Gestion des autorisations pour les rôles de publication d’un site enablement

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Décrire comment la licence d’ensemble d’autorisations Sites enablement (myTrailhead) permet à un administrateur de définir les autorisations relatives à un site enablement pour les utilisateurs
• Décrire les différentes autorisations disponibles pour les utilisateurs d’un site enablement
• Expliquer comment un administrateur doit procéder pour octroyer l’accès aux fonctionnalités d’un site enablement

Présentation des tâches incombant à votre administrateur Salesforce sur votre site enablement

Dans le module Concepts de base des sites enablement, vous avez découvert en quoi un site enablement offre une expérience personnalisée et attrayante correspondant aux objectifs de développement de compétences et de formation de votre entreprise. Vous avez découvert Pure Aloe, une entreprise qui produit des crèmes à base d’aloe vera, et vous avez vu comment elle envisage de fournir du contenu pour permettre à ses employés de se former à mesure que l’entreprise se développe. 

Si vous avez besoin d’un rappel sur les avantages qu’un site enablement peut apporter à votre entreprise et sur la manière dont les éditeurs de contenu peuvent mettre au point et publier des parcours et des modules pour leurs apprenants, retournez au module Concepts de base des sites enablement.

Comme nous l’avons vu dans l’unité Présentation des composants d’un site enablement du module Concepts de base des sites enablement, l’administrateur Salesforce de Pure Aloe, Joseph, est responsable de l’attribution des autorisations dans l’organisation Salesforce de l’entreprise. Tous les utilisateurs de votre site enablement (créateurs de contenu, responsables de versions et apprenants) ont besoin des autorisations utilisateur appropriées pour remplir leurs rôles. Comme pour la plupart des produits Salesforce, un administrateur Salesforce configure les autorisations utilisateur dans la section Configuration de son organisation Salesforce.

Sélection de la licence d’ensemble d’autorisations

Lorsque votre entreprise est prête à implémenter un site enablement, la licence d’ensemble d’autorisations Sites enablement (myTrailhead) devient disponible dans votre organisation. Lorsque vous créez des ensembles d’autorisations pour les rôles d’utilisateur de votre site enablement, sélectionnez d’abord cette licence pour chaque ensemble d’autorisations. 

1. Dans Configuration, dans votre organisation Salesforce, saisissez Ensembles d’autorisations dans la zone Recherche rapide et sélectionnez Ensembles d’autorisations.
2. Pour créer un ensembles d’autorisations, cliquez sur Nouveau.
3. Saisissez une étiquette pour l’ensemble d’autorisations, tel que Responsables de versions du site enablement, et acceptez le nom d’API suggéré, qui doit être unique.
4. Dans la liste déroulante Licence, sélectionnez Sites enablement (myTrailhead).
5. Cliquez sur Enregistrer.

Activation d’autorisations spécifiques se rapportant au site enablement

La licence d’ensemble d’autorisations Sites enablement (myTrailhead) vous permet d’activer, au sein d’un ensemble d’autorisations, des autorisations spécifiques se rapportant au site enablement. De cette façon, vous pouvez créer des ensembles d’autorisations qui accordent les autorisations appropriées pour chacun de vos rôles d’utilisateur. Voici les autorisations que vous pouvez activer.

Voici comment vous pouvez activer des autorisations spécifiques sur l’ensemble d’autorisations que vous avez créé.

1. Dans l’aperçu des ensembles d’autorisations, sélectionnez Autorisations système.
2. Cliquez sur Modifier.
3. Activez les autorisations spécifiques nécessaires pour les utilisateurs affectés à l’ensemble d’autorisations.

Exemple : autorisations des responsables de versions

Examinons un exemple pour Pure Aloe : Joseph veut s’assurer que la responsable de versions, Marisol, dispose de toutes les autorisations dont elle a besoin pour jouer son rôle. Joseph crée un ensemble d’autorisations nommé Responsables de versions du site enablement et active les autorisations suivantes.

• Créer un contenu, afin que Marisol puisse accéder à Trailmaker Content pour ajouter des parcours et des modules aux versions.
• Gérer les versions, afin que Marisol puisse créer et publier des versions.
• Prévisualiser la version, afin que Marisol puisse afficher un aperçu de la manière dont le contenu prévu pour une version, qu’il soit nouveau ou modifié, apparaît sur le site enablement de Pure Aloe avant de publier la version.
• Afficher tout le contenu, afin que Marisol puisse voir les parcours et les modules destinés à l’ensemble des apprenants de Pure Aloe.

Exemple : autorisations des créateurs de contenu

Jetons un coup d’œil à un autre exemple chez Pure Aloe. Cindy, une créatrice de contenu spécialisée dans la rédaction, a besoin d’accéder à des outils différents de ceux de Marisol, la responsable de versions. Joseph crée un ensemble d’autorisations nommé Créateurs de contenu du site enablement et active les autorisations suivantes.

• Créer un contenu, afin que Cindy puisse accéder à Trailmaker Content et transformer des brouillons en parcours, modules, unités et questionnaires.
• Prévisualiser la version, afin que Cindy puisse afficher un aperçu de la manière dont le contenu prévu pour une version, qu’il soit nouveau ou modifié, apparaît sur le site enablement de Pure Aloe avant que Marisol ne publie la version.

Exemple : Aux administrateurs

Et Joseph, dans tout ça ? En tant qu’administrateur Salesforce, il a l’habitude de travailler dans l’organisation Salesforce de Pure Aloe et de gérer les autorisations. Cependant, Pure Aloe a demandé à Joseph de l’aider à installer et à configurer son site enablement. Cela signifie que Joseph doit octroyer, à lui-même et éventuellement à d’autres administrateurs, des autorisations pour gérer les données ayant une incidence sur l’expérience utilisateur du site enablement. Joseph crée un ensemble d’autorisations nommé Administrateurs du site enablement et active les autorisations suivantes.

• Gérer les collections de contenus, afin qu’il puisse mettre en place et gérer les collections de contenus que Pure Aloe souhaite mettre à la disposition de différents groupes d’apprenants. Ces collections sont gérées dans l’organisation Salesforce.
• Gérer les paramètres de site, afin qu’il puisse paramétrer les détails du site enablement et configurer son fournisseur d’authentification utilisateur, la marque de l’entreprise et les filtres de contenu.
• Afficher tout le contenu, afin qu’il puisse aider à configurer et exécuter des rapports relatifs au contenu de n’importe quelle collection de contenus.

Joseph n’a probablement pas besoin d’accéder aux applications Trailmaker Content ou Trailmaker Release, il ignore donc ces autorisations pour le moment.

Attribuer des utilisateurs aux ensembles d’autorisations

Pour activer les autorisations d’un utilisateur particulier, ajoutez l’utilisateur à l’ensemble d’autorisations. Vous pouvez faire cela de différentes manières :

Certaines entreprises préfèrent d’abord rechercher un utilisateur spécifique, puis ajouter les autorisations de cet utilisateur. Par exemple, Joseph sait que Marisol est la responsable de versions et qu’elle a besoin de l’ensemble d’autorisations des responsables de versions.

1. Dans Configuration, dans votre organisation Salesforce, saisissez Utilisateurs dans la zone Recherche rapide et sélectionnez Utilisateurs.
2. Cliquez sur le nom de l’utilisateur auquel vous souhaitez attribuer l’ensemble d’autorisations.
3. Faites défiler la page des détails de l’utilisateur jusqu’à Attributions d’ensembles d’autorisations, puis cliquez sur Modifier les attributions.
4. Sélectionnez l’ensemble d’autorisations approprié dans la liste et déplacez-le vers la liste des ensembles d’autorisations activés.
5. Enregistrez vos modifications.

D’autres entreprises préfèrent commencer avec un ensemble d’autorisations, puis ajouter des utilisateurs spécifiques. Par exemple, Joseph sait que son ensemble d’autorisations Créateurs de contenu du site enablement s’applique à tous les créateurs de contenu travaillant chez Pure Aloe, y compris Cindy.

1. Dans Configuration, dans votre organisation Salesforce, saisissez Ensembles d’autorisations dans la zone Recherche rapide et sélectionnez Ensembles d’autorisations.
2. Cliquez sur le nom de l’ensemble d’autorisations auquel vous souhaitez ajouter des utilisateurs spécifiques.
3. Cliquez sur Gérer les attributions.
4. Sur la page Utilisateurs attribués, cliquez sur Ajouter des attributions.
5. Cochez la case en regard de l’utilisateur que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur Attribuer.
6. Cliquez sur Terminé.

Joseph continue de créer des ensembles d’autorisations et d’affecter des utilisateurs à d’autres rôles de publication chez Pure Aloe. Il a eu une journée chargée… mais il n’a pas encore terminé. Joseph a quelques autres tâches à accomplir, notamment la configuration du site enablement, la sélection d’un fournisseur de services d’authentification et la configuration des autorisations pour les apprenants de Pure Aloe.

Ressources

• Article Knowledge : Attributions en masse de licence d’ensemble d’autorisations
• Aide Salesforce : Attribution d’autorisations aux utilisateurs du site enablement
• Aide Salesforce : Ensembles d'autorisations
• Aide Salesforce : Licences d’ensemble d’autorisations