cartographies simples des processus organisationnels critiques. À ce stade, l’équipe doit également définir des objectifs mesurables pour le projet.
• Architecture : cette étape combine une conception de solution de haut niveau et détaillée. Les activités de cette étape de gestion de projet lourde peuvent inclure la détermination des produits, des licences et des autres ressources nécessaires, la cartographie de l’architecture des données, la définition d’un plan de migration des données, la création d’un calendrier, la configuration d’environnements et la création d’un plan de gestion des changements organisationnels.
• Construction : la phase de construction est celle où l’équipe d’implémentation développe, configure et teste la solution comme convenu lors de la phase d’architecture. Encore une fois, pour les petites organisations, cette étape comprendrait la personnalisation et la configuration de base de Salesforce et l’importation de toutes les données héritées. À la fin de cette étape, la solution est entièrement construite et testée.
• Valider : cette étape est celle où vos utilisateurs mettent la main à la pâte et testent la solution pour vérifier qu’elle répond aux attentes. Les derniers préparatifs pour la mise en ligne sont également effectués au cours de cette étape.  Les activités de cette étape peuvent inclure des éléments tels que les tests d’acceptation par l’utilisateur (UAT), la validation des données, les tests d’intégration système (SIT) et la résolution de bogues ou de défauts.
• Déploiement et responsabilisation des utilisateurs : l’étape de déploiement est celle où tout est déplacé vers l’environnement actif ou de production, et où les utilisateurs commencent à utiliser le système. Au cours de cette étape, l’équipe d’implémentation favorise l’adoption par les utilisateurs par le biais de la communication, de la formation, de la documentation et de l’assistance.

N’oubliez pas que la complexité et la durée de chacune de ces étapes dépendront des besoins spécifiques de votre organisation, de la taille, du type et de la qualité des données que vous migrez, et de votre besoin éventuel d’intégrer d’autres systèmes à Salesforce pour les organisations sans but lucratif. Votre équipe peut passer par ces étapes plus d’une fois lorsque vous gérez des projets individuels. En d’autres termes, ces étapes se déroulent souvent dans un cycle continu de développement et d’innovation.

Si vous êtes une petite organisation avec des besoins assez simples, nous vous recommandons tout de même de suivre ces étapes, simplement de manière plus rationalisée.

Votre personnel aura un rôle important à jouer dans toutes ces étapes. De plus, il fera partie intégrante de l’adoption et de la création de valeur à long terme. Nous verrons comment vous pouvez gérer la gouvernance et structurer vos équipes pour réussir dans la prochaine unité.

Ressources

• Aide Salesforce : Fiches de conseils et guides d’implémentation
• Trailhead : Cartographie de valeur et de vision pour Salesforce pour les organisations sans but lucratif
• Publication sur le blog : Principes clés pour une implémentation de Salesforce réussie, Partie I : Getting Started
• Publication sur le blog : Principes clés pour une implémentation de Salesforce réussie, Partie II : Exemples pour commencer