Gestion des autorisations pour les apprenants d’un site enablement

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Décrire la valeur apportée par une collection de contenus à la stratégie de formation de votre entreprise
• Décrire les liens entre les collections de contenus et les ensembles d’autorisations
• Identifier les cas d’utilisation des collections de contenus

Tâches supplémentaires pour votre administrateur Salesforce sur votre site enablement

Prenons Joseph, l’administrateur Salesforce chez Pure Aloe. Il a créé des ensembles d’autorisations pour les différents rôles qui collaborent pour créer et publier du contenu. Il a également configuré le site enablement de l’entreprise, ainsi qu’un fournisseur d’authentification pour valider les informations d’identification des utilisateurs, et a même procédé à des personnalisations de sorte à suivre les règles du guide de style de l’entreprise se rapportant à l’image de marque. 

Mais une grosse part de la stratégie de formation a encore besoin de son attention : les apprenants.

Votre site enablement est destiné à être utilisé par des personnes qui trouvent et consultent du contenu. 

L’administrateur Salesforce est chargé de s’assurer que les apprenants sont autorisés à accéder au contenu de votre site enablement. Il travaille en étroite collaboration avec les créateurs de contenu pour concevoir et mettre en œuvre une stratégie garantissant que différents groupes d’apprenants puissent accéder au contenu qui leur convient.

Planification de vos collections de contenus

Les différents apprenants ont des besoins de formation spécifiques. Les personnes d’une discipline, d’une équipe ou d’une région géographique en particulier doivent accéder à un contenu spécialisé. Les apprenants ont du travail et ils ne veulent pas perdre de temps à chercher le bon contenu. 

Chez Pure Aloe, une créatrice de contenu spécialisée dans la stratégie de formation, Romina, souhaite cibler des groupes spécifiques.

• L’équipe commerciale, qui a des objectifs ambitieux pour le prochain exercice
• L’équipe d’assistance, qui adopte un nouveau système de gestion des requêtes
• Tous les employés de Pure Aloe, quel que soit leur rôle, qui doivent rester informés des politiques de télétravail et de bien-être de l’entreprise

Comment Romina peut-elle s’assurer que chaque groupe a accès au bon contenu ?

Joseph arrive à la rescousse ! L’administrateur Salesforce peut créer des collections de contenus, qui sont des groupes de contenus auxquels seuls des apprenants spécifiques sont autorisés à accéder. Romina peut demander à Joseph de créer des collections de contenus distinctes pour ses différents publics.

L’assistant d’autorisations de contenu

Vous avez beaucoup appris sur les autorisations dans le module Concepts de base des sites enablement ainsi que dans le présent module. Vous savez que les autorisations peuvent être complexes. Il existe plusieurs mécanismes dans Salesforce pour accéder aux données et les partager. Pour aider vos administrateurs à démarrer leur travail sur ce projet spécifique, nous avons créé l’assistant d’autorisations de contenu.

Dans la section Configuration de votre organisation Salesforce, dans la zone Recherche rapide, saisissez Enablement, puis, sous Sites enablement (myTrailhead), sélectionnez Assistant d’autorisations de contenu.

La page Assistant d’autorisations de contenu fournit un flux de travail guidé pour la création de collections de contenus et la modification des autorisations.

Consultation des ressources de planification

Les deux premières étapes de l’assistant renvoient à des informations utiles sur les autorisations et les collections de contenus. Nous vous recommandons de consulter ces ressources avant de commencer à créer des collections de contenus ou des ensembles d’autorisations, et de les garder à portée de main lorsque vous mettez en œuvre votre stratégie de formation.

Tout d’abord, regardez une vidéo qui explique le processus et présente un exemple similaire à celui décrit dans cette unité. Vous pouvez la regarder ici :

Deuxièmement, vous pouvez trouver des exemples de collections de contenus et des guides pratiques détaillés dans l’aide Salesforce. 

Modification des autorisations des administrateurs

Lorsque vous êtes prêt à commencer, assurez-vous que vos administrateurs Salesforce disposent d’un ensemble d’autorisations qui :

• utilise la licence d’ensemble d’autorisations Sites enablement (myTrailhead) ;
• active les autorisations système Gérer les collections de contenus et Afficher tout le contenu.

Ça vous rappelle quelque chose ? Dans l’unité Gestion des autorisations pour les rôles de publication des sites enablement, vous avez vu un exemple de création d’ensemble d’autorisations avec ces exigences pour les administrateurs d’un site enablement. Si vous avez besoin d’un rappel sur la façon de créer un ensemble d’autorisations avec ces exigences, revenez à cette unité.

Création de collections de contenus

Pour commencer à créer des collections de contenus, utilisez la page Collections de contenus dans Configuration. Cette page devient disponible une fois que vous avez activé l’autorisation Gérer les collections de contenus et affiche une vue de liste de toutes les collections de contenus de votre organisation. Vous pouvez accédez à cette page de différentes manières.

• À partir de l’étape 4 de l’assistant d’autorisations de contenu, cliquez sur Accéder à Collections de contenus.
• Dans Configuration, dans la zone Recherche rapide, saisissez Enablement, puis sélectionnez Collections de contenus.

Dans l’unité précédente, vous avez vu qu’un administrateur crée la collection de contenus initiale d’une entreprise lorsqu’il crée le nom de sous-domaine de son site enablement. Dans le cas de Pure Aloe, Joseph a créé la collection Tous les employés lorsqu’il a créé le sous-domaine purealoe. Lorsqu’il se rend sur la page Collections de contenus dans Configuration, il constate que la collection de contenus initiale est déjà dans la liste. 

Ensuite, il peut cliquer sur Nouvelle collection de contenus, et créer les collections de contenus restantes pour l’équipe commerciale et l’équipe d’assistance.

Création d’ensembles d’autorisations pour des collections de contenus

Lorsque vous créez un ensemble d’autorisations qui utilise la licence Sites enablement (myTrailhead), la page de présentation de l’ensemble d’autorisations inclut les paramètres Accès aux collections de contenus enablement, où vous pouvez activer des collections de contenus spécifiques. Tous les utilisateurs affectés à cet ensemble d’autorisations peuvent alors accéder à ces collections de contenus.

Joseph souhaite s’assurer que les membres de l’équipe commerciale de Pure Aloe peuvent accéder à la collection de contenus Équipe commerciale. Il suit donc les étapes suivantes.

1. Il crée un ensemble d’autorisations, Apprenants de l’équipe commerciale, qui utilise la licence d’ensemble d’autorisations Sites enablement (myTrailhead).
2. Il sélectionne les paramètres Accès aux collections de contenus Enablement dans l’ensemble d’autorisations.
3. Il ajoute la collection de contenus Équipe commerciale à la liste des collections de contenus activées.

Joseph répète ces étapes pour créer d’autres ensembles d’autorisations.

• L’ensemble d’autorisations Apprenants de l’équipe d’assistance donne accès à la collection de contenus Équipe d’assistance.
• L’ensemble d’autorisations Formation obligatoire pour tous les employés donne accès à la collection de contenus Tous les employés.

Ajout d’apprenants aux ensembles d’autorisations

Vous pouvez enfin ajouter des utilisateurs spécifiques à chaque ensemble d’autorisations. Joseph est chargé d’ajouter des membres de l’équipe commerciale à la collection Équipe commerciale. Il peut ajouter des utilisateurs de plusieurs manières.

• Il peut accéder à chaque utilisateur individuellement, faire défiler la page jusqu’à leurs attributions d’ensemble d’autorisations et ajouter l’ensemble d’autorisations approprié.
• Il peut accéder à l’ensemble d’autorisations, cliquer sur Gérer les attributions, puis sélectionner chaque utilisateur à ajouter et les ajouter tous à la fois.

Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise façon d’affecter des utilisateurs à des ensembles d’autorisations. La méthode que vous choisirez dépend probablement de la taille et de la complexité de votre entreprise. Pure Aloe étant une petite entreprise, Joseph décide de partir de chaque utilisateur.

1. Dans Configuration, dans la zone Recherche rapide, il entre Utilisateurs, puis sélectionne Utilisateurs. Ou, à partir de l’assistant d’autorisations de contenu, il clique sur Accéder à Utilisateurs à l’étape 6.
2. Il sélectionne l’enregistrement utilisateur d’un membre de l’équipe commerciale.
3. Il fait défiler la page des détails de l’utilisateur jusqu’à la section Attributions d’ensembles d’autorisations, puis clique sur Modifier les attributions.
4. Il ajoute à la liste des ensembles d’autorisations activés l’ensemble d’autorisations Apprenants de l’équipe commerciale, qui permet d’accéder à la collection de contenus Équipe commerciale.

N’oubliez pas que la première collection de contenus créée par Joseph était la collection Tous les employés. Les membres de l’équipe commerciale doivent pouvoir accéder au contenu de la collection Équipe commerciale, mais ils doivent aussi être en mesure d’accéder au contenu de la collection Tous les employés. Ainsi, Joseph ajoute également l’ensemble d’autorisations approprié (Formation obligatoire pour tous les employés) à la liste des ensembles d’autorisations activés.

Joseph répète ces étapes pour les autres membres de l’équipe commerciale. Il effectue ensuite des étapes similaires pour les membres de l’équipe d’assistance.

Dans le prochain module, Rédaction pour un site enablement, vous découvrirez comment les créateurs de contenu peuvent commencer à élaborer le contenu (parcours, modules et unités) que les apprenants consulteront. 

Ressources

• Aide Salesforce : Activation des fonctionnalités pour différents rôles de publication
• Aide Salesforce : Autorisation des apprenants à accéder aux collections de contenus de votre site enablement
• Aide Salesforce : Considérations relatives aux concepts de base des collections de contenus
• Aide Salesforce : Exemples de collections de contenus
• Aide Salesforce : Migration de contenu publié vers une autre collection de contenus
• Aide Salesforce : Ensembles d'autorisations
• Aide Salesforce : Licences d’ensemble d’autorisations